Les rôles des archives

Gestion des archives

La gestion documentaire au sein d’une institution est complexe : les supports se multiplient et la masse informationnelle est de plus en plus conséquente. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en place de bonnes pratiques afin de structurer l’information et de permettre un repérage efficace et efficient des documents. De manière générale, gérer des documents contribue à gagner du temps, garantir l’efficacité et la transparence ainsi qu’à constituer la mémoire de l’institution. Une gestion efficace permet également un archivage pertinent des ressources informationnelles. Il devient, donc nécessaire de mettre en place au sein du CECAM, de bonnes pratiques. Pour ce faire, il est essentiel dans un premier temps d’expliquer en quoi consistent ces pratiques et leur utilité. Il est important de définir le terme archives (eng : archives, records), que nous pouvons décrire comme suit : « L’ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale » (Makhlouf Shabou, 2013). Les archives ont quatre rôles importants selon Josiane Duret (Duret, 1996, p.7) :

• Une fonction de preuve qui est indispensable, car elle servira à l’institution pour faire valoir ses droits et justifier ses actes.

• Une notion de stratégie, car la connaissance et à la compréhension du passé sont une des aides primordiales à la prise de décision.

• La mémoire de l’activité, c’est-à-dire les faits, les savoir-faire, les chiffres, les décisions, etc.

• La communication, l’emploi de certains documents, par exemple à titre esthétique, génère une valeur ajoutée.

Pour mettre en place des pratiques, il est nécessaire de comprendre différents concepts de l’archivistique moderne et de s’appuyer sur plusieurs outils qui vont permettre de classer, de déterminer les durées de conservation et le sort final des documents : archivage, élimination ou échantillonnage. 0

Les trois âges Les documents s’inscrivent dans un cycle de vie : leur création est toujours motivée par un but précis dans le cadre des missions de l’entreprise. Ils vont être gardés à plus ou moins long terme selon la nécessité. C’est pourquoi les pratiques de gestion archivistique se doivent de tenir compte du rythme de vie des documents. Ce que nous appelons le cycle de vie des documents (eng : life cycle, life continuum) : « Le cycle de vie des documents se divise traditionnellement en trois périodes successives : Les archives courantes sont les dossiers qui servent à la gestion quotidienne des affaires. Les archives intermédiaires sont les dossiers qui ne sont plus d’usage courant mais néanmoins conservés pour des impératifs de gestion et/ou juridique. Les archives définitives ou historiques sont les dossiers dont l’utilité administrative ou de gestion est éteinte mais qui présentent un intérêt historique » (EBSI 2015). Ces trois étapes dans la vie d’un document aboutissent à une opération de tri. En effet, entre chaque passage, une évaluation des documents va avoir lieu et une partie des documents vont être éliminés entre chacune de ses étapes. Il est possible de séparer le cycle en deux sous-catégories pour mieux appréhender ce concept : les documents d’activité qui vont concerner les archives courantes et intermédiaires et les documents définitifs ou historiques, comme son nom l’indique va concerner la dernière étape du cycle de vie. La première sous-catégorie est également appelée Records management, lorsque les documents sont gérés avec certaines pratique archivistiques tels que l’utilisation des outils décrits ci-dessous (cf. Chapitre 2.5 : Les outils principaux de l’archiviste). Pour faciliter la compréhension, le terme « archives » va être utilisé pour décrire à la fois les documents courants, mais aussi les archives définitives.

Le principe de respect des fonds

Un fonds d’archives (eng : fonds) est « Un ensemble de documents de toute nature réunis automatiquement et organiquement, créés ou accumulés et utilisés par une personne physique ou morale, ou par une famille, dans l’exercice de ses activités ou de ses fonctions. » (EBSI, 2015). Le fonds d’archives est le reflet fidèle du fonctionnement de l’entreprise. C’est pourquoi, il est important de respecter la composition du fonds, son ordre d’origine. Il ne faut absolument pas mélanger les dossiers produits par différents services, et ainsi perdre la cohérence acquise lors de la création du dossier. Car un tel mélange ne serait plus le reflet des activités de l’institution. Le principe de respects des fonds amène deux sous-principes : le respect de provenance et d’intégrité. Le premier étant que les documents créés, accumulés, ou conservés par une personne physique ou morale sont représentés comme un ensemble distinct de documents de toute autre personne physique ou morale. Le second, quant à lui, signifie que l’ensemble documentaire doit garder sa composition originelle, c’est-à-dire qu’il n’y a pas d’élimination non autorisée ou d’ajouts d’éléments étrangers. C’est pourquoi ce principe est primordial, car il constitue la base nécessaire à la classification, au classement et à la description archivistique.

