Les systèmes d’information comptable liées aux ventes et prestation de service

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Fonctions

Le Directeur du cabinet

Le Directeur du cabinet de l’entreprise est responsable de la politique générale de l’entreprise. Il est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances nom de l’entreprise.

La Secrétaire

Elle assure les travaux de secrétariat et d’administration générale de l’entreprise

Le Responsable Administratif et financier

Il gère administrativement l’ensemble du personnel de l’entreprise. Il traite des affaires d’intendance de l’entreprise, des relati ons publique, du contentieux et de toutes les relations de l’entreprise avec l’extérieur.
En outre ce service gère la trésorerie du cabinet, coordonne les financements et détermine les coûts des prestations de services effectués par l’entreprise. Il assure le suivi du budget général.

Le Responsable de la coordination des travaux des Experts

Il coordonne les tâches des experts – conseils déj à évoquées dans le chapitre précédant, notamment dans les études, l’analyse desdonnées, la création et l’évaluation des modèles et des méthodes.
Il planifie les travaux systématiques de commissariats aux comptes et organise les travaux ponctuels d’audit et de contrôle de gestio n.

Le Responsable Marketing

Il met en œuvre la politique commerciale définie pa r l’expert dans le cadre des objectifs de l’entreprise. Il exécute également la gestion de l’information et l’approvisionnement en fournitures et matières consommables.

Environnement externe

Les relations du cabinet d’expertise avec les consultants externes.

Pour le cabinet, savoir sélectionner les consultants externes est un facteur déterminant pour mener à bien la réalisation de se activités d’expertise.
Avant de choisir des consultants, il est important pour le cabinet de s’informer au maximum : lire la presse spécialisée ou professionnelle, être à l’affût de tout ce qui se passe dans les salons, les expositions, espionner, la concurrence.
L’appel d’offre est une technique efficace pratiquée par le cabinet pour bien choisir, mais le cabinet élargit cet appel au maximum afin de faire jouer la concurrence et obtenir un rapport qualité /prix performant.
Les devis demandés aux consultants externes, sont établis par le cabinet d’une façon très rigoureuse, c’est-à-dire qu’ils sont présenté sur la même spécification afin de permettre des comparaisons sérieuses et de détermin qui est le meilleur « offreur». De plus, la décision que le responsable prendra se fera d’autant plus facilement qu’il reste rigoureux dans l’énoncée du devis.
Une fois que les consultants externes sont choisis, le cabinet maintient la collaboration avec certains consultants. Par contre, afin de ne pas tomber dans la routine, il change régulièrement d’autres consultants.

Les moyens d’identification de l’entreprise par le public

Les moyens de lancement du cabinet d’expertise

Pour le lancement, plusieurs moyens de communications et de promotions s’offre à l’entreprise.

L’attaché de presse

L’attaché de presse est une personne qui se charge d’assurer toutes relation avec les journalistes de la presse et audiovisuelle, pour le compte d’un annonceur ou d’un émetteur (organisme, entreprise, individu). Les principes techniques mise à la disposition de l’attaché de presse sont :
– techniques écrites : Dossiers de presse, communiqué de presse, article rédigé (diffusion d’une information sous forme d’un texte rédigé par l’annonceur à la manière d’un article);
– Techniques orales : Interview, conférence de presse, appel téléphonique. L’attache de presse peut être intégrée à un service de communication d’une entreprise. Très souvent, l’attaché de presse ne se limite pas à réalisation des relations- presses, il peut s’occuper d’opération de relations publiques, de mécénat qui est d’autres formes de communication.
L’attaché de presse peut aussi travailler en tant qu’indépendant et donc être payé en honoraires : généralement, il s’occupe des plusieurs budgets et donc à plusieurs clients ; il peut se spécialiser dans un secteur donné ou couvrir plusieurs secteurs.

