L’impact de l’organisation des achats sur les acteurs externes

L’impact de l’organisation des achats sur les acteurs externes

Un gain de temps

Etre acheteur demande une certaine rigueur et organisation. En effet, si certains achats se planifient, d’autres sont nécessairement fait au jour le jour, selon les besoins des chantiers. Une organisation et un suivi rigoureux sont impératifs pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Les méthodes d’organisation sont différentes selon les entreprises mais le but reste le même : faciliter le travail de l’acheteur en gagnant du temps.

• Le passage de commandes : Passer une commande ne se fait pas au hasard. Après obtention des devis auprès des fournisseurs, il faut les comparer puis choisir le fournisseur le plus à même de répondre à la demande en termes de coût, de délai mais aussi de qualité. Une fois le fournisseur choisi, il faut saisir les articles à commander dans le logiciel Codex (cf annexe 5 pages 38 et 39), en renseignant le code fournisseur, le code article. Se présente alors le schéma suivant : Une fois ceci terminé, le service comptable s’occupe du règlement des fournisseurs. L’acheteur saisi ensuite le matériel à distribuer dans le logiciel Mimosa (cf annexe 6 page 39). Vient ensuite l’édition des fiches de dotation, signées par les employés et attestant que le matériel a bien été distribué. Afin de faciliter le travail de l’acheteur, notamment lors du passage de commande de l’outillage, assimilé aux consommables, une bonne organisation de la démarche achat est nécessaire. Au sein de Citéos, celle-ci passe par la création d’un catalogue répertoriant l’outillage.

• Un processus facilité par la mise en place du catalogue : La mise en place du catalogue d’outillage est une démarche longue et fastidieuse puisqu’il faut comparer tous les fournisseurs. Pour cela, il faut que le produit proposé soit le même ou équivalent : il faut donc vérifier que pour chaque prix, nous parlons bien d’un produit semblable. Ne pouvant pas travailler qu’avec un seul fournisseur, ce catalogue regroupe les différents fabricants chez lesquels l’entreprise se procure l’outillage des employés. Ce catalogue facilite le travail de l’acheteur puisqu’il permet de trouver directement l’outil désiré ainsi que son distributeur, son prix, sa référence, une photo et la date de la dernière commande. Bien que nécessitant un travail conséquent pour sa mise en place qui « retarde » les tâches à réaliser au jour le jour, ce catalogue permet, à terme, un gain de temps pour l’acheteur. Il permet également de déterminer la fréquence et le volume des commandes des outils, ce qui offrira la possibilité de travailler à la réduction des coûts de ces commandes.

• Le catalogue répertoriant les produits permettra de faire coïncider la demande des employés avec l’offre des fournisseurs. De plus, il renseigne les dates de commande du matériel. Après au moins un an d’utilisation, il sera possible de faire un bilan de l’outillage commandé afin d’avoir une idée approximative de la consommation des employés. Cette démarche entraînera une réduction des coûts liés à l’approvisionnement en consommables du fait que l’entreprise, ayant quantifié sa demande annuelle, sera capable de passer des commandes plus importantes auprès des fournisseurs. Elle bénéficiera donc d’avantages plus importants sur ses commandes. La création de ce catalogue d’achat entre premièrement dans une démarche d’organisation du service afin de faciliter le travail de l’acheteur. Elle permettra par la suite de profiter d’une réduction des coûts en approvisionnement en matériel due aux quantités commandées. Cette problématique est cependant secondaire au sein de l’entreprise, qui privilégie le bien-être de ses employés, dans lequel les achats ont leur rôle à jouer.

