Les principales caractéristiques d’un bon système de contrôle interne

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L’AUDIT FINANCIER

Définition de l’audit financier

De nombreuses définitions ont été proposées par lesdifférentes organisations professionnelles, nationales, régionales ou internationales mais nous retenons la définition proposée par l’Association Technique d’Harmonisation de cabinet d’audit et de conseil (ATH) synthétisant toutes les définitions :
« L’audit financier est l’examen auquel procède un professionnel compétent et indépendant, en vue d’exprimer une opinion motivée sur la fidélité avec laquelle les comptes annuels d’une entité traduisent sa situation à la date de clôture et ses résultats pour l’exercice considéré, en tenant compte du droit et des usages du pays où l’entreprise a son siège. » 1
Cette définition fait ressortir 4 éléments fondamentaux :
– le caractère professionnel de l’audit : utilisation des méthodes et techniques spécifiques suivant des normes,
– l’expression d’une opinion indépendante qui engage la responsabilité de l’auditeur,
– la référence sur la fidélité de l’information financière : sincérité et régularité (application conforme et en bonne foi des principes comptables),
– la considération du contexte économique et juridiqueoù l’entreprise a son siège.
En se basant sur le contexte actuel Malgache, l’audit externe se concrétise dans deux situations distinctes : l’audit financier contractuel, qui est réalisé à la demande d’une entité ou d’un individu pour des fins qui sont définis dans la convention avec l’auditeur. Et le commissariat aux comptes (parfois appelé « audit financier légal ») prescrit par la loi sur les sociétés : son rôle estconstitué de deux éléments distincts : la mission d’audit financier externe et un ensemble d’obligations spécifiques mises à la charge du commissaire aux comptes par des dispositions légales et réglementaires. Exemple : la loi 2003-036 du 30 Janvier 2004 oblige toute Société Anonyme installée à Madagascar d’avoir un ou plusieurs commissaires aux comptes. Durant leur mandat, le commissaire aux comptes rédige deux rapports : un rapport général sur les comptes et un rapport spécial sur les conventions signées entre la société et les administrateurs ou parties liées à la société.
L’opinion exprimée à l’issue des travaux d’audit financier sur les comptes d’une entité est l’une des quatre (4) cas suivantes :
– certificat sans réserve (CLEAN OPINION)
– certificat avec réserves (QUALIFIED OPINION)
– refus de certification (ADVERSE OPINION)
– impossibilité d’émettre une opinion (DISCLAIMER)

Utilité de l’audit financier

En plus de la certification des comptes, une mission d’audit financier comporte des travaux connexes considérables qui justifient l’opinion de l’auditeur. Les impacts directs ou induits de ces travaux d’audit constituent des apports fondamentaux à la société sur le plan de :

Confiance dans l’information financière

L’exercice de l’audit par des personnes externes indépendantes à l’entreprise auditée et ayant les compétences requises permet d’accorder une confiance sur l’information y certifiée. Cette confiance est de deux sortes :
– la confiance des tiers externes à l’entreprise c’est à dire les informations financières certifiées sont la base des décisions prises par les tiers vis-à-vis de l’entreprise,
– la confiance des dirigeants où l’audit apporte au x dirigeants une sécurité par le biais de la vérification du système de contrôle interne en s’assurant de la bonne application des procédures et en détectant des risques majeures de fraude et d’irrégularité. Du point de vue présentation des états financiers, l’auditeur contribue à éclairer les dirigeants sur les points relatifs aux règles comptables.

Optimisation du système de contrôle interne

L’analyse du système de contrôle interne existant permet à l’auditeur de détecter toute faiblesse et de proposer des suggestions aux dirigeants, cela est justifié par le fait que l’auditeur devient une spécialiste de l’analyse et de l’évaluation des systèmes par les expériences acquises dans ses multiples missions. Il est à rappeler que les responsabilités sur la mise en œuvre des procédures de contrôle interne incombent toujours aux dirigeants de l’entité.

Formation du personnel

La mission de l’auditeur, par son expertise et l’implication indispensable des différents personnels de l’entreprise dans les travaux d’analyse, d’identification des forces et faiblesses du système et de mise en place de procédures adéquates, est une expérience enrichissante et une formation du personnel comptable et administratif.

