Méthodes et outils du traitement de l’information

L’organisation de la documentation

Les lieux

Le service documentation est basé à Lille au sein même de la Rédaction.
L’espace  se divise en trois parties. Tout d’abord, une pièce principale où travaillent les membres du service et où convergent les acteurs et l’information. Il y a aussi le bureau du chef de service. Et enfin, une pièce plus spacieuse où est stocké^ la plupart du fonds documentaire à savoir : la documentation photographique, les collections concernant l’édition lilloise depuis 1945 et les microfilms.
Le service dispose également d’une autre salle dans les bâtiments de la Pilaterie. Cette pièce est climatisée et permet le stockage et la conservation du reste des archives. Néanmoins, ce système se révèle peu pratique dans la mesure où il nécessite tout le temps de faire des allers et retours entre les deux sites. Il faut alors regrouper les
demandes pour réduire le nombre de voyages et par conséquent gagner du temps.
Autre inconvénient : après avoir été utilisées, les collections « stagnent » dans le service jusqu’au prochain départ pour la Pilaterie, ce qui bien sûr encombre la pièce.

L’équipement

Hormis l’équipement classique de tout service (téléphone, Fax), le service bénéficie d’un lecteur de microfilms.
Quant à l’équipement informatique, il se compose de six postes. Le Macintosh est connecté, par service Intranet, aux agences de presse, au serveur PQR (Presse Quotidienne Régionale), ainsi qu’au serveur CIPE. Les cinq PC sont connectés entre eux par le système Hermès qui regroupe la base de données Doc.Center, ainsi que plusieurs applications qui permettent de scanner et de transmettre les photos dans chaque agence,de visualiser la mise en page du journal, d’écrire les articles6. Quant à l’application Wirecenter, elle permet la consultation en ligne des dépêches AFP et de leurs photographies.
Ces différentes applications rendent donc possible un travail aussi bien journalistique que documentaire.

Le personnel

Comme le précise Christine Leteinturier, «les documentalistes de presse sont peu nombreux, et sont souvent isolés dans les Entreprises de presse, face aux autres groupes professionnels et tout particulièrement celui des journalistes » .
Dans le cas du service documentation de la Voix du Nord, aucune des personnes n’a suivi de formation propre à la documentation II n’y a pas de documentaliste, à proprement parler, dans le service qui se compose en fait de deux employés et de trois journalistes. Nous sommes donc ici dans un cas particulier qui remet en cause l’identité culturelle des documentalistes. Et pourtant, chaque personne est affectée à une tâche de la chaîne documentaire.
Comme l’avait observé un stagiaire précédemment, le service se partage en deux créneaux horaires, pour répondre aux demandes des journalistes jusqu’à l’heure du bouclage. L’équipe de jour travaille de 9 heures à 19 heures tandis que l’équipe de nuit intègre ses fonctions de 16 heures à minuit9. Toutefois, il se pourrait que le service de nuit soit supprimé prochainement, puisqu’une grande partie de l’information nécessaire aux journalistes est accessible 24 heures sur 24, via Intranet, sur la base de données., sans oublier Internet.
En ce qui concerne la présentation des activités documentaires, nous pouvons nous appuyer sur la façon dont les personnes nous ont décrit leur travail. Nous pourrons ainsi faire le point sur les diverses phases de leur travail. Celui-ci se répartit selon deux catégories.
Tout d’abord, viennent les activités documentaires qui regroupent le classement des photos papier et des diapositives, la gestion de la base de données (acquisition des photos numériques, enrichissement des rubriques, etc. …), la constitution et l’enrichissement des dossiers de presse, sans oublier l’élaboration des biographies.
A cela s’ajoute une activité à caractère journalistique puisque leur participation à la rédaction des rétrospectives annuelles est vivement sollicitée.

L’importance du fonds documentaire

La documentation photographique

Les documents Le service renferme à peu près 3,5 millions de photographies noir et blanc.
Les plus anciens originaux datent de la fin du siècle dernier. Le fonds est régulièrement enrichi depuis la création du journal. Parmi ces photos, on trouvera aussi un grand nombre de prises de vue aériennes couvrant pratiquement l’ensemble de la superficie de la région.
Les quadrichromies.
Depuis janvier 1985, le service est doté d’une diathèque. Il est vrai que de plus en plus de documents en couleur étaient nécessaires au journal. A l’heure actuelle, le service possède environ 350.000 quadrichromies qui couvrent tous les domaines.

La documentation écrite

Les dossiers de presse

Ils ont pour but de fournir de l’information aussi complète que possible sur les grands thèmes de nos sociétés tels que la religion, l’économie, l’environnement, etc.. Ils couvrent aussi l’histoire et la géographie des pays étrangers.
Ces dossiers sont constitués à partir de quotidiens nationaux (Le Monde, Libération, La Croix, Le Figaro, L’Equipe, L’Express), régionaux (Nord-Eclair) et d’hebdomadaires.

