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Fonctions et répartition des tâches au niveau de l’Agence 2 ACT II3
Il faudrait d’abord préciser ce qu’on entend par fonction et tâche.
Fonction : ce sont les unités les plus vastes qui renvoient aux activités essentielles de l’entreprise. C’est également un ensemble de tâches qui convergent vers un but bien déterminé.
Une tâche : c’est un ensemble d’opérations incombant un poste de travail.
Pour le cas de l’ACT II, les fonctions et la répartition des tâches sont :
FONCTION ADMINISTRATIVE
Directeur d’Agence :
Le Directeur a pour rôle principal de :
– Assurer la réalisation de la politique assignée parla compagnie dans le domaine commercial, technique et administratif .
– Superviser la réalisation des objectifs à atteindre par l’Agence tant sur la plan commercial, technique qu’administratif .
– Assister et diriger l’équipe commerciale dans l’organisation des contacts avec la clientèle .
– Interface privilégié à l’égard des gros clients (sociétés)
Directeur Adjoint
Le Directeur Adjoint assure :
– La gestion administrative de l’agence : administration du personnel, logistique, comptabilité et gestion technique.
– La prise de décision à la place du Directeur en cas d’absence de ce dernier.
La secrétaire-standardiste :
La secrétaire a pour fonction de :
– Assurer la gestion du secrétariat des entités de l’agence.
– Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants.
Le personnel de service :
Le personnel de service est constitué par les chaufeurs et les femmes de ménages.
Les chauffeurs jouent le rôle de coursiers qui effe ctuent les expéditions du courrier de l’agence et assurent les déplacements inhérentsau fonctionnement de l’unité ; les femmes de ménages sont les premières responsables de la propreté de l’agence. 2 Interview auprès du Directeur Adjoint de l’ACT II Ankorondrano 3 ACT II : Agence Centrale Tananarive II.
FONCTION TECHNIQUE
Les responsables techniques
Au sein de l’ACT II, il existe deux responsables techniques, un responsable technique terrestre et une autre responsable technique de la production maritime, vie et assurance de personnes et le sinistre qui sont chargés de :
– Superviser et contrôler les contrats produits en Fr ont Office .
– Organiser le suivi des demandes d’accord transmis au siège .
– Suivre et contrôler les traitements de la productio n et les sinistres
Les agents techniques ou rédacteurs
Les fonctions consistent à :
– veiller à la fiabilité des contrats produits par le front office .
– Assister régulièrement les sous agences pour une ohérentec des opérations de production .
– Traiter tous les dossiers sinistres enregistrés parle front office.
FONCTION COMMERCIALE
Les commerciaux ont pour rôle de :
– Prospecter et rechercher de nouveaux clients ;
– Négocier avec le client sur la proposition de nouveaux produits, adaptation d’anciens produits suivant les besoins de la clientèle ;
– Organiser le suivi des clients (maintenance) ;
FONCTION COMPTABLE
la caissière :
La caissière a pour tâches de :
– Assurer tous les encaissements au niveau de l’agence ;
– Veiller au maintient d’une situation saine de la caisse ;
– Se charger de tous les mouvements de caisse de l’agence et de la tenue des journaux correspondants.
Le comptable :
Les diverses attributions du comptable concernent :
La gestion du compte clients :
– La gestion quittance : pièces indispensables : quittance, dossier police, reçu, relevé de compte client, grand livre .
– L’enregistrement sur fiche client : quittance, facture, note d’avoir et reçu .
– L’établissement des états des impayés : quittance,facture, RCC .
– La relance aux clients : états des impayés.
Les opérations diverses :
– Les contrôles des états de règlement des clients par les bordereaux d’envoi ou les bordereaux de production .
– Le contrôle des factures, des bordereaux de commiss ions, des sinistres à régler .
– L’établissement de chèque et signature à partir du bordereau de commissions, de perforation sinistre, des factures et du relevé.