L’agence

L’entreprise-conseil peut faire appel à des agences pour la faire connaître au public. Les agences peuvent offrir à leur client différent services. Les principaux services que l’entreprise de l’experts-conseils peut trouver dan s une agence sont les suivants :
– Conseils en communication (conception de la politique de communication, conception générale de différentes campagnes)
– Services techniques de fabrication et de production des annonces (édition, studio technique, TV), conception des plans médias, achats d’espace, réalisation de conférence de presse, de communiquéet dossiers de presse, de manifestation.
– Etudes de marché, études de motivation, tests, enquêtes, réalisation de questionnaire
– Production (création de concours, primes, cadeaux…)

Plan médias (ou média planning)

Le média planning consiste à choisir, parmi tous les canaux (ou vecteurs) de transmission des messages publicitaires, une combinaison de canaux qui soit « efficace ». Pour bien choisir, le média- planer doit avoir reçu, préalablement, trois indicateurs précises : elles concernent les cibles visées, lesmessages à transmettre et le budget disponible.

Les cibles visées

En fonction du public visé, le média-planneur aur à choisir des vecteurs de communication dont l’audience coïncide le mieux po ssible avec les cibles visées

Les messages à transmettre

Le choix des médias doit tenir compte de la nature des messages à transmettre. Tous ces canaux de communication (presse écrite, TV, radio, affichage) ne se prêtent pas également à la transmission de tous les types de messages.
Exemple : Si le message comporte une argumentation longue et complexe un canal comme l’affichage devra être éliminé du choix : si le message à transmettre par le cabinet d’expert implique la présentation visuelle d’un service, un médium auditif comme la radio ne pourra pas être retenue.

Budget disponible

Le média-planneur fera le choix des canaux de communication, notamment en fonction du budget dont il dispose pour « l’achat d’espace publicitaire »

La publicité

Même avec de «petits moyens», le cabinet d’expert eut faire de la publicité L’entreprise peut adopter quatre types de moyens publicitaires.

Publicité par mass média

C’est la réalisation d’une insertion publicitaire dans un des quatre médias existants : presse écrite, radio, affichage, TV.
Pour lancer une entreprise d’experts-conseils, l’ affichage et la presse magasine semblent les médias les mieux adaptés pour insérer un messag publicitaire pour les raisons suivants :
– l’affichage s’adresse à une cible large.
– La presse magasine est un média de qualité et ciblé
Pour qu’une publicité ait de la valeur, il faut qu’elle réponde aux principes suivants :
· La publicité n’a de valeur que si les avantages offerts sont réels, si la proposition commerciale est précise.
· L’offre doit être occasionnelle et donner l’impression d’être exceptionnelle et limitée dans le temps.
· Le message publicitaire doit représenter un axe qui est destinée à établir et à véhiculer une idée forte, constante et répétitive.Il doit être court, précis et compréhensible.
La publicité doit être facilement indentifiable c’est-à-dire comporter lisiblement le
nom, l’adresse, avec éventuellement un plan de situation de l’entreprise ainsi que les heures d’ouverture. Pour être identifiable, l’entreprise cabinet BUILD COR CONSULTING doit créer un logo un sigle qui est un signe de reconnaissance.
Les méthodes à utiliser dans la publicité par massmédias sont :

Le message publicitaire

C’est une action de communication destinée à informer, sensibiliser ou modifier des comportement ou attitudes publics.
Si le message publicitaire a pour fonction principale d’élaborer une « stratégie de persuasion » les relations publiques adaptent, au contraire, une « stratégie de confiance ». Le message publicitaire varie en fonction des différents médias : la presse écrite, la télévision, la radio et l’affichage. Le message publicitaire fait appel à de nombreuses techniques : conception de l’image et de message, graphisme, maquettes, achat d’espace média planning.

Les prospections

Méthodes simple et sélective, elle permet de déposer, selon la clientèle potentielle à toucher, des prospections par quartie rs, dans des boites aux lettres sur les pare-brises des voitures (défendu mais toléré).

Le mailing

C’est l’envoi en grand nombre de lettres des cible s déterminées : ces lettres peuvent être nominatives (un fichier client peut être constitué à partir du paiement réalisés par chèques) ou anonymes. Cette formule est généralement employée pour prévenir les clients des bonnes initiatives que l’entreprise a l’intension de réaliser. Le mailing est donc plus spécialisé que la méthode de prospection.