• Comment y remédier ? La réponse à cette problématique passe par l’organisation au sein du service achat. Dans un premier temps, grâce au lien établi entre le nouvel ERP et la plateforme Kizéo, il est possible de mieux traiter les demandes. Kizéo est une application utilisée au sein de l’entreprise qui permet de remplir des formulaires et de les envoyer directement à la personne concernée. La demande est remplie par l’employé via sa tablette tactile. Il sélectionne le type d’outillage désiré, puis la raison de cette demande (casse, vol, perte…). Il faut ensuite sélectionner la désignation : celleci apparaît dans une liste de choix puisqu’elle se trouve reliée au catalogue de produits établi durant le stage. Ce dernier référence tous les produits achetés. Il permet donc de traiter une demande précise, puisque l’employé adresse un produit, un fournisseur, un prix, une référence en sélectionnant son produit. Cette demande est par la suite envoyée dans la boîte mail du chef d’entreprise, de l’acheteur et du responsable d’affaires. Ce système permet d’éviter toute interprétation de la demande ainsi que tout risque d’erreur dans la commande. C’est donc un gain de temps qui facilite à la fois le travail de l’acheteur, mais aussi celui de l’employé qui recevra son matériel dans les plus brefs délais et pourra donc travailler dans les meilleures conditions. Le travail du service achats a un impact direct sur le travail des employés. Il est donc nécessaire d’y prêter une grande attention afin d’offrir aux travailleurs les meilleures conditions possibles. De plus, une bonne organisation du service achat aura également une influence sur le management des employés.

• L’entreprise traite avec des villes et des collectivités. Celles-ci ont parfois des exigences strictes. Afin de satisfaire le client et donc, à terme, de le fidéliser, le respect du cahier des charges est essentiel. L’acheteur, lors de la commande du matériel, doit veiller à prendre en compte tous les critères présents : taille, matériaux utilisé, design particulier, etc. L’exemple le plus parlant est celui des mâts da lampadaires BMO (Brest Métropole Océane). La ville souhaite installer des mâts cylindro-coniques, en acier galvanisé. En plus de cela, les portillons présents sur les mâts doivent posséder une serrure spéciale appelée serrure alène à téton. De plus, les portes d’accès au réseau électrique se trouvant à l’intérieur du mât doivent être retenus par une câblette pour éviter des vols déjà commis. La ville désire également que le pied du mât soit traité : il s’agit de la partie noire que nous pouvons voir sur le bas de ceux-ci qui sert en fait à protéger l’intérieur et l’extérieur du mât contre la corrosion. Il lui faut donc trouver les fournisseurs qui rempliront cette demande à la lettre. Suite à cela, il faudra choisir. Bien que le souhait du client soit de maîtriser le coût de ces travaux, il n’est pas toujours judicieux de proposer le matériel le moins cher. Il s’agit là pour l’acheteur de trouver le meilleur rapport qualité/prix afin de satisfaire la demande. En effet, tout le monde souhaite un matériel durable qui n’entraînera pas ou peu de surcoût. L’image de l’entreprise réside également dans sa capacité à fournir non seulement un travail mais aussi un matériel de qualité…

Réponse à la problématique, conclusion et recommandations

• Réponse à la problématique L’organisation des achats permet à l’entreprise d’être efficiente puisque le bon fonctionnement du service impacte l’entreprise de façon interne mais aussi externe. D’un point de vue interne, l’organisation des achats facilite le travail quotidien de l’acheteur. Cette démarche s’intègre également dans un management efficace des employés puisqu’elle permet une communication claire et une responsabilisation plus poussée vis-à-vis du matériel. Celle-ci se reflète également dans la qualité du travail du personnel. Cette même qualité, à laquelle participe l’acheteur, est très important puisqu’elle impacte l’image de l’entreprise auprès des acteurs externes à celleci. Faire preuve de sérieux et rendre un travail de qualité est important afin de véhiculer une image positive auprès des clients de l’entreprise. La relation aux fournisseurs est également un point important qui profite non seulement au travail de l’acheteur mais à celui de toutes les fonctions de l’entreprise.