La politique documentaire

Le classement

Le patrimoine de l’entreprise est donc assez important et sa bonne utilisation est tributaire du classement en vigueur. Le classement établi est le même pour les photographies, les quadrichromies et plus ou moins pour les dossiers de presse. La classification se répartit essentiellement en trois grands domaines :
-les « personnalités », qu’elles soient françaises ou étrangères, sont classées par ordre alphabétique, c’est le secteur le plus important puisqu’il compte plus de 10.000 boîtes. Le classement établi ici est efficace et incontestable et il permet une recherche simple et rapide.
-« l’Etranger » : les pays sont d’abord rangés par continent, puis par ordre alphabétique. Dans le cas où il s’agit d’une monarchie, on trouvera dans les premières boîtes, les photos agrémentées d’articles, consacrées aux familles royales régnantes. Le reste tente d’illustrer au maximum les différents autres aspects du pays et est regroupé de façon thématique (politique, traditions, etc. …).
-les « matières » : ce domaine assez vaste se répartit en une trentaine de grands thèmes qui doivent pouvoir illustrer n’importe quel sujet.
La région est un thème privilégié qui occupe une grande place. Dans ce cas, le classement se fait sous l’entête « ville tête d’édition », soit sous l’entête «communes de la région». Pour tous les thèmes, les subdivisions sont très nombreuses et rigoureusement appliquées.
Selon Nicole Lavine, « l’arrangement par sujet est sans doute le plus fréquemment utilisé pour une collection de dossiers »11. Toutefois, ce classement a surtout été établi d’après l’expérience des personnes du service. Il ne suit pas de normes particulières, il a été instauré selon une logique propre à l’équipe du service et surtout en fonction des pratiques suscitées par les besoins du journal. Ce système de classement est finalement simple, rapide et cohérent. Ainsi, l’accès aux documents est rapide. De plus, les multiples sous-divisions permettent une assez grande finesse dans la recherche des documents papier.
Ceci, à condition bien sûr, d’avoir assimilé le classement. En effet, ce classement s’acquiert à force de pratique et d’habitude. La personne qui connaît le classement saura où chercher l’information.
Néanmoins, une personne extérieure au service (un stagiaire par exemple) trouvera difficilement le document qu’il recherche dans un premier temps, puisque le classement a été élaboré spécialement pour le journal. Un temps d’adaptation est nécessaire pour repérer la logique du classement et l’organisation de l’espace.
Toutefois, « les spécialistes du domaine sont le plus souvent d’avis que les vedettes-matières (…) s’adaptent mal aux matières visuelles». En effet, le classement ici établi^ ne permet pas l’indexation multiple du document photographique papier, et oblige au contraire à définir son contenu uniquement selon un seul critère de classement.
« Le rangement par thème appauvrit l’image en la plaçant une fois pour toutes dans une catégorie, c’est à dire en ne prévoyant qu’un mode d’utilisation de celleci, alors qu’elle pourrait l’être dans beaucoup d’autres circonstances. Il faudra donc affranchir l’image de tous les classements thématiques et y accéder par croisement d’information ».

La politique d’acquisition

Comme on Ta vu précédemment, pour la documentation écrite, le service est abonné à différents
périodiques qui lui permettent d’alimenter les dossiers de presse.
La politique d’acquisition des documents photographiques est tout autre, même si ce sont aussi diverses sources qui viennent enrichir cette partie du fonds.
Tout d’abord, il y a les photos VDN, encore appelées « photos maison ». comme leur nom l’indique, elles ont été prises par des photographes ou des correspondants de la Voix du Nord. Cette façon de procéder limite les problèmes de droits d’auteurs et de reproduction, puisque seul l’accord du photographe est parfois nécessaire avant la diffusion. Hormis les photos produites par la Voix du Nord, le fonds du service documentation est également alimenté par les agences auxquelles le journal est abonné ou paie des droits de reproduction.

