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La Direction des approvisionnements (DAPPRO)
La direction des approvisionnements de la JIRAMA ou DAPPRO, sise à 54 rue, Docteur RAJAONAH Ankadifotsy Antananarivo 101, joue un rôle important dans le fonctionnement des activités de l’entreprise. Elle approvisionne celle-ci de toutes les ressources matérielles nécessaires dont elle a besoin pour bien fonctionner et pour atteindre ses objectifs.
L’objectif principal
Elle a pour objectif principal d’effectuer toutes les opérations relatives aux achats et à la gestion des magasins de stockage. De ce fait, toutes les opérations d’achats de la JIRAMA s’effectuent en son sein, que les besoins proviennent des différentes Directions ou des agences.
L’organisation et l’organigramme de la DAPPRO
Compte tenu de cet objectif, la D APPRO organise ses ressources de façon à obtenir une meilleure efficacité. Parmi ces ressources, nous avons les ressources humaines : la Direction est constituée de 98 employés5
• Le département achat ou DACH ; repartis dans trois départements qui sont :
• Le département administratif et marketing d’achat ou DAMA ;
• Le département gestion des stocks ou DGS.
La Direction des approvisionnements
La Direction des approvisionnements ou Dir APPRO, ou encore DAPPRO joue un rôle de planificateur par rapport aux objectifs visés, d’organisateur et de contrôleur de travail, de décideur et aussi d’informateur auprès du personnel. Elle a pour missions notamment de :
• définir l’objectif principal de la Direction et les objectifs spécifiques de chaque département ;
• mettre en place les procédures de travail de chaque département ;
• effectuer le contrôle et le suivi des activités de chaque département ;
• décider les activités importantes de l’entreprise comme l’achat d’un produit spécifique ;
• informer le personnel de toutes les innovations concernant l’entreprise ou la DAPPRO.
Le consultant appro (C-APPRO)
Il est chargé de :
• être une interface entre les Directions techniques et les Départements de la DAPPRO ;
• suivre le traitement des dossiers d’acquisition des fournitures, des matériels et des équipements nécessaires à la réalisation des travaux issus des projets de la JIRAMA, en particulier du respect des délais de livraison des commandes ;
• tenir une base de données technique sur les matériels et les équipements relatifs aux projets.
Le département achat ou DACH
Le DACH a pour attribution d’acquérir les fournitures, les matériels et les équipements nécessaires à la bonne marche de la JIRAMA d’une manière optimale, dans les délais impartis et conformément aux spécifications requises. Il comprend cinq services:
Le service consultations et prospections (SCP)
Le SCP a pour mission de :
contrôler l’engagement budgétaire des demandes d’achats ;
prospecter, lancer les demandes de prix et les appels d’offres pour les moins de KAr HT 80000 ;
transférer au SFA les offres publiques ;
mettre en oeuvre les procédures de passation des marchés en vigueur relatives aux acquisitions des articles suscités ;
suivre le traitement des demandes d’achats et des remises des offres ;
gérer « la caisse pour petits achats » c’est-à-dire les achats inférieurs ou égaux à Ar 100000.
Le service des formalités administratives (SFA)
Le SFA a pour mission de :
établir les dossiers d’appel d’offres relatifs aux marchés publics ;
établir les notifications et les contrats liés à toutes les acquisitions des biens de la JIRAMA ;
correspondre avec les fournisseurs et prestataires de la JIRAMA après notification ;
mettre en place un système d’archivage.
Le département administratif et marketing d’achat ou DAMA
Le DAMA, quant à lui, a pour attribution de déterminer la stratégie appropriée et réalisable en matière d’approvisionnement et de gérer les ressources matérielles et humaines de la Direction. Il est composé de deux services :
Le service de suivi des opérations et de traitement des factures (SSO)
Les responsabilités de la SSO sont les suivantes :
étudier les actions à planifier et suivre les opérations ;
tenir la mise à jour des tableaux de bord par l’intermédiaire des rapports d’activités mensuels et annuels ;
assurer le suivi du budget ;
gérer les factures fournisseurs ;
s’informer sur les livraisons fournisseurs et les bons de réception de la JIRAMA ;
s’informer sur les enregistrements, la distribution des courriers et le mouvement des documents d’achat à l’aide d’un logiciel appelé « logiciel LAPPRO » ;
gérer les ressources humaines et matérielles de la Direction.