– La tenue du cahier de chèque : chèque, objet de règlement et pièces de règlement .
– Etablissement des avis d’opérations à partir des factures, des notes d’avoir, des notes de couverture provisoires et des chèques .
– Suivi des budgets : état des réalisations en fraisgénéraux, factures .
– Suivi de la situation de la trésorerie : cahier deposition, chèques et reçus .
– Classement.
Les travaux comptables classiques :
– La tenu journal et passation d’écritures : journaux, bordereaux de versements chèque ou espèces.
– L’établissement états récapitulatifs par les journaux, les bordereaux de commissions et perforations sinistres, les factures et les avis d’opérations .
– Les états des trésoreries et rapprochements bancaires : traites, journaux financiers, relevés bancaires et bordereau de versement chèques ou espèces .
– L’inventaire de trésorerie grâce à l’établissement des divers états tels que les charges à payer, les chèques à encaisser, les trait es en portefeuille.
L’exploitation des documents informatisés :
L’exploitation des documents informatisés s’effectue par :
– La détection des anomalies (écarts) en utilisant les relevés de compte client, le grand livre, le dossier de police, le journal.
– L’établissement des états des anomalies par les relevés de comptes, le grand livre, le dossier de police, le journal.
– Le redressement comptable (passation d’écriture).
PRODUCTION INCENDIE ET RISQUES DIVERS (IRD) :
Assurance Incendie
D’après l’article 7 du code des assurances, l’incendie est défini comme étant le résultat d’une conflagration, embrasement ou combustion vive. La seule action de la chaleur ou le contact direct et immédiat du feu d’une substance incandescente d’il n’y eu ni incendie, ni commencement d’incendie susc eptible de dégénérer en incendie véritable ne sont pas considérés comme unincendie.
NY HAVANA garantit la réparation pour des préjudices matériels(bâtiments et leurs dépendances, les mobiliers et effets personnels…) résultant d’un incendie. La principale garantie annexe à la garantie incendie e st la garantie cyclone qui est vraiment très importante car Madagascar est exposéaux catastrophes naturelles. Un cyclone est tout phénomène identifié par les services Météorologiques comme étant soit une forte dépression tropicale, soit un cyclone tropical intense comportant des vents dont la vitesse de rotation mesurée sur dix minutes est de 88 km/h au minimum. Il existe trois types de garantie en incendie :
. L’Assurance incendie simple habitation.
. L’Assurance incendie commercial.
. L’Assurance incendie industriel.
Assurance sur les matériels électroniques
Cette assurance s’applique aux matériels assurés pendant qu’ils sont en activité ou au repos, pendant les opérations de démontage, de déplacement sur les lieux assurés ou de remontage nécessaire pour leur entretien ou leurrévision, pour autant que la mise en exploitation desdits matériels a donné entièreatisfaction.
L’Assurance de personnes (AP)
Assurance des personnes non-Vie
On peut distinguer (deux) 02 types d’AP : l’assuran ce Santé et l’assurance Individuelle contre les accidents ou Aro Voina Isam-batan’olona (AVI)
Assurance Santé
L’assurance Santé a pour objet de garantir le remboursement des frais engagés à la suite d’un accident ou d’une maladie dont l’assuré est victime.
L’assurance Santé se divise en (trois) 03 branches :
La santé classique n°police de 498776 à 498786 : dans ce cas, l’assuré a le choix entre deux (2) formes bien distinctes de garanties : la formule I (frais médicaux et pharmaceutiques, frais chirurgicaux et frais d’hospitalisation) et la formule II (uniquement les frais d’hospitalisation). L’assurance Santé garantit le remboursement des frais médicaux et pharmaceutiques engagés à la suite d’une maladie ou d’un accident dont l’assuré a été victime, de la dentisterie, les lunettes et verres optiques et de l’hospitalisation.
