Les moyens de diffusion et de communication

La politique documentaire

Le classement

Le patrimoine de l’entreprise est donc assez important et sa bonne utilisation est tributaire du classement en vigueur. Le classement établi est le même pour les photographies, lesquadrichromies et plus ou moins pour les dossiers de presse. La classification se répartit essentiellement en trois grands domaines : -les « personnalités », qu’elles soient françaises ou étrangères, sont classées par ordre alphabétique, c’est le secteur le plus important puisqu’il compte plus de 10.000 boîtes. Le classement établi ici est efficace et incontestable et il permet une recherche simple et rapide. -« l’Etranger » : les pays sont d’abord rangés par continent, puis par ordre alphabétique. Dans le cas où il s’agit d’une monarchie, on trouvera dans les premières boîtes, les photos agrémentées d’articles, consacrées aux familles royales régnantes. Le reste tente d’illustrer au maximum les différents autres aspects du pays et est regroupé de façon thématique (politique, traditions, etc. …). -les « matières » : ce domaine assez vaste se répartit en une trentaine de grands thèmes qui doivent pouvoir illustrer n’importe quel sujet.
La région est un thème privilégié qui occupe une grande place. Dans ce cas, le classement se fait sous l’entête « ville tête d’édition », soit sous l’entête «communes de la région». Pour tous les thèmes, les subdivisions sont très nombreuses et rigoureusement appliquées.
Selon Nicole Lavine, « l’arrangement par sujet est sans doute le plus fréquemment utilisé pour une collection de dossiers »11. Toutefois, ce classement a surtout été établi d’après l’expérience des personnes du service. Il ne suit pas de normes particulières, il a été instauré selon une logique propre à l’équipe du service et surtout en fonction des pratiques suscitées par les besoins du journal. Ce système de classement est finalement simple, rapide et cohérent. Ainsi, l’accès aux documents est rapide. De plus, les multiples sous-divisions permettent une assez grande finesse dans la recherche des documents papier.
Ceci, à condition bien sûr, d’avoir assimilé le classement. En effet, ce classement s’acquiert à force de pratique et d’habitude. La personne qui connaît le classement saura où chercher l’information. Néanmoins, une personne extérieure au service (un stagiaire par exemple) trouvera difficilement le document qu’il recherche dans un premier temps, puisque le classement a été élaboré spécialement pour le journal. Un temps d’adaptation est nécessaire pour repérer la logique du classement et l’organisation de l’espace.
Toutefois, « les spécialistes du domaine sont le plus souvent d’avis que les vedettes-matières (…) s’adaptent mal aux matières visuelles». En effet, le classement ici établi^ ne permet pas l’indexation multiple du document photographique papier, et oblige au contraire à définir son contenu uniquement selon un seul critère de classement. « Le rangement par thème appauvrit l’image en la plaçant une fois pour toutes dans une catégorie, c’est à dire en ne prévoyant qu’un mode d’utilisation de celleci, alors qu’elle pourrait l’être dans beaucoup d’autres circonstances. Il faudra donc affranchir l’image de tous les classements thématiques et y accéder par croisement d’information ».

