Méthode d’acquisition par consultation de fournisseurs à l’échelon national

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Méthodologie de recherche

La méthodologie est l’étude des méthodes utilisées pour entreprendre une étude, une recherche, un travail et une activité. Cette section déploie les méthodes de collecte des données, les méthodes d’analyses des données, les limites de l’étude et le chronogramme des activités.

Méthodes de collecte des données

La méthodologie représente l’ensemble des moyens mis en œuvre pour produire des données pertinentes par rapport au problème posé. La collecte des données s’effectue en deux étapes : la collecte des données primaires et la collecte des données secondaires. De ce fait, nous avons fait ressortir un chronogramme des activités.

Collecte des données primaires

La collecte des données primaires s’est déroulée auprès de MNP. Elle a été réalisée en effectuant une visite d’entreprise au sein de cette institution. Cette visite nous a permis de procéder à un entretien avec les responsables de MNP et d’avoir des réponses sur notre questionnaire.

Entretien

L’entretien est une entrevue entre deux personnes dans laquelle un individu déploie toute une stratégie orale pour extraire d’un autre individu l’information qu’il détient. Un entretien auprès du représentant de l’institution permet de conquérir des informations nécessaires et recueillir des renseignements utiles à notre recherche notamment concernant son organisation, ses domaines d’activités, ses programmes et ses projets. Cet entretien a été réalisé en utilisant des questionnaires.

Utilisation des questionnaires

Le questionnaire est un entretien standardisé. Il est composé d’une liste de questions auxquelles nous avons posé au représentant de l’institution et est classé en trois (3) catégories: les questions fermées qui permettent au sujet d’effectuer un choix et un seul entre un nombre limité de réponse prédéterminée par le rédacteur du questionnaire ; les questions ouvertes qui permettent au sujet de répondre librement comme il le souhaite et ; les questions à éventail des réponses ou au choix multiple qui donne au sujet la possibilité d’exprimer son opinion en lui proposant une série de réponse possible. Mais comme questionnaire, nous avons utilisé les questions ouvertes.

Collecte des données secondaires

La collecte des données secondaires est effectuée dans divers centres de recherche.
Elle est reposée sur l’étude bibliographique et la recherche webographie.

Etude bibliographique

L’étude bibliographique repose sur la lecture, l’analyse et la synthèse des documents existants. Ce travail est basé principalement sur la synthèse des cours pédagogiques acquis à la faculté, les revues de littérature, la consultation de différents manuel de procédure et sur la recherche des documents se déroulant auprès de divers centre de documentation et d’information comme le Centre d’étude et de Recherche en Gestion (CERG), la bibliothèque universitaire et la bibliothèque nationale.

Recherche webographie

La recherche webographie est un moyen complémentaire de l’étude bibliographique. Elle nous aide à avoir plus d’informations, de renseignements et de connaissances concernant le thème de notre ouvrage. Ainsi, elle nous permet de mieux comprendre et de développer nos acquis théoriques. Grâce à l’internet qui est un réseau télématique international constituant à ce jour le plus grand réseau du monde et est accessible aux professionnels qu’aux particuliers, nous avons la possibilité de rechercher des documents concernant le cadre de notre étude. Ses divers sites web permettent d’obtenir diverses définitions et des notions théoriques complémentaires ainsi que d’autres méthodes utilisées afin de parvenir à la conception de cet ouvrage.

Outils d’analyse et traitement des données

Pour analyser les données obtenues, il faut appliquer des méthodes. Il y a plusieurs méthodes d’analyse mais celle que nous avons utilisée est l’analyse SWOT. Aussi, le traitement des données par l’utilisation de la NTIC est aussi indispensable.

NTIC

Grâce à l’évolution de la technologie, l’utilisation de la NTIC notamment les matériels informatiques est avantageuse pour l’analyse et le traitement des données. Divers outils informatiques ont été utilisés pour le stockage des données et le traitement de ceux-ci. Les supports de stockage d’informations comme le CD, DVD, flash disk sont utilisés durant la réalisation de cet ouvrage, ils sont destinés à l’enregistrement et à la reproduction de son, des textes et des images. Les logiciels informatiques qui sont des programmes informatiques assurent un traitement particulier de l’information. Le Microsoft Word qui est un logiciel de traitement de texte permet la saisie et la mise en forme des textes, le Microsoft Excel permet de faire des classements et d’établir des tableaux ; et des divers logiciels permettent de dessiner des organigrammes et d’autres schémas.

Analyse SWOT

Le diagnostic SWOT (Strengh Weakness Opportunity Threats) ou FFOM (Forces Faiblesses Opportunités Menaces) est un outil d’analyse permettant de repérer les facteurs qui ont une influence stratégique sur l’entreprise. L’analyse SWOT est un outil de planification stratégique permettant d’analyser l’environnement externe et interne d’un projet6. Il consiste à mettre en évidences les forces et faiblesses de l’entreprise grâce à un diagnostic interne puis à procéder à un diagnostic externe pour dégager les opportunités et les menaces de l’environnement de l’entreprise.

Limites et chronogramme des activités

Pendant la conception de ce mémoire, nous avons rencontré certaines difficultés.
Néanmoins, nous avons pu réaliser notre étude et établir un chronogramme des activités.

Les limites de l’étude

Au cours de la réalisation de notre recherche, nous avons rencontré un certains obstacles ce qui a limité l’étendue de notre étude. La recherche des entreprises à visiter a été vraiment ardue et nous n’avons pas pu obtenir beaucoup de données quantitatives mais seulement des informations générales sur l’entreprise et quelques réponses sur le thème. Aussi, le plan IMMRED est une recherche plutôt scientifique, il est donc important de s’appuyer, consulter et utiliser des documents très riches en informations alors que nous avons une certaine difficulté à trouver des ouvrages s’inclinant sur la gestion des financements extérieurs. A cet effet, nous sommes obligés de se contenter aux ouvrages trouvés. Ainsi, au cours de collecte des données, nous n’avons pas assez de moyen pour faire une descente sur terrain alors notre travail s’est contenté seulement par des entrevues.

Chronogramme des activités

Différentes étapes d’activités ont été réalisées pour mener à bien l’élaboration de ce mémoire. Ces activités ont chacun sa durée de réalisation. Le chronogramme de ces activités est présenté dans le tableau ci-dessous :
Tableau n°1 : Chronogramme des activités
L’application des diverses méthodes comme l’entretien, la revue des littératures et des cours pédagogiques nous permet d’obtenir diverses informations et notions théoriques. Ainsi, l’utilisation des outils d’analyse permet de diagnostiquer l’entité et les données.

Les aspects théoriques

Cette dernière section concerne les notions sur le cadre de cette étude, plus précisément sur la gestion des financements extérieurs. Les financements extérieurs sont les dons, aides, prêts qu’obtient un organisme de ses bailleurs de fonds pour financer un projet ou soutenir des programmes ; et la gestion de ces financements doit passer par l’utilisation des outils de gestion de financement. Ces outils et techniques sont les procédures et méthodes d’acquisition des biens et services, la gestion comptable et financière.

Les bailleurs de fonds

Les bailleurs de fonds sont des personnes physiques et morales qui apportent les fonds nécessaire à la réalisation d’un projet. Ils sont des institutions spécialisées capables de mobiliser des moyens financiers importants pour les mettre à la disposition des demandeurs. Les bailleurs de fonds sont à la fois des bailleurs de fonds multilatéraux et des bailleurs de fonds bilatéraux.

Les bailleurs de fonds multilatéraux

Ce sont les institutions internationales qui regroupent des gouvernements fournissant des financements par dons ou par des prêts au programme ou au projet des pays en voie de développement. Ces bailleurs sont : l’Union Européen, le FIDA, les Nations Unis et ses agences principales, la Banque Mondiale et ses services de prêts, les banques et institutions de développement régional comme la BAD et la BADEA.

Les bailleurs de fonds bilatéraux

Ce sont des pouvoirs publics souverains de leur agence qui fournissent de l’aide extérieur. Ils comprennent les pouvoirs publics et agences de pays développés et en voie de développement. Ce sont en général : l’Agence Français de Développement (AFD), l’United State Agency for International Development (USAID), le Japan International Cooperation Agency (JICA), l’Association Interopération Madagascar (AIM) et le Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ).

Les méthodes d’acquisition des biens

La doctrine qui tient officiellement lieu de référence en ce qui concerne les achats publics, c’est-à-dire les achats réalisés par l’Etat, les collectivités locales, leur établissement publics et les entreprises publics est celle de la concurrence8.

Les procédures d’acquisitions des biens

Les acquisitions des biens et services des projets ou programmes sont régies par les règles du Gouvernement ou les règles du bailleur lorsque les achats sont faits par le canal de celui-ci. La règle à observer pour l’acquisition des biens et services est la mise en concurrence. Les procédures d’acquisition comportent trois (3) étapes à savoir la formulation des besoins, la consultation des fournisseurs et la passation des commandes.

La formulation des besoins

Cette étape consiste à établir une demande d’approvisionnement suivant le plan de travail établit. Le Plan de travail définit le cadre de travail de l’exécution des missions confiées au projet/programme, il présente la prévision des activités à réaliser par le projet/programme pour la réalisation de ses objectifs et prévisionnel des dépenses à effectuer pour réaliser ces activités. La procédure à utiliser varie d’un projet à un autre mais en règle générale, le principe de la séparation des tâches doit être respecté : « celui qui initie les commandes doit être différent de celui qui l’autorise ».

Consultation des fournisseurs

La consultation des fournisseurs peut être effectuée par différentes méthodes : l’appel d’offre, la demande de prix et l’entente directe.
• Appel d’offre
Un appel d’offre est une procédure concurrentielle par laquelle on invite les fournisseurs figurant sur une liste restreinte à présenter une offre pour le marché envisagé. Pour tout achat de montant égal ou supérieur à un seuil établit par la règlementation, le projet est tenu de procéder à un appel d’offre. On distingue :
– l’appel d’offre international : le marché est ouvert aussi bien à tous fournisseurs potentiels internationaux que nationaux. Il assure une concurrence effective entre les fournisseurs et entre les entrepreneurs éventuels, de sorte que c’est la méthode qu’il faut normalement préférer chaque fois que le projet a quelque importance9 ;
-l’appel d’offre international restreint : correspond pour l’essentiel à un appel d’offre international mais les candidats sont directement invités à présenter une offre sans qu’il y ait publication d’avis d’appel d’offre ;
-l’appel d’offre national : c’est la procédure de passation des marchés publics dans le pays de l’emprunteur et cette méthode peut être le moyen le plus adéquat pour passer des marchés de fournitures ou de travaux qui, en raison de leur nature ou de leur ampleur, ont peu de chances d’intéresser des candidats étrangers.
• Consultation restreint des fournisseurs ou demande de prix
La consultation de fournisseurs consiste à comparer les cotations obtenues de plusieurs fournisseurs, au nombre de trois ou plus, pour garantir l’obtention de prix compétitifs. Cette méthode convient pour des fournitures en quantité limitée généralement disponibles dans le commerce, des produits standards de faible valeur ou des travaux de génie civil simples de faible valeur
• Entente directe
Les marchés passés par entente directe sont passés sans appel à la concurrence, et cette méthode peut être justifiée dans les cas suivants : le matériel demandé fait l’objet de droits exclusifs et ne peut être fourni que par un seul fournisseur, l’entreprise responsable de la conception du procédé exige d’acquérir des composants essentiels provenant d’un fournisseur particulier pour pouvoir garantir le bon fonctionnement de l’installation, dans des circonstances exceptionnelle (exemple : catastrophes naturelles).