Pour le renouvellement du contrat, l’assurance santé comporte (deux) 02 procédés :
1- L’adaptation : qui consiste à suivre le taux de con sommation délivrée par l’INSTAT (Institue Nationale de la STATistique)
2- L’ajustement : la prime payée à l’échéance fait l’objet d’un ajustement calculé en fonction des résultats techniques c’està–dire du rapport sinistre sur prime ou S/P.
L’Assurance Séjour à l’Etranger (ASE) n° police de 49H 501 à 49H599 : actuellement, est l’assurance exigée pour l’obtention de visa pour les pays Shengen. Dans ce cas, l’assureur ne garantit que les frais d’hospitalisation et le transcorps ou frais de rapatriement du corps en cas de décès à l’étranger.
L’Assurance Assistance aux personnes en Voyage à l’extérieur (AAV) n°police de 590651 à 590700:
L’AAV est un nouveau produit comportant plusieurs garanties. Ainsi, l’assureur prend en charge entre autres sous réserve de certaines conditions :
– Les frais médicaux suite à une maladie ou lésion survenue ;
– Le transport ou rapatriement en cas de maladie ou lésion ;
– Les soins dentaires d’urgence ;
– Le rapatriement de la famille accompagnatrice ;
– L’envoi de médicaments ;
– Le transport ou rapatriement du bénéficiaire décédé;
– La perte de transport ;
– La perte de bagages enregistrés ;
L’Assurance Individuelle contre les accidents ou Aro Voina Isam-batan’olona (AVI)
Avec cette assurance, l’assureur s’engage à payer a u bénéficiaire ou à l’assuré, en cas d’accident subi par ce dernier, des indemnités dont la garantie est prévue dans les conditions particulières figurant dans le contrat.
Les indemnités varient selon le type de garantie :
En cas de décès de l’assuré survenu immédiatement uo dans qui suit l’accident, le capital prévu dans le contrat est payé au bénéficiaire.
En cas d’Infirmité Permanente et définitive de l’asuré, le montant doit être :
– égal au capital prévu si l’infirmité est totale.
– à un pourcentage de ce capital si l’infirmité est partielle et ce pourcentage est égal au taux d’infirmité prédéterminé.
Assurance de personnes Vie
L’assurance Vie se compose de :
l’Assurance en cas de décèsqui garantit le versement d’un capital au bénéficiaire désigné dans le contrat, en cas de décès de l’assuré avant le terme du contrat et avant l’âge de 65 ans. Il existe (deu x) 02 types d’assurance en cas de décès : l’assurance vie temporaire et l’assurance entière.
Le contrat d’assurance se présente sous (deux) 02 types :
– L’assurance Vie entière Revalorisable à Prime Uniqu e ou VRPU (la prime est payée en une seule fois).
– L’assurance Vie revalorisable à Primes Temporaires (mensuel, trimestriel, semestriel) ou VRPT (la prime est payable jusqu’au décès de l’assuré ou au plus tard pendant une durée fixée au contrat). L’Assurance en cas de vie qui garantit le versement d’un capital ou d’une ren te au bénéficiaire désigné dans le contrat, si l’assuré est en vie au terme du contrat. Mais il peut aussi y avoir plusieurs bénéficiairestels que les enfants ou conjoints. L’assuré peut également être le bénéficiaire et liseruti l’assurance vie comme placement en vue de sa retraite.
L’Assurance vie combinée : l’assurance vie combinée est la combinaison de l’assurance en cas de décès et de l’assurance en cas de vie. Cette assurance garantit le paiement du capital décès au bénéficiaire désigné, en cas de décès de l’assuré avant le terme du contrat ; le paiement du capital Infirmité Permanente à l’assuré, en cas d’Invalidité Permanente Totale (IPT) avant le terme du contrat et avant l’âge de 65 ans ; le paiement du capital vie à l’assuré, en cas de vie au terme du contrat et si l’assuré n’a pas touché le capital décès au titre de l’IPT.
La compagnie NY HAVANA dispose de trois types de contrat d’assurance vie combinée : l’assurance mixte ou combinée 10/10 (capital vie = capital décès) ; l’assurance combinée 10/12,5 (capital vie = 1.25 fois capital décès) ; l’assurance combinée spéciale ou combinée 10/15 (capital vie 1,5= fois capital décès).
Assurance Maritime
L’assurance maritime est la forme la plus ancienne de l’assurance et on pourra même dire que c’est la première forme d’assurance qui ait existé. C’est la branche la plus importante de l’assurance transport. L’assurance ma ritime garantit les dommages subis par les appareils de navigation maritime, les risques de perte et d’avaries courus par les marchandises transportées.
En assurance maritime, on distingue :
L’assurance sur Corps de Navire.
La Responsabilité Civile du Transporteur Terrestre.
La Responsabilité Civile du Transporteur Maritime.
L’assurance facultés.
NB : la responsabilité civile est recherchée pour le opriétaire du navire, l’armateur qui exploite le navire en son nom qu’il en soit ou non le propriétaire, l’affréteur ou le locataire qui sera considéré comme armateur.
Les principales garanties sont : l’assurance Tous Risques (TR), l’assurance contre Perte Totale et Délaissement (PTD), l’assurance Franc d’Avaries Absolument (FAA) et l’assurance Franc d’Avaries Particulière sauf (FAP sauf).
Avec ces différentes gammes de produits, NY HAVANA s’évertue toujours à satisfaire les besoins en assurance de la population. De plus, pour mieux vendre ces produits, cette compagnie possède des points de vente à travers Madagascar et coopère avec des partenaires étrangers.
Les Sinistres
On appelle sinistre la réalisation des risques. Suivant les garanties que l’assureur s’engageaient couvrir durant l’établissement du contrat, appuyés par les conditions particulières, il indemnise l’assuré. Eneffet, dès qu’il y a sinistre, l’assuré (le conducteur en automobile) doit prévenir son assureur par le biais d’une déclaration sinistre dans le moindre temps possible. Une déclaration sans avoir payé le prime est sans effet et de même, l’assuré n’indemnise pas les garanties non acquises par l’assuré.
NY HAVANA, un Organisme financier :
En vue d’une meilleure gestion de la trésorerie, NY HAVANA investit les primes collectées dans trois types d’activités :
. Investissement immobilier Placement financier.
. Prise de participation.
Investissement immobilier :
C’est depuis la libéralisation du secteur d’assurance (1975) que Ny Havana s’est lancé dans l’investissement immobilier par la construction de l’immeuble NY HAVANA 67ha son siège social et par la construction de ses agences. Elle a célébré son 40 ème anniversaire avec la construction de l’immeuble LA PLANETE NY HAVANA d’ Antsirabe.
La Compagnie dispose également des immeubles d’habitation et d’immeubles de bureaux à louer sise à Ankorondrano. Les produits g énérés par cette activité permettent à la compagnie de faire face à des charg es importantes.
SYSTEME CENTRALISATEUR AU SEIN DE NY HAVANA
LE MECANISME DU SYSTEME CENTRALISATEUR
Juridiquement, la CMAR NY HAVANA fut constituée sou forme d’une société anonyme(SA) si bien qu’elle figure parmi les grandes sociétés.
Dans la pratique, le système comptable fondé sur un journal et un grand livre « unique » se révèle peu praticable dès que l’entreprise dépasse le niveau individuel. NY HAVANA a alors recouru au système dit « CENTALISATEUR » qui consiste à découper la comptabilité en autant de sections relatives à la nécessité. C’est-ce qu’on appelle « Comptabilité Divisionnaire » Ainsi, au sein de la compagnie NY HAVANA, ramifiée en plusieurs Agences, y a-t-il une Comptabilité-Agence, une Comptabilité-Technique, une Comptabilité-Réassurance, une Comptabilité-Placement ou une Comptabilité- Fiscalité.