Les autres fonctions de contrôle

Il est important de bien distinguer les différentes fonctions suivantes qui pourraient être exercées dans une même entité :
– L’auditeur interne : une fonction créée au sein de l’entreprise et sous la tutelle directe de la Direction. Il a pour but de procéder à un examen synthétique et objectif ainsi qu’à une évaluation des résultats del’examen selon les objectifs et activités de l’entreprise et suivant des normes préétablies. Cette fonction est chargée notamment d’évaluer le niveau du contrôle nternei de l’organisation.
– Le contrôleur de gestion : une autre fonction qui s’assure que les résultats de l’entreprise sont conformes aux objectifs qu’elle s’est fixée et initie les mesures nécessaires. Sa mission est de traiter et d’analyser des informations et non d’en vérifier la fiabilité et les circuits de production. La production des tableaux de bord qui aide la direction à la décision et au pilotage de l’entreprise fait partie de sa mission principale.
– L’inspecteur : Il consiste à obtenir une précision sur les travaux qu’ils exercent comme des preuves pour confirmer l’existence d’une fraude dans une entité. Généralement, sa fonction porte sur la sécurité dupatrimoine et le respect de la directive de la Direction Générale.

Les méthodologies d’audit et le contrôle interne

Pour étayer son opinion sur les comptes, l’approche de vérification utilisée par l’auditeur varie en fonction de plusieurs critères : niveau de confiance à obtenir, durée d’intervention, vérification spécifique, motif destravaux de vérification,…
On peut citer trois grandes catégories d’approche d’audit :
– « le pointage détaillé » naguère dans l’approche d’audit qui consiste à comparer toutes les écritures dans les livres de compte avec les documents de source c’est-à-dire la vérification de toutes les transactions sans exception. Cette approche est adoptée aux entreprises de petite taille dont le nombre de transaction est minime,
– « l’approche par le système » qui consiste à effe ctuer systématiquement une analyse des procédures existantes avant d’effectuer une vérification des comptes,
– « l’approche par le risque » : méthode qui consis te à identifier tout d’abord les risques et à orienter les travaux d’audit en fonction des risques identifiés. L’analyse des procédures de contrôle interne est incontournable avec cette approche.

Vue d’ensemble d’une mission d’audit financier

Il existe six étapes pour la réalisation d’une mission d’audit financier :
– des travaux préalables à l’acceptation d’une mission : cette phase comprend une analyse de la faisabilité de la mission et le choix de l’équipe. Une analyse des risques professionnels précède ces études ;
– une planification préliminaire : cette étape consiste en une collecte d’informations pour le besoin de la planification et de la réalisation des travaux de vérification ;
– évaluation des risques : avant d’élaborer la stratégie d’audit, il est nécessaire de récapituler les risques. Ceci dans le but d’évaluer les éventuels impacts de ces risques sur l’a mission de vérification et également pour identifier d’autres procédures compensatrices ;
– élaboration de la stratégie d’audit,
– mise en œuvre des travaux d’audit,
– conclusion et rapport d’audit.
Pour diverses raisons pratiques, l’intervention s’effectue en deux temps :
– intervention intérimaire : généralement avant la date de clôture des comptes. Cette intervention a pour objectif de faire des analyses sur l’entreprise afin de faciliter la vérification finale des comptes. Cette étape comporte : une analyse de l’environnement générale de l’entreprise (concurrence, contexte économique, évolution de l’activité,…) mais également une vérification des comptes à une date intérimaire (au 31 Octobre N par exemple pour une entité qui effectue une clôture normale au 31 Décembre N),
– intervention finale : c’est la vérification des comptes à la date de clôture qui est généralement au 31 Décembre de l’exercice, cette intervention s’effectue après cette date c’est-à-dire au cours de l’année N+1.
L’analyse du contrôle interne est incontournable lors d’une mission d’audit : selon l’ISA 400, « l’auditeur doit acquérir une connaissance suffisante des systèmes comptables et de contrôle interne pour planifier l’audit et concevoir une approche d’audit efficace. » 2
Nous venons de voir dans cette section les liens entre l’audit financier et le contrôle interne. En effet, l’auditeur a la possibilité d’effectuer directement une vérification détaillée des opérations lors de l’exécution de sa mission mais une vérification comportant une analyse du système de contrôle interne est la méthode la plus reconnue actuellement en matière d’audit et également la plus efficiente. La section suivante donne plus de détail sur ce qui est le contrôle interne et les étapes nécessaires à son évaluation.

Le contrôle interne

Le contrôle interne fait partie des outils à la disposition des dirigeants pour la maîtrise de son organisation. Dans la section précédente, nous avons vu que pour l’auditeur, c’est à partir du système de contrôle nternei qu’on peut connaître comment les informations financières ont été obtenues et traitées. Nous allons définir d’abord le contrôle interne avant de montrer son importance, ses éléments ainsi que les processus d’évaluation du système de contrôle interne lors d’une mission d’audit.