Formation Suite à la validation du plan de classement par les mandants, une séance de formation a été organisée avec une partie des collaborateurs. Une présentation (cf. annexe 2) des avantages d’une gestion documentaire a permis à ce que chacun soit au clair avec la terminologie et certains concepts utilisés. Cela a également permis de mettre en contexte le présent mandat. Par ailleurs, les points évoqués lors de la séance, ont été amenés sous forme de question-réponse largement inspiré de « Pour les communes : la gestion des documents en 10 questions » des Archives d’Etat du Valais. Les questions ont, par la suite, été simplifiées et remises en page pour le guide d’utilisation. Ce qui permet à chaque employé de retrouver les éléments théoriques qui ont été abordés. Cette séance a été l’occasion de présenter le plan de classement aux différents collaborateurs, de recueillir leurs diverses remarques, et ainsi valider l’entier de plan de classement auprès de chacun. Cette formation a été très riche en retour et en réflexion. Cela a été l’occasion de remanier le plan de classement afin qu’il corresponde au plus près aux besoins des employés. Cette réunion a pu également mettre à plat les pratiques de travail de chacun et en quoi consistait le plan de classement ainsi que son utilité dans le cadre de leur travail. Il a ainsi été décidé que pour les documents électroniques qui concernent les événements, il existerait une structure logique et une structure physique différente. Cette différence est normalisée dans le guide d’utilisation. Les discussions ont également soulevé un autre point concernant la numérisation éventuelle des documents. Pour répondre à ce questionnement, un point complémentaire abordant ces notions est ainsi proposé au chapitre 3.5.

Le site du CECAM : un cas particulier Les éléments décrits ci-dessus s’intéressent principalement à la phase visible d’une page internet. Or, le site web du CECAM est plus qu’une vitrine de l’institution, car il sert également d’outil de travail aux collaborateurs. Les premiers chapitres ne traitent qu’une partie de la situation, il faut donc comprendre la problématique sous-jacente. La partie visible est très légère par rapport à la partie « outil de travail ». Par ailleurs, le projet effectué dans le cadre du cours d’ « Evaluation des archives 2 » par des étudiantes, propose des grilles d’évaluation des contenus déjà en ligne. Cette section invisible sert aux différents membres à faire part de leur proposition d’événements, puis de gestion des participants, des budgets, des enquêtes, etc. Il est, dès lors, important de sauvegarder l’intégralité du site, et non seulement les éléments visibles pour le visiteur lambda. Actuellement, les différents éléments collaboratifs sont extraits à la fin de chaque évènement et intégré dans un dossier numérique ou papier. Avec la mise en place du plan classement, ces derniers seront intégrés au classement de l’institution. La problématique est donc, proche des éléments évoqués dans la partie « Gestion des documents électroniques ». A l’avenir, il serait envisageable d’intégrer à la partie collaborative une gestion électronique des documents suivant le plan de classement. En installant une telle solution, il serait aussi possible d’installer un module d’archivage qui respecterait les caractéristiques nécessaires pour la pérennisation des documents. Cette possibilité permettrait de compléter les sauvegardes du site en conservant la partie outil de travail et également de conserver le matériel multimédia disponible sur la page web.

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Table des matières

Déclaration
Remerciements
Résumé
Liste des tableaux
Liste des figures
Liste des abréviations
1. Introduction
1.1 But de la démarche
1.2 Les objectifs du mandat
1.3 Méthodologie de travail
2. Gestion des archives
2.1 Les trois âges
2.2 Les rôles des archives
2.3 Le principe de respect des fonds
2.4 L’évaluation
2.5 L’accroissement
2.6 Les outils principaux de l’archiviste
2.6.1 Le plan de classement
2.6.2 Le calendrier de conservation
2.6.3 L’inventaire
2.6.4 Les outils complémentaires
2.7 Archivage et préservation
2.8 Valorisation
2.9 Les aspects légaux
3. Organisation et structuration du fonds
3.1 Etat des lieux des pratiques documentaires
3.1.1 Situation de départ
3.1.2 Solutions proposées
3.1.3 Situation finale
3.2 Réalisation du plan de classement
3.2.1 Questionnaire et entretiens
3.2.2 Conception, corrections et validation : un long processus
3.2.3 Formation
3.2.4 Mise en place
3.3 L’archivage du web
3.3.1 Qu’est-ce que le Wayback machine ?
3.3.2 Quels outils pour l’archivage d’un site ?
3.3.3 Le site du CECAM : un cas particulier
3.4 Recommandations pour la gestion et la sauvegarde des documents électroniques
3.4.1 Pour commencer
3.4.2 Pour aller plus loin
3.5 Numérisation des documents
4. Concept de valorisation
4.1 Diffusion
4.2 Appel à contribution
4.2.1 Etat des lieux de l’existant
4.2.2 Recommandations
4.3 Médias sociaux
4.3.1 Facebook
4.3.2 Stratégie de communication
4.4 Archives orales
4.4.1 Présentation du projet de l’INRA
4.4.1.1 Méthodologie
4.4.1.2 Résultats
4.4.1.3 Conclusion
4.4.2 Étude méthodologique sur la grille d’entretien de la collecte d’archives orales dans le quartier Franc-Moisin
4.4.2.1 Méthodologie
4.4.3 Le projet au CECAM
4.4.4 Mise en place
4.4.5 Le projet aujourd’hui
4.4.6 Les logiciels d’analyse qualitative
5. Conclusion
5.1 Première axe : définition des concepts
5.2 Deuxième axe : gestion documentaire
5.3 Troisième axe : valorisation
5.4 Le projet global
Glossary
Bibliographie
Annexe 1 : Questionnaire
Annexe 2 : Présentation lors de la formation
Annexe 3 : Plan de classement
Annexe 4 : Guide d’utilisation et charte de nommage
Annexe 5 : Extrait de l’arborescence électronique
Annexe 6 : Grille d’entretien archives orales (Fr)
Annexe 7 : Synthèse des archives orales
Annexe 8 : Retro-planning du projet archives orales