L’organisation du projet de tableau de bord

Tableau de bord

Description du mandat

Le Gouvernement du Québec a adopté la Loi sur les agences de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux1 en 2003. Cette loi vise l’implantation d’un nouveau mode de gestion des services de santé et des services sociaux supervisé par les agences de santé et de services sociaux. Elle met également en place les réseaux locaux de santé et de services sociaux qui regroupent toutes les ressources d’un territoire (établissements publics, organismes communautaires, cliniques médicales, pharmacies, etc.) qui ont à coeur le bien-être et la santé de leur population. Ces réseaux sont la responsabilité d’un Centre de santé et de services sociaux et sont découpés en fonction de son territoire.

La nouvelle approche favorisant la multidisciplinarité et la concertation dans le milieu a obligé les centres de santé et de services sociaux à développer une façon intégratrice de fournir leurs services. La réponse à cette nouveauté a été la mise en place d’un projet clinique organisé par type de clientèle (par exemple : les personnes en perte d’autonomie liée au vieillissement, les personnes ayant des problèmes de santé mentale, les enfants, etc.). Cette structure offre une approche intégrée des services de santé pour la population. La mise en place de cette approche pour le Centre de santé et de services sociaux de l’Ouest-de-l’Île a entraîné des conséquences importantes sur la gestion de l’organisation et 1′ offre de service. Le mandat du stage proposé consiste à mettre en place un tableau de bord de gestion pour suivre différents indicateurs de performance des trois principales priorités de chacun des programmes d’intervention. Ces indicateurs seront développés en collaboration avec les équipes d’amélioration continue de la qualité de chaque programme clinique du projet clinique. Le développement du tableau de bord est encadré par un plan de suivi qui permettra également d’orienter les démarches à réaliser pour le compléter à la fin du présent mandat.

En créant ce mandat de stage, l’organisation souhaite atteindre deux objectifs. Le premier est la création d’un outil permettant d’observer la performance de l’ensemble des domaines d’activité de l’organisation. L’outil doit permettre de constater rapidement les secteurs qui n’atteignent pas les cibles fixées afin d’y apporter des corrections appropriées. Le deuxième objectif est de stimuler l’évaluation des programmes au sein des différentes directions. L’exemple donné concernant l’ensemble de l’organisation doit susciter des réactions positives et montrer aux autres directions et aux chefs de programme l’ utilité de l’ outil pour qu’ils souhaitent l’adopter également à plus petite échelle. Lors de la présentation du mandat, deux attentes spécifiques ont été données au stagiaire. Concevoir l’outil afin qu’ il soit facilement interprétable et mis à jour par une personne de l’extérieur du projet et veiller à ce que la mise en place ne soit pas trop exigeante pour les gestionnaires afin d’assurer une bonne participation.

Tout au long de l’avancement du projet, il est devenu clair que l’objectif initial de concevoir un tableau de bord pour tous les programmes incluant leurs trois principales priorités ne pourrait être atteint. Plusieurs étapes du développement du projet ont été beaucoup plus longues que prévu. Le mandat a conservé les mêmes étapes, mais il a été réduit dans son ensemble. Au lieu de faire un tableau de bord pour chaque programme, les programmes les plus avancés dans la concrétisation de leurs objectifs et de leurs cibles ont été privilégiés. Les objectifs dont les données étaient disponibles à ce moment ont été développés.

Afin de réaliser ce mandat, plusieurs tâches ont été réalisées durant le stage. La recherche de documentation, la préparation d’une présentation, la participation à un comité, la rencontre de différents intervenants, la recherche de statistiques et la réalisation du tableau de bord sont des exemples d’actes réalisés.

Présentation de l’organisme

Le Centre de santé et de services sociaux de l’Ouest-de-l’Île (CSSS ODI) est composé des établissements suivants : l’Hôpital général Lakeshore, le CLSC Lac-St-Louis, le CLSC Pierrefonds et le Centre d’hébergement Denis-Benjamin-Viger. Son territoire est situé à l’ouest de l’île de Montréal et comprend les «arrondissements de Pierrefonds-Roxboro et de L’Île-Bizard-Sainte-Geneviève, ainsi que les villes de Baie-D’Urfé, Beaconsfield, Dollard-des-Ormeaux, Kirkland, Pointe-Claire, Sainte-Anne-de-Bellevue et Senneville »2 . Il fait partie de l’Agence de la santé et des services sociaux de Montréal (ASSSM) qui regroupe tous les centres de santé et services sociaux situés sur l’île de Montréal. Cette dernière fait partie du Ministère de la santé et des services sociaux (MSSS) qui coordonne les soins de santé et les services sociaux pour le Gouvernement du Québec sur l’ensemble du territoire.

Dans le but de répondre aux besoins de santé de la population, le réseau local de services de santé et de services sociaux, piloté par le Centre de santé et de services sociaux de l’Ouestde- l’Île va plus loin que la fusion administrative d’établissements de santé sur un territoire donné. Son développement met en place une nouvelle approche centralisée et intégrée dans l’administration des soins de santé et des services sociaux. Les projets cliniques3 visent à répondre aux besoins de la population en santé et services sociaux par le développement de corridors de services entre les intervenants et les organisations. Ces projets doivent répondre aux objectifs de qualité, de continuité et d’accessibilité des services en santé. Cette mise en place se réalise par l’arrimage des différents fournisseurs de services dans la communauté. Regroupés au sein du réseau local de services de santé et de services sociaux, ils doivent mettre en place une offre intégrée permettant de répondre aux besoins de la population en améliorant la continuité des soins et services.

À l’intérieur du Centre de santé et de services sociaux de l’Ouest-de-l’Île, le mandat du développement et de l’implantation du projet clinique a été confié à la Direction des services multidisciplinaires. Elle pilote le Comité d’amélioration continue de la qualité, anciennement intitulé Comité du projet clinique. Ce comité a le rôle de stimuler la mise en place de la nouvelle approche de gestion afin d’améliorer la qualité des services offerts à la population. Tous les différents comités des programmes clientèles, aussi appelés équipes d’amélioration continue de la qualité, se sont donné trois priorités visant à améliorer les services offerts à leur clientèle. Le Comité d’amélioration continue de la qualité a choisi d’évaluer la performance du projet clinique par rapport aux trois priorités de chaque équipe, cela étant le but du mandat de stage.

Table des matières

Liste des schémas
2 Introduction
1.Description du mandat.
2.Présentation de 1′ organisme
3.Recension des écrits
3.1 L’organisation du projet de tableau de bord
3.2 L’identification des préoccupations et objets de gestion et des indicateurs
3.3 Le design des indicateurs et du tableau de bord : les paramètres et la représentation visuelle
3.4 L’informatisation du tableau de bord
3.5 La mise en œuvre du tableau de bord
4.Méthodologie
4.1 La recherche documentaire
4.2 L’analyse du travail des équipes d’amélioration continue de la qualité
4.3 L’analyse de données quantitatives
5.Résultats
Conclusion 
Bibliographie
Annexe 1- Tableau de bord
Annexe 2- Plan de suivi et recommandations

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