Les procédures d’approvisionnement de la société TIKO Group

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Les sociétés :

Les activités du groupe TIKO s’étendent sur plusieurs domaines dont l’agroalimentaire, le commerce, la construction, le média, l’imprimerie et la société de transport Transmaika.

L’agroalimentaire:

– TOP : une société anonyme sise à Mahafaly Antsirabe, produisant d’huiles raffinées, de beurres et de margarines.
– TIKO AGRI : une société à responsabilité limitée sise à Mahafaly Antsirabe dont les activités sont la collecte des matières premières locales, la transformation des produits agricoles et l’élevage destinés à l’alimentation animale.
– TOP II : une société à responsabilité limitée sise à MAGRO Ankorondrano s’occupant de l’extraction, la production et la vente d’huiles alimentaires et de leurs dérivés.
– IKO : une société à responsabilité limitée sise à Andranomanelatra Antsirabe 110 dont les principales activités sont la production et la vente de glaces.
– TIA : une société à responsabilité limitée sise à Andranomanelatra Antsirabe II (111) (Immeuble Glace). Ses activités sont la fabrication des produits laitiers et la production de jus naturels, boissons hygiéniques et eau minérales.

Le commerce:

– TIKO : une société anonyme sise à Mahafaly Antsirabe, s’occupant de la transformation, l’achat et la vente des produits TIKO.
– MAGRO : une société à responsabilité limitée sise à Ankorondrano Antananarivo (grandes surfaces, Import Export).

La construction :

– ALMA : une société à responsabilité limitée sise à ZI FORELLO Tanjombato ayant pour activités des travaux de génie civil, construction, bâtiment, route, petit-barrage,…
– CCM : une société à responsabilité limitée sise à Ankadivato Antananarivo, s’occupant de travaux de génie civil.

Le média :

– MBS : une société à responsabilité limitée sise à Faravohitra Ambony ayant pour activité l’exploitation d’une chaîne de Télévision, de radio et la presse écrite.
– Radio MADA : une société à responsabilité limitée sise à Faravohitra Ambony ayant pour activité l’exploitation de station radio.
– Radio FAHAZAVANA : une société à responsabilité limitée sise à Faravohitra Ambony ayant pour activités l’évangélisation, l’information sur les faits divers, l’éducation.

L’imprimerie :

Le Quotidien : une société à responsabilité limitée sise à Anosipatrana (MBS) dont les activités sont l’édition des journaux et l’impression de luxe : affiches, étiquettes, …
Actuellement, on trouve les usines, points de vente et agences de « TIKO Group » s’implanter presque partout dans les six provinces de l’île. Sa mission est de satisfaire les besoins des consommateurs et de les aider à améliorer leur qualité de vie. Son succès a été bâti grâce aux compétences d’un personnel qualifié et à une technologie de pointe. Depuis une vingtaine d’années, ‘TIKO Group’ offre à ses concitoyens des produits de qualité à des prix accessibles pour tous.

Les produits :

Les produits du groupe sont très diversifiés. Ce sont les produits laitiers, les beurres/margarines, les glaces IKO, les boissons, les jus de fruits, les huiles végétales, les produits TIKO FARM, les feed mill, l’audio visuel, les travaux d’imprimerie et la construction TP. On peut résumer les types de produits de TIKO Group dans le tableau ci-dessous :
Tableau 2 : Tableau récapitulatif des produits du groupe TIKO :

Organisation de la société

Pour cette section concernant l’organisation de la société, nous allons voir respectivement :
– l’organigramme de TIKO Sa
– la présentation du département Approvisionnement de la société
– les particularités du service approvisionnement local.

Organigramme de TIKO sa (3) :

Voici l’organigramme de la société TIKO sa : (Voir Figure1, page 14)

Présentation du Département :

Le Département « Approvisionnement » est une branche de la Direction Administrative et Comptable du Groupe TIKO. Il siège à ZI Forello Tanjombato.
Le Département est composé de deux services dont :
· Le service Importation : qui s’occupe de l’approvisionnement en matières premières, fournitures, matériels ou équipements importés de l’étranger.
· Le service Approvisionnement local : qui s’occupe de l’approvisionnement en articles locaux c’est à dire les objets que l’on achète dans le pays.
L’approvisionnement en biens et services s’effectue seulement à la suite d’une demande d’approvisionnement (DA) ou demande de prestation de service (DPS). Voici comment s’organise le Département (Voir Figure 2, page 15).

