Mise en place de tableau de bord dans une PMI & PME

De plus en plus, les entreprises opèrent dans un univers complexe et mouvant. Elles sont constamment interpellées par la nécessité d’évaluer périodiquement l’ensemble de leur environnement, interne et externe, afin d’apprécier en quoi leur stratégie actuelle et passée est toujours pertinente pour assurer le développement et la pérennité de leur organisation. Pour ce faire, l’analyse stratégique s’impose comme une démarche nécessaire à la conduite des affaires et tout bon gestionnaire devrait en maîtriser les concepts et les outils pour rester performante.

L’une des conditions de la performance dans l’entreprise demeure la disponibilité d’une information de qualité. La disponibilité d’une information fiable et complète dépend de différents facteurs de développement. Ces différents éléments doivent être englobés lors de l’élaboration de la stratégie.

Selon Michael PORTER (1992), « l’élaboration de la stratégie d’une entreprise doit reposer sur un avantage concurrentiel déjà obtenu ou potentiel qui permet d’avoir une longueur d’avance sur ses concurrents. Les cinq (5) forces de la concurrence qui détermine la rentabilité d’un secteur : les concurrents, les clients, les fournisseurs, les nouveaux entrants et les offres de produits de substitution ». C’est pourquoi les manageurs souhaitent être informés à tous les niveaux des activités, vérifié que les ressources de l’entreprise sont utilisées efficacement par rapport aux objectifs fixés.

Approche théorique du tableau de bord

Effectivement, la construction d’un système de pilotage se base sur la formalisation des objectifs pour les différents responsables de l’entreprise selon le principe de cigogne. Les objectifs permettront de mobiliser l’attention des responsables et de leurs équipes sur les priorités et de les motiver pour améliorer les résultats de leur service. Ils doivent être définis avec précision ; leur formulation est d’une extrême importance car elle conditionne en grande partie le succès.

L’objectif doit être rédigé clairement et précisément afin que les intéressés sachent ce qu’on attend d’eux ; il ne mesure qu’une seule chose à la fois.

Notion de tableau de bord 

« Le tableau de bord est un instrument d’action à court terme, d’établissement rapide, lié à la définition des points clé de gestion et des responsabilités dans l’entreprise » . Conçu pour une action rapide, le tableau de bord est, donc, bâti sur une claire définition des responsabilités et sur une sélection raisonnée des indicateurs utiles pour cette action à court terme.

Processus d’élaboration d’un tableau de bord

Selon Caroline SELMER, la conception d’un réseau de TDB se passera par les huit étapes suivantes : définition des objectifs, formalisation des missions des responsables, analyse des besoins des indicateurs, architecture du réseau des tableaux de bord, normalisation des mesures différentes de la performance, unification des modes de présentation des indicateurs et structuration des tableaux de bord .

Définition des objectifs :
Dans cette première étape, la démarche doit partir du sommet de la hiérarchie dont l’engagement est indispensable, parce qu’elle sait ce qu’elle veut, ce qu’elle peut et ce qu’elle doit attendre d’un système de TDB pour qu’il aboutisse à un outil de dialogue et de décision. Il appartient aussi à cette Direction d’établir les plans d’actions et les objectifs de la société qui seront consignés dans les TDB.

Formalisation des missions des responsables :
Il est surtout question de redéfinir chaque poste de travail pour comprendre son utilité au sein de l’entité, mais surtout sa raison d’être.

Analyse des besoins des utilisateurs :
En effet, il revient aux utilisateurs d’alimenter les TDB en données. Pour cela, les futurs utilisateurs sont donc formés sur les manières d’analyser les indicateurs, de rechercher des solutions, de les faire valider et de les mettre en œuvre. Après cette séance de formation, chaque utilisateur, préparera la liste de ses objectifs et des indicateurs correspondants à leur périodicité. Enfin, un inventaire des informations existantes est réalisé et au cours duquel les données prioritaires seront sélectionnées.

Architecturassions du réseau de tableau de bord :
Cette étape consiste à concevoir un tableau de bord pour chaque responsable. Ensuite, il s’agira de développer un progiciel central commun qui assurera la consolidation et la transmission des informations qui alimenteront les tableaux de bords des responsables supérieurs.

