Mise en œuvre et validation du tableau de bord

Mise en œuvre et validation du tableau de bord

Modernisation du tableau de bord

Réorganisation des indicateurs selon une logique de performance
Le système d’indicateurs était maintenu comme on l’a indiqué plus haut. D’un côté, cela a influencé le choix de la voie de modernisation du tableau de bord.
En conséquence de l’évaluation précédente de la situation de l’organisation et de l’existence d’indicateurs, la voie à emprunter est une combinaison des voies 1 et 2. Cependant, il fallait revoir 1′ organisation des indicateurs utilisés ou 1′ ordre dans lequel ils apparaîtront dans le tableau modernisé. L’ordre retenu présente les indicateurs selon la logique organisationnelle suivante : ission > ressources > activités > résultats et satisfaction. L’ordre apparaît également dans la présentation des pages ventilées (la numérotation des indicateurs, voir annexe C) et dans les autres composantes du tableau de bord.
L’ensemble des indicateurs retenus couvre les zones de la figure sauf pour les ressources financières et les coûts. Pour ces dimensions, un indicateur (de cadre financier) est en cours de développement comme on l’a indiqué plus haut.

Nouvelle documentation des indicateurs

L’étape conséquente consistait à revoir la documentation du tableau de bord existant. Le résultat de la revue impliquait de passer à une nouvelle documentation. Avec celle-ci, on construit une base de données pour chaque indicateur. Chacune de ces bases de données a deux propriétés : elle est conçue de façon à être informatisée ; et elle est organisée de façon à permettre la construction de tableaux croisés dynamiques comme système pour réaliser le croisement et les liaisons entre les données. La liste détaillée de la nouvelle base de documentation du tableau de bord (annexe H) comprend ainsi 8 bases de données correspondant aux 7 indicateurs retenus et au se indicateur en développement.Ces bases de données sont alimentées à partir du système d’information de l’organisation. La liste de définition faisant pattie des composantes du tableau de bord (annexe G) spécifie comment les enregistrements et les champs de valeurs pour chaque base de données sont conçus. Elle spécifie aussi pour l’indicateur 1 d’inscription, la source d’alimentation à partir du système d’information.Les bases de données ont la troisième propriété d’être actualisées quotidiennement ainsi que le système d’indicateurs. Mais le besoin fréquent de reproduction et d’actualisation étant mensuel, elles sont actualisées au début de chaque mois.

Nouvelle visualisation des indicateurs.

Concernant cet aspect, on est passé de l’ancien tableau de bord présenté seulement à l’aide de tableaux ordinaires à un nouveau dans lequel les indicateurs sont visualisés de façon à refléter l’allure et les fonctions d’un tableau de bord. En l’occurrence: • Les indicateurs sont présentés à  l’ aide de tableaux et graphiques qui reflètent les tendances des données, les écarts problématiques et sont donc présentés de façon fidèle à la fonction de contrôle et de prise de décision. Des pictogrammes sont également ajoutés à la visualisation pour permettre en un clin d’œil la lecture des tendances et les écarts.
• Les indicateurs sont présentés et visualisés de façon à dégager des données utiles à la fois pour guider les diagnostics, la planification future et pour la reddition de comptes.
• Le tableau de bord est présenté en tant qu’outil de fusion de l’information qui introduit un changement au niveau de la communication et du partage de l’information. Cela est dû en l particulier au fait qu’il s’agit d’un seul tableau de bord en fenêtres qui peut être consulté par les différents utilisateurs. En consultant ces fenêtres ou la page synthèse, par exemple, un utilisateur d’un indicateur se met spontanément au courant de la position des autres indicateurs. La section suivante qui fait le point sur la mise en œuvre du tableau de bord souligne les caractéristiques supplémentaires du tableau de bord.

Mise en œuvre et validation du tableau de bord

Informatisation
Les éléments de documentation et de visualisation étant arrêtés à 1′ étape précédente, le premier pas de l’étape actuelle est l’informatisation du tableau de bord. L’informatisation est faite à l’aide du logiciel Excel. La première opération d’informatisation consiste à stocker les données dans les bases de données crées pour les différents indicateurs. La deuxième opération consiste à construire, à partir de ces bases, des tableaux croisés dynamiques (annexe B-3) comme outil pour le croisement des données et les liens d’actualisation. Dans une troisième opération, on dépose les données de ces tableaux croisés dynamiques dans des tableaux consolidés (annexe B1-2).
Sur ces derniers :
• on fixe les fonctions de calculs et les fom1ats reproductibles de visualisation
• on construit les graphiques et pictogrammes avec la personnalisation désirée
• on crée les liens hypertexte entre l’indicateur, sa fiche de définition (annexe F) et sa base de données ainsi que entre lui et les autres composantes du tableau de bord.
À l’issu de ces opérations sur un indicateur, il acquiert sa structure finale. On procède alors aux tests nécessaires pour s’assurer que l’activation et l’actualisation des données, les fonctions, les formats et les liens, fonctionnent comme prévu.
Mise en œuvre du tableau modernisé
Une première version standard
Au début de juillet, l’ancien tableau de bord n’a plus été reproduit. On a voulu mettre le nouveau à l’usage. Les composantes principales, déjà complétées, de ce nouveau tableau ont servi à cette fin. La version élaborée comprenant ces composantes était ensuite complétée en se basant sur le modèle du can·efour de tableau de bord de l’ÉNAP. Elle a été mise à une première approbation et des modifications ont été demandées pour qu’elle corresponde au mieux aux besoins des utilisateurs. Le réaménagement de la version était pourtant difficile. Certains indicateurs ont eu des sous indicateurs. Pour l’indicateur 1 d’inscription, par exemple, on a les événements naissances, mariages et décès avec des délais cibles d’inscription différents. Il n’y avait pas de moyen approprié pour fusionner l’ensemble en un seul indicateur d’inscription. Par ailleurs, si on avait utilisé pour chacun de ces événements un indicateur à part entière on aurait eu un plus grand nombre d’indicateurs et un tableau plus volumineux. De plus, bien que l’indicateur soit de délai il fallait représenter le volume avec le délai, ce qui a augmenté les éléments et 1′ espace de ventilation.

Table des matières

1. Introduction
2. Présentation de l’organisation
2.1. Historique
2.2. Mandat
2.3. Clients et partenaires
2.4. Ressources
3. Plan pour moderniser le tableau de bord
3. 1. Mesure de performance et tableau de bord
3 .2. Revue des préoccupations organisationnelles et du tableau de bord existant
3.3. Modernisation du tableau de bord
3.3 .1. Réorganisation des indicateurs selon une logique de performance
3.3.2. Nouvelle documentation des indicateurs
3.3.3. Nouvelle visualisation des indicateurs
4. Mise en œuvre et validation du tableau de bord
4.1 . Informatisation
4.2. Mise en œuvre du tableau modernisé
4.2.1. Une première version standard
4.2.2. Une deuxième version automatisée et synthétique
4.2.3. Une version finale simplifiée
4.3. Caractéristiques du tableau de bord mode misé
5. Conclusion et recommandations
Annexes
Table des illustrations
Figure 2.1, Organigramme du Directeur de l’état civil
Figure 3.1 Voies de réalisation du tableau de bord
Figure 3.2 Stmcture et processus organisationnel et d’ordonnancement des indicateurs

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