Définition du contrôle interne

L’Ordre des Experts Comptables et Comptables Agréés(OECCA France) définit le système de contrôle interne comme suit : « l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise, il a pour but d’assurer :
– d’un côté, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information ;
– de l’autre, l’application des instructions de la direction, de favoriser l’amélioration des performances. » 3
L’Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA) définit ainsi le contrôle interne : « c’est le plan d’organisation et l’ensemble coordonné de toutes les méthodes et mesures adoptées au sein de l’entreprise pour protéger les valeurs actives de celle-ci, assurer l’exactitude et la fidélité des renseignements comptables, promouvoir l’efficacité comptable, l’efficacité opérationnelle de gestion et maintenir le respect des lignes de conduites établies par la direction. La notion de contrôle interne embrasse le contrôle administratif interne, le contrôle comptable interne, la vérification interne et l’autocontrôle. »4
La littérature anglo-saxonne utilise le terme « Business Control » pour désigner le dispositif de protection d’une activité. La traduction courante de « business control » dans la littérature française est « Contrôle Interne ». Cette traduction évoque, faussement la notion de vérification, plutôt que celle de la maîtrise d’une activité qui nous apparaît tellement plus précise.
Le Contrôle Interne (ou maîtrise de l’activité) peut être considéré comme une assurance de qualité pour le management de l’entreprise. Il facilite la cohérence de la relation client/fournisseur depuis le client externe jusqu’à la direction générale à travers de l’ensemble des processus de l’entreprise.
La maîtrise de l’activité ne doit pas être considérée comme une charge administrative supplémentaire ; par contre, c’est une démarche permettant de diriger (manager) avec rigueur, efficacité, efficience et transparence réelle. L’entreprise est en
« état de maîtrise » dès lors que, dans sa globalité, elle s’est dotée d’une organisation propre lui permettant de maîtriser les risques, de minimiser leurs conséquences et d’optimiser sa propre performance.
Théoriquement, le Contrôle Interne regroupe toutes les mesures de contrôle des procédures comptables et administratives au sein d’une entité ou organisation. Si le contrôle administratif inclut toutes les procédures en rapport direct avec les procédés de décision et menant à l’autorisation des transactions par la Direction, le contrôle comptable touche notamment ceux qui sont concernés par la protection des actifs et la fiabilité des états financiers de l’entreprise.
Enfin, il est utile de faire une distinction entre le contrôle interne qui est le concept et l’audit interne qui est la fonction chargée d’évaluer le niveau du contrôle interne.

