Les outils de gestion des documents

Les outils de gestion des documents

Entretiens semi-dirigés et guide d’entretien

Afin de récolter des données non seulement sur les pratiques archivistiques au sein du service, mais également sur les différents systèmes d’information des dossiers de mise à l’enquête, quatre entretiens semi-dirigés ont été menés avec des collaborateurs du SU. Le référentiel de gestion et de classement doit correspondre à leurs besoins, il était donc indispensable de s’entretenir avec eux afin de comprendre leurs pratiques en matière de gestion documentaire ainsi que leurs attentes vis-à-vis de cet outil. Pour une question de temps et de faisabilité, tous les employés n’ont pas pu être interrogés, le choix des répondants s’est porté sur des personnes clés, permettant de représenter toute la hiérarchie et possédant des connaissances spécifiques. Nous avons donc sélectionné une personne de la direction, une secrétaire, un technicien connaissant tous les systèmes d’information papier des dossiers de mise à l’enquête et un collaborateur maitrisant le système informatique des mêmes dossiers. Le choix d’entrevues semi-dirigées s’est imposé dans le cadre de ce travail puisque cette méthode de recherche qualitative permet de recueillir des informations quant aux sentiments et aux expériences des personnes interrogées (Fortin et Gagnon 2016, p.320). Le but était de mettre le répondant en confiance et de le laisser s’exprimer afin de récolter un maximum d’informations. Les entretiens ont également permis d’impliquer les employés dans la création de l’outil et de discuter avec eux de l’intérêt du référentiel dans leur travail quotidien. Pour mener à bien ces entretiens, un guide composé de seize questions a été créé. Il se trouve en annexe1. Il est structuré de la manière suivante :

• Une brève présentation afin de contextualiser le projet et d’expliquer, dans les grandes lignes, la raison de ces entretiens ;

• Un encadré permettant de noter les informations sur la personne interrogée, soit son nom, sa fonction, le service concerné ainsi que son ancienneté ;

• Les questions en elles-mêmes, structurées selon les thèmes à aborder (production et réception des documents, classement, recherche, commentaires et suggestions).

Le cycle de vie des documents Il existe plusieurs modèles de cycle de vie des documents. Chacun a pour but de comprendre et de modéliser les différentes étapes par lesquelles passe un document dès sa création. Pour des raisons de faisabilité, nous n’entrerons pas dans le détail de chacun des modèles existant4. Nous nous concentrerons sur le modèle communément utilisé dans le monde francophone, à plus forte raison en Suisse romande et en particulier aux Archives de Montreux. Dans la tradition archivistique francophone, le cycle de vie des documents est défini par la théorie des trois âges, née dans les années 1960 (Kern, Holgado et Cottin 2015, p. 39)5. Comme le dit Marie-Anne Chabin (2007), il s’agit : « [d’un] principe archivistique fondamental dans la formation des archivistes français ». Dans le dictionnaire archivistique francophone, ces deux notions font même partie d’une seule et même définition, sa liste de descripteurs indiquant : «cycle de vie, voir archives courantes, archives définitives, archives intermédiaires, théorie des trois âges » (Direction des archives de France 2002, p.15).

Cette théorie a amené une nouveauté dans le paysage archivistique. Auparavant, les archives étaient considérées soit comme actives, avec une valeur administrative, soit comme historiques, avec une valeur de témoignage ; elles ne possédaient alors que deux âges. Le troisième âge, la période de semi-activité, aussi nommée période intermédiaire et totalement ignorée jusque-là, a été introduit par cette théorie (Kern, Holgado et Cottin 2015, p.49). Elle énonce que tous les documents, quels que soient leur provenance et leurs supports, passent par trois âges ou trois périodes : « […] courante, intermédiaire et définitive, caractérisées par la fréquence et le type d’utilisation qui en est faite » (Direction des Archives de France 2002, p. 34). La figure ci-dessous illustre le passage d’un âge à l’autre, le cycle de vie d’un document en fonction de son changement d’utilisation au fil du temps.

