Les relations entre la fonction achat et les autres fonctions de l’entreprise

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La Direction des Approvisionnements

Il faut effectivement tenir compte de la Direction des Approvisionnements car notre étude se concentre spécialement sur cette administration ; nous verrons ainsi dans cette section la structure mais aussi l’organisation proprement dite de la DAPPRO.

Structure :

La Direction des Approvisionnements est rattachées instantanément à la Direction Générale Adjoints Administratifs qui détient une relation directe avec la Direction Générale.
Cette Direction est formée par une structure hiérarchique qui se divise en trois parties : le Département Achat, le Département Gestion des Stocks et le Département Administratif et Marketing Achat, cependant deux postes se trouvent en unités d’états major, il s’agit du Service Consultant Appro et du STAFF.

Organisation de la DAPPRO :

Concernant l’organisation de la DAPPRO, nous allons voir en premier lieu son organigramme puis nous exposerons les attributions de chaque fonction.

Organigramme :

On peut dire que l’organigramme de cette direction représente une structure hiérarchique-fonctionnel, le directeurs des approvisionnements se trouve à la tête de l’organigramme, c’est lui qui est le principal décideur au sein de cette direction. Sous son subordination se place ensuite les trois principaux départements, il s’agit du département administratif et marketing des achats, du département gestion des stocks et enfin du département achat.

Attributions de chaque service :

