Les objectifs du Palais de l’Univers dans le long terme

Les objectifs du Palais de l’Univers dans le long terme…

Un centre de documentation doit répondre aux objectifs de l’établissement qui l’accueille. Il vise à augmenter les performances des agents qui y travaillent en permettant une actualisation constante des savoirs et une plus grande sûreté et rapidité des prise de décision. Il permet aussi l’amélioration de l’image de marque de la structure. Il est donc important de cerner précisément les objectifs du Planétarium- Palais de l’Univers pour y répondre de façon efficace.
Le principal objectif de l’actuel centre de documentation est de fournir un support scientifique et une base de recherche pour les animateurs scientifiques. Certains animateurs ou étudiants faisant une recherche sont parfois introduits dans le centre de Documentation par les animateurs scientifiques, il accueille aussi des personnes ayant la volonté d’organiser une animation à partir d’un thème sur l’univers. Mais le complexe Palais de l’Univers Planétarium a la volonté de s’ouvrir au plus large public possible. Monsieur Colsenet, directeur m’a défini ses objectifs. Des grands thèmes seront repris dans les différentes salles du Palais, à savoir :
-les origines de l’univers (le Big Bang et le système solaire)
-la Terre, de l’origine de sa création jusqu’à l’apparition de l’homme.
Ces thèmes recoupent de nombreuses matières : Sciences de la Vie et de la Terre, Histoire de la Terre, de l’Univers, des découvertes, astrophysique, astronomie, philosophie, histoire des sciences, éthique et environnement. Le Planétarium veut mener des actions pédagogiques sur l’espace en anglais, français et néerlandais, sur la fomiation des enseignants en astronomie et en science de l’espace ainsi que la mise en place d’une bibliothèque d’animations. La bibliothèque d’animations consiste dans le recensement, la conservation et la diffusion d’un certains nombres d’animations que le planétarium est en mesure de proposer.
L’équipement des salles en casques et puits d’informations est envisagé.
Des liens avec les chercheurs, les étudiants et le Cirasti sont vivement recherchés.
Le Planétarium et le centre de documentation bénéficient déjà d’un certain public qu’il est bon de prendre en compte. Même si celui-ci est plutôt un public « souterrain », c’est à dire lié à d’autres structures et donc moins gratifiant. Ce public implique une certaine façon de travailler pour cette structure, une certaine place dans la vie culturelle et politique de la région. Le planétarium accueille essentiellement des groupes en semaines et des individus en soirée et le week-end. Les animateurs et professeurs impliqués dans le Planétarium- Palais de l’Univers sont tous exigeants au niveau des connaissances abordées. Attirer un public de non connaisseurs n’impliquent pas que les informations données doivent avoir une plus faible valeur scientifique, bien au contraire. La construction d’une culture scientifique se fait en abordant des données simples mais la précision et l’exactitude doivent être de mise, l’objectif étant de permettre au public d’intégrer petit à petit de plus en plus de notions et de termes compliqués afin de posséder un bagage lui permettant de comprendre les sujets les plus actuels et les plus difficiles.

