LES PROBLÈMES LIÉS AUX RESSOURCES DE LA SOCIETE

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Structure organisationnelle

La société AUXIMAD possède sa propre organisation structurelle tant au niveau hiérarchique qu’au niveau fonctionnel. Son organigramme nous montre que la structure fonctionnelle est divisée en quatre échelons (conseil d’administration, Directeur General, Direction, Agences).

Conseil d’Administration

En tant que société anonyme, AUXIMAD possède un conseil d’Administration composé de ses Administrateurs et dirigé par le Président de Conseil d’Administration (PCA). Le PCA définit et approuve les objectifs et la politique générale de gestion de la société.
Le PCA peut remplir la fonction de Directeur General mais il a délégué cette fonction à un Directeur Général nommé par le Conseil d’administration (CA) .En cette qualité, le DG veille à l’application des politiques et les orientations définies par le CA d’une part et il doit exécuter les décisions du CA d’autre part.

Organisation au niveau du siège

Hiérarchiquement, AUXIMAD est composé de trois grandes Directions : la Direction Générale, la Direction Financière et la Direction Commerciale.

Direction générale

La Direction Générale est responsable du succès ou de l’échec de l’Entreprise. Production, marketing, stratégie, finances, création de la culture d’entreprise, les ressources humaines, embauche et licenciement, respect des normes de sécurité, vente, relations publiques, etc.,- tout incombe la responsabilité de la Direction Générale. L’organigramme de la direction générale se trouve en (ANNEXE I).

Direction commerciale

C’est au niveau de cette direction qu’est assurée la gestion du portefeuille commercial, elle doit s’efforcer de l’accroître en recherchant de nouveau client.
Elle s’occupe aussi des négociations de contrats avec la clientèle, contribue à l’amélioration de la qualité du service offert et veille à la promotion de l’image de la société.
Le Service Commercial de cette Direction s’occupe aussi des études de marché .La clientèle d’AUXIMAD est regroupée en trois catégories gérées par un service dirigé par un gestionnaire : le premier groupe s’occupe des clients des sociétés industrielles, commerciales et des sociétés de l’Etat ; le deuxième groupe accueille les clients étrangers et les entreprises franches ; le dernier groupe traite les ONG.
La Direction Commerciale a aussi son propre organigramme en (ANNEXE II).

Direction financière

Dirigée par le Directeur Financier qui supervise le service financier et le service comptabilité. Cette direction assure la gestion comptable et la gestion de la trésorerie avec l’aide des différentes sections opérationnelles de toutes les agences. Dans cette direction, le service financier se charge et est responsable de la gestion de la trésorerie, de tous les problèmes financiers de la direction générale et de toutes les agences. Il s’occupe des ressources financières de la société d’où il est en contact permanent avec les différentes banques, contrôle les mouvements bancaires, se charge du suivi des opérations de recouvrement. L’organigramme de cette direction est présenté en (ANNEXE III).

Rôle des quelques services

Pour les besoins de nos développements, nous donnons ci-dessous, les rôles de quelque service de la Direction Générale.

Service comptabilité

Le Service Comptabilité de la Direction Générale s’occupe du contrôle de la fiabilité et de la centralisation des imputations comptables de toutes agences ainsi que de la comptabilité de la Direction Générale elle-même (banque, caisse, fournisseurs, clients, immobilisations, etc.).
Il se charge de la gestion de nomenclature, et la conservation des bases de données comptables, le contrôle des procédures comptables.
Le service comptabilité dresse aussi les états financiers après centralisation de la comptabilité de toutes les agences.
(Organigramme en ANNEXE IV)

Service Contrôle de Gestion

Le Service Contrôle de Gestion d’AUXIMAD a été créé en 2008 avec trois contrôleurs de gestion pour assurer les fonctions suivantes : la gestion et contrôle budgétaire de la société ; la détermination des résultats analytiques des activités ; le contrôle interne et gestion des procédures ; l’élaboration des outils et tableaux de gestion ; la gestion des bases des données économiques et réglementaires ; la participation à l’élaboration des rapports de gestion de la Direction Générale.

