Les organes dirigeants de l’OOAS

En tant qu’Agence Spécialisée de la CEDEAO, l’OOAS est composée de plusieurs organes de prise de décisions:

L’Autorité des Chefs d’État et de Gouvernement des États Membres est l’institution suprême de la Communauté et est composée de Chefs d’État et/ou de Gouvernement des États Membres. L’Autorité est responsable de l’orientation générale et du contrôle de la Communauté et prend toutes les mesures nécessaires pour assurer son développement progressif et la réalisation de ses objectifs. Ace titre, elle est aussi l’organe suprême de prise de décisions de l’OOAS.

Le Conseil des Ministres est un panel rotatif de Ministres des États Membres de la CEDEAO qui peut comprendre les Ministres de l’Intégration, de la Planification Economique et des Finances et des Affaires Etrangères. Le Conseil est chargé du fonctionnement et du développement de la Communauté et fait des recommandations à l’Autorité de la CEDEAO sur toute action liée aux objectifs de la Communauté.

La juridiction de l’Assemblée des Ministres de la Santé est surtout limitée aux questions sanitaires et plus particulièrement aux aspects techniques y afférents. L’Assemblée définit les politiques générales de l’OOAS et prend d’autres décisions appropriées pour promouvoir ou faire avancer les objectifs de l’Organisation. La Direction Générale de l’OOAS, qui est chargée de l’exécution des programmes et des activités de l’organisation, est dirigée par un Directeur Général, assisté d’un Directeur Général Adjoint. Les activités de l’OOAS sont réparties sur cinq départements que comprend la Direction Générale:
• Développement des Ressources Humaines; (DRHD)
• Planification et Assistance Technique; (DPAT)
• Soins de Santé Primaires et Lutte contre les Maladies; (DSSP/CM)
• Recherche et Système d’Information de la Gestion Sanitaire (DRSIS)
• Administration et Finances. (DAF)

le grossissement de la DSSP/CM. Ainsi ce département a été scindé en deux à savoir le Département des Soins de Santé Primaires (DSSP) et le Département de Lutte contre les Maladies et les Epidémies (DLME).

L’informatisation de la gestion du courrier

La gestion du courrier et des documents administratifs est une activité essentielle dans les administrations. Les volumes de documents augmentent avec le temps et entraine peu à peu des difficultés dans la gestion du flux documentaire. L’OOAS est confrontée depuis un certain temps aux problèmes essentiels suivants dans la gestion de son flux documentaire:

• Perte de documents dans le circuit de diffusion/traitement des courriers
• Lenteur dans la diffusion et le traitement des courriers

La perte de documents importants ou urgents a des conséquences non négligeables sur l’organisation. En effet, la mise en œuvre des activités des programmes ne peut être faite que si le mémorandum (courrier interne) de demande d’approbation a été effectivement approuvé. Il apparait alors impératif de pouvoir assurer et maintenir un suivi efficace des courriers en son sein. L’informatique apparaissant comme un moyen efficace de résoudre ces problèmes et parvenir à un suivi efficace des courriers, la résolution de cet épineux problème nous a été confiée. Cependant nous gardons à l’esprit que des recommandations sur le plan organisationnel et le respect des procédures doivent aussi être faites.

La consolidation des données comptables et budgétaires

L’OOAS n’utilise pas de système unifié pour la gestion de ses processus. Nous avons d’une part les processus à gestion informatisée telle que la comptabilité qui utilise TALLY.ERP9 comme logiciel spécifique. D’autre part figurent les processus à gestion semi-automatique telle que la gestion du budget qui utilise le tableur Microsoft~ Excel pour un suivi minimal. Cette gestion semi manuelle du budget souffre de certaines insuffisances telles que:
• L’existence d’un logiciel de gestion comptable avec un module budgétaire non adapté au contexte de l’OOAS et donc non utilisé par le Département de l’Administration et des Finances;
• L’utilisation d’un fichier Excel de suivi du budget: comme solution transitoire en attendant la mise en place d’un logiciel adapté, un fichier Microsoft~ Excel a été mis en place pour assurer un suivi minimal du budget;
• L’insuffisance de la granularité des informations utilisées pour alimenter le fichier Excel: les données enregistrées dans le fichier ne sont pas détaillées et rendent incomplète la restitution des informations de suivi du budget. Les données détaillées ne sont disponibles que dans le logiciel de comptabilité.