Nous nous intéressons à la comptabilité Agence où s’effectué notre stage. Afin de mieux assurer le bon fonctionnement et le contrôle de ses agences, NY HAVANA opte pour un système d’organisation comptable qu’elle juge le plus adéquat à sa situation : « le système centralisateur ». Ainsi, toutes les opérations réalisées par les agences doivent passer et centraliser au niveau du siège. La comptabilité utilisée au niveau des agences est unecomptabilité auxiliaire ou comptabilité divisionnaire. Le système centralisateur donne ainsi lieu à l’emploi des comptes dit « compte de liaison » pour la centralisation.
En effet, le compte 410 représente le compte des Agences auprès du siège. On l’appelle également compte courant agence car elle est un créancier du siège. Par contre, le compte 170 représente le compte du siègeau niveau des agences.
Les informations comptables au niveau de NY HAVANA sont subdivisées suivant deux départements comptables :
– La comptabilité auxiliaire ou comptabilité agences qui saisit les documents de base dans plusieurs journaux auxiliaires spécialisés selon la nature de l’opération (banque-crédit, banque-débit,CCP, opérations diverses…).
– La comptabilité générale qui périodiquement centralise par une écriture unique dans un journal général les journaux auxiliaires. Le journal général et le grand livre général permettent ensuite d’élaborer les états financiers.
Ainsi, en principe, nous avons deux comptabilités ndispensables :
La comptabilité siège qui a une fonction centralisatrice. Le passage d’une opération ou imputation comptable d’une agence se fait par son intervention. Alors, aucune opération comptable inter-agences ne doit se faire sans l’intermédiaire de la comptabilité siègequi utilise le compte de liaison. Cette comptabilité siège est constituée par l’ensemble de la comptabilité des agences distinguées par leur code comptable. Pour l’Agence Ankorondrano, son code comptable .
La comptabilité agence est centralisée périodiquement au niveau du siège dans un journal général unique.
Bref, les agences sont suivies par la comptabilité siège par le compte 410 agences tandis que le siège est suivi dans la comptabilitédes agences par le compte 170, compte de liaison siège. Les comptes 410 et 170 représentent en principe le même solde à la date de l’imputation du siège et à la da te de clôture de l’exercice comptable.
Enfin, la comptabilité siège et la comptabilité agences sont deux comptabilités parallèles et interdépendantes car les opérations ua niveau des agences sont aussi enregistrées dans la comptabilité siège.
La comptabilisation au niveau d’une Agence :
Une fois qu’un client souscrit et paie normalement la prime, un contrat d’assurance sera signé par les deux parties (assureur et souscripteur). Ensuite, un exemplaire de bordereau de perforation avec un double jaune du reçu de versement et un NCP (Note de Couverture Provisoire) ou un CPAR (Conditions Particulières et Avenant de Renouvellement) sont adressés au service comptable. De même, un exemplaire de ces mêmes supports est envoyé au siège pour comptabilisation avec les états des opérations établies par l’Agence. (dans la comptabilisation au niveau du siège)
Avant de comptabiliser une telle opération, le comptable vérifie et valide le contenu de ces supports ou pièces comptables. Cette vérification se porte surtout sur la date, les libellés et le montant de l’opération.
Dans le cas où le client souscrit un contrat d’assurance sans avoir réglé ou payé la prime, le comptable de l’agence ne peut passer aucune écriture. Il classe tout simplement le bordereau et la facture correspondante jusqu’à la date de paiement convenue. A cette date, si le client paie, le comptable pourrait passer une écriture en créditant le compte client. Si dans le cas contraire, une lettre de relance serait envoyée au client concerné, lui invitant d’honorerses engagements.