Service Informatique

Le Service Informatique est composé d’un chef informaticien et de quelques informaticiens sous sa supervision qui ont pour tâches de maintenir les ordinateurs de la société et de créer des logiciels comme « AUXICOMPTA », dans ce logiciel les applications sont « GESTION DE DOSSIER », « FACTURATION », « COMPTABILITE » et enfin « CENTRE DE PILOTAGE ».
Gestion de dossier assigne deux objectifs : d’une part, la maîtrise réelle des dossiers sur les informations. D’autre part, les éditions des documents internes tels que chemise de dossiers, attestation de non assurance, bordereau d’expédition, bon de livraison et bon de réception, certificat d’embarquement.
Facturation assure la création, validation, la reprise des factures inter-agences changement ou l’annulation des factures pour les activités (Transit, Consignation). Cette application est dépendante des autres applications.
Comptabilité : l’objectif de cette application est d’obtenir rapidement les informations fiables pour les besoins de la Direction comme la construction de tableau de bord ; le transfert des écritures au quotidien (exportation et importation).
Centre de pilotage : il permet de piloter le système. Le centre de pilotage qui utilise cette application ont en général trois missions : le suivi Débours, la gestion des postes clients et l’établissement des tableaux de bord.
Les schémas suivants montrent la réalité au niveau du système dans chaque agence et au niveau de centralisation des agences.
La figure ci-dessus annonce les circuits des dossiers et des documents de chaque agence et la centralisation comptable, les centralisateurs utilisent des applications pour transférer les opérations vers le centre de pilotage.

Organisation au niveau des agences

L’organisation au niveau des agences est pareille mais particulièrement pour l’agence ARO.
Agence ARO
AUXIMAD est un « Agent General » d’ARO, dans ce cas, cette agence prospecte et propose toute sorte d’assurance (habitation, automobile, vie, responsabilité civile, retraite, etc.) pour des particuliers, groupement de personnel, entreprises et même les armateurs et clients des opérations de transit.
L’organisation de cette agence essaie de satisfaire les catégories des clients.
Autre agence
Les autres agences représentent la Direction Générale de la société AUXIMAD dans les régions portuaires de Madagascar. Elles exercent la majorité des activités d’AUXIMAD sauf à Antananarivo et Antsirabe où l’activité consignation est absente.
Chaque agence est dirigée par un Chef d’Agence et elle a une certaine autonomie au niveau de gestion des opérations, gestion financière et gestion administrative mais elle doit rendre compte à la Direction Générale de toutes ces opérations.
D’autre part, les agences sont complémentaires surtout sur le domaine financier et assure toujours l’esprit de groupe en cas de manque de fonds de roulement.
Notons que dans la plupart des cas, c’est la Direction Commerciale qui fournit la majorité des clients de l’agence.
Cette section nous a permis d’énumérer l’organisation de la société AUXIMAD dans ses agences ainsi que dans le siège.

Les ressources et activités de la société

Une organisation ne peut pas vivre sans ses ressources telles que les ressources humaines, matérielles, informationnelles et financières.

Les ressources humaines

L’effectif du personnel d’AUXIMAD est actuellement de 353 qui se répartissent dans toutes les agences de l’île.
Aussi, AUXIMAD subdivise ses employés en trois catégories professionnelles bien distinctes: les cadres ; les agents de maîtrises ; les employés.
Le personnel de l’AUXIMAD bénéficie de divers avantages, de formation et travaille en général dans des conditions favorables. Il a souvent une qualification spécifique mais peut s’adapter à diverses tâches qui lui sont confiées.