La politique d’acquisition

Comme on Ta vu précédemment, pour la documentation écrite, le service est abonné à différents périodiques qui lui permettent d’alimenter les dossiers de presse.
La politique d’acquisition des documents photographiques est tout^ autre, même si ce sont aussi diverses sources qui viennent enrichir cette partie du fonds.
Tout d’abord, il y a les photos VDN, encore appelées « photos maison ». comme leur nom l’indique, elles ont été prises par des photographes ou des correspondants de la Voix du Nord. Cette façon de procéder limite les problèmes de droits d’auteurs et de reproduction, puisque seul l’accord du photographe est parfois nécessaire avant la diffusion. Hormis les photos produites par la Voix du Nord, le fonds du service documentation est également alimenté par les agences auxquelles le journal est abonné ou paie des droits de reproduction.
Il s’agit par exemple des agences GAMMA qui fournit des photographies noir et blanc et des quadrichromies sur l’histoire contemporaine, KIPA-INTERPRESS qui propose des photos noir et blanc surtout sur les spectacles et la télévision.
Quant à l’agence SIPA-PRESS, elle offre aussi la possibilité d’obtenir des quadrichromies sur l’actualité et les spectacles.
De même, le service est abonné à l’AFP (Agence France Presse) qui produit essentiellement des documents photographiques se rapportant à l’actualité mondiale.
Toutefois, les procédés de numérisation ont quelque peu bouleversé la politique d’acquisition. Ainsi, les photos proposées sur le serveur AFP et consultables grâce à Wirecenter, peuvent être rapatriées et stockées directement dans la base de données Doc.Center. Dès lors, l’acquisition se fait facilement et rapidement. En effet, on peut choisir les photos directement à l’écran, les agrandir pour mieux les visualiser, consulter la légende pour avoir des précisions sur le thème concerné. La consultation des images ce fait donc sur un «imageur documentaire », dont l’écran, véritable table de travail électronique lumineuse, permet de visualiser simultanément jusqu’à seize images.
De plus, il est possible de rechercher des photos (moyennant finance) sur les sites des chaînes de télévision françaises, et de les rapatrier.
L’acquisition numérique est la même pour les infographies qui peuvent être obtenues sur le serveur JSI. Si cette méthode a largement simplifié les manipulations, elle pose quand même parfois quelques problèmes. Les infographies, par exemple, sont rapatriées sur le Macintosh. Elles sont sélectionnées, puis sauvegardées dans un dossier réservé à la photogravure. Grâce au système Intranet, le « desk » peut réceptionner les différentes infographies.
Néanmoins, la difficulté est due à un problème de configuration entre le Macintosh et le PC : certaines lettres visibles sur l’écran, ne passent pas en réalité sur le papier. Ce fut le cas, par exemple, avec la carte relatant le trajet de la tempête qui eut lieu en décembre 1999.

Le stockage

Différents supports

L’information, c’es à dire les documents sous leur présentation les plus diverses, est conservée non seulement sous sa forme originelle, mais aussi sur plusieurs types de supports. En effet, la masse documentaire à conserver étant considérable, il est préférable de stocker l’information sous une forme réduite.
C’est le cas avec le microfilm, qui était utilisé comme support avant l’arrivée d’Hermès. Petit à petit, le passage vers les supports numériques va s’effectuer. Toujours avant l’anrivée d’Hermès, le service documentation s’était orienté vers le support optique yvW / eu/utilise/ le CD-ROM comme moyen de stockage. Selon Jacques Chaumier, « il est possible de stocker sur un CD-ROM de 12 cm de diamètre 600 millions de caractères, soit l’équivalent de 200.000 pages de texte imprimé ».
Bien sûr, la capacité de stockage varie selon le type de page à enregistrer. Les photographies, à titre d’exemple, peuvent être beaucoup plus lourdes. Mais, cette forme de stockage permet un gain de place évident. Il est surtout utilisé dans le service pour le stockage des photos. Néanmoins, les CD-ROM n’entrent pas vraiment dans la production et sont souvent sous utilisés, le mode de stockage n’étant pas satisfaisant.

Méthodes et outils de traitements de l’information

L’analyse documentaire

Depuis 2 ans, la production est entièrement informatisée. Dès lors, la création des documents par photocomposition facilite considérablement le développement de la base de données Doc.Center, notamment au niveau textuel.

L’enrichissement

Il s’agit alors de restituer les informations contenues dans chaque document.
Selon Jacques Chaumier, l’analyse documentaire vise « à représenter le contenu d’un document sous une forme différente de sa forme originelle afin d’en faciliter la consultation ou le repérage dans un stade ultérieur » . La méthode utilisée par le service documentation est l’indexation, il s’agit de déterminer les données à mémoriser, sur lesquelles s’effectueront les opérations de recherche. L’indexation permet d’enrichir plusieurs rubriques.
Ainsi, c’est dans le champ « description »18 que les concepts du document^ seront insérés à l’aide des termes du langage retenu (mots clés, descripteurs). Ce champ reste cependant une zone libre contrairement aux champs « auteurs », « dossier » et « source » qui sont contrôlés, puisqu’un dictionnaire leur est attribué. Autrement dit, chaque mot ne faisant pas partie de la liste appartenant au dictionnaire sera refusé et ne pourra pas être saisi. Pour chacun de ces niveaux, un choix est proposé par défaut pour le rangement des informations.
Le masque d’enrichissement reprend en fait toutes les informations sur l’objet Newsroom. Seul le nom de l’objet et le texte ne peuvent être modifiés. Toutefois, une modification dans le titre ou la légende risquerait de perturber les prochaines requêtes.

