Soutenance mémoire
LA LEGISLATION DE LA REPARTITION
Cadre juridique
Le secteur de la répartition pharmaceutique privé est réglementé, cette réglementation concerne de nombreux aspects et notamment dans les conditions de création d’un établissement de grossiste répartiteur et celles de l’exercice de la profession. En effet sur leplan juridique, la répartition pharmaceutique est régie par les articles du code de la santé publique.
Selon l’article L.521 du code de lasanté publique livre V, tous les « Pharmaciens propriétaires, Directeurs, Gérants, Administrateurs des établissements qui se livrent à la fabrication, la vente et la distribution en gros des produits pharmaceutiques » sont inscritsà la section B de l’ordre national des pharmaciens.
L’article L.596 : du code desanté publique qui stipule : « la fabrication, l’importation et la distribution en grosdes médicaments, produits et objets mentionnés à l’article L.512, la fabrication, l’importation et la distribution des médicaments destinés à être expérimentés sur l’homme ainsi que l’exploitation des spécialités pharmaceutiques ou autres médicaments ne peuvent être effectués que dans les établissements pharmaceutiques régie par la présente section.
Toute entreprise qui comporte au moins un établissement pharmaceutique doit être la propriété d’un pharmacien ou d’une société à la gérance ou à la direction générale de laquelle participent des pharmaciens dans les conditions fixées par décret. Des pharmaciens mentionnés à l’alinéa précédent sont dénommés pharmaciens responsables. Ils sont responsables du respect de ladistribution du présent livre ayant trait à leurs activités sans préjudice, le cas échéant, de la responsabilité solidaire de la société ».
Article L.515 : « Tout établissement de répartition, de vente en gros ou de distribution de médicaments vétérinaires doit être la propriété d’un pharmacien.
Il peut également appartenir à une société à majorité pharmaceutique dans son capital et ses organes de gestion… »
L’article 600 du code de la santé publique fait obligation de recourir à des pharmaciens assistants pourmieux gérer les actes pharmaceutiques. Pour un établissement de répartition, il faut :
• un pharmacien assistant pour un effectif de 40 à 100 ouvriers et employés;
• un deuxième pharmacien assistant de 101 à 175 ;
• un troisième de 176 à 275 et ainsi de suite par tranche de 100 ouvriers et employés supplémentaires.
Lorsque l’établissement comporte une ou plusieurs succursales, un pharmacien assistant doit être désigné à ladite ou dédites succursale (s).
Cadre Administratif
Condition d’ouverture
L’ouverture d’un établissement de vente et de distribution en gros des produits pharmaceutiques est subordonnée à l’octroi d’une autorisation délivrée par le ministère de la santé après avis du conseil de section compétente de l’ordre national des pharmaciens.
Cette licence peut servir à exploiter des succursales de ladite société.
L’autorisation peut être retirée par le ministre de la santé en cas d’infraction aux dispositions législatives régissant ces établissements et après que l’intéressé aura été invité à présenter toutesles explications utiles.
Toute personne physique ou morale désireuse d’exploiter un établissement d’importation ou de vente en gros de produits pharmaceutiques doit fournir les pièces ci-après :
• un projet de création d’emplois ;
• un titre du local utilisé pour l’exploitation ;
• l’acte de propriété du local ou le contrat de location s’y rapportant ;
• l’indication de l’emplacement exacte, la superficie, l’adresse et le plan côté descriptif du local.
Condition d’exercice
Tout postulant à l’exercice privé de la profession de pharmacien dans des établissements d’importations ou de vente en gros de produits pharmaceutiques, doit être titulaire d’une autorisation délivrée par le ministre chargé de la santé publique et doit réunir les conditions suivantes :
• être titulaire d’un diplôme de docteur en pharmacie délivré par la faculté de médecine, de pharmacie et d’odontostomatologie ;
• être de nationalité Sénégalaise ou ressortissant d’un état accordant la réciprocité aux nationaux ;
• être inscrit à la section B de l’ordre national des pharmaciens ;
• être âgé d’au moins 21 ans ;
• être de bonne moralité.
ORGANISATION DE LA COPHASE SA
Le groupe ubipharm
Ubipharm est une holding internationale de répartition pharmaceutique qui intervient dans plusieurs pays. Le groupe ubipharm est en étroite collaboration avec certains grossistes répartiteurs en Afrique et en Guyane, de même qu’avec certaines entreprises françaises.
Le groupe Ubipharm apporte un savoir-faire en vue d’aider ses sociétés dans les domaines commerciaux,informatiques, comptables et administratifs. Il réalise d’énormes progrès dansla gestion des médicaments.