Ressources matérielles

On peut classer les ressources matérielles en trois types : les immobiliers : maisons, villa, magasins, terre-plein ; les mobiliers : voiture, camions, mobylettes, tracteur) ; et les informatiques : ordinateur, logiciels, internet, réseau.
Tous ces matériels sont importants mais pour élaborer le tableau de bord les matériels et les logiciels informatiques sont devenus plus intéressants. Tous les ordinateurs dans la société sont connectés pour la circulation des informations des Applications suivantes : « GESTION DE DOSSIER », « FACTURATION », « AUXICOMPTA » « COMPTABILITE » et enfin « CENTRE DE PILOTAGE ».
Gestion de dossier : Elle a deux objectifs ; d’une part, la maîtrise réelle des dossiers sur les informations opérationnelles. D’autre part, les éditions des documents internes tels que chemise de dossiers, attestation de non assurance, bordereau d’expédition, bon de livraison et bon de réception, certificat d’embarquement, etc.
Facturation assure la création, la validation, la reprise des factures inter-agences tels que changement ou l’annulation des factures.
Comptabilité : l’objectif de cette application est d’obtenir rapidement les informations fiables pour les besoins de la direction comme la construction de tableau de bord ; le transfert des écritures au quotidien (exportation et importation).
Auxicompta est aussi un logiciel utilisé par le service comptabilité pour l’enregistrement de toutes les opérations financières de la société.
Centre de pilotage : ce centre a en général trois missions : le suivi Débours, gestion des postes clients et établissement des tableaux de bord.

Ressources financières

Pour la bonne marche de l’entreprise, AUXIMAD doit acquérir des ressources financières.
Ses ressources financières sont composées des : cash-flow dégagé par les activités ; crédits de fonctionnement accordés par les banques primaires par le biais des lignes des escomptes, crédits en douane ou crédit de substitution et de découvert bancaire ; crédit à moyen terme par la BNI/CA dans le cadre de crédit-bail ; et des avances aux clients (provisions) lors de l’établissement de la facture définitive.

Activités de l’AUXIMAD

La société a deux types d’activités, les principales qui sont les raisons d’être de la société et sans oublier les autres activités annexes qui sont complémentaires aux activités principales.

Les activités principales

Avant, il n’y avait que le transit et la consignation des navires comme activités principales de l’AUXIMAD. Mais grâce à son développement, l’activité assurance est aussi considérée comme très importante.

Transit

Par définition « le transit est l’action de traverser ou de faire traverser à des marchandises un pays au cours d’un voyage ou d’un transport vers d’autre pays par l’intermédiaire de transitaire »5.
De même, le transitaire est le commissionnaire en marchandises qui s’occupe de leur importation et exportation. Elle assure toutes les formalités en douane tant à l’importation qu’à l’exportation. Selon l’Arrêté n°16146/2007 réglementant la profession des commissionnaires en douanes : « nul ne peut faire profession d’accomplir pour des formalités en douane, s’il n’a été agréée comme commissionnaire en douane ».6
Chez AUXIMAD, toute opération commence par la réception d’un ordre de transit.
D’où ce dernier se définit comme un document qui peut se présenter sous forme d’une lettre, un télex, un fax, un télégramme ou imprimé à remplir et à signer par le client. Il doit mentionner en premier lieu les instructions du donneur d’ordre et la nature des marchandises, mais certains renseignements sont aussi exigés afin de faciliter l’identification fiscale du client: adresse complète, s’il s’agit d’un particulier, registre de commerce et numéro statistique s’il s’agit d’une société.
Concernant les documents remis par le client:
A l’importation, les documents nécessaires diffèrent selon les types de marchandises à importer, un accusé de réception aussi est nécessaire pour réclamer les documents manquants et permet aussi de contrôler le déroulement des opérations.
A l’exportation, les documents nécessaires sont les factures, la liste des colisages, les autorisations des ministères selon les marchandises, les formalités administratives et douanières qui doivent être bien contrôlées avant l’établissement des déclarations en douanes.
Pour la déclaration en douane qui est le principal rôle du transitaire, en tant que signataire, il s’engage personnellement auprès des douanes. .
Pour améliorer la situation de l’entreprise dans ce domaine, il est préférable d’installer des tableaux de bord de gestion pour le suivi et la prise de décision des responsables.