Il s’agit par exemple des agences GAMMA qui fournit des photographies noir et blanc et des quadrichromies sur l’histoire contemporaine, KIPA-INTERPRESS qui propose des photos noir et blanc surtout sur les spectacles et la télévision. Quant à l’agence SIPA-PRESS, elle offre aussi la possibilité d’obtenir des quadrichromies sur l’actualité et les spectacles.
De même, le service est abonné à l’AFP (Agence France Presse) qui produit essentiellement des documents photographiques se rapportant à l’actualité mondiale.
Toutefois, les procédés de numérisation ont quelque peu bouleversé la politique d’acquisition. Ainsi, les photos proposées sur le serveur AFP et consultables grâce à Wirecenter, peuvent être rapatriées et stockées directement dans la base de données Doc.Center. Dès lors, l’acquisition se fait facilement et rapidement. En effet, on peut choisir les photos directement à l’écran, les agrandir pour mieux les visualiser, consulter la légende pour avoir des précisions sur le thème concerné. La consultation des images ce fait donc sur un «imageur documentaire », dont l’écran, véritable table de travail électronique lumineuse, permet de visualiser simultanément jusqu’à seize images.
De plus, il est possible de rechercher des photos (moyennant finance) sur les sites des chaînes de télévision françaises, et de les rapatrier.
L’acquisition numérique est la même pour les infographies qui peuvent être obtenues sur le serveur JSI. Si cette méthode a largement simplifié les manipulations, elle pose quand même parfois quelques problèmes. Les infographies, par exemple, sont rapatriées sur le Macintosh. Elles sont sélectionnées, puis sauvegardées dans un dossier réservé à la photogravure. Grâce au système Intranet, le « desk » peut réceptionner les différentes infographies.
Néanmoins, la difficulté est due à un problème de configuration entre le Macintosh et le PC : certaines lettres visibles sur l’écran, ne passent pas en réalité sur le papier. Ce fut le cas, par exemple, avec la carte relatant le trajet de la tempête qui eut lieu en décembre 1999.

Le stockage

Différents supports

L’information, c’esLà^ire les documents sous leur présentation les plus diverses, est conservée non seulement sous sa forme originelle, mais aussi sur plusieurs types de supports. En effet, la masse documentaire à conserver étant considérable, il est préférable de stocker l’information sous une forme réduite. C’est le cas avec le microfilm, qui était utilisé comme support avant l’arrivée d’Hermès. Petit à petit, le passage vers les supports numériques va s’effectuer. Toujours avant l’anrivée d’Hermès, le service documentation s’était orienté vers le support optique yvW / eu/utilise/ le CD-ROM comme moyen de stockage. Selon Jacques Chaumier, « il est possible de stocker sur un CD-ROM de 12 cm de diamètre 600 millions de caractères, soit l’équivalent de 200.000 pages de texte imprimé ».  Bien sûr, la capacité de stockage varie selon le type de page à enregistrer. Les photographies, à titre d’exemple, peuvent être beaucoup plus lourdes. Mais, cette forme de stockage permet un gain de place évident. Il est surtout utilisé dans le service pour le stockage des photos. Néanmoins, les CD-ROM n’entrent pas vraiment dans la production et sont souvent sous utilisés, le mode de stockage n’étant pas satisfaisant.

Méthodes et outils de traitements de l’information

L’analyse documentaire

Depuis 2 ans, la production est entièrement informatisée. Dès lors, la création des documents par photocomposition facilite considérablement le développement de la base de données Doc.Center, notamment au niveau textuel.

L’enrichissement

Il s’agit alors de restituer les informations contenues dans chaque document.
Selon Jacques Chaumier, l’analyse documentaire vise « à représenter le contenu d’un document sous une forme différente de sa forme originelle afin d’en faciliter la consultation ou le repérage dans un stade ultérieur » . La méthode utilisée par le service documentation est l’indexation, il s’agit de déterminer les données à mémoriser, sur lesquelles s’effectueront les opérations de recherche. L’indexation permet d’enrichir plusieurs rubriques.
Ainsi, c’est dans le champ « description »18 que les concepts du document^ seront insérés à l’aide des termes du langage retenu (mots clés, descripteurs). Ce champ reste cependant une zone libre contrairement aux champs « auteurs », « dossier »19 et « source » qui sont contrôlés, puisqu’un dictionnaire leur est attribué. Autrement dit, chaque mot ne faisant pas partie de la liste appartenant au dictionnaire sera refusé et ne pourra pas être saisi. Pour chacun de ces niveaux, un choix est proposé par défaut pour le rangement des informations.
Le masque d’enrichissement reprend en fait toutes les informations sur l’objet Newsroom. Seul le nom de l’objet et le texte ne peuvent être modifiés. Toutefois, une modification dans le titre ou la légende risquerait de perturber les prochaines requêtes.

Les problèmes

Ces « normes » inventées par le service, tentent de pallier l’absence de thésaurus, qui empêche toute homogénéité dans l’indexation et la recherche. Certes, l’élaboration d’un thésaurus pour la Voix du Nord représente une grosse quantité de travail, tant les domaines abordés sont vastes et divers. Ce soucis d’homogénéité, mis en valeur par l’élaboration de diverses procédures (gestion des rubriques, description des photos de sport, …) ne peut être véritablement efficace qu’avec un véritable travail d’équipe et de concertation. Pour l’enrichissement des photos de sport par exemple, il faut contacter les locales de manière à ce que les champs soient remplis de la même façon. De même, il faut que les photographes remplissent correctement les cartons de leur photos, ce qui n’est pas toujours le cas. Ce travail d’équipe ne concerne pas uniquement le service documentation, mais aussi toute la Rédaction, répartie dans les locales.
Le service doit aussi faire face à des problèmes d’ordre technique. D’une part, à des paralysies du système, empêchant toute transaction. Il arrive que le service informatique s’occupe de Doc.Center, bloquant ainsi l’accès à la base de données. Un vrai travail de communication reste à faire à ce niveau puisque le service informatique ne prévient pas de ses intentions.
Le deuxième problème technique concerne la perte de documents. En effet, on s’est aperçu qu’une période de quinze jours avait été effacée ou croquée. Ce qui représente une perte de 850 photos Voix du Nord et d’environ 1000 photos AFP.
Les photos apparaissent à l’écran, mais sortent tronquées, ce qui les rend parfaitement inutilisables. S’agit-il d’un défaut du système, d’un effacement systématique ou d’une mauvaise manipulation? La source du problème reste à élucider.

Les requêtes générales

La requête générale porte uniquement sur les documents «texte». Le masque s’organise différemment de celui de la requête simple. Dans le cas présent, w il contient tous les champs de jnajiase de données et permet à l’utilisateur de construire dynamiquement des requêtes complexes en utilisant des opérateurs logiques qui s’adaptent aux types de champs. Bien sûr, il est possible aussi dans cette phase de recherche de formuler des sous requêtes.

Les moyens de diffusion et de communication

Derniers maillons de la chaîne documentaire, la diffusion et la communication sont essentielles pour l’accès à l’information.
Toutefois, les moyens d’accès à l’information varient selon le type d’utilisateurs. En effet, pour les journalistes, la diffusion de l’information se fait via le système Hermès et plus précisément via la messagerie intranet.
Les moyens de diffusion sont autres pour les utilisateurs externes, comme l’indique le graphique ci-dessous.

L’image et la loi

Parmi ses tâches journalistiques, le service est chargé d’illustrer certains papiers à la demande des journalistes. Le choix des photos est donc laissé au jugement de l’équipe de documentation. Or, chaque photo diffusée représente un risque. En effet, « la loi du 17 juillet 1970, modifiant les articles 368 à 370 du Code Pénal en vue de « renforcer la garantie des droits individuels » punit l’écoute, l’enregistrement et la transmission au moyen d’appareils quelconques, des paroles ou de l’image d’une personne se trouvant dans un lieu privé, sans le consentement de celle-ci ».
La diffusion des photos doit donc tenir compte des droits de la personne photographiée dont Armelle Canitrot et Stéphane Lutz-Sorg nous en rappellent les grands principes : « Il faut s’abstenir de diffuser des photos susceptibles de porter atteinte à l’intimité de la vie privée.
Il faut s’abstenir de diffuser toute photo pouvant nuire à une personne.
Toute prise de vue et toute diffusion de l’image d’une personne doit être soumise à l’autorisation de cette personne (même dans le cas de mannequins).
Si cette personne est mineure, l’autorisation doit être sollicitée auprès des parents.
Toute personne susceptible de diffuser la photographie d’une personne a le devoir de se renseigner pour savoir si l’utilisation qu’elle envisage a été autorisée (auprès de l’agence, du photographe,…). (…) »25. Excepté pour les personnalités, le choix va donc s’orienter vers des photos où les gens sont méconnaissables (dos tourné, par exemple), afin d’éviter toute ambiguïté et tout problème.
Le journal accorde beaucoup d’importance à la déontologie.

Table des matières

Présentation de La Voix du Nord
Introduction
I L’organisation de la documentation
A – L’existant
1. La présentation du service
a. Les lieux
b. L’équipement
c. Le personnel
2. L’importance du fonds documentaire
a. La documentation photographique
b. La documentation écrite
B – La politique documentaire
1. Le classement
2. La politique d’acquisition
C – Le stockage
1. Différents supports
2. Stockage dans Doc.Center
II – Méthodes et outils du traitement de l’information
A L’analyse documentaire
1. L’enrichissement.
2. Les problèmes
B – Recherche et diffusion
1. Les requêtes
2. Les moyens de diffusion et de communication
3. L’image et la loi
C – Les changements : le bilan
1. L’avis des personnes du service
a. Méthodologie
b. Compte-rendu
2. Tableau récapitulatif
III – Les utilisateurs
A Qui sont-ils ?
1. Les utilisateurs internes
2. Les utilisateurs externes
B – Des demandes très diverses
1. Une seule stratégie : l’anticipation
2. L’aide à la recherche
3. La particularité de la demande de l’utilisateur externe
Conclusion
Bibliographie
Annexes

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