FONCTIONNEMENTDE LA COPHASE
La direction générale
Elle est représentée par le pharmacien directeur général.
Il est nommé par le conseil d’administration composé de onze membres dont neufs sénégalais et deux du groupe UBIPHARM.
Le pharmacien directeur général est le représentant de la société. Il a plusieurs missions:
• coordonner l’élaboration du budget, lequel est présenté au conseil d’administration ;
• veiller à l’application du budget ;
• assurer le bon fonctionnement des agences et services ;
• défendre les intérêts de lasociété partout où le besoin se fait ressentir ;
• coordonner la présentation des assemblées générales ;
• représenter la société dans ses rapports avec les tiers etc.
Les autres services
Le service administratif et financier
A la tête de ce service nous avons le directeur des affaires administratives et financières qui a pour mission :
• la production dans les délaisdes états financiers ;
• d’assister le directeur dans la confection et le suivi de l’exécution du budget ;
• d’assurer une allocation rationnelle des ressources de la société ;
• d’assurer la sécurisation et la gestion du patrimoine de la société ;
• de gérer les dépenses de la CO.PHA.SE ;
Le service informatique
Il utilise un système d’exploitation appelé GESCOM. Cedernier est mis en place par le DI.I. A la tête de ceservice, il y’a un informaticien qui a pour mission.
• D’assurer la continuité et le suivi du service.
• De choisir les équipements informatiques adéquats.
• De sécuriser les installations informatiques afin de protéger les données.
• D’assurer la fiabilité des programmes avec une qualité du service en donnant les informations au bon moment.
• D’ajouter des fonctionnalités nouvelles pour aider lepersonnel dans leur travail.
Agence Centrale
Le service approvisionnement est géré par le pharmacien responsable de l’approvisionnement. Il se charge en priorité du renouvellement des commandes avec pour principal objectif d’assurer la disponibilité des produits en minimisant les ruptures de stock. Le responsable du service va veiller sur les délais de livraison, superviser la réception des marchandises et leurs transferts dans les agences commerciales et gérer les anomalies (manquant fournisseur, trop reçu fournisseur, avariés liées au transitaire, casse réception).
Pour ces anomalies de réception ainsi que les avaries pour péremption des produits, il constitue les dossiers de réclamation et leur suivi. Il s’occupe aussi des relations avec les laboratoires fournisseurs et de la mise en place de nouveaux produits.
Le service transit
C’est un service qui travaille en étroite collaboration avec l’agence centrale. Il assure les diverses formalités documentaires nécessaires pour les opérations de dédouanement. Cela permet une réception rapide des produits.
Les Agences de Commerces
La CO.PHA.SEcompte trois agences de commerces qui se repartissent comme suit :
• agence de Bel Air située dans la zone industrielle de Dakar. Cette agence cohabite avec la direction générale et l’agence centrale ;
• agence de Pikine située dansla banlieue de Dakar ;
• agence de Kaolack située dans le Saloum.
Ces agences sont dirigées par des pharmaciens inscrits à l’ordre national des pharmaciens à la section B.
Ces pharmaciens chefs d’agences veillent au bon fonctionnement général de la société. Ils s’occupent de la gestion du personnel, du stock, des relations commerciales et des encours clients.
Leurs personnels assurent l’exécution du travail, depuis la réception des commandes jusqu’à leurs livraisons dans les officines.
La réception des commandes
Les conteneurs acheminés par voie maritime sont amenés par les transitaires dans leurs entrepôts où se fait le dépotage. Ensuite les transitaires les ramènent à la COPHASE sous forme depalette. Pour ce qui concerne les expéditions aériennes, elles sont directement amenées dans les entrepôts de la COPHASE.
Mais il peut y arriver queles douaniers procèdent à une vérification des produits du conteneur. Dans ce cas, le transitaire informe le responsable de l’approvisionnement qui envoie quelqu’un pour assister à l’ouverture des palettes concernées. A l’arrivée des produits dans les entrepôts de la COPHASE, le responsable du service transite demandel’impression des états de réception.
La réception se fait par un contrôle du libellé, dela qualité et de la quantité. Ces éléments doivent être en phase avec ceux mentionnés sur lemanifeste.
S’il n’y a pas d’anomalies, la ventilation des produits est faite proportionnellement aux besoins des agences.
Si une anomalie est constatée, une réserve sur le produit concerné est faite en attendant d’adresser un courrier de réclamation au tiers responsable.
Le pharmacien responsable de l’approvisionnement détermine le type de mouvement de stock à effectuer pour corriger les anomalies enrapprochant les quantités reçues et celles mentionnées sur le manifeste. L’informaticien valide le CDX avec les modifications apportées.