Passation des commandes

Les procédures nationales d’acquisition des biens et services sont régies par le décret gouvernemental portant règlementation générale des achats publics et ses arrêtés d’application correspondants. Les achats publics sont classés en trois (3) catégories selon les montants : le bon de commande pour les achats à faible montant, la lettre de commande pour les achats à montant moyen et le marché public pour les achats d’un montant supérieur. Les marchés de travaux, fournitures et de services courants sont passés après un appel d’offres ouverts ou exceptionnellement une mise en concurrence restreinte ou de gré à gré. Les bons de commande et les lettres de commande relatifs aux contrats de fournitures et de services peuvent être établis après une demande de prix.
• Bon de commande
Le bon de commande est le moyen de transmettre le besoin au fournisseur. Il faut apporter une attention particulière à sa rédaction car en l’absence de contrat, le bon de commande fait foi10. Le bon de commande est établi sur la base de la facture pro-forma du fournisseur retenu à la suite de demande de prix. Ce choix du fournisseur est fait par le chef du projet selon le principe général de la qualité, du niveau raisonnable du prix (moindre coût) et du délai de livraison.
• Lettre de commande
Dans cette procédure, le choix du fournisseur relève de la commission d’attribution des marchés. Le fournisseur commence l’exécution de la commande après réception de l’ordre de service et de l’original de la lettre de commande.
• Marchés publics
Généralement, la passation des marchés publics obéit aux procédures ci-après : élaboration du Dossier d’Appel d’Offre (DAO) ; examen du DAO et la publication de l’avis d’appel d’offre ; soumission des offres ; ouverture des offres ; analyse et évaluation des offres (l’offre retenue est celle dont le coût est évalué le moins-disant et non nécessairement celle dont le prix est le plus bas) ; attribution du marché (examen du projet de marché, signature et notification du marché.
• Marchés passés auprès d’institution de l’ONU
Il peut y avoir des cas où l’acquisition directement auprès des institutions spécialisées de l’ONU, agissant en qualité de fournisseurs conformément à leurs propres procédures, est la méthode la plus adéquate pour obtenir : de petites quantités de fournitures disponibles dans le commerce, principalement pour les secteurs de l’éducation et de la santé ; des produits spécialisés pour lesquels le nombre de fournisseurs est limité, tels que les vaccins et médicaments.

Principes de passation des marchés

La passation des marchés publics est dominée par trois (3) principes : mise en concurrence, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures de passation11.

Mise en concurrence

La mise en concurrence suscitée par l’appel des candidatures est censée d’assurer à l’Etat la fourniture des meilleures prestations au meilleur prix12. Ce principe est appliqué afin de retenir l’offre économiquement la plus avantageuse.

Egalité de traitement des candidats

L’égalité de traitement à tous les fournisseurs potentiels est leur libre accès aux commandes publiques et est ainsi censée prévenir toute pratique corruptive, qui consisterait par exemple à favoriser délibérément un fournisseur au détriment d’un autre.

Transparence

L’information et la présélection des prestataires potentiels, le contenu et la publication des dossiers d’appel d’offre, l’évaluation des offres et l’attribution des marchés doivent être mis en œuvre en toute transparence conformément aux pratiques internationalement reconnues en la matière.

Gestion comptable et financier

La comptabilité est une technique d’information qui décrit en unité monétaire l’activité et la situation d’une organisation ou d’une entité. La tenue d’une comptabilité vise à obtenir des informations financières fiables en vue de prendre des décisions pour une bonne opération, de rendre compte aux membres de l’utilisation des fonds, de justifier l’utilisation des fonds confiés par les bailleurs et de répondre aux obligations légales vis-à-vis de l’Etat.

Méthodes comptable

Les documents comptables peuvent être tenus sous forme manuscrite, à savoir dans des livres de comptes reliés, ou sous format informatique grâce à l’un des nombreux progiciels comptables disponibles sur le marché. Il existe deux (2) méthodes principales de tenue de compte : la comptabilité de trésorerie (ou de caisse) et la comptabilité d’engagements.