• Résultat des actions Lors de ces deux mois de stage, plusieurs missions m’ont été confiées. Ma principale tâche fut de réaliser un catalogue référençant l’outillage commandé. Pour parvenir à la réalisation de ce travail, il m’a d’abord fallut, avec l’aide de Monsieur Berthois, traiter les demandes émises par les employés et répertoriées dans un fichier Excel. Il a ensuite fallu traiter avec les fournisseurs à propos des demandes de prix manquants. Une fois cela effectué, il a été nécessaire de comparer les fournisseurs. Les choix effectués ont débouché sur le passage de commandes auprès des fournisseurs retenus. De ce fait, j’ai pu réaliser, au fur et à mesure de la réception des commandes, le catalogue au format Excel. Celui-ci servira non seulement à l’acheteur pour passer ses commandes, mais également aux employés puisqu’il servira de base à leur demande, de sorte qu’il n’y ait plus d’interprétation possible. Le matériel reçu a dû être rentré dans le logiciel Mimosa qui permet le suivi des contrôles et l’édition des fiches de dotation par employé. En plus de ce matériel, il a été nécessaire de basculer le matériel distribué avant mon arrivée du fichier Excel vers le logiciel. Simultanément, j’ai eu l’opportunité de découvrir le métier d’acheteur et d’obtenir les réponses à toutes mes questions concernant ce domaine.

• Préconisations Si je devais donner quelques recommandations à l’entreprise suite à ce stage, elles seraient les suivantes. Tout d’abord, celle de veiller à alimenter le catalogue au fur et à mesure. En effet, même si je conçois que cela peut prendre un certain temps qui est précieux à l’acheteur, cette mise à jour est nécessaire. Premièrement, il s’agit de faciliter ses commandes futures en ayant toutes les informations nécessaires à portée de main mais aussi d’éviter quelconque erreur d’interprétation. Dans un second temps, ce catalogue sert désormais de base à la demande des employés. Par conséquent, s’il n’est pas mis à jour, il devient inutilisable et l’organisation initiale se rétablira malgré la bonne volonté des employés. Ensuite, je conseillerais également de veiller à la mise à jour du matériel saisi dans Mimosa. Même si cela n’a pas été une tâche difficile, elle a été très fastidieuse car il a fallu traiter des milliers de lignes de matériel distribué depuis 2008. La mise à jour constante est donc très importante afin d’éviter une perte de temps au moment d’exploiter le fichier. De plus, cela permettra un suivi précis du matériel. Enfin, je proposerais la mise en place d’un système de vérification périodique du matériel des employés. Bien que compliqué à mettre en place en raison de la contrainte temporelle, il serait peut-être possible de solliciter les employés à raison de deux fois par an pour qu’ils remplissent un formulaire via Kizéo. Celui-ci pourrait être basé sur les fiches de dotations ayant été éditées, les employés devant, par exemple cocher dans leur liste, le matériel qu’ils ne possèdent plus.

Table des matières

Introduction générale
I. Présentation de l’entreprise
A. Le groupe Vinci
B. Lucitéa Ouest et Citéos
II. Présentation du stage
III. Diagnostic de l’entreprise
A. Analyse externe
1)Analyse du macro-environnement : PESTEL (cf annexe 3 p34 et 35)
2) Analyse du micro-environnement : les 5 forces de Porter
B. Analyse interne
C. Analyse globale : matrice SWOT
IV. Présentation de la problématique et émission d’hypothèses
2. En quoi l’organisation des achats permet-elle à l’entreprise d’être efficiente ?
I. L’organisation des achats permet à l’entreprise d’être efficiente de par son organisation interne
A. L’influence de l’organisation des achats sur le travail de l’acheteur
1) Un gain de temps
2) Une réduction des coûts
B. L’influence de l’organisation des achats sur la fonction production
1) Conséquences sur les conditions de travail
2) Impact managérial
II. L’impact de l’organisation des achats sur les acteurs externes : l’efficience de l’entreprise en termes de qualité
A. Impact sur les clients
1) Un reflet des achats dans la qualité du travail
Une image positive apportée par la qualité du matériel
1) La relation au client améliorée par le service de maintenance
B. Un véhicule l’image positive auprès des fournisseurs
1) De bonnes relations au service de l’entreprise
3. Réponse à la problématique, conclusion et recommandations
Sitographie
Annexes

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