Normes ISO  la plus importante à prendre en compte est l’ISO 15489, adoptée en 2001, mise à jour en 2016 et portant sur le records management (RM), que nous avons déjà citée plus haut8. Cette norme n’a pas pour vocation d’être appliquée à la lettre par tous les services d’archives. Comme le dit Johanne Pelletier (2001, p. 81), cité par Daniel Ducharme (2005, p. 1), elle sert avant tout: « […] de ligne directrice de bonne pratique professionnelle. ». Nous n’avons donc pas cherché à la suivre mot à mot, mais elle a servi de cadre de référence. Cette norme est scindée en deux volumes. La première, ISO 15489-1 définit les concepts et les principes directeurs quant à la création, la capture et la gestion des documents d’activités (Organisation internationale de normalisation 2016, p. v). La deuxième partie de cette norme, ISO 1589-2 : « […] fournit une méthodologie pour la mise en oeuvre de la norme [ISO 15489-1]. » (Organisation internationale de normalisation 2001, p. vi). Elle décrit notamment : la méthodologie à suivre lorsque l’on souhaite mettre en oeuvre un système d’archivage (Idem, pp. 3-7), les instruments de travail (Idem, pp. 8-14), ainsi que les processus du RM (Idem, pp. 14-24).

Mais la gestion des documents d’activité n’est rien sans un système de gestion des documents d’activités (Organisation internationale de normalisation 2016, p. vii). Il est donc tout aussi important de tenir compte de la norme ISO 30300. Celle-ci concerne le système de gestion des documents d’activité, défini comme : […] un dispositif complet et auto-suffisant qui doit permettre la mise en oeuvre d’une politique intégrant des processus d’amélioration continue des performances. » (Conseil canadien des normes 2012, p. 8). Certains points se recoupent même entre ces deux normes. Ainsi, nous pouvons remarquer que tant dans l’ISO 15489 que dans l’ISO 30300, les caractéristiques d’un document probant sont les mêmes : il doit être fiable, intègre, authentique et exploitable, comme nous l’avons déjà expliqué ci-dessus9 (Organisation internationale de normalisation 2016, p.5 ; Organisation internationale de normalisation 2011, p. 3). Par conséquent, les deux normes sont complémentaires l’une de l’autre.

La loi sur l’archivage (LArch) Entrée en vigueur en 2012, la loi sur l’archivage s’applique aux archives du Grand Conseil vaudois et à son administration, aux Conseil d’Etat et à son administration, à l’ordre judiciaire et à son administration (art. 2, al. 1a-c), aux personnes physiques ou morales (art. 2, al. 1e) mais également aux communes (art. 2, al. 1d). Elle énonce dans l’article 8 que les communes sont indépendantes du canton quant à la gestion de leurs archives, qui sont conservées dans la commune même (al. 1). La LArch fixe donc les responsabilités de chaque partie en matière de gestion documentaire et possède deux grands buts : « Organiser l’archivage, qui constitue une condition de base du bon fonctionnement de l’administration […] et de la sauvegarde des droits des citoyens. Cet archivage doit être organisé en premier lieu dans l’ensemble de l’administration (cantonal, respectivement communal) et non pas seulement dans l’institution destinée à accueillir les archives en fin de processus. Régler l’accès aux archives, qui est un droit du citoyen […] » (Coutaz et Gilliéron 2012, p. 6) Comme l’indique le titre et comme le signalent Gilbert Coutaz et Christian Gilliéron (2012, p. 6), il s’agit d’une loi sur l’archivage et non sur les archives. En effet, ce texte de loi se focalise sur la gestion et non sur le traitement des archives. Les autorités sont ainsi tenues de mettre en oeuvre des processus, « (…) des systèmes de classement et des modes de conservation des documents qui garantissent l’intégrité, l’authenticité, l’accessibilité et la sécurité de ceux-ci. » (LArch, art.4, al.2). Ces processus ne sont pas là pour préparer des archives historiques, mais bien pour optimiser la gestion documentaire et le bon fonctionnement de l’administration.