Les relations –presse

Les principaux moyens dont l’entreprise dispose en relation presse peuvent être définis de la façon suivante :
– les moyens oraux : Interview, conférence de presse,appel téléphonique ;
– les moyens écrits : Communiqué de presse, dossiersde presse, article pré-rédigé.
L’action de relation-presse est une action de communication, développée par l’intermédiaire de la presse sous une forme rédactionnelle ‘excluant à publicité).
Cette action permet de faire passer un message auprès des journalistes de la presse écrite (exemple : Midi, Express, Tribune) et la presse audiovisuelle (exemple : radio et télévision).
En relation-presse, les différents modes de diffusion à utiliser sont les suivants :
· par écrit : le communiqué de presse, le dossier depresse, l’article pré-rédigé ;
· oralement : l’interview, la conférence de presse, ’appel téléphonique.
Le choix d’un mode de diffusion peut se faire à p artir des critères suivants :
– la rapidité : Animer un scoop exige une certaine rapidité, c’est pourquoi la transmission de cette information devra se faire par téléphone et non par la voix d’un communiqué de presse.
– La pérennité : qui est conférée au message par leodem de diffusion évoluera
peu à peu avec le développement des techniques audiovisuelles ?
Actuellement, un message oral a plus de difficulté à être mémorisé qu’un message écrit. Cet état de fait est susceptible d’évolution, car on peut imaginer d’ici quelque temps que chaque récepteur soit en mesure d’enregistrer le nom et l’image du message qui lui sera adressée.
– Volume d’information : dans une conférence de presse, les informations sont plus importantes (quantitativement) que celles émises lors d’un appel téléphonique ;
– Quantité de personnes touchées : On sensibilise plus de personnes au cours d’une conférence de presse que lors d’une interview ;
– Prestige conféré à l’information par le mode de difusion : La forme sur laquelle est diffusée une information peut avoir une influence certaine sur e fond.