Le service analyse et gestion des informations (SAGI)
Le SAGI a pour attribution de :
s’occuper de la gestion et de la maintenance de l’ensemble des matériels informatiques de la Direction ;
réceptionner et redistribuer les documents notifiés comme les DAO ;
centraliser toutes les correspondances de la Direction vers l’extérieur.
Le département gestion des stocks
Ce département assure la gestion rationnelle et optimale des fournitures, des matériels et des équipements de manière à répondre à temps aux besoins de chaque Direction et selon les spécifications exigées par ces dernières. Deux services sont rattachés à ce département : le service gestion magasin et le service gestion combustible.
Le service gestion magasin (SGM)
Ce service a pour attribution de :
appliquer et suivre les procédures de gestion de stock ;
optimiser les stocks des magasins centraux ;
traiter les demandes d’achats ;
inventorier physiquement les stocks des magasins centraux ;
gérer les expéditions vers les zones ;
contrôler et s’informer sur les mouvements comptables des stocks de tous les magasins JIRAMA c’est-à-dire les magasins centraux, le magasin DIR, les magasins de sous-groupements et des secteurs ;
contrôler l’inventaire physique des stocks de tous les magasins JIRAMA ;
Justifier et régulariser les écarts.
Le service gestion combustible (SGC)
Ce service met à la disposition de tous les centres d’exploitation les lubrifiants et les combustibles en :
analysant les besoins ;
lançant les appels d’offres ;
évaluant avec les Directions techniques les appels d’offres reçus ;
lançant et en suivant les commandes ;
s’informant sur le transport des combustibles.
Connaître la direction des approvisionnements en sa totalité est très importante pour l’avancement de notre étude. Nous avons identifié ses principales activités, à savoir : l’achat et la gestion des stocks. Sa structure nous a montré l’organisation des ressources humaines en son sein avec leurs missions respectives. Par ailleurs, l’achat est une activité très vulnérable à de nombreux risques. Aussi nous est-il nécessaire de connaître la théorie sur le management des risques d’une entreprise afin de les identifier et de trouver des solutions pour les réduire.
Les risques d’origine interne
Ces risques sont liés aux ressources de l’entreprise. Ils sont, en occurrence, les risques stratégiques, les risques liés aux personnels, les risques opérationnels, les risques technologiques, les risques d’image et enfin les risques financiers.
• Les risques stratégiques : ce sont des risques mis en évidence par la stratégie adoptée par l’entreprise. Par exemple, le fait de sous-traiter une activité augmentera encore plus les dépenses de l’entreprise au lieu d’instaurer en son sein un service spécialisé à cet effet.
• Les risques liés aux personnels : ces risques touchent leur motivation au travail, la manière de les diriger, leur affectation à un poste adéquat, leur compétence. Par exemple : l’absentéisme trop fréquent qui augmente le travail à accomplir.
• Les risques opérationnels.
• Les risques technologiques : ce sont des risques liés aux caractéristiques des marchandises jugées dangereuses. Par exemple, l’achat d’un produit chimique nécessaire à la purification d’eau mais qui s’avère toxique pour la santé. : ce sont les risques de pertes résultant des carences ou des défaillances attribuables à des procédures, au personnel et au système interne ou aux événements extérieurs. Par exemple, la mauvaise manipulation d’un ordinateur peut entraîner la perte des données.
• Les risques d’image : ce sont des risques qui ont trait aux valeurs de l’entreprise, à sa notoriété : la marque, la propriété intellectuelle….Il est nécessaire d’entretenir l’image afin d’éviter les rumeurs qui risquent de nuire à la réputation de l’entreprise. Par exemple, la capacité de l’entreprise à fabriquer un bon produit est mal perçue par les gens.
• Les risques financiers : ils sont liés aux informations financières de l’entreprise c’est-à dire aux informations erronées ou fausses. De plus, toutes les décisions de l’entreprise sont en général soumises à des contraintes financières. Par exemple : l’oubli ou les erreurs lors d’un enregistrement comptable donne un faux résultat de l’exercice et, par la suite, entraîne une mauvaise prise de décision des manageurs pour les activités futures.
Les risques d’origine externe
Concernant ces risques, ils sont en général liés à l’environnement externe de l’entreprise. Ce sont les risques fournisseurs, les risques économiques et les risques juridiques.