Consignations des navires

Cette activité concerne les navires, il s’agit de représenter le propriétaire du navire étranger ou local appelé l’armateur. L’armateur confie ses intérêts à des consignataires qui représentent plusieurs armements et possèdent sur place des équipes complexes et bien structurées capables d’effectuer tous les services nécessaires pour les escales des navires.
La consignation consiste à consigner un navire durant son escale à Madagascar c’est-à-dire: effectuer les formalités d’entrée et de sortie du navire, de la cargaison, des passagers et de l’équipage auprès des autorités portuaires, de santé, de police et douanière.
Dans ce cas, il aide le capitaine pour l’approvisionnement du navire, les réparations urgentes à effectuer ; le traitement des membres de l’équipage ; etc. Toutes les dépenses engagées (débours) pour le navire seront refacturées à l’armateur.
AUXIMAD s’est spécialisée dans la consignation de tous types de navires tels que les vraquiers, porte containers, type conventionnel, pétrolier et paquebot, thonier….
Ayant acquis de solides expériences en la matière depuis plusieurs décennies, la société s’est vue confier la représentation de plusieurs armateurs aussi bien étrangers que locaux.

 Assurance ARO

AUXIMAD travaille avec la compagnie ARO en tant qu’agent général et offre tous les différents types d’assurances : assurance de transport que ce soit terrestre, maritime ou aérien ; assurance vie: décès ; assurance de personne: maladie, accidents divers, retraites complémentaires ; assurance responsabilité civile pour chef d’entreprise, chef de famille, organisateur ; assurance pour risque annexe concernant l’habitation et les locaux, le vol, cyclone, tempête, grêle, inondation, etc.
Dans ce service, l’activité se fait en deux étapes : la phase de production et le sinistre.
La production a aussi quelques opérations à exécuter : la prospection qui est assurée par le service commercial en général ; gestion des contrats :
Accueil des clients, mise en place des accords entre les clients et l’ARO, proposition d’assurance signée par les bénéficiaires ; transformation contrat en dossier à signer par les deux parties ; en cas de changement il y aura un avenant.
Le sinistre est comme le service après-vente du point de vue commercial car c’est le traitement du risque : la déclaration des constats ; une étude de contrats ; une deuxième étude théorique ; une étude garantie dans le contrat ; ouverture de dossier ; aviser les clients ; constituer un dossier ; une étude finale ; règlement des indemnités.

Les activités annexes

Les activités annexes de l’AUXIMAD sont complémentaires, et aident les activités principales.

Transport terrestre

Cette activité fût créée récemment. AUXIMAD récupère et délivre les conteneurs traités par ses opérations de transit chez le client ou au port par voie routière.
C’est une activité qui servira d’aide aux clients qui ont des difficultés pour le transport de ses marchandises d’une part et pour la maximisation du service rendu et la minimisation des vols d’autre part.

Manutention et entreposage

Manutention: c’est une activité qui se pratique dans le port avant même du procédé de déclaration en douane. AUXIMAD possède des matériaux nécessaires lui permettant de manipuler divers types de marchandises : container, caisse, palette, sachet,…
Entreposage : pour les clients qui ont des problèmes d’entrepôt de leur marchandise, avant l’embarquement ou après le débarquement.
AUXIMAD dispose de 2200m² de terre-plein au service d’entreposage de containers des clients à l’import qu’à l’export. 5000m² d’entrepôts couverts pour des marchandises en sacherie, ou autres conditionnements, des entrepôts en sous douane à la disposition des clients, situés au maximum à 2km des ports.
Ces lieux d’entreposages se trouvent à Toamasina, Mahajanga, Antananarivo, Antseranana.