Des exemples à suivre et des partenaires possibles

Au cours de mon stage au Planétarium, j’ai visité plusieurs structures documentaires et cela m’a permis de sentir un peu mieux la place que devra tenir le centre de documentation du planétarium, d’imaginer les partenariats possibles et les plus enrichissants et de voir, de comprendre de la façon la plus pratique le fonctionnement d’un CDI en Science. J’ai notamment visité le Forum des Sciences de Villeneuve d’Ascq. A peine entré dans celui-ci, on aperçoit tout de suite un panneau signalant « la Doc ». On monte un escalier et tout de suite à droite, on trouve le centre de documentation, à côté du Planétarium. Un panneau situé juste devant l’entrée- on est obligé de le contourner- nous apprend que la doc est ouverte le samedi à tout les publics et la semaine aux responsables éducatifs et culturels, aux étudiants, aux enseignants, aux animateurs et aux abonnés du Forum des sciences.
L’ espace est très éclairé, pleins de couleurs vives, du rouge, du bleu, du vert, un tapis de jeu est installé pour les enfants entouré par des fauteuils tous différents, les chaises aussi sont toutes différentes, chacun choisit selon ces affinités. On sent immédiatement qu’il s’agit d’un lieu où le savoir se veut ludique. Le centre de documentation est au cœur du Forum.
Ce dernier est constitué : du petit Forum, c’est un espace d’exposition pour les petits de 3 à 6 ans environ. Il reçoit une exposition par ans et mesure 100m2 pour 30 enfants. des ateliers à partir de 5 ans permettant d’expérimenter un thème par mois. un espace débats- conférences. un espace multimédia proposant des initiations à Internet et des plages de consultations libres un plateau d’expositions temporaires pour adultes et enfants. un planétarium.
Le Forum des sciences est une association apparue en 1989. En 1990, il participe au mouvement : « Livre ta science », c’est une réflexion sur la place du livre scientifique et culturel. Cette réflexion se poursuit jusqu’en 1995 et donne naissance à la Doc. En effet, la réflexion sur la place du livre déboucha sur un constat de manque de documents à caractère scientifique. Il fallait travailler en liaison avec les partenaires régionaux déjà existant, ne pas concurrencer les Bibliothèques Universitaires, Municipales, le CRDP, la Maison de la nature. Il fallait donc cerner précisément les objectifs du centre de doc. Il s’adresse aux responsables éducatifs et culturels, c’est à dire aux personnes ayant déjà un public derrière elles (enseignants, animateurs, chargés de missions) et les aide à monter leurs projets. Cela permet de toucher un plus grand nombre de personnes car à travers chaque interlocuteur, c’est un groupe que l’on sensibilise à la science. Le niveau du public visé se situe entre les tout petits jusqu’au DEUG (pour ne pas concurrencer les B.U.). Sept personnes (six postes) travaillent dans le centre de documentation. En dehors des tâches de manutention, un documentaliste est attaché à chaque exposition afin de négocier les droits, de trouver la documentation et l’iconographie nécessaire au montage de l’exposition, de créer un espace de lecture propre à chaque exposition. Il y a aussi un travail de dépouillement de la presse à visé interne et des «dossiers documentaires » autour d’un sujet. La première page des articles intéressants est photocopiée et affichée afin que le public sache pouvoir trouver ce document à la Doc. La constitution de «MallesDoc » est une des tâches dudocumentaliste. Les MallesDocs sont des cantines dans lesquelles nous pouvons trouver toutes sortes de documents autour d’un sujet et s’adressant à un public. Elles permettent à ceux qui veulent les emprunter depouvoir constituer des animations assez facilement.
Les documentalistes du Forum des sciences utilisent le logiciel Texto mais son interface de gestion documentaire est qualifiée de «lourde ». Le classement des documents se fait par centre d’intérêt pour répondre à la volonté de traiter toutes les facettes d’un thème (législation, économie,politique…)- La signalisation des domaines dans l’espace se fait au moyen de documents et objets d’appel placés en évidence. Le centre documentaire ne garde pas d’archives (sauf pour certaines revues), les périodiques périmés ont leurs articles les plus intéressants dispatchés dans les dossiers documentaires. Les documents trop pointus vont rejoindre la bibliothèque interne dans le bureau des animateurs scientifiques pour leurs propres besoins.
Le Planétarium est aussi en partenariat avec l’astrolab Iris à Ypres avec lequel il organise des activités et des échanges fructueux. Des associations à buts cientifique existent aussi sur le dunkerquois et toutes peuvent constituer un appui au développement de la base documentaire et de son public. Par exemple, l’Association Jeunes Science Nord présidée par monsieur Hamptaux Patrick, par ailleurs animateur au Planétarium, possède une section astronomie. Il existe aussi dans le domaine des science de la Terre, l’Association des amateurs de minéraux et de fossiles des Flandres Maritime dont l’objectif est de découvrir la minéralogie et la paléontologie. Certaines de ces associations peuvent posséder ou avoir besoin d’une documentation et il serait bon pour optimiser les ressources et répondre facilement au demande du public de travailler ensemble sur la constitution des fonds. Des relations et partenariats moins régionaux peuvent aussi être un enrichissement pour le centre de documentation et le Planétarium. Il existe différentes bibliothèques dont les catalogues sont accessibles en lignes comme certaines bibliothèques universitaires ou MathDoc permettant de joindre le réseau national des bibliothèques de mathématiques, la Bibliothèque Nationale de France qui recense les ouvrages de toutes les disciplines notamment scientifiques et techniques.
On peut accéder au site de la BNF à l’adresse suivante :
http://www.bnf.fr/. Des liens suivis avec ces différentes structures, une fréquentation régulière de leurs sites facilitent le travail de documentation nécessaire à l’optimisation d’une structure à but scientifique. L’article 7 de la Charte des Bibliothèques, dont il n’est pas interdit de s’inspirer, précise que : « D’une manière générale, chaque bibliothèque doit élaborer et publier la politique de développement de ses collections et de ses services en concertation avec les bibliothèques proches ou apparentées. ».
De plus cela permet d’échanger les informations et d’éviter les redites, un système de prêt entre ces différentes structures peut même être mis en place. C’est une économie d’énergie et d’argent, un brassage de population plus important qui pourrait être effectué avec un tel système.