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I : GENERALITES SUR L’AUDIT FINANCIER ET LE CONTROLE INTERNE
Chapitre I: L’audit financier et le contrôle interne
Section I : Le Cabinet Delta Audit Deloitte
1.1. Présentation
1.2. Organisation générale
Section II : L’audit financier
2.1. Définition de l’audit financier
2.2. Utilité de l’audit financier
2.2.1. Confiance dans l’information financière
2.2.2. Optimisation du système de contrôle interne
2.2.3. Formation du personnel
2.3. Les autres fonctions de contrôle
2.4. Les méthodologies d’audit et le contrôle interne
2.5. Vue d’ensemble d’une mission d’audit financier
Section III : Le contrôle interne
3.1. Définition du contrôle interne
3.2. Importance du contrôle interne dans une entité
3.3. Les éléments du contrôle interne
3.4. Les limites du contrôle interne
3.5. Evaluation des procédures de contrôle interne
3.5.1. Les étapes de l’évaluation des procédures de contrôle interne
a- Description des systèmes
b- Evaluation préliminaire du contrôle interne
c- Tests de cheminement
d- Evaluation du contrôle interne
e- Conclusion sur les travaux d’évaluation du contrôle interne.
3.5.2. Les outils nécessaires à l’évaluation du contrôle interne
a- Le Questionnaire de contrôle interne (QCI)
b- Le programme de vérification
c- Organisation des tests de fonctionnement de contrôle interne
Chapitre II : Les principales caractéristiques d’un bon système de contrôle interne
Section I : Environnement général
1.1. Structure administrative adéquate
1.2. Personnel qualifié
1.3. Système comptable approprié
1.4. Documentation appropriée
1.5. Système d’autorisation et de supervision
1.6. Protection adéquate des biens
1.7 Système d’autocontrôle
Section II : Présentation d’un bon système de contrôle interne par cycle d’activité
2.1. Achat / stock
a- Les services intervenants
b- Déclenchement de la commande
c- Acceptation des livraisons (ou des services reçus)
d- Constatation des dettes
e- Paiement des factures
f- Informations et contrôle de l’information
2.2. Stock / Production
a- Contrôle comptable
b- Identification et protection des stocks
c- Imputation des coûts de production
d- Valorisation
e- Contrôles globaux de vraisemblance
2.3. Vente
a- Acceptation, traitement et exécution de la commande
b- Facturation
c- Enregistrement des factures
d- Suivi des comptes clients
e- Suivi des encaissements
2.4. Immobilisations et équipements
a- Organisation du contrôle interne et services intervenant
b- Les procédures à mettre en place
2.5. Trésorerie
a- Banques
b- Caisses
2.6. Paie / Personnel
a- Fonctions ou services intervenants
b- Procédure normale d’embauche et existence d’un suivi du personnel
c- paiement du personnel conformément à la décision de la direction
d- Acquittement normal des charges sociales et retenues sur salaire
PARTIE II : ANALYSE DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE DE LA SOCIETE MAHERY ET SUGGESTIONS D’AMELIORATION
Chapitre I : La société MAHERY
Section I : Présentation de la société
1.1.Activités de la société
1.2. Organisation générale et organigramme
1.3. Calendrier de production
Section II : Description des procédures existantes au sein de la Société MAHERY
2.1. Environnement général du contrôle interne
2.2. Système comptable
2.3. Achat – stock
A- Préparation commande
B- Réception des marchandises et gestion des stocks
C- Enregistrement des dettes et paiement des factures
2.4.Vente – Production, stocks de coton graine, fibres et graines
A- Production
B- Stock de coton graine
C- Stocks de produits finis
D- Ventes
2.5. Immobilisations et équipements
A- Investissements
B- Calcul des amortissements
C- Sorties d’immobilisations
D- Gestion et suivi
E- Mise à jour et/ou dossier
2.6. Trésorerie
2.7. Paie / Personnel
A- Embauche
B- Licenciement
C- Suivi des heures travaillées
D- Calcul des salaires
E- Comptabilisation
F- Paiement
Chapitre II : Analyse détaillée du système de contrôle interne de la société MAHERY et suggestions d’amélioration
Section I : Environnement général du contrôle interne
Faiblesse 1- Inexistence manuel de procédures
Suggestion 1- Elaboration d’un manuel de procédures
Faiblesse 2- Insuffisance de contrôle et supervision
Suggestion 2- Renforcement du contrôle et des supervisions
Faiblesse 3- Cumul de fonction incompatible
Suggestion 3- Séparation des tâches incompatibles
Section II : Analyse et suggestions par cycle d’activité
2.1. Achat / Stock
Faiblesse 4 – Demande d’achat non formalisée
Suggestion 4 – Renforcement de la gestion des demandes d’achat
Faiblesse 5 – Fiche de stock non à jour et saisie informatique en retard
Suggestion 5 – Contrôle de la saisie des données sur les stocks
Faiblesse 6 – Insuffisance de suivi des pièces détachées reformées..
Suggestion 6 – Amélioration du suivi des pièces détachées reformées
Faiblesse 7 – Inexistence des pièces justifiant les prêts « inter-fermes »
Suggestion 7- Suivi des opérations « inter fermes »
Faiblesse 8 – Importance des stocks non mouvementés/ absence de manuel d’inventaire physique
Suggestion 8- Analyse des stocks
2.2. Stock / Production
Faiblesse 9 – Insuffisance de suivi du cahier de production
Suggestion 9 – Renforcement du contrôle du cahier de production
Faiblesse 10 – Absence de contrôle du rendement de la production
Suggestion 10 – Mise en place d’un système de suivi de rendement
Faiblesse 11 – Insuffisance du contrôle des mouvements physiques de stocks de produits finis
Suggestion 11 – Limitation de l’accès au magasin
Faiblesse 12 – Autorisation de sortie non matérialisée
Suggestion 12 – Signature du Chef d’usine pour une validation des quantités sorties.
Faiblesse 13 – Mauvaise évaluation du coton graine (en quantité)
Suggestion 13 – Utilisation d’autre procédé pour la quantification des stocks
Faiblesse 14 – Rangement irrationnel de stock de graine
Suggestion 14- Amélioration du rangement
2.3. Vente
2.4. Immobilisations et équipement..
Faiblesse 15 – Insuffisance de protection des immobilisations
Suggestion 15 – Protection contre l’incendie et gardiennage
Faiblesse 16 – Mauvais suivi physique des immobilisations
Suggestion 16 – Utilisation d’un registre des immobilisations
Faiblesse 17-Absence de procédure relative à la sortie d’immobilisation
Suggestion 17 – Mise à jour des procédures relatives à la gestion des immobilisations
2.5. Trésorerie
Faiblesse 18- Insuffisance de contrôle inopiné de caisse
Suggestion 18 – Renforcement du contrôle
Faiblesse 19 – Absence de distinction entre livre de caisse et livre de banque
Suggestion 19 – Amélioration de la gestion de trésorerie au niveau du directeur technique.
2.6. Paie / Personnel
Faiblesse 20 – Augmentation d’indice d’un salarié sur un bout de papier
Suggestion 20 – Justification de toute décision relative à la paie
Faiblesse 21 – Vérification non matérialisée du registre de paie
Suggestion 21 – Justification de toute approbation
Faiblesse 22 – Heures supplémentaires non validées mais payées
Suggestion 22 – Validation systématique des heures supplémentaires
CONCLUSION
ANNEXES
LISTE DES TABLEAUX
BIBLIOGRAPHIE

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