Chaque Département a ses propres rôles et missions que nous allons voir ultérieurement. Département Achat :
La principale mission de ce département est l’acquisition des fournitures, matériels et équipements nécessaires à la bonne marche de la JIRAMA d’une manière optimale, dans les délais impartis et conformément aux spécifications requises, elle a pour objectif l’approvisionnement de la JIRAMA. Ce département est constitué par plusieurs services : le Service consultation et prospection ou (SCP), le Service Analyse des Offres ou (SAO), Service passation et évaluation des commandes ou (SEPC), le Service Import ou (SIM) et enfin le Service Formalité Administrative ou (SFA).
– Service consultation et prospection ou SCP :
Ce service assure la prospection et le lancement des demandes de prix et des appels d’offres pour les moins de 80000 Ar HT. Les responsables ont pour tache la mise en œuvre et le respect des procédures de passation des marches en vigueur relative aux acquisitions des articles suscités et le suivi des remises des offres, en plus ce service assure la gestion de la caisse pour les petits achats.
– Service passation et évaluation des commandes ou SEPC :
C’est dans ce service que s’effectuent l’établissement et le suivi des bons de commandes après l’évaluation des offres reçues.
– Service import ou SIM :
Il s’occupe des achats imports comme l’établissement des demandes d’ouverture des crédits documentaires, demande de domiciliation bancaire relative aux commandes import initié par la JIRAMA. Ce service garantit aussi le suivi du bon déroulement des opérations de transit et la clôture des dossiers de commande « import ». Les responsables se chargent de la vérification et résolution avec les banques des modifications à apporter dans les lettres de crédit, ainsi que le suivi des documents originaux d’expédition liés aux commandes « import », enfin la clôture des dossiers c’est-à-dire l’établissement et réajustement des prix de revient des articles.
– Service Analyse des Offres (SAO) :
Ce service a pour mission :
· La participation au dépouillement des offres reçues au titre des appels d’offres ;
· Participation à toutes les évaluations des offres relatives aux acquisitions des biens pour la JIRAMA ;
· Correspondance avec les soumissionnaires pour les éclaircissements ou autres précisions entre le lancement des appels d’offres et la finalisation des évaluations ;
· Suggestion de réajustement des paramètres d’achat pour les nouveaux appels d’offres après l’analyse des offres anciennement reçues.
– Service Formalité Administrative ou SFA :
Les correspondances commerciales avec les fournisseurs et prestataires de la JIRAMA sont inclus dans leur travail quotidien.
Département Gestion des Stock :
Sa principale mission consiste à la gestion rationnelle et optimale des matériels et équipements de manière à répondre aux demandes aux moments opportuns, à des quantités suffisantes et selon les spécifications exigées. Dans ce département on distingue deux services, il s’agit du Service Gestion Magasin ou SGM et du Service Gestion Lubrifiant et Combustible ou (SGLC).
– Service Gestion Magasin ou SGM :
Ce service effectue ces différentes tâches : l’application et suivi des procédures de gestion des stocks, le traitement des demandes d’approvisionnements, l’optimisation des stocks des magasins centraux, l’inventaire physique des stocks des magasins centraux et gestion des expéditions vers les zones, et enfin le contrôle et suivi des mouvements comptables des stocks de tous les magasins.
– Service Gestion Lubrifiant et Combustible ou SGLC :
Il assure le suivi des gestions du GAS-OIL et du FUEL-OIL lubrifiants pour les mettre à la disposition de tous les centres d’exploitations, l’évaluation des quantités à commander pour la période prédétermine en tenant compte du maintien de stock de sécurité et enfin de la communication à tous les centres de dépôt des quantités commandées avec la période d’enlèvement, l’établissement d’un DA sont aussi leurs tache habituelle.
Département Administratif et Marketing d’Achat ou DAMA :
Sa mission concerne l’analyse des achats dans la Direction des Approvisionnements, la détermination de la stratégie d’approvisionnement et le suivi de sa réalisation. Leur principale occupation est la gestion administrative et personnelle de la société :
· La gestion des projets qui vise à améliorer les procédures et déterminer les stratégies d’approvisionnement
· Le suivi des réalisations et des livraisons
· La gestion des factures fournisseurs
· La gestion des activités administratives qui sont courantes dans la société (ex : entrées et sorties du personnel et des tiers, des matérielles)
C’est dans ce département que se trouve le Service Suivi des Operations ou (SSO) et le Service Analyse et Gestion des Informations ou (SAGI).
– Service Suivi des Operations ou SSO :
Ce service s’occupe des études des actions à planifier et le suivi des opérations, la tenue et la mise à jour des tableaux de bord (activités courantes, actions planifiées), la suivi budgétaire sont aussi leurs tâches respectives. Ce service assure aussi la gestion des fournisseurs pour la réception des factures et la constitution des vérifications des dossiers de paiement, ainsi que le suivi des livraisons des fournisseurs.
– Service Analyse et Gestion des Informations ou SAGI :
Ce service a pour rôle la mise à la disposition des utilisateurs des ressources informatiques, la gestion du système d’information de la direction (bases de données et applications), la proposition et planification de ses stocks, la détermination des paramètres de réapprovisionnements des articles en stocks et enfin tous ce qui concerne la gestion des fournisseurs de manière à savoir les possibilités offertes par le marché, la détermination d’un juste prix et l’évaluation des fournisseurs.
Consultant APPRO et STAFF :
Ces services ont pour mission l’optimisation de fournitures, matériels et équipements nécessaires à la réalisation des travaux sur projets de la JIRAMA :
– Interface entre les Directions Techniques et les Départements de la DAPPRO,
– Suivi du traitement des dossiers d’acquisitions des fournitures, matériels et équipements nécessaires à la réalisation des travaux sur projets de la JIRAMA, en particulier du respect des délais de livraison des commandes
– Tenue de la base des données techniques sur les matériels et les équipements relatifs aux projets.
Ainsi cette deuxième section nous a permis de définir très précisément les attributions principales des départements de la DAPPRO qui consistent à la gestion des informations, la gestion des achats et la gestion des stocks.
A travers ce premier chapitre nous avons pu identifier en premier lieu l’entreprise JIRAMA ainsi que de la Direction des Approvisionnements. Maintenant nous allons parler des théories appliquées à l’analyse.

METHODOLOGIE

Nous allons exposer dans ce deuxième chapitre premièrement les théories général sur la fonction achat car afin de mieux identifier le travail dans cet ouvrage, plusieurs connaissances ont été requises. Deuxièmement nous verrons les méthodes de collecte et de traitement des données vu que la rédaction du présent mémoire a fallu une certaine méthodologie de recherche et d’étude.
Section 1 : Théorie général sur la fonction Achat
L’achat est le domaine d’intervention d’études dans lequel constitue le cœur de ce travail, les entreprises achètent lorsqu’elles ont besoin de produits d’équipements ou de services et ce dans le but de mener à bien leurs activités.
Cette première section sera consacrée à la généralité sur la fonction Achat, ainsi nous allons parler de son processus habituel, les enjeux qu’elle joue dans l’entreprise et sa relation avec les autres fonctions.