Groupage et dégroupage

Groupage: cette activité consiste à grouper dans un même conteneur les marchandises de plusieurs clients différents pour l’exportation. Cela entraîne la diminution de coût supporté par les clients et accélère les transactions.
Dégroupage: AUXIMAD essaie de séparer et de livrer les marchandises importées par différents clients qui sont groupés dans un même conteneur. Donc cette activité est convenue pour l’importation.

Gestion immobilière

Au fur et à mesure des évolutions de réglementations et techniques douanières, AUXIMAD loue ses immobiliers (magasins, bâtiment terre-plein, etc.) non utilisés par des autres activités.

Gestions des marins

La société gère les marins, nationaux ou étrangers, de quelques armateurs de son activité de consignation (thonier par exemple).
Voici les tâches de gestions des marins : la représentation locale de l’armateur ;le suivi des fiches ou dossiers des marins ;le suivi des marins embarqués sur les navires ;la prise en charge des marins sur les frais de déplacement, salaire, hébergement.
Des sociétés transitaires sont en concurrence avec AUXIMAD sur le marché. Mais avec le complément de la consignation et les autres activités annexes elle est encore le leader.
On a vu dans le premier chapitre quelques détails importants pour identifier la société où nous avons passé le stage. Sans ce premier chapitre cet ouvrage n’a pu exister. Le deuxième chapitre parlera de la théorie de « tableau de bord ».