• Les risques fournisseurs concernent surtout le retard des livraisons, la défaillance des marchandises, la rupture des stocks d’approvisionnement des entreprises sous-traitantes qui peuvent nuire à la chaîne de production de l’entreprise sous-traitée.
• Les risques économiques sont liés à la variation de la situation économique en vigueur. On distingue notamment les risques de change ou devise.
• Les risques juridiques. L’entreprise peut en subir à tout moment. Ils résultent en occurrence des problèmes avec les tiers. Par exemple, les conflits d’intérêt qui entraînent la grève, l’insolvabilité de l’entreprise.
Cette première section nous a permis de connaître les types de risques que peut rencontrer une entreprise. Nous y avons pu également déterminer leurs origines. Par ailleurs, les risques présentent des caractéristiques très différentes selon leur catégorie et leur évaluation.
Les caractéristiques des risques
Les risques peuvent être caractérisés selon deux aspects : leur catégorie et leur évaluation.
La théorie sur les procédures d’achats imports de la DAPPRO
Les procédures sont des formalisations par écrit des étapes à suivre pour exécuter un travail dans les différents secteurs d’une entreprise. Ces écrits doivent avoir une homogénéité de présentation. Ils sont diffusés, gérés, modifiés, classés et commentés par l’ensemble des personnes concernées par son application. Mais avant de connaitre les démarches des procédures d’achats imports, nous allons voir les notions concernant les demandes d’appels d’offres (DAO) internationales.
Les demandes d’appels d’offres internationales
Les DAO ou demandes d’appels d’offres sont des documents d’une importance capitale dans la pratique commerciale. Elles constituent le contrat d’achat proposé aux fournisseurs potentiels désireux se soumissionner. Il existe deux types de demandes d’appels d’offres pratiquées par la JIRAMA :
les D.A.O ouverts c’est-à-dire que tous les fournisseurs, sans exception, peuvent se souscrire ;
et les D.A.O restreints c’est-à-dire que les fournisseurs ont été déjà choisis au préalable.
Les notions que nous allons voir sur les DAO concernent les conditions de marché et le contenu d’une DAO internationale.
Les conditions de marché d’une DAO
Avant de lancer une DAO, il faut aviser l’Autorité de Régulation du Marché Public ou l’ARMP. Le lancement de cette DAO se fait par Avis d’Appels d’Offres au journal. Pour que l’opération d’achats soit une réussite entre l’entreprise et ses fournisseurs, l’élaboration du contrat doit être faite dans les normes et règlements de la pratique du commerce.
Le contenu d’une DAO internationale
Le contenu d’une DAO doit être rédigé avec des termes clairs. Il doit être bien détaillé. La DAO doit comporter :
la désignation des marchandises c’est-à-dire l’indication avec précision des numéros, catégories, références…. ;
les quantités exactes avec leurs unités de mesures (le volume, le poids,..) ;
les spécifications techniques du matériel proposé ;
les prix convenus avec le fournisseur. Le formulaire de demande de prix et celui du bordereau de prix doivent être joints au contrat. La validité des prix est ferme et non révisable jusqu’à la fin du contrat ;
le délai et le lieu de livraison sont à préciser avec exactitude. Il faut encore fixer une date limite d’expédition, un délai non extensible en cas d’adjudication du marché ;
la date et le lieu de dépôt de l’offre. Les offres sont à adresser sous pli fermé. Toutes les offres remises après la date et l’heure limite de dépôt ne seront plus considérées ;
le mode d’évaluation des offres ;
les pénalités de retard ;
le dédommagement c’est-à-dire si le soumissionnaire manque à ses engagements contractuels, la JIRAMA sera en droit de réclamer un dédommagement jusqu’à concurrence du montant du contrat équivalent au préjudice causé ;
l’offre doit être présentée en deux exemplaires : un original et une copie;
le soumissionnaire doit respecter les spécifications techniques qu’il a proposées dans son offre en cas d’adjudication du marché. Dans le cas contraire, il sera exclu de tout appel d’offres de la JIRAMA pendant un an ;
la signature de l’offre par une des personnes dûment autorisées à engager le soumissionnaire ;
une garantie d’une période d’une année, appelée garantie de soumissionnement ;