Les problèmes

Ces « normes » inventées par le service, tentent de pallier l’absence de thésaurus, qui empêche toute homogénéité dans l’indexation et la recherche. Certes, l’élaboration d’un thésaurus pour la Voix du Nord représente une grosse quantité de travail, tant les domaines abordés sont vastes et divers. Ce soucis d’homogénéité, mis en valeur par l’élaboration de diverses procédures (gestion des rubriques, description des photos de sport, …) ne peut être véritablement efficace qu’avec un véritable travail d’équipe et de concertation. Pour l’enrichissement des photos de sport par exemple, il faut contacter les locales de manière à ce que les champs soient remplis de la même façon. De même, il faut que les photographes remplissent correctement les cartons de leur photos, ce qui n’est pas toujours le cas. Ce travail d’équipe ne concerne pas uniquement le service documentation, mais aussi toute la Rédaction, répartie dans les locales.
Le service doit aussi faire face à des problèmes d’ordre technique. D’une part, à des paralysies du système, empêchant toute transaction. Il arrive que le service informatique s’occupe de Doc.Center, bloquant ainsi l’accès à la base de données. Un vrai travail de communication reste à faire à ce niveau puisque le service informatique ne prévient pas de ses intentions.
Le deuxième problème technique concerne la perte de documents. En effet, on s’est aperçu qu’une période de quinze jours avait été effacée ou croquée. Ce qui représente une perte de 850 photos Voix du Nord et d’environ 1000 photos AFP.
Les photos apparaissent à l’écran, mais sortent tronquées, ce qui les rend parfaitement inutilisables. S’agit-il d’un défaut du système, d’un effacement systématique ou d’une mauvaise manipulation? La source du problème reste à élucider.

Recherche et diffusion

Les requêtes

La base de données Doc.Center offre la possibilité d’effectuer deux types de recherche.

Les requêtes simples

La requête peut porter sur les photos, les articles ou sur les pages entières des journaux. Il est possible d’effectuer une recherche à partir de chacun des champs. La méthode est simple puisqu’il suffit d’entrer un mot dans l’un des champs souhaités (par exemple « titre » ou « texte ») et de lancer la recherche. Il est possible de combiner certains champs (par exemple les champs « édition » et « titre »), dans ce cas, la requête sera effectuée en utilisant l’opérateur ET entre les données. Les requêtes peuvent être affinées directement à partir des objets sélectionnés. Toutefois, les sous-requêtes ne peuvent être effectuées qu’à partir des textes et non des photos.
Ceci pose un problème de bruit dans la recherche des photos qui ne peuvent être trouvées que par le biais de la requête simple. En effet, si l’on tape le mot « Chirac » dans le champs « description », le nombre de photos proposées risque d’être énorme. Il n’est malheureusement pas possible d’entrer à la fois les mots « Chirac », « président » et « portrait », par exemple, afin d’affiner la recherche, car la requête sera refusée.
A moins d’instaurer une politique de désherbage, cela risque, à long terme, de poser un problème pour la consultation des photos, vu leur nombre. Comme l’explique l’une des personnes du service, on peut regarder 10, 50 ou 100 photos, mais en visionner 1000 ou 10.000 est techniquement impossible.

Les requêtes générales

La requête générale porte uniquement sur les documents «texte». Le masque s’organise différemment de celui de la requête simple. Dans le cas présent, w il contient tous les champs de jnajiase de données et permet à l’utilisateur de construire dynamiquement des requêtes complexes en utilisant des opérateurs logiques qui s’adaptent aux types de champs. Bierjsûr, il est possible aussi dans cette phase de recherche de formuler des sous requêtes.

Les moyens de diffusion et de communication

Derniers maillons de la chaîne documentaire, la diffusion et la communication sont essentielles pour l’accès à l’information. Toutefois, les moyens d’accès à l’information varient selon le type d’utilisateurs.
En effet, pour les journalistes, la diffusion de l’information se fait via le système Hermès et plus précisément via la messagerie intranet.
Les moyens de diffusion sont autres pour les utilisateurs externes, comme l’indique le graphique ci-dessous.