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I VUE GENERALE DE L’ENTREPRISE
Chapitre I PRESENTATION DE LA SOCIETE
1. Section 1 : Identification
1.1. Historique et caractéristiques principales
1.1.1. Présentation physique et juridique
1.1.2. Les Agences
1.1.3. Les actionnaires
1.2. Objectifs de l’AUXIMAD
2. Section 2 : Structure organisationnelle
2.1. Conseil d’Administration
2.2. Organisation au niveau du siège
2.2.1. Direction générale
2.2.2. Direction commerciale
2.2.3. Direction financière
2.2.4. Rôle des quelques services
2.2.4.1. Service comptabilité
2.2.4.2. Service Contrôle de Gestion
2.2.4.3. Service Informatique
Centre de Pilotage
2.3. Organisation au niveau des agences
3. Section 3 : Les ressources et activités de la société
3.1. Les ressources humaines
3.2. Ressources matérielles
3.3. Ressources financières
3.4. Activités de l’AUXIMAD
3.4.1. Les activités principales
3.4.1.1. Transit
3.4.1.2. Consignations des navires
3.4.1.3. Assurance ARO
3.4.2. Les activités annexes
3.4.2.1. Transport terrestre
3.4.2.2. Manutention et entreposage
3.4.2.3. Groupage et dégroupage
3.4.2.4. Gestion immobilière
3.4.2.5. Gestions des marins
Chapitre II CONCEPT THEORIQUE
1. Section 1 : Le système d’information
1.1. Notion de système d’information
1.1.1. L’information
1.1.2. L’importance de l’information
1.1.3. Les critères de qualité de l’information
1.1.4. La gestion de l’information
1.1.5. Utilisation de l’informatique
2. Section 2 : Le tableau de bord et son utilité
2.1. Définition
2.2. Les différents types de tableau de bord
2.3. Le tableau de bord et comptabilité générale
2.4. Le tableau de bord et le système budgétaire
2.5. Les exigences du tableau de bord
2.6. Utilité de tableau de bord
2.6.1. Le tableau de bord : instrument de contrôle et de comparaison
2.6.2. Le tableau de bord : outil de dialogue
2.6.3. Le tableau de bord : aide à la décision
2.6.4. Tableau de bord : instrument personnalisé
3. Section 3 : Démarche à suivre pour la conception de tableau de bord
3.1. Détermination des objectifs opérationnels et généraux
3.2. Identifications facteurs clés de succès
3.3. Choix des indicateurs
3.3.1. Définition
3.3.2. Choix des indicateurs
3.3.3. Forme des indicateurs
3.4. Collecte des informations
3.5. Présentation pratique
DEUXIEME PARTIE : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
Chapitre I : LES PROBLÈMES LIÉS AUX RESSOURCES DE LA SOCIETE
1. Section 1 : Système informatique et solutions humaines
1.1. Matériels informatiques
1.1.1. Matériels vieillissants
1.1.2. Matériels insuffisants
1.2. .Applications informatiques
1.3. Ressources humaines
1.3.1. Manque de réactivité
2. Section 2 : Ressources financières
2.1. Déséquilibre financier
2.2. Diminution des clients potentiels
2.3. Une difficulté de recouvrement de créances
3. Section 3 : Mouvement de l’information
3.1. Circulation lente de l’information
3.1.1. Retard dans l’obtention des informations
3.1.2. Tendance à la rétention d’informations
3.2. Diffusion non rationnelle de l’information
3.2.1. Donnée de base non uniforme
3.2.2. Information non exhaustive
Chapitre II : LES PROBLÈMES LIÉS A L’INEXISTENCE DES VRAIS
1. Section 1 : Analyse des différents tableaux existants
1.1. Rapport d’activité
1.2. Les tableaux de suivi
1.3. Les autres tableaux de gestion
2. Section 2 : Les outils de gestion utilisés
2.1. Le plan comptable de la société
2.2. Les logiciels utilisés et les applications
3. Section 3 : Problèmes de l’inexistence de vrais tableaux de bord
3.1. Au niveau des dirigeants
3.2. Aux niveaux opérationnels
TROISIEME PARTIE PROPOSITION DE SOLUTIONS
Chapitre I : SOLUTIONS CONCERNANT LES PROBLEMES GENERAUX
1. Section1 : Equipements informatiques satisfaisants
1.1. Acquisition des nouveaux ordinateurs
1.2. Adéquation entre les équipements et les activités du personnel
2. Section 2 : Plus de motivation pour le personnel
2.1. Promouvoir la réactivité du personnel au travail
2.2. Former le personnel aux tâches d’élaboration des tableaux de bord
3. Section 3 : Les solutions concernant les mouvements de l’information
3.1. Meilleure circulation des informations
3.1.1. Transmission rapide de l’information
3.1.2. Emission libre de l’information
3.2. Bonne diffusion des informations
3.2.1. Diffusion d’information pertinente
3.2.2. Diffusion d’information complète
4. Section 4 : Solutions pour les défauts financiers
4.1. Equilibre entre rotation crédits clients et fournisseurs
4.2. La recherche des nouveaux clients
Chapitre II : PROPOSITION DES TABLEAUX DE BORD
1. Section 1 : Tableau de bord direction
1.1. Objectifs généraux
1.2. Indicateurs
1.3. Présentation
2. Section 2 : Tableau de bord activité
2.1. Transit
2.1.1. Objectif
2.1.2. Indicateurs
2.1.3. Présentation
2.2. CONSIGNATION
2.2.1. Objectif
2.2.2. Indicateurs
2.2.3. Présentation
2.3. ASSURANCES
2.3.1. Objectifs
2.3.2. Indicateurs
2.3.3. Prestation
2.4. Activités annexes
2.4.1. Objectif
2.4.2. Indicateurs
2.4.3. Présentation
Chapitre III : SOLUTIONS RETENUES, RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATIONS
1. Section 1 : Solutions retenues
1.1. Adéquation entre les équipements et les activités des centres dans la société
1.2. La solution retenue pour les problèmes humains
1.3. Mise en place de tableau de bord au sein de la société
2. Section 2 : Les résultats attendus
2.1. Matériels informatiques
2.2. Personnel
2.3. Mise en place des tableaux de bord
3. Section 3 : Recommandations générales
3.1. Faire un entretien préventif des équipements
3.2. Conduire une réunion d’information mensuelle
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIES
WEBOGRAPHIES
COURS
LES ANNEXES

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