la validité de l’offre doit être valable pendant une durée de deux(2) mois à partir de la date de dépôt ;
le mode de transport des marchandises c’est à dire par voie maritime, terrestre ou aérienne ;
l’emballage varie selon le mode de transport choisi ;
les conditions de paiement c’est-à-dire le mode de règlement choisi par le fournisseur et, s’il y a lieu, le délai dans lequel il doit intervenir ;
les conditions de vente définies par les Termes Commerciaux Internationaux ou les INCOTERMS, mises au point par la Chambre de Commerce International. Elles déterminent le moment du transfert de la propriété des marchandises et la répartition des frais inhérents au transport (à la mise à bord, à l’assurance…)
Les INCOTERMS généralement utilisés par la JIRAMA lors des achats imports sont :
l’EXWorks ou EXW qui signifie que tous les frais engagés depuis l’usine du vendeur jusqu’au port ou à l’aéroport d’embarquement sont à la charge de l’acheteur ;
le FOB (Free On Board) qui signifie que tous les frais engagés depuis l’usine jusqu’au port ou à l’aéroport d’embarquement sont à la charge du vendeur ;
le CAF ou Coût- Assurance-Frêt qui signifie que le paiement de ces derniers lors de l’expédition des marchandises vers le port de destination est inclu dans la facture du fournisseur ;
le Delivery Duty Paid ou DDP qui signifie que tous les frais engagés jusqu’au magasin de l’entreprise sont à la charge du fournisseur. Néanmoins, le dépotage au magasin est à la charge de l’acheteur.
Chez la JIRAMA, les DAO sont établies sous forme de Draft. Il existe une maquette pré-établie sur l’ordinateur qu’il suffit de remplir et de modifier selon le type d’achat choisi. Ces quelques notions sur les DAO internationales nous seront d’une grande utilité lors de notre analyse des risques liés aux achats imports. Mais tout d’abord, nous allons voir les procédures d’importation de la DAPPRO.
Les procédures d’achats import
Les dossiers en achat import sont traités selon des procédures pré-établies. Ces dernières ont été faites dans le cadre des objectifs visés par la Direction Générale pour améliorer le partenariat entre la JIRAMA et ses fournisseurs. Mais avant de connaitre les démarches et les procédures, nous allons voir en premier lieu l’élément déclencheur de tous les achats au sein de la DAPPRO.
L’élément déclencheur de tous les achats au sein de la DAPPRO
Les besoins de chaque Direction se matérialisent par l’envoi des demandes d’achats (DA) à la Direction des approvisionnements communément appelée DAPPRO. Ci-après le circuit des DA arrivées à la Direction, décrivant le processus de travail à la chaîne à travers chaque service de chaque département, en son sein (Annexe 1).
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Table des matières
1ère
Chapitre I : La présentation générale de la société JIRAMA
Section 1 : La société JIRO SY RANO MALAGASY
Section 2 : La Direction des approvisionnements (DAPPRO)
Chapitre II : La théorie sur le management des risques d’une entreprise
Section 1 : Les typologies des risques
Section 2 : Les caractéristiques des risques
Section 3 : Les caractéristiques des risques
Chapitre III : La théorie sur les procédures d’achat import de la DAPPRO
Section 1 : Les demandes d’appels d’offres internationales
Section 2 : Les procédures d’achats import
2ème
Chapitre I : Le risque lié à la stratégie
Section 1 : La stratégie adoptée par la DAPPRO
Section 2 : Le risque stratégique
Chapitre II : Les risques liés aux ressources
Section 1 : Les ressources de la DAPPRO
Section 2 : L’identification des risques liés aux ressources
Chapitre III : Les risques non maîtrisés
Section 1 : Les risques liés aux fournisseurs
Section 2 : Les risques financiers
3ème
Chapitre I : Les solutions au niveau stratégique et au niveau des ressources
Section 1 : Les solutions au niveau stratégique
Section 2 : Les solutions au niveau des ressources
Chapitre II : Les solutions au niveau des fournisseurs et au niveau financier
Section 1 : Les solutions au niveau des fournisseurs étrangers
Section 2 : Les solutions au niveau financier
Chapitre III : Les résultats attendus et les recommandations générales
Section 1 : Les résultats attendus
Section 2 : Les recommandations générales
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIES
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