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I GENERALITE SUR L’ENTREPRISE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE D’EXPERTISE
Section 1 : Renseignements généraux
1.1. Raison sociale
1.2. La forme juridique
Section 2 : Les objectifs de l’entreprise
2.1. Le recueil des informations
2.2. Le traitement et la compréhension d’informations
Section 3 : Les activités de l’entreprise
3.1. L’activité de consultant
3.2. Les experts à embaucher
CHAPITRE II : L’ENVIRONNEMENT DE L’ENTREPRISE
Section 1 : Environnement interne
1.1 Organigramme
1.2. Fonctions
1.2.1 Le Directeur du cabinet
1.2.2 La Secrétaire
1.2.3 Le Responsable Administratif et financier
1.2.4 Le Responsable de la coordination des travaux des Experts
1.2.5 Le Responsable Marketing
Section 2 : Environnement externe
2.1. Les relations du cabinet d’expertise avec les consultants externes.
2.2. Les moyens d’identification de l’entreprise par le public
2.2.1. Les moyens de lancement du cabinet d’expertise
2.2.2. La publicité
CONCLUSION DE LA PREMIERE PARTIE
PARTIE II ANALYSE DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME D’INFORMATION
CHAPITRE I : ANALYSE THEORIQUE
Section 1 : La notion du système d’information
1.1. Présentation
1.2. Définition du système d’information
1.3. Les différentes facettes du système d’information de l’entreprise
Section 2 Le système d’information comptable lié aux achats
2-1 Les documents de base par application
2-2 Utilisation de document
2-2-1 Le bon de réception des marchandises
2-2-2 Le bordereau fournisseur
2-2-3 Le cahier de caisse
Section 3 Les systèmes d’information comptable liées aux ventes et prestation de service
3-1 Description de documents de base par application
3-2 Utilisation des documents de base
3-2-1 La facture (pour la vente au comptant et la vente à crédit)
3-2-2 Le récapitulatif des opérations
3-2-3 Le cahier de caisse
Section 4 Les systèmes d’information liés au traitement de la trésorerie de la banque
4-1 L’importance de la gestion de la trésorerie
4-2 Le traitement des informations par les différents départements
CHAPITRE II : ANALYSE DIAGNOSTIQUE
Section 1 Le diagnostic interne
1.1-Analyse des forces
1.2-Analyse des faiblesses
Section 2 Le diagnostic externe
2.1. Les opportunités
2.2. Les menaces
CHAPITRE III : ANALYSE DE L’EXISTANT
Section 1 Analyse des procédures à partir d’un cas d’entreprise commerciale
1.1. Le système d’information comptable lié aux achats
1.1.1 Le circuit des pièces comptables
1.1.2. La comptabilisation des pièces comptables
1.2. Le système d’information lié aux ventes et prestations de service
1.2.1. Le diagramme des pièces comptables
1.2.2 La comptabilisation des pièces comptables
1.3. Le système d’information comptable lié à la trésorerie et la banque
1.3.1 La gestion de la trésorerie de la société
1.3.2. Le circuit des pièces comptables
1.3.3. L’état de rapprochement
Section 2 : Identification des problèmes
2.1. Organisation des moyens humains
2.1.1. Personnel insuffisant
2.1.2 Formation du personnel
2.2. Sur le plan logistique
2.2.1. Insuffisance de matériel informatique
2.2.2. Insuffisance de matériels de bureau
2.3. Les problèmes propres à la gestion comptable
2.3.1. Règlement tardif de certains clients
2.3.2. Les problèmes liés à la tenue de trésorerie
Section 3 Analyse critique de la situation actuelle sur le système d’information comptable de L’Entreprise
3.1. Les conséquences des problèmes rencontrés sur la situation financières et l’exploitation de la société
3.1.1. Conséquence sur la situation du patrimoine la société
3.1.2. L’impact des anomalies sur les charges d’exploitation de la société
3.1.3. Les conséquence des anomalies décelées sur la réalisation des objectifs de la société
3.1.4. Les problèmes liés à la tenue de la trésorerie et leurs effets sur les produits d’exploitation
3.1.5. L’impact sur l’utilisation du compte « 47 »
3.2. L’importance de l’amélioration du système d’information comptable
3.2.1. Les facteurs conduisant à la restriction des moyens humains
3.2.2. Les facteurs moteurs conduisant à la restructuration des moyens matériels
CONCLUSION de la DEUXIEME PARTIE
PARTIE III LES CHANGEMENTS A APPORTER PAR L’ENTREPRISE POUR L’EFFICACITE DU SYSTEME D’INFORMATION ET DE GESTION
CHAPITRE I : SUGESTIONS ET RECOMMANDATIONS
Section 1 Les principes de base de changement
1.1 Les Calculs
1.2 Le meilleur fournisseur
Section 2 La revalorisation des moyens humains
2.1. Préparation ou changement
2.2. Formation du personnel à l’informatique et à la comptabilité
2.3. La recherche des consultants externes pour la réalisation d’une commande
2.3.1. Recherches d’informations
2.3.2. Relation d’un fichier
2.3.3. Appel d’offre
2.3.4. Etablissement d’un devis
2.3.5. Comparaison des offres reçues
2.3.6. Sélection des consultants externes
2.3.7. Recrutement
2.3.8. Réception de la prestation
2.4 Les relations du Cabinet d’Expertise avec les consultants externes
Section 3 : Les procédures de contrôle à appliquer
3.1. Le contrôle au niveau de l’informatique
3.1.1. Contrôle du traitement d’information dans le niveau système d’information comptable
3.1.2. Contrôle du fonctionnement du système d’information comptable
3.2. Le contrôle de l’enregistrement des opérations comptables
3.2.1. Les questions relatives au contrôle de l’exactitude des opérations
3.2.2. Les questions relatives au contrôle de rentabilité
Section 4 La conception et la mise en œuvre des systèmes d’information dans les organisations
4.1. Méthodologie des conceptions des systèmes d’informations
4.1.1. Présentation
4.1.2. Les étapes de MERISE
4.2. Réseau informatique
4.2.1. Topologie en BUS
4.2.2 Topologie en ANNEAU
4.2.3. Topologie en ETOILE
CHAPITRE II : RESULTATS ATTENDUS ET PERSPECTIVES D’AVENIR
Section 1 Pour une meilleure organisation du cabinet d’expertise
1.1 Les ressources des données
1.2 La conclusion des contrats
1.3Les services professionnels en relations avec l’entreprise d’experts-conseils
1.4 La gestion des moyens matériels
1.4.1 Installation des mobiliers de bureau
1.4.2 Réduction des investissements
1.5 La gestion administrative et financière du projet
1.5.1 La fixation des honoraires
1.5.2 Les associations
Section 2 Le développement et le contexte économique à Madagascar
2.1 L’évolution de la demande d’expertise
2.2. Evolution de l’offre
CONCLUSION DE LA TROISIEME PARTIE
CONCLUSION GENERALE

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