Comptabilité de trésorerie

Elle n’exige pas de connaissances poussées en comptabilité : les opérations de décaissement sont enregistrées dans un journal de banque (ou livre de caisse) au fur et à mesure qu’elles sont effectuées et les opérations d’encaissement au fur et à mesure que les paiements sont reçus ; le système ne tient pas compte des retards ni des factures impayés et ne conserve pas automatiquement la trace des sommes d’argent que doit l’organisation ou qui lui sont dues ; le système est incapable d’enregistrer les transactions hors caisse ( dons en nature ou amortissements). Le récapitulatif des opérations enregistrées prend la forme d’un état des encaissements et décaissements sur une période donnée. Il fait apparaitre seulement les rentrées et les sorties de fonds ainsi que le solde de trésorerie à tout moment.

Comptabilité d’engagements

Elle utilise le système comptable en partie double qui reconnait, au moment de son enregistrement, que toute transaction financière suppose toujours la participation de deux partie : celui qui donne et celui qui reçoit. Le double enregistrement prend la forme de sommes portées au débit et de sommes portées au crédit d’un compte. Les dépenses sont enregistrées dans le grand livre général au fur et à mesure qu’elles sont encourues plutôt que lorsque les factures sont réellement réglées et les recettes sont inscrites dans le grand livre général lorsqu’elles sont gagnées plutôt que lorsqu’elles sont réellement reçues. Le système peut gérer tous les types de transactions et des régularisations et incorpore automatiquement les informations actualisées relatives à l’actif et eu passif. Ces données enregistrées permettent d’établir un compte de résultat.

Les principaux types d’états financiers

Afin que les informations produites par la comptabilité soient facilement exploitables, elles sont présentées sous formes d’état financier. Ces derniers permettent de faire une synthèse des informations de même nature dont l’interprétation permet de guider la prise de décision des dirigeants. Ces états financiers constituent le but, la finalité de toute comptabilité. Les principaux états financiers à présenter sont : le compte d’exploitation, le compte du bilan et les rapports aux partenaires financiers ou rapports spécifiques.

Compte d’exploitation et compte du bilan

Le compte d’exploitation ou compte de résultat présente la situation des charges et des produits générés par les activités d’une organisation au cours d’une période donnée, et permet de dégager le résultat de l’activité de l’organisation. Il est établit sur une période de un an mais il peut être établi périodiquement (trimestre, semestre) selon le besoin d’information de l’Organisation. Le compte du bilan présente le patrimoine d’une organisation à un moment donné. Le patrimoine est constitué per l’ensemble des biens et dettes de l’organisation. Le bilan est établi annuellement à la fin de l’exercice comptable.