Le déroulement de mon stage

Après avoir détaillé le contexte dans lequel s’effectuait mon stage, les attentes et les moyens concernant le centre de documentation. Nous allons nous intéresser au déroulement de mon stage. Il se caractérise d’une part par l’inventaire du fond dont la description du centre s’est largement inspiré et d’autre part de la constitution d’une politique d’acquisition.

Récoiement ou recensement ?

Pour ma mission première, j’ai commencé par recenser les ouvrages que possède le Centre de Documentation du Palais de l’Univers. En effet, le récoiement est une opération permettant de vérifier la présence des document à l’aide du catalogue, cela permet aussi de vérifier l’état des collections. C’est une étape essentielle pour s’assurer que le fond documentaire est toujours en adéquation avec les objectifs que se fixe le documentaliste et pouvoir définir les prochains achats d’ouvrages. Mais, aucune liste vraiment complète des ouvrages n’avait été constituée et de nombreux livres étaient dispersés dans tout l’établissement et chez des particuliers. J’ai donc plus effectuer un recensement qu’un récoiement.
J’ai immédiatement noté le numéro d’inventaire au stylo indélébile sur la page de titre des ouvrages et je les ai estampillés afin de marquer leur appartenance au planétarium. Cette opération est l’enregistrement des documents, elle doit se faire à chaque nouvelle acquisition. Le numéro d’inventaire permet de suivre la vie d’un ouvrage et de l’identifier de façon formelle. Les informations se trouvant généralement sur le registre d’entrée d’Inventaire étant impossible à trouver, j’ai modifié la constitution de cette liste. En général, on y trouve l’origine de l’ouvrage (le vendeur… )et le prix. Ici, ces informations n’existaient pas et les ouvrages avaient souvent été achetés à des dates reculées. J’ai préféré simplifier ce document en y mettant juste le numéro d’inventaire (clé), le titre, l’auteur, l’éditeur et la collection. Puis, je les ai classés dans un tableur Excel car cela peut faciliter la constitution d’une base de données sous Access ou sous d’autres logiciels dans le futur. Il a été assez compliqué de tous les rassembler, d’autant plus qu’il n’existe aucun mode de prêt. J’ai essayé de constituer un cahier permettant de suivre le circuit des ouvrages. Ce carnet était fait de façon à ne demander que le minimum d’effort, il suffisait d’indiquer le numéro d’inventaire du livre, la date de l’emprunt et le nom et les coordonnées de l’emprunteur avec l’appui d’une pièce d’identité pour toutes personnes extérieures au Planétarium.
Mais de nombreuses personnes empruntaient les livres sans me prévenir, pensant que leur appartenance au service ou le fait qu’ils empruntaient cet ouvrage pour quelques jours seulement les dispensaient de cette formalité.

Un peu d’organisation

J’ai ensuite cherché à grouper les ouvrages selon leur thématique etcela avec l’aide de Monsieur Pinte qui, ayant une formation dans ces domaines scientifiques pouvait m’aider à cerner plus précisément les thèmes des livres. Puis je me suis interrogée sur le classement que l’on pouvait élaborer à partir de ses ouvrages et en fonction du public attendu.
Le classement est la façon dont la documentation doit être rangée. Cela peut se faire dans l’ordre alphabétique ou être fonction de la classification.
J’ai préféré que le classement se fasse avec cette dernière solution. Il me semble que ce type de rangement permet aux lecteur de s’y retrouver plus facilement. Avec un plan classement dans l’ordre alphabétique, le lecteur doit savoir ce qu’il cherche, connaître un titre ou un auteur, alors qu’avec un classement répondant à des critères intellectuels, il est aussi facile de trouver unouvrage en fonction de son titre qu’en fonction de la matière dont il traite. Une classification par chiffre comme la Dewey ou la CDU m’a semblé inadaptée du fait du petit nombre d’ouvrage et de la signalétique importante nécessaire pour que le lecteur ne se sente pas perdu. J’ai préféré concevoir une classification qui, en se rapprochant du langage naturel, parlerait au public. Deux grandes sections s’y côtoient : la section adulte et la section jeunesse.