Définition et processus général de la fonction Achat :

Définition :

Les deux définitions ci-après permettent d’éclaircir la signification du terme « achat » :
« L’achat est l’acquisition d’un bien en échange du règlement au comptant ou à terme du coût correspondant »(4). De ce fait, ‘’la fonction achat c’est la fonction assurant la mise à disposition des utilisateurs internes de l’entreprise des biens et/ou des services acquis à l’extérieur dans les meilleures conditions de prix, de délais, de qualités et de services et qui sont primordial à son activité, en conformité avec ses besoins de sécurité, de performance et de coût global’’(5). Cette fonction joue un rôle prépondérant dans l’entreprise car elle doit répondre aux mieux et au plus vite aux besoins de ses clients internes.

Processus général des achats :

Le processus classique des achats se réalise en différentes étapes qui correspondent aux tâches assumées par la fonction.
Recueillir les besoins :
Le processus débute avec la détermination des besoins formalisée dans le cahier des charges d’expression des besoins. Autrement dit lorsqu’un service de l’organisation a un besoin à combler pour la contribution de l’activité au sein de l’entreprise, le responsable rédige une demande d’achat (DA) assortie d’un cahier des charges dans lequel il précise :
– La quantité à commander ;
– Le type et les caractéristiques techniques exigées ;
– La qualité et les délais de livraison souhaités ;
– L’enveloppe budgétaire prévue.
Ensuite il envoi la DA aux responsables d’approvisionnement ou achat.
Vérifications des besoins :
« Lorsque le service achats reçoit une DA, il est de sa responsabilité de vérifier que le besoin a été parfaitement défini, et correspond pour l’entreprise a une décision économique »(6) mais aussi de détecter si la demande d’achat doit faire un sujet de l’achat ou une sortie de magasin
Lancer des appels d’offres et choisir un fournisseur :
Le service achats lance ses consultations par appels d’offres auprès des fournisseurs potentiels ; Les offres sont ensuite analysées et comparées dans un tableau de synthèse qui permet d’optimiser les comparaisons, de mener à bien les négociations et de choisir au final le fournisseur qui propose le produit répondant le mieux aux besoins.
(6) : Christian Alphonse RAZAFIMBAHINY, les dix commandements du management, Module VII, Edition CECOR, page 19
Passer et suivre la commande :
La passation de la commande est formalisée par la rédaction de la commande qui rappelle le descriptif du produit et les conditions générales et particulières d’achat, et par l’envoi du bon de commande au fournisseur retenu.
La suivi de la commande comprend le contrôle de l’accusé de réception de la commande pour s’assurer que le fournisseur répond parfaitement aux besoins définis dans le cahier des charges et que les délais de livraison sont respectés. Il est à noter que des relances peuvent être nécessaires pour en garantir le respect du contrat convenu entre les deux parties.
Réceptionner, contrôler et facturer :
A la livraison, la réception doit vérifier la conformité à la commande (quantité, type….).Cette réception se matérialise par l’établissement du bon de réception qui contient : l’identité du fournisseur, le numéro de commande, la quantité reçus, la quantité rejetée.
De même, le facture doit être saisie et contrôlée par rapport à la commande (quantité livrée, désignation, conditions de paiement…) avant de transmettre à la comptabilité pour ordre de paiement. Enfin l’archivage de la facture devrait être fait dans les services achats, deux sont les raisons de cet archivage : sur le plan légal, sa conservation se fait pour des raisons fiscales ainsi que des conditions de garantie ; et concernant la gestion interne son archivage a pour but d’enrichir les fichiers fournisseurs.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CADRE GENERAL DE L’ETUDE
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DEL’ENTREPRISE
Section 1 : Identification et localisation de l’entreprise JIRAMA
1-1 : Historique et fiche d’identité
1-1-1: Historique
1-1-2 : Fiche d’identité
1-2 : Missions, Activités, Objectifs
1-2-1 : Missions
1-2-2 : Objectifs
1-2-3 : Activités
1-3 : Organisations
Section 2 : La Direction des Approvisionnements
2-1 : Structures
2-2 : Organisation de la Direction des Approvisionnements
2-2-1 : Organigramme
2-2-2 : Attributions de chaque service