Des demandes très diverses

Une seule stratégie : F anticipation

Le service documentation accorde la priorité aux requêtes des journalistes, la production étant la finalité du journal. Il doit faire face à des demandes très disparates qu’il doit finalement tenter d’anticiper pour mieux les appréhender.
L’anticipation peut se jouer à court terme. En effet, en consultant l’agenda sur le logiciel Newsroom, l’équipe de documentation, via le titre des commandes, sait quel genre d’illustration elle aura à rechercher. Toutefois, il ne faut pas trop anticiper la demande des locales, car un changement de dernière minute est possible. De plus, l’envoi de la photo avant confirmation du journaliste pourrait mettre le texte en péril. De la même façon, les personnes du service peuvent consulter les dépêches AFP sur le fil, l’équipe de documentation peut se tenir au courant des derniers événements et préparer les dossiers dont les journalistes auront besoin pour leurs articles. Ce fut le cas avec l’annonce de la démission de Boris Eltsine et plus tard avec l’hospitalisation du chanteur Charles Trenet. En effet, la plupart du temps, « le journaliste a besoin de se documenter sur une question, ou de parfaire sa connaissance sur un sujet. Dans ce cas, et si le sujet n’est pas lui-même couvert par des sources durables comme le livre, il n’y a que la consultation de la presse, sous forme de collection ou de dossier, qui 9Q puisse guider le journaliste dans son travail ». Ceci n’est finalement que le résultat d’un travail à long terme. Mais comme le rappelle Dominique COTTE, l’anticipation de la demande est difficile car elle suppose de « nourrir des centaines de dossiers pour « le cas où… » ». de plus, « l’entretien des dossiers de presse risque de poser à long terme des problèmes matériels ».
Mais si l’équipe de documentation continue d’alimenter les dossiers de presse en découpant et en classant des coupures de journaux, l’arrivée de Doc.Center permet d’envisager différemment la constitution des dossiers.

CONCLUSION

Au terme de notre analyse, nous pouvons dire que le service documentation de la Voix du Nord possède de nombreux atouts pour répondre au mieux aux différents utilisateurs. Ces atouts concernent d’une part un patrimoine dense et d’autre part un outil documentaire performant, à savoir, la base de données Doc.Center.
Il est vrai que les nouvelles technologies de l’information sont perçues comme recelant la solution aux problèmes de stockage, de traitement et de diffusion de l’information documentaire de presse L’arrivée du système Hermès, vécue comme un bouleversement au sein du service, fait à présent l’unanimité, même si quelques difficultés restent à surmonter. En effet, la base de données, notamment, implique de nouvelles méthodes documentaires.
L’équipe, toujours en période de transition, doit parvenir à panacher tous les outils mis à sa disposition pour répondre par le moyen le plus adapté et le plus rapide aux requêtes. Reste le problème des utilisateurs externes qui constituent une part non négligeable de tous les utilisateurs à satisfaire. Le service ne devrait-il pas alors penser à créer un service spécialement adapté ?

Table des matières
Présentation de La Voix du Nord
Introduction
I L’organisation de la documentation
A – L’existant
1. La présentation du service
a. Les lieux
b. L’équipement
c. Le personnel
2. L’importance du fonds documentaire
a. La documentation photographique
b. La documentation écrite
B – La politique documentaire
1. Le classement
2. La politique d’acquisition
C – Le stockage
1. Différents supports
2. Stockage dans Doc.Center
II – Méthodes et outils du traitement de l’information.
A L’analyse documentaire.
1. L’enrichissement.
2. Les problèmes
B – Recherche et diffusion
1. Les requêtes
2. Les moyens de diffusion et de communication
3. L’image et la loi
C – Les changements : le bilan
1. L’avis des personnes du service
a. Méthodologie.
b. Compte-rendu.
2. Tableau récapitulatif
III – Les utilisateurs
A Qui sont-ils ?
1. Les utilisateurs internes.
2. Les utilisateurs externes
B – Des demandes très diverses
1. Une seule stratégie : l’anticipation
2. L’aide à la recherche
3. La particularité de la demande de l’utilisateur externeConclusion
Bibliographie
Annexes

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