Mes Propositions

J’ai travaillé sur une première liste de propositions d’achats avec Monsieur Pinte qui en avait besoin avant la mi-décembre, mais celle-ci n’a pas abouti, de gros problèmes d’organisation et de motivation entravant les initiatives du Planétarium. Je l’ai donc reprise et complétée pour le travail que l’on me demandait. J’ai essayé dans la constitution de ma liste de proposition de tenir compte de l’équilibrage du fond documentaire et de la demande des utilisateurs, c’est à dire de l’offre et de la demande. « Dans une logique de l’offre, la collection résulte de l’application d’une politique d’acquisition dans la durée. Dans une logique de la demande, la collection résulte de multiples interactions « élémentaires » centrées sur des titres particuliers (prêts, suggestion d’achat) ou sur des sujets recherchés par le public »4 La politique d’acquisition doit donc être centrée sur les objectifs du Palais de l’Univers. J’ai donc tenté de donner un fond élémentaire aux Sciences de la Vie et aux Sciences de la Terre auxquelles 53 ouvrages sont destinés dont 7 CD-Rom ou vidéos. Je propose quelques logiciels et quelques diapositives. J’ai effectué mon choix de logiciels essentiellement à partir de la liste du Forum des sciences car je pouvais les essayer. Mais, comme il n’existe pas de moyen de lire adéquat pour lire le CD Rom dans le service, l’acquisition de logiciel me laisse sceptique. En effet, dans l’ouvrage, Concevoir, réaliser et organiser une bibliothèque, il est dit : « Si la bibliothèque ne dispose pas des moyens de lire ces supports, du personnel en nombre et en compétence suffisant pour traiter de tels documents, si son budget ne lui permet pas de pérenniser ces acquisition sans compromettre le fond de livres, mieux vaut qu’elle renonce. ».
Toutefois, la diversification des supports d’information dans le milieu scolaire permet de contrebalancer ce point de vue. De plus en plus d’établissements scolaires sont équipés en micro informatique et une partie du public du Planétarium est fortement ancrée dans ce milieu. On peut donc légitimement penser qu’amorcer ce type de fond permettra leur utilisation en milieu scolaire, d’autant plus que ces logiciels peuvent aussi servir lors d’exposition au Palais de l’Univers. Certains supports comme les diapositives et l’un des logiciels m’ont été demandés directement par des professeurs fréquentant le Planétarium. J’ai donc proposé documents multimédias dont 7 concernant les Sciences de la Vie et de la Terre. La partie réservée aux Sciences de l’Univers est malgré tout prédominante car monsieur Pinte se plaignait de la disparition de nombreux livres qu’il fallait racheter. J’ai moi-même constaté à partir d’une ancienne liste qui n’était ni à jour ni complète, 71 disparitions. De plus la demande était très forte tant pour les documents en Astronomie que pour les ouvrages pédagogiques.