Le logiciel de comptabilité devrait être remplacé par un logiciel gérant la comptabilité et le budget dans 2 ou 3 ans suite à la politique d’harmonisation de l’informatique des institutions de la CEDEAO. Cependant, il serait judicieux de pouvoir disposer d’un outil de restitution des informations de suivi du budget d’ici-là. En effet les informations sur le budget sont primordiales dans la prise de décision pour les professionnels et les managers de l’Organisation.

La gestion du courrier

Au total, neuf (09) personnes ont été interviewées dans tous les départements de l’organisation:
• Le Département de la Recherche et du Système d’Informations Sanitaire (DRSIS)
• Le Département de l’Administration et des Finances (DAF)
• La Direction Générale:
• Le Département des Ressources Humaines et du Développement (DRHD)
• Le Département des Soins de Santé Primaire et du Contrôle des Maladies (DSSP/CM)
• Le Département de la Planification et de l’Assistance Technique (DPAT) .

La synthèse des interviews

Il existe deux types principaux de courriers: les courriers entrants et les courriers sortants. Pour chacun de ces types, il y a les courriers internes et externes.
• Un courrier entrant interne est un courrier en provenance d’un département à destination d’un autre département
• Un courrier entrant externe est un courrier en provenance de l’extérieur àdestination de l’organisation
• Un courrier sortant externe est un courrier produit par l’organisation à destination de l’extérieur
• Un courrier sortant interne est un courrier produit par un département à destination d’un autre département.

Les courriers à traiter peuvent être des mémorandums (pour demandes de signature, demande d’approbation, mise en œuvre d’activités, …), des lettres , des fiches (demande de congés, ordre de mission, …), des factures, des circulaires ou des notes de services. Pour le cas particulier du secrétariat de la (DAF) il Y a aussi les factures, les devis/factures pro formats, et les bons de commande.

Tous les numéros utilisés pour le référencement des courriers au niveau de chaque département sont réinitialisés en début de chaque année.

Table des matières

Introduction
Partie 1 : Le contexte du stage
1. La structure d’accueil
1. Historique et missions
2. Vision et stratégie
3. Les organes dirigeants de l’OOAS
Il. Les problèmes
1. L’informatisation de la gestion du courrier
2. La consolidation des données comptables et budgétaires
Partie 2 : L’existant
1. La gestion du courrier
1. La synthèse des interviews
2. Modélisation du workflow
3. Critiques
II. La consolidation des données comptables et budgétaires
1. La synthèse des interviews
2. Modélisation du flux de données
3. Critiques
Partie 3: Les solutions proposées
1. La gestion du courrier
1. Etat des lieux sur la GED
2. Maarch Entreprise
Il. Le module « Dashboard »
Partie 4: L’implémentation
1. Maarch Entreprise
1. Les suggestions sur la procédure de gestion du courrier
Thème: « Mise en place de solutions pour gérer la traçabilité du courrier et la consolidation des données comptables et budgétaires»
Il. Le module « Dashboard »
1. La phase préalable de consolidation des données du budget
2. L’implémentation du module
Partie 5: La conduite du projet
1. Les acteurs
1. Le groupe de pilotage
2. Le groupe de projet
3. Le groupe d’utilisateurs
II. Les délais
III. Les risques
IV. La méthode d’analyse et de conception
1. Le langage de modélisation
2. La méthode de développement
Conclusion
Bibliographie

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