Particularités du service Appro local :

Eléments constitutifs et responsabilités :

Le service Approvisionnement local est composé d’un responsable du service approvisionnement local, un agent administratif, deux agents d’achat et trois magasiniers, dont les rôles respectifs sont:
– Responsable du service approvisionnement local : assurer la bonne marche administrative et conclure des contrats d’achat
– Agent administratif : recevoir les demandes d’approvisionnement, établir les bons de commande, demander des pro formas aux fournisseurs, classer les dossiers, gérer les entrées et sorties de stock, conclure des contrats d’achat, établir les demandes de chèques, faire des achats, envoyer les factures, faire le suivi des DA, faire le suivi des Bons de commande, faire le suivi des traites et demande de chèques
– Agents d’achat : faire des achats, demander des proformas aux fournisseurs
– Magasiniers : assurer la gestion du magasin central : réception des objets et leur expédition.
Remarque :
Les agents d’achat de TIKO sont au nombre de deux :
 L’un s’occupe des achats directs et
 L’autre s’occupe des achats par bon de commande

Moyens matériels :

Le service Approvisionnement dispose d’une voiture pour assurer les courses diverses et les achats directs. Pour la réception et le stockage temporaire des articles achetés, le Département Approvisionnement possède un magasin appelé Magasin central géré par des magasiniers.
Le magasin est partagé entre le service Approvisionnement local, l’importation et le garage (transport).
A propos des utilisateurs éloignés du siège du Département Approvisionnement, l’expédition des biens demandés se fait par camion, par avion ou par colis express ; la société Transmaika se charge de l’expédition vers les sites en dehors de Tanà .
Sur le plan informatique, le service Approvisionnement local dispose d’un ordinateur utilisé pour toutes les tâches à informatiser, ainsi que d’une imprimante pour faire sortir les états. Le logiciel ORACLE assure pour chaque personnel concerné l’établissement des pro formas, les demandes d’approvisionnement, les bons de commande, les provisions et les réalisations.

Théorie générale sur le système d’approvisionnement

Le système d’information

Pour mieux assimiler ce travail, il est bon de rappeler quelques notions à propos du système d’information dans une entreprise.

Qu’est ce qu’un système ?

C’est un ensemble d’éléments en interaction. Le comportement de l’ensemble du système est influencé par l’action d’ensemble de toutes les parties. Ses parties elles-mêmes sont des systèmes composés d’éléments.

C’est quoi une information ?

C’est un élément de la connaissance, un renseignement élémentaire susceptible d’être transmis et conservé grâce à un support et un code. Elle a différentes caractéristiques dont : l’âge (date d’émission de l’information),le coût (prix payé pour obtenir cette information), la rapidité (vitesse de circulation de l’information), l’accès (possibilité d’obtenir cette information), la lisibilité (facilité à interpréter et décrypter cette information) et la fiabilité (exactitude de cette information). Une information est pertinente si elle arrive au bon moment au bon endroit et qu’elle est utile à celui qui la reçoit sans être trop coûteuse.

Définition du système d’information :

C’est l’ensemble des moyens de communication et de langage dont dispose un système pour permettre à ses parties de communiquer entre elles et avec l’environnement. Il permet aux différents sous-systèmes au sein de l’Entreprise d’échanger des informations entre eux, mais également d’en recevoir et d’en transmettre à l’extérieur de l’organisation : à l’environnement.
Le système d’information doit donc être le plus performant possible pour permettre à l’information de circuler de manière efficiente. Un bon système d’information doit avant tout permettre la bonne information, au bon moment, à la bonne personne.

Les acteurs :

Ce sont ceux qui participent dans le système d’information. Il y a les acteurs internes (acteurs dans l’entreprise) et les acteurs externes (acteurs à l’extérieur de l’entreprise).

Les flux :

Un flux est un transfert d’information, de biens ou d’argent entre acteurs. Un flux part d’un acteur source pour aboutir à un acteur but, il est matérialisé par une flèche. Le flux est externe si l’acteur source est externe et interne dans le cas contraire. Un flux d’information est représenté graphiquement par une flèche orientée de l’acteur émettant le flux vers l’acteur le recevant.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : Généralités sur la recherche 
C HAPITRE 1 : Présentation de TIKO Group
Section 1 : Historique
Section 2 : Composants du Groupe TIKO
S ection 3 : Organisation de la société
C HAPITRE 2 : Théorie générale sur le système d ’approvisionnement
Section 1 : Notions sur le système d’information
Section 2 : Approvisionnement d’entreprise
Section 3 : Les procédures d’approvisionnement de la société TIKO Group
DEUXIEME PARTIE : Analyse critique de la situation existante 
C HAPITRE 1: Les contraintes techniques en matière d’approvisionnement
Section 1 : Stock indisponible en cas d’article urgent
Section 2 : Retard de livraison des fournisseurs
Section 3 : Paiement tardif des fournisseurs
C HAPITRE 2 : Les problèmes liés aux manques de ressources
S ection 1 : Manque de moyens matériels
Section 2 : Budget insuffisant
Section 3 : Manque de personnel
TROISIEME PARTIE : Proposition de solutions et résultats attendus 
C HAPITRE 1 : Solutions relatives aux
c ontraintes techniques
Section 1 : Solution au stock indisponible
Section 2 : Solution au retard de livraison par les fournisseurs
Section 3 : Solution au paiement tardif des fournisseurs
C HAPITRE 2  Solutions aux problèmes liés aux manques de, r essources
Section 1 : Solutions aux manques de moyens matériels
S ection 2 : Solution au budget insuffisant
Section 3 : Solution au manque de personnel
C HAPITRE 3 : Solution retenue et résultats attendus
S ection 1 : Solution retenue
S ection 2 : Résultats attendus
CONCLUSION GENERALE

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