Il reste encore du travail

La majeure partie des difficultés que j’ai rencontrées, est due essentiellement à une certaine désorganisation qu’il règne au planétarium Palais de l’Univers. Les ambitions ne collent pas avec les moyens offerts et le travail d’équipe semble absent. Il y a une très forte impression d’être dans un placard au sein du personnel et que le site fermera bientôt.
Pourtant, du point de vue du centre de documentation le travail est énorme. Le Centre de documentation pourrait se trouver au centre duPalais de l’Univers et faire croître de manière exponentiel les possibilités du Planétarium. J’ai d’ailleurs dû effectuer un premier travail d’organisation avant de pouvoir prendre en main le récolement des documents. Aucun moyen de prêt n’était prévu, les documents partaient et revenaient au sein de la documentation, on ne sait comment ni par qui. La plupart du temps, les ouvrages étaient confiés sur la bonne foi de l’emprunteur avec parfois la prise en note de son adresse et de son numéro de téléphone sur une feuille volante scotchée à un mur que l’on ne changeait même pas après le retour du volume. Quand je suis arrivée, certains écrits étaient virtuellement chez plusieurs personnes à la fois.
Mon petit cahier d’entrée et de sortie des livres n’a lui-même pas beaucoup servi. En effet, je n’étais là que trois jours par semaine et durant mes deux jours d’absence, les livres sortaient sans être notés, souvent empruntés par un membre du personnel. Pour que le centre de documentation fonctionne vraiment au maximum de ses capacités, il lui faudrait d’abord bénéficier de certains moyens matériels : un espace qui lui serait propre et que l’on pourrait agencer d’une manière plus pratique et plus agréable, une ou deux documentalistes. En effet, le travail que j’ai déjà effectué me semble, lorsque je retourne au planétarium, un peu perdu faute de suivie. La documentation est un vrai travail qui réclame une interrogation et une mise à jour régulière, et le développement actuel des nouvelles techniques de communication et d’information décuple les possibilités des centres de documentations. De plus, Francis Agostiniprécise dans Science en bibliothèque qu’un fond documentaire scientifique a besoin d’être revu régulièrement du fait des progrès toujours nouveaux dans ces domaines. Le travail documentaire à faire au Planétarium- Palais de l’Univers est immense. Le travail ne doit à mon avis pas s’arrêter à la salle de documentation mais s’étendre à toute la structure et aux anciens documents utilisés lors d’ancienne exposition et dont personne ne sait exactement où ils sont. J’ai commencé ce type de travail lors de la préparation de l’exposition Hubbie. En plus, d’une correction des textes permettant de vérifier qu’ils seraient accessibles au public, Monsieur Colsenet m’a demandé de re-photographier les documents iconographiques utilisés. L’idée était de pouvoir posséder un petit exemplaire de ces pièces et de former un catalogue géré par le centre de documentation. Cette idée est très bonne, elle permettrait de centraliser toutes les informations que possède le planétarium, de les recouper et de les utiliser de façon plus optimale car il semble qu’au Planétarium personne ne sache exactement ce qui est à sa disposition.
Malheureusement je ne sais pas ce qu’il est advenu de ces clichés.
De plus un important travail doit aussi être effectué au niveau des périodiques qui, à mon avis, devraient être une des clés de voûtes du Centre d’informations. En effet, le nombre des titres reçus est important mais très peu mis en valeurs alors que les revus sont un des moyens de vulgarisations scientifiques les plus utilisés car les vulgarisateurs sont souvent des journalistes.7 La constitution de dossiers à partir d’anciens numéros serait un acte majeur et faciliterait l’utilisation de ces ressources par le public. La constitution d’un site Internet et d’une base de donnée en ligne pourrait être un point fort non seulement pour le centre de documentation mais pour le Planétarium en général en faisant connaître plus facilement ses activités et son matériel. C’est aussi une phase importante tant dans le développement de partenariat que dans la constitution d’une place de choix de cette structure dans le panorama de la culture scientifique.

Conclusion

Mon stage fut intéressant et formatif car si se retrouver seule face à tant de travail est déstabilisant, et je regrette de n’avoir pas pu le mettre entièrement sur pied faute de temps et de moyens. Cela donne une impression de non achevé. Un fond documentaire qui soit dans l’axe des objectifs du Palais de l’Univers- Planétarium aussi bien au niveau des domaines que du public est important certes, mais si personne n’est là pour le faire vivre, peut-on vraiment juger cela comme réussi ? L’accueil du public est aussi une façon de repérer les défauts du centre de documentation et de se rendre accessible au plus grand nombre.

Table des matières
Introduction
Présentation du Planétarium- Palais de l’Univers
Les objectifs du Palais de l’Univers dans le long terme
Les moyens dont dispose le planétarium
Des exemples à suivre et des partenaires possibles
Le déroulement de mon stage
Récolement ou recensement ?
Un peu d’organisation
La recherche de fond documentaire
Mes Propositions
Il reste encore du travail.
Conclusion
Bibliographie
Annexes
Liste des éditeurs
Liste de proposition

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