Cependant, dès réception des doubles de ces pièces, le siège constate la présence d’une créance virtuelle. En ce sens l’Agence utilise le compte 170, compte de liaison pour centraliser ses comptabilités. Nousallons voir en annexe II le détail de ce compte 170.
La comptabilisation au niveau du Siège :
Selon la procédure en place, les pièces comptables relatives aux opérations effectuées par l’Agence sont regroupées et transférées par semaine au siège avec les états suivants :
» Journal des opérations financières (JOF) et journaldes opérations techniques et diverses (JOTD)
» Etat des sinistres réglés.
» Etat des commissions réglées.
» Etat des frais généraux.
» Etat de la TVA déductible.
» Etat de la trésorerie.
» Etat de prime encaissée.
» Etat de réalisation pour compte siège ou autres agences.
Au niveau du siège, la Direction Technique et la Direction Informatique vérifient, valident les données et comptabilisent esl opérations de l’agence sur un serveur appelé « AS 400 » après un mois et 10 joursde la réception des pièces comptable. Le serveur balance automatiquement les journaux mais les états sont systématiquement contrôlés avant d’être comptabilisés. La Direction Informatique tire à partir de cette opération un document capital appelé BI ou Bordereaux Informatisés qui seront restitués à l’agence concernée.
Pour effectuer ses opérations comptables, la compagnie a créé son propre logiciel.
Autrefois, le BI était restitué trimestriellementà l’Agence concernée, actuellement, suite à l’évolution technologique, il est arrivé aux agences tous les 45 jours.
Le bordereau informatisé est un document capital pour la compagnie et pour le DFB (Direction Finances et Budget) travaillant au niveau du siège car c’est à partir de ce BI qu’on peut connaître la situation de chaqu e Agence et la situation de la compagnie en général. Ce BI procure donc des informations indispensables à l’établissement des états financiers.
Les composantes de ce Bordereau Informatisé sont les suivantes :
La production c’est-à-dire émission terme ou comptant de prime.
Les sinistres à régulariser.
Le bordereau de commission.
Le relevé des Comptes Clients ou RCC qui constitue les informations capitales également pour l’agence car c’est à partir de ce point que le comptable connaît le solde ou la situation des comptes des clients.
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Table des matières
PARTIE I : DELIMITATION DU CADRE D’ETUDES
Chapitre I : PRESENTATION GENERALE DE LA CMAR NY HAVANA ET DE L’ACT II ANKORONDRANO
Section 1 : Identité de la CMAR NY HAVANA
Section 2 : Organisation structurelle de la CMAR NY HAVANA ET DE L’ACT II
Section 3 : Missions et Activités de NY HAVANA
Section 4 : Réseau de distribution de NY HAVANA et ses PARTENAIRES
Chapitre II : THEORIE GENERALE SUR LE SYSTEME COMPTABLE
Section 1 : La comptabilité et ses rôles
Section 2 : Les Systèmes comptables
Section 3: Les principes comptables fondamentaux selon les normes IAS/IFRS du PCG 2005
PARTIE II : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE
Chapitre I : LA SITUATION EXISTANTE
Section 1 : Spécificités de la comptabilité d’assurance
Section 2 : Rapports d’activités relatifs aux chiffres d’affaires
Chapitre II : SYSTEME CENTRALISATEUR DE NY HAVANA
Section 1: Mécanisme du Système centralisateur
Section 2 : Procédure et Traitement comptable
Chapitre III : FORCES ET FAIBLESSES
Section 1 : Forces
Section 2 : Faiblesses
PARTIE III : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS
Chapitre I : SOLUTIONS CONCERNANT LE SYSTEME COMPTABLE
Section 1 : Renforcement de la décentralisation
Section 2 : Adaptation à l’évolution technologique
Section 3 : Mise en oeuvre d’une planification efficace de la fonction personnel
Chapitre II : RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Résultats attendus
Section 2 : Recommandations générales
CONCLUSION GENERALE
Bibliographie
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