CHAPITRE II : METHODOLOGIE
Section 1 : Théorie général sur la fonction achat
1-1- Définition et processus général de la fonction achat
1-1-1 : Définition
1-1-2 : Processus général des achats
1-2 : Les enjeux de la fonction achat dans l’entreprise
1-2-1 : Enjeux industriels
1-2-2 : Enjeux financières
1-2-3 : Enjeux commerciaux
1-2-4 : Rôles de la fonction achats dans l’entreprise
1-3 : Les relations entre la fonction achat et les autres fonctions de l’entreprise
Section 2 : Collecte des données et leur traitement
2-1 : L’approche par système
2-2 : Les outils techniques
2-2-1 : Observation physique
2-2-2 : Les outils d’interrogations
2-2-3 : Les outils de descriptions
2-2-4 : La feuille de liaison
PARTIE II : ANALYSE THEORIQUE DE L’EXISTANT
CHAPITRE I : DESCRIPTION DU SYSTEME
Section 1 : Procédure des achats
1-1 : Ordonnancement
1-2 : Achats locaux
1-3 : Achats imports
1-4 : Achats gas-oil et fuel
Section 2 : Les autres procédures complémentaires à l’achat
2-1 : Gestion des stocks
2-2 : Comptabilisations des achats
CHAPITRE II : EVALUATION DU SYSTEME
Section 1 : Analyse du cycle achat
1-1 : Analyse de l’identification des besoins
1-1-1 : Existence d’un bon système de détermination des besoins
1-1-2 : L’accès à un logiciel performant dans le traitement des DA
1-1-3 : Retard de satisfaction des demandes d’achats
1-2 : Analyse du processus de consultation des fournisseurs
1-2-1 : Existence d’une donnée fournisseur solide
1-2-2 : Transparence et efficacité de la procédure d’appel d’offre
1-2-3 : Critères d’évaluation des offres basées sur le prix moins disant
1-3 : Analyse de la passation des commandes
1-3-1 : Existence d’un système de contrôle efficace des bons de commandes
1-3-2 : Retard dans l’envoi des bons de commandes aux fournisseurs
1-4 : Analyse du processus de réception des marchandises
1-4-1 : L’existence d’un zonier
1-4-2 : Le non-respect du délai de livraison par les fournisseurs
1-5 : Analyse sur la procédure de traitement des factures
1-5-1 : Maitrise du suivi de traitement des factures
1-5-2 : Le risque de double paiement
1-5-3 : Le paiement en devise pour les achats imports
1-6 : Analyse de l’achat GAS-OIL et FUEL
Section 2 : Analyse de l’organisation au sein de la Direction des Approvisionnements
2-1 : Analyse de la séparation des fonctions
2-1-1 : Séparations des fonctions bien définie
2-1-2 : Insuffisance du personnel
2-2 : Analyse de la compétence et de l’intégrité du personnel
2-2-1 : Solidarité entre les membres du personnel
2-2-2: Autonomie des employés
2-2-3 : Manque de formation du personnel
2-2-4 : Le non-respect de l’horaire du travail par les employés
2-2-5 : La majorité des employés proche de la retraite
PARTIE III : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET RESULTATS
CHAPITRE I : AMELIORATIONS DES PROCEDURES AU NIVEAU DU CYCLE ACHAT
Section 1 : Solutions relatives aux risques liés au cycle achat
1-1: Raccourcissement du traitement des dossiers
1-1-1 : Faire du délai comme facteur d’approbation d’une DA
1-1-2 : Raccourcissement du délai de validation de bon de commande
1-2 : Optimisation de la gestion des fournisseurs
1-3 : Mise en place de contrôle qualité
1-4 : Fiabilisation du traitement des factures fournisseurs
1-5 : Redéfinition des politiques d’approvisionnements
1-6 : Recherche de financement externe
Section 2 : Résultats attendues
2-1 : La réalisation à temps de l’achat
2-2 : Meilleur relation avec les fournisseurs
2-3 : Amélioration de la gestion d’approvisionnement
2-4 : Prévention à la perte pour l’entreprise
CHAPITRE II : AMELIORATIONS DU SYSTEME ORGANISATIONNEL DE LA DIRECTION DES APPROVISIONNEMENTS
Section 1 : Solutions relatives aux risques liées à l’organisation de la direction
1-1 : Mise à jour du manuel des procédures d’achats
1-2 : Elaboration d’un plan de formation du personnel
1-3 : Obligation de respecter l’horaire du travail
1-4 : La motivation du personnel
1-5 : Préconisation sur la politique de recrutement
1-6 : Recrutement d’un comptable au niveau de la gestion des stocks
1-7 : Restructuration de la délégation de pouvoir au niveau des services
Section 2 : Les résultats attendus
2-1 : L’amélioration des compétences professionnelles des employés
2-2 : L’accomplissement à temps des taches de la gestion de stock
2-3 : L’efficacité de l’organisation
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIES
LISTE DES ANNEXES

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