Les fiches de rapport d’activités des formations sanitaires

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Systèmes d’information liés au fonctionnement des structures de soins et de prévention 

L’objectif de ces systèmes d’information est lié avant tout au fonctionnement des structures de soins et de prévention. Ces systèmes peuvent prendre diverses formes mais on peut citer :

Les fiches de rapport d’activités des formations sanitaires

La forme, le contenu et la périodicité des rapports d’activités dépendent de l’organisation du système de santé.
Au niveau d’un district de santé par exemple (figure n° 04), les rapports d’activités viennent des formations sanitaires et subissent une première exploitation au niveau du Bureau de Santé de District. Les niveaux régional, provincial et central reçoivent à leur tour les rapports d’activités des districts de santé.

Problèmes communs à toutes les enquêtes permanentes et systématiques (13)

Il s’agit avant tout de la qualité des données. Ceux à qui on demande de fournir l’information sont souvent peu motivés, car ils ressentent ce travail comme une surcharge dont ils ne perçoivent pas l’intérêt (la rétro-information est au mieux tardive, parfois elle ne se fait jamais). Toutes ces raisons peuvent faire craindre que les informations soient approximatives, voire erronées ou manquantes, avec une grande variabilité inter et intra-observateurs. Même la puissance des moyens informatiques mis en œuvre ne compense pas cette déficience initiale. C’est ce que les Américains appellent la logique GIGO « Garbage in, Garbage out » (« rentrez des ordures, vous sortirez des ordures »).
Un autre défaut est que le système est mis en place souvent sans une réflexion suffisante sur leur finalité. Ce défaut conduit alors à une situation où des informations recueillies ne sont guère exploitées, et où d’autres qui s’avèrent ultérieurement utiles ne sont pas collectives.
Malgré ces défauts, souvent dénoncés par les chercheurs en épidémiologie, toujours rigoureux, et à juste titre, sur les problèmes de méthode, bien des enquêtes systématiques et exhaustives se sont avérées d’une grande fécondité.

Enquêtes ad hoc d’information sur la santé

Les enquêtes ad hoc d’information sur la santé sont établies pour des objectifs précis ; leur durée est limitée ; la population, le mode d’échantillonnage et la technique d’enquête sont définis en fonction des objectifs.
Les objectifs sont généralement de 5 ordres :
· Vérifier et compléter une information existante : par exemple, enquête sur les maladies sexuellement transmissible destinées à compléter l’information sur les déclarations obligatoires des maladies.
· Fournir une information non disponible dans les statistiques de routine : par exemple, enquête nationale sur les accidents liés aux anesthésies.
· Evaluer un programme de santé : par exemple, enquête nationale sur les grossesses et les accouchements.
· Préparer la mise au point d’un système d’information dont la pérennisation peut être envisagée : par exemple, les enregistrements des accidents domestiques dans la population.
· Rechercher l’origine d’un « accident » constitué par l’apparition ou l’augmentation brutale d’une pathologie. D’autres systèmes d’information existent sous des formes diverses en fonction des structures et des besoins.

L’EVALUATION

La médecine moderne et le système de santé sont, de nos jours, souvent critiqués de l’extérieur, par des philosophes, des sociologues ou des financiers, de l’intérieur, par les épidémiologistes et par les spécialistes des sciences de l’information qui s’intéressent à la pertinence des informations recueillies et à l’adéquation des réponses aux problèmes présentés.

Pourquoi évaluer un système d’information ? 

· Un système d’information sanitaire est destiné à rapporter des renseignements sur l’utilisation des ressources mises à la disposition des services de santé et sur les activités effectuées ou non au niveau de ces services. Les informations obtenues par l’évaluation du système permettent donc au moins :
· d’étudier les processus de soins et les différences dans l’utilisation des prestations et des ressources ;
· d’affiner la comptabilité pour maîtriser les coûts et élaborer les budgets prévisionnels ;
· de planifier les actions à mener, à court, moyen et long terme.

Comment évaluer ?

Les indicateurs

Dans le domaine de l’évaluation, on utilise souