Méthodologie d’élaboration d’un manuel de procédures comptable

Méthodologie d’élaboration d’un manuel de procédures comptables

Il est à signaler qu’aucune précision sur la forme de ce document n’est fournie par les textes législatifs et réglementaires en vigueur au Maroc. C’est juste la jurisprudence en la matière qui domine dans ce sens, avec comme ligne de conduite, les principes du contrôle interne. Dans l’élaboration du présent travail, j’ai suivi la démarche suivante, les principales étapes du processus suivi sont détaillées ci-dessous :

Phase de prise de connaissance générale de l’entreprise :

Cette étape est indispensable avant le commencement de la mission dans la mesure où elle permet d’acquérir une vue sur l’environnement où la mission interviendra. Les informations recueillies lors de cette étape concernent pour l’essentiel :
• L’activité de l’entreprise, son statut juridique et son organisation générale ;
• Description du système comptable et des éléments relatifs à l’établissement des comptes annuels.

La collecte de ces informations est basée notamment sur des entretiens d’abord avec la direction (pour une vision globale) et ensuite avec les différents niveaux hiérarchiques suivant le besoin croissant de détails supplémentaires.

Phase de préparation:
Avant de commencer la rédaction du manuel, il est indispensable d’en prévoir le déroulement :
• Découper le travail à réaliser en tranches distinctes ;
• Evaluer approximativement la charge de travail pour chacune d’elle ;
• Fixer les échéances de réalisation ;
• Valider les informations qui constituent le constat périodique d’avancement par le biais; notamment, des programmes de travail et des journaux de bord ;
• Synthétiser ces informations en vue de leur utilisation pour le suivi de la mission.

Phase de réalisation

L’observation
J’ai passé la majeure partie de mon stage au sein du Service Comptable, où j’ai pu visualiser de près l’ensemble des opérations et transactions dont se charge la responsable du service. A coté de cela, j’ai eu à effectuer de nombreux travaux qui m’ont permit de toucher le maximum de détails, et d’accéder à un grand nombre d’informations concernant la façon de faire et l’organisation du Service Comptable.

Les entretiens
La collecte des informations s’est faite à partir d’un certain nombre d’entretiens avec le personnel et les responsables. Pour les entretiens, la démarche suivie est la suivante :
➤  Prise de contact préalable avec l’intéressé afin de lui présenter les motifs pour lesquels on souhaite le rencontrer et de fixer un rendez vous ;
➤  Dans certains cas, et pour faciliter le contact, il est nécessaire de se faire introduire par le responsable hiérarchique ;
➤  Entretiens particuliers qui prendraient fin dès lors que les sujets à aborder ont été épuisés et que l’interlocuteur commence à se répéter ;
➤  Cependant, il faudrait souvent prévenir son interlocuteur que des informations complémentaires pourraient lui être demandées ultérieurement ;
➤  Formalisation de ces notes et soumission à l’interlocuteur d’un compte rendu afin de corriger toute erreur ou omission de sa part. Des guides pratiques sont utilisés pour faciliter le déroulement des entretiens et pour éviter les oublis au niveau des questions.

Les questionnaires facilitent l’accès à l’information. Ils se veulent descriptifs, répondant à l’objectif de recensement des procédures et des modalités de contrôle effectuées. Ils essayent de répondre aux cinq questions suivantes :

Qui ?
Questions relatives à l’opérateur, c’est à dire la personne chargée de faire le travail et celle qui le réalise effectivement. Il s’agit également de délimiter le champ d’action et les pouvoirs de chacun.
Quoi ?
Permet de grouper toutes les questions permettant de savoir de quoi il s’agit, et de cerner l’étendue des activités et les différents éléments concernant un poste, ou un responsable.
Où ?
Pour ne pas omettre de tester tous les endroits où l’opération se déroule : lieu d’archivage, fichiers d’enregistrements,…
Quand ?
Permet de regrouper les questions relatives au temps : début, fin, durée, saisonnalité, planning,…
Comment ?
Questions relatives à la description du mode opératoire : comment les informations sont-elles traitées ? comment s’organisent les différentes procédures : achat, vente, paie… ?

Phase de rédaction :
Après avoir recueilli les informations, elles seront rédigées. Cette rédaction suivra alors les recommandations sur la présentation et la mise en page des textes. La précision et la cohérence au niveau de la mise en forme sont indispensables, pour éviter toute ambiguïté ou imprécision qui peut nuire à la compréhension des procédures.

Phase de vérification et de diffusion

Comme pour les étapes précédentes, la validation s’entend par l’accord de la direction sur les descriptions effectuées. C’est elle qui décidera, le cas échéant, des modifications à leur apporter. Toutefois, avant que les feuillets ne lui soient présentés, ils seront d’abord contrôlés par une ou plusieurs personnes de l’entreprise ayant une bonne connaissance des sujets traités afin de s’assurer que les retranscriptions correspondent à la réalité et qu’elles ne peuvent être différemment interprétées. Les documents ainsi validés seront ensuite regroupés pour constituer le corps complet du manuel de procédures comptable élaboré.

Difficultés liées à l’élaboration du manuel de procédures

Lors de la mission d’élaboration du manuel, il a fallu faire face à un grand nombre de problèmes, ayant différentes sources.

Difficultés liées à la collecte des données

Elles viennent de la prépondérance et de l’importance de l’aspect humain, qui doit être préalablement appréhendé et pris en considération. En effet, il est nécessaire de faire usage de ses connaissances en matière de psychologie et de les appliquer, pour pouvoir :
➤  D’une part, comprendre les motivations qui stimulent les personnes auxquelles il faut s’adresser pour obtenir l’information recherchée ;
➤  D’autre part, choisir la meilleure approche pour aborder ces personnes, ainsi que le moyen de vérifier l’authenticité des informations qu’ils vont fournir. Il est également nécessaire de pouvoir détecter les conflits interpersonnels et intergroupes existants, ainsi que les problèmes de communication interne, qui pourraient se matérialiser par une mauvaise assimilation et application des instructions de la direction. A cela s’ajoute la non-existence de procédures écrites qui organisent le travail au sein de l’entreprise, ce qui impose la nécessité de multiplier les efforts afin de reconnaître les procédures en vigueur, surtout celles impliquant le service comptable.

Difficultés liées à l’organisation et la rédaction

Les difficultés relèvent de l’aspect technique de la mission. Aussi, le rédacteur se voit obligé de respecter les règles suivantes :
• L’utilisation d’un style neutre réservé normalement pour la rédaction des écrits professionnels, qui veut que les informations soient présentées d’une manière précise et concrète, faisant une abstraction totale de celui qui rédige ;
• La description de l’organisation existante de la manière la plus objective possible, sans introduire une modification quelconque. Ceci pose un dilemme pour le rédacteur qui ne doit pas perdre de vue les réglementations en vigueur et les principes généraux à respecter, et auxquelles l’entreprise devrait répondre.

Table des matières

Remerciements
Introduction
Partie I. Présentation du manuel de procédures
I/ Utilité d’un manuel de procédures
1- Définition et objectifs
2- Cadre légal du manuel de procédures
3- Les apports d’un manuel de procédures
4- Intérêt pour les utilisateurs du manuel
II/ Structure d’un manuel de procédures
1- Taille
2- Corps
3- Supports
III/ Méthodologie d’élaboration d’un manuel de procédures comptable
1- Phase de prise de connaissance générale de l’entreprise
2- Phase de préparation
3- Phase de réalisation
4- Phase de rédaction
5- Phase de vérification et de diffusion
IV/ Les difficultés liées à l’élaboration du manuel de procédures
1- Difficultés liées à la collecte des données
2- Difficultés liées à l’organisation et la rédaction
V / Quelques aspects comptables
1- Cadre réglementaire, fiscal
• Principes comptables fondamentaux
• L’organisation comptable
• Structures fondamentales de la comptabilité
• Agenda fiscal et social
• Agenda social
Mémoire de fin d’études 3
2- Dispositif de contrôle comptable
• Niveaux de contrôle
• Règles de contrôles
3- Conservation et classement des pièces comptables
Partie II. Cas pratique
I- Présentation de Paul Hartmann
1- Fiche signalétique de la société PAUL HARTMANN
2- Description synthétique des activités de Paul Hartmann
3- Organigramme de la société
4- Présentation de fonction comptable et commerciale
• Mission du service comptable
• Mission et attributions du fiduciaire
• Mission et attributions du service commercial
II- Manuel de procédures Société Paul Hartmann
1- Description des activités
• Procédures d’import de marchandises
• Soumission aux marchés publics
2- Description des procédures comptables
• Cycle Ventes – Clients
1- Traitement et exécution de la commande :
2- Enregistrement comptable :
3- Suivi des comptes clients
4- Traitement des retours de marchandises
5- Recouvrement et suivi de chèques à l’encaissement
• Cycle Achats – Fournisseurs
1- Commandes
2- Réception des achats
3- Réception de la facture
4- Contrôle des mentions de la facture
5- Saisie et classement de la facture
6- Règlement
• Cycle Stocks
1- Entrée en stock
Mémoire de fin d’études 4
2- Sortie du stock
• Cycle Trésorerie
1- La banque
Autorisations
Réception des pièces bancaires
Classement pièces bancaires
Contrôle
2- La caisse
Les dépenses
Les recettes
Comptabilisation et classement des pièces de caisse
• Cycle Paie
1- Constitution des dossiers de personnel
2- Gestion des dossiers de mutuelle et d’allocations familiales
3- Traitement de la paie
4- Contrôle des bulletins de paie
5- Paiement des salaires
6- Déclarations fiscales et sociales
Conclusion
Bibliographie
Annexes

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