Normalisation Architecturassions du réseau de tableau de bord :
Pour fiabiliser l’information et régulariser l’édition des TDB, il est nécessaire d’établir des procédures strictes. Un glossaire des indicateurs mentionnera pour chacun la périodicité, le mode de calcul, l’unité responsable, les sources et les destinataires. Ceci est fait afin de permettre l’adoption d’une terminologie unique qui rendra les TDB cohérents.

Unification des modes de présentation des indicateurs :
Quelque soit l’entreprise, il ne peut exister un tableau de bord type, comme il peut y avoir autant de tableaux de bord différents que de responsables.

Tous les TDB doivent juste avoir une présentation homogène.

Utilisation d’un système informatique adapté :
Un système informatique adapté doit faciliter la production et l’exploitation de TDB. Pour cela, il doit remplir les caractéristiques de lisibilité graphique, d’automatisation, d’accès rapide et d’autonomie de gestion.

Structuration de tableaux de bord :
Cette dernière étape consiste à définir les conditions de production et d’exploitation des tableaux de bord. Ce qui assurera la pérennité du système.

Entreprise Zen-Pack 

Une entreprise est une unité de production de biens et services aux marchés des biens de consommation et aux marchés de biens de production. C’est un système qui est constamment lié à ses fournisseurs et à ses clients ; un environnement où elle est censée s’adapter en permanence dans le but de maintenir sa survie et son développement. De ce fait, une entreprise choisit son activité et ses structures afin de s’adapter pour le mieux avec son environnement en vue d’atteindre son objectif.

Historique

Crée en novembre 2008 en tant qu’entreprise commerciale, dont le siège social est à la VILLA LA BRIE ANDROHIBE, l’entreprise a commencé à faire son étude de marché, elle a constaté au cours de ses études les besoins humains qui ont favorisé son activité dont le « packaging » qui est la vente d’emballages alimentaires comme les pots, les opercules et les stickers. Cependant, en voyant l’augmentation de la demande des consommateurs surtout dans l’emballage de yaourt sur son marché, l’entreprise en a fait sa spécialisation. Après une collecte de son étude de marché, Zen-Pack dispose à présent plus de 100 producteurs de yaourt représentants 70% de la part de marché de son secteur à Madagascar. En effet, afin de s’épanouir dans l’exécution de son activité, elle essaye de satisfaire en tant que possible sa clientèle, qui est d’ailleurs un de ses objectifs. Mais elle essaye également de fournir d’autres produits à part l’emballage de yaourt ; comme l’emballage de glace, tout en suivant les normes internationales en termes de qualité requise. Novembre 2011, lancement d’une nouvelle activité qui n’est autre que la transformation de lait en produits finis comme le yaourt, le fromage et autres produits laitiers.

Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : MATERIELS ET METHODES
Chapitre 1 : Zone d’étude
1.1 Justification du choix de la zone d’étude
1.2 Présentation de la méthodologie
Chapitre 2 : Démarche méthodologique
2.1 Matériels utilisés
2.2 Méthodes
DEUXIEME PARTIE : RESULTATS
Chapitre 1 : Amélioration du système d’information préexistant dans l’entreprise
1.1 La technique utilisée par Zen-Pack pour concevoir son TBD
1.2 Description des indicateurs de performance de Zen-Pack
Chapitre 2 : Un document scientifique pour piloter l’entreprise
2.1 Les raisons de la conception d’un tableau de bord prospectif
2.2 Définition des objectifs
2.3 Les principes directeurs de Zen-Pack
2.4 Analyse des besoins des utilisateurs
2.5 Architecture du réseau de tableau de bord
2.6 Normalisation des mesures différentes de la performance
2.7 Unification des modes de présentation des indicateurs
2.8 Utilisation d’un système informatique adapté
2.9 Structuration de tableau de bord
TROISIEME PARTIE : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
Chapitre 1 : Discussions
1.1 Evaluation de l’amélioration du système d’information préexistant
1.2 Perspective de mise en œuvre d’un document scientifique pour piloter l’entreprise
1.3 Vérification de l’hypothèse
Chapitre 2 Recommandations
2.1 Recommandations au niveau d’évaluation de l’amélioration du système d’information préexistant
2.2 Recommandation au niveau de la perspective de mise en œuvre d’un document
scientifique
2.3 Recommandations générales
CONCLUSION

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