STOCKAGE
Définition
Le stockage est l’action de stocker selon le dictionnaire Petit Larousse.
C’est une opération de base de la prestation d’entreposage plus ou moins complexe en fonction de lanature, du flux d’entrée et surtout du flux de sortie des produits à effectuer. L’organisation du stockage des produits doit permettre une rotation fondée sur les principes du FIFO « First In – First Out » (premier entré, premier sorti) et du FEFO « First Expere – First Out » (premier périmé, premier sorti).
A la COPHASE le stockagese fait au niveau du magasin caisse et du magasin déballé. La procédure est presque la même maisla différence se trouve au niveau des quantités à stocker. Eneffet au magasin caisse, comme son nom l’indique, le stockage se fait par colisage dans des cartons, alors qu’au magasin déballé, les produits sont rangés au détail par unités de vente.
Le rangement des produits se fait selon un code géographique qui indique :
• le magasin
• l’allée ;
• la travée ;
• le rayon ou le niveau de rangement.
Stockage au magasin caisse
Le magasin caisse est divisé en sousmagasins. Les produits sont rangés sur des palettes et sur les rayons des minis racks. Dansce magasin le rangement des produits tient compte decertains paramètres :
• Nature du produit : cassable ou non
• volume du carton ;
• vitesse de rotation ;
• thermo sensibilité des produits.
Le magasin est codifié et ceci permetune localisation rapide et facile des produits. Donc tout référence possède un code alphanumérique spécifique et un code géographique. Ce dernier peut être modifié ou changé : c’est la délocalisation.
Le Rangement au déballé
Le plus souvent les médicaments abîmés sont constatés lors du réapprovisionnement des magasins déballés, car le rangement se fait par unités de vente ou après ouverture des cartons pour ce qui concernele magasin quickpick.
Les cartons déposés sur les rails pour le réapprovisionnement, sont ouverts avec un couteau ou un instrument tranchant ou pointu. Ces instruments endommagent exceptionnellement les boites soit en les déchirant ou en les perçant.
Des cartons peuvent buter sur les roulettes des rails et entraîner des dommages. C’est le cas des cartons d’un produit en suspension qui sont petits avec des flacons très fragiles. Ainsi, lemoindre choc avec les roulettes les flacons se cassent.
Certains médicaments ont des quantités qui dépassent leur espace rayon, le rangement est fait en laissant des parties débordées. Le moindre contact avec les produits peut entraîner une chute etéventuellement unecasse des ampoules ou des flacons de sirop. Ceci relève d’une anomalie de rangement suite à un mini maxi erroné.
La collecte des médicaments
Au moment de la collecte, des flacons de sirop peuvent s’échapper du bas de leur emballage et tomber. Cette perte est plus souvent remarquée pour le magasin quick-pick ou la collecte se fait avec des bacs sur des rails. C’est le cas de certains flacons de sirops qui se détachent de leurs emballages au moment de la collecte.
La collecte par précipitation en déposant brutalement les produits dans les paniers ou dans les bacs provoque leurs détériorations. Ilen est de même pour la centralisation des bacs d’une même commande. En effet, le fait de transvaser les produits dans un bac par précipitation provoque des casses de produits qui s’entrechoquent.
Emballage
Les casses directes au cours de l’emballage sont rares. Tout de même de l’emballage peut dépendre des casses ultérieures, d’où lanécessité de respecter certaines règles :
o ne pas surcharger le carton ;
o mettre les produits les plus lourds au fond.
Les casses liées au transport
Après facturation les produits sont livrés aux clients. Mais avant la livraison, il pourrait avoir des casses de médicaments à l’expédition à la suite d’une mauvaise manutention. La livraison sefait à l’aide des voitures ou des motos, le rangement des colis dans la voiture par lasuperposition des colis lourds sur les légers peut provoquer des casses en cours de route avec les secousses de la voiture. Avec la livraison à moto, les colis tombent quelques fois par surcharge. Il peut êtrecompressé par le livreur. Cela provoque la casse de certains médicaments ou la détérioration de leur emballage. Exemple : un carton d’ampoule buvable est tombé lors de la livraison à une pharmacie avec comme conséquence des ampoules cassées et des boites tachetées.
La plupart de ces casses liées autransport sont constatées par le chauffeur ou le client. Si les dégâts sont remarqués par le chauffeur avant livraison, les produits abîmés feront l’objet d’un échange. Si c’est le client qui a constaté les casses, ces produitsferont l’objet d’un échange ou exceptionnellement d’un avoir si le client ne veut plus des dits produits.