Le règlement d’application de la loi sur l’archivage (RLArch) La LArch est accompagnée d’un règlement d’application qui complète et précise ses dispositions (RLArch, art.1). Il définit, entre autres, ce que sont un instrument de recherche et un calendrier de conservation (art.2, al.1.b-c). Dans le cadre de ce travail, les articles 3 et 5 sont particulièrement intéressants. Le premier se rapporte à la gestion, au classement et à la conservation des documents. Selon cet article, chaque autorité doit fixer des procédures et s’assurer que les documents soient fiables, intègres et exploitables (RLArch, art.3, al.1 et 2). L’autorité doit également prendre des mesures pour protéger ses documents contre tout risque de vol, de perte ou de détérioration (RLArch, art.3 al. 3 et 4). De même, l’accès aux documents doit être sécurisé et ne peut être autorisé qu’aux seules personnes concernées (RLArch, art.3, al.4). Le second, comme nous l’avons vu plus haut, concerne le calendrier de conservation. Chaque autorité est tenue de créer et de tenir à jour un tel instrument (RLArch, art.5, al.1).

Table des matières

Déclaration
Remerciements
Résumé
Liste des tableaux
Liste des figures
Liste des abréviations
1 Introduction
1.1 Cadre général
1.2 Objectifs du mandat
2 Méthodologie générale
2.1 Etapes de réalisation
2.2 Instruments de récolte des données
2.2.1 Entretiens semi-dirigés et guide d’entretien
2.2.2 Inventaire typologique et grille d’inventaire
3 Revue de la littérature
3.1 Gestion des documents d’activité : fondements théoriques
3.1.1 Définition
3.1.2 Le cycle de vie des documents
3.1.2.1 Archives courantes
3.1.2.2 Archives intermédiaires
3.1.2.3 Archives historiques
3.1.3 La théorie des valeurs
3.1.4 Les outils de gestion des documents
3.1.4.1 Plan de classement
3.1.4.2 Calendrier de conservation
3.2 Cadre normatif et déontologique
3.2.1 Normes ISO
3.2.2 Norme ISAD(G)
3.2.3 Code de déontologie des archivistes
3.3 Cadre légal et règlementaire
3.3.1 Cantonal
3.3.1.1 La loi sur l’archivage (LArch)
3.3.1.2 Le règlement d’application de la loi sur l’archivage (RLArch)
3.3.1.3 La loi sur l’information (LInfo)
3.3.1.4 La loi sur la protection des données personnelles (LPrD)
3.3.2 Communal
3.3.2.1 Prescriptions municipales sur les archives communales
3.3.2.2 Directives et procédures édictées par l’Administration générale de la commune de Montreux
3.4 Synthèse
4 Analyse des besoins
4.1 Objectifs
4.2.1 Service de l’Urbanisme
4.2.2 Pratiques archivistiques
4.2.2.1 Production et réception des dossiers
4.2.2.2 Classement des dossiers
4.2.2.3 Recherche de documents
4.2.3 Espaces de stockage et conditions de conservation
4.2.4 Typologie des documents d’activité
4.2.5 Volumétrie des documents d’activités
4.2.6 Cartographie des systèmes d’informations pour les dossiers de mise à l’enquête
4.2.6.1 Définition et contenu
4.2.6.2 Dossiers et systèmes d’information versés aux AM
4.2.6.3 Dossiers et systèmes d’information conservés au SU
4.2.7 Synthèse
5 Elaboration du référentiel de gestion des documents d’activité
5.1 Plan de classement
5.2 Référentiel de gestion des documents d’activités
5.3 Test de l’outil
6 Recommandations
6.1 Sélection des métadonnées
6.2 Importation des métadonnées
6.2.1 Dossiers papier : Importation manuelle des métadonnées dans AtoM
6.2.2 Dossiers électroniques : Importation CSV des dossiers OFISA
6.3 Traitement des dossiers BP
7 Conclusion
8 Bibliographie

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