Rapport spécifique

L’organisation est tenue de produire des rapports correspondants à chaque projet et/ou à chaque bailleur en dehors du compte de résultat et du bilan. Ces rapports sont présentés sous des formats divers selon les exigences des Bailleurs de Fonds. Comme rapport spécifique, on peut citer les rapports annuels, semestriels, trimestriel et le décompte final. Le rapport financier est un document comptable qu’on envoie au bailleur contenant les détails et les mouvements d’utilisation des fonds. D’après cette définition les rapports financiers doivent être exacts et pertinent.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
Chapitre I: MATERIELS ET METHODES
Section 1: Présentation générale de l’entité
1.1. Présentation de Madagascar National Parks
1.1.1. Identification de MNP
1.1.2. Historique
1.2. Objectifs et missions
1.2.1. Objectifs
1.2.2. Missions
1.3. Organisation générale de MNP
1.3.1. Les principaux organes de MNP
1.3.1.1. Organisation du siège
1.3.1.2. Niveau d’administration au niveau de l’organe exécutif
1.3.2. Partenaires de MNP
1.3.3. L’UCPE
Section 2: Méthodologie de recherche
2.1. Méthodes de collecte des données
2.1.1. Collecte des données primaires
2.1.1.1. Entretien
2.1.1.2. Utilisation des questionnaires
2.1.2. Collecte des données secondaires
2.1.2.1. Etude bibliographique
2.1.2.2. Recherche webographie
2.2. Outils d’analyse et traitement des données
2.2.1. NTIC
2.2.2. Analyse SWOT
2.3. Limites et chronogramme des activités
2.3.1. Les limites de l’étude
2.3.2. Chronogramme des activités
Section 3: Les aspects théoriques
3.1. Les bailleurs de fonds
3.1.1. Les bailleurs de fonds multilatéraux
3.1.2. Les bailleurs de fonds bilatéraux
3.2. Les méthodes d’acquisition des biens
3.2.1. Les procédures d’acquisitions des biens
3.2.1.1. La formulation des besoins
3.2.1.2. Consultation des fournisseurs
3.2.1.3. Passation des commandes
3.2.2. Principes de passation des marchés
3.2.2.1. Mise en concurrence
3.2.2.2. Egalité de traitement des candidats
3.2.2.3. Transparence
3.3. Gestion comptable et financier
3.3.1. Méthodes comptable
3.3.1.1. Comptabilité de trésorerie
3.3.1.2. Comptabilité d’engagements
3.3.2. Les principaux types d’états financiers
3.3.2.1. Compte d’exploitation et compte du bilan
3.3.2.2. Rapport spécifique
Chapitre II: RESULTATS
Section 1: Les méthodes et procédures afférentes aux décaissements
1.1. Méthodes et procédures d’acquisition des biens
1.1.1. Principe d’acquisition des biens
1.1.2. Les procédures d’acquisition au sein de MNP
1.1.2.1. La préparation de la demande d’achat
1.1.2.2. Vérification et approbation
1.1.2.3. Consultation des fournisseurs et dépouillement des offres
1.1.2.4. Etablissement de bon de commande
1.1.3. Diagramme de circulation de documents
1.2. Les procédures de décaissement
1.2.1. Engagement des dépenses
1.2.2. La liquidation
1.2.3. Le paiement
1.2.3.1. La préparation du paiement
1.2.3.2. Le classement des dossiers
Section 2: Gestion comptable et financière
2.1. Méthodes comptables appliquées par MNP
2.1.1. Système comptable
2.1.2. Procédures comptables
2.1.2.1. Réception des pièces justificatives
2.1.2.2. Imputation comptable
2.1.2.3. Vérification
2.1.2.4. Saisie comptable
2.2. Etats financiers
2.3. Budgétisation
Section 3: Indicateurs de réalisation
3.1. Affectation budgétaire
3.2. Situation financière
Chapitre III: DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
Section 1: Analyse SWOT au niveau de MNP
1.1. Analyse interne
1.1.1. Forces
1.1.1.1. Une méthode d’acquisition par consultation de fournisseurs à l’échelon national
1.1.1.2. L’appréciation des méthodes et procédures de gestion des fonds
1.1.1.3. Travail en réseau et correspondance par internet
1.1.2. Faiblesses
1.1.2.1. Faiblesse au niveau des acquisitions des biens
1.1.2.2. Incompétence des personnels au niveau des sites
1.1.2.3. Insuffisance de formation
1.2. Analyse externe
1.2.1. Opportunités
1.2.2. Menaces
Section 2: Recommandations
2.1. Propositions des suggestions
2.1.1. Informer suffisamment les personnels sur les procédures
2.1.1.1. Accessibilité des manuels de procédures
2.1.1.2. Adopter une politique plus sévère sur la mise en œuvre des procédures
2.1.1.3. Améliorer l’information comptable et financière
2.1.2. Une formation adéquate des personnels
2.1.2.1. Les étapes à suivre pour une action de formation
2.1.2.2. Formation des travailleurs dans les réseaux
2.1.3. Renforcer l’audit comptable et financier
2.2. Résultats attendus
2.2.1. Maitrise des procédures
2.2.2. Personnel bien formé
CONCLUSION GENERALE
REFERENCES
ANNEXES

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