Le client par erreur derangement ou par inattention pourrait abîmer des produits dans son officine. De façon exceptionnelle il peut arriver qu’il demande au grossiste de supporter cette perte.Dans ce cas, l’action du grossiste correspond à un geste commercial et viseà entretenir ou à développer une relation avec un client à fort potentiel. Ilest important ici de constater cette avarie par le code raison avoir adopté : CCM (Client Casse Magasin).
LES PEREMPTIONS
Les péremptions varient selon les médicaments: en effet, la durée de vie d’un médicament peut aller de deux à trois ans après sa datede fabrication.
Comme tous produits périssables, les médicaments ne peuvent pas être vendus au delà d’une date limite de péremption. La législation impose au répartiteur de ne pas commercialiser les médicaments s’ils sont à trois mois de la péremption.
De même, les pharmacies d’officine ne doivent pas commercialiser un médicament à trois mois de ladate de péremption sauf en cas de force majeur : (rupture de stocks, traitement des épidémies).
Le répartiteur doit retirer de la vente tous ces médicaments à trois mois de la date de péremption. Le service d’inspection peut effectuer des contrôles qualité du stock, le répartiteur risqueune amende si un produit périmé est découvert dans ses rayons.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE: GENERALITES
I- HISTORIQUE ET DEFINITION
I-1 Historique
I-2 Définition
II- LEGISLATION DE LA REPARTITION
II-1 Cadre juridique
II-2 Cadre administratif
II-2.1 Conditions d’ouverture
II-2.2 Condition d’exercice
II-2.3 Condition devente
II-2.4 Fiscalité
III- ORGANISATION DE LA CO.PHA.SE
III-1 Ubipharm
III-1.1 Les partenaires du groupe en Afrique et en Guyane
III-1.2 Les partenaires français du groupe
III-2 Présentation de la cophase
III-3 FONCTIONNEMENT DE LA COPHASE
III-3.1 La direction générale
III-3.2 Les autres services
III-3.2.1 Le service administratif et financier
III-3.2.2 Le service informatique
III-3.2.3 L’agence centrale
III-3.2.4 Le service transit
III-3.2.5 Les agences de commerces
IV- CIRCUIT DES PRODUITS DE LA CO.PHA.SE
IV-1 Approvisionnement
IV-1.1 Les opérations d’importations
IV-1.2 Le train de commande
IV-1.3 Transmission des commandes
IV-1.4 Achat locaux des produits
IV-1.5 La réception des commandes
IV-2 Stockage
IV-2.1 Définition
IV-2.2 Stockage au magasin caisse
IV-2.3 Stockage au magasin déballé
IV-3 La vente
IV-3.1 La prise de commande
IV-3.2 Traitement des commandes
IV-3.2.1 La collecte
IV-3.2.2 Contrôle des commandes
IV-3.2.3 Emballage
IV-3.2.4 La livraison
DEUXIEME PARTIE: ETUDE DE LA DEPERDITION DE STOCK
I- CADRE D’ETUDE
II- MATERIEL D’ETUDE
I-1 Outils d’identification
III-2 Outils de relèvement
II-3 Outil d’exploitation
III- METHODES UTILISEES
III-1 Constat physique des déperditions
III-1-1 les avaries de casse
III-1-1-1 Les casses dans les magasins
III 1-1-2 Les casses liées au transport
III-1-2 Les péremptions
III-1.2.1 Au niveau de l’agence centrale
III-1.2.2 Au niveau de l’agence decommerce
III-1.2.3 La gestion croisée
III-1.3 La gestion des retours et réclamations
III-1.3.1 Les retours
III-1.3.2 Les autres types de réclamations
III-1.3.3 Les codes de la raison de l’avoir
III.1.4 le coulage
III-1.4.1 Les formes de vol
III-1.4.2 Détection des vols
III-2 Constat informatique des avaries
III-2.1 Mouvements comptabilisables
III-2.1.1 Mouvements à imputation grossiste
III-2.1.2 Mouvements à imputation tiers
III-2.2 Mouvements non comptabilisables
IV- RESULTATS ET COMMENTAIRES
IV-1 Valorisation des avaries liées au grossiste
IV-1.1 résultats à mi-exercice
IV-1.2 Résultats en fin d’exercice
IV-1.3 Résultats par rapport au chiffre d’affaire
IV-2 Valorisation des avaries liées aux tiers
IV-2.1 Résultats à mi-exercice
IV-2.2 Résultats en fin d’exercice
IV-3 Valorisation des coulages
V-DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
V-1 Optimisation de la gestion du stock
V-1.1 PREVENTIONS DES AVARIES
V-I.1.1 PREVENTION DES PEREMPTIONS
V-I.1.2 PREVENTION DES CASSES
V-2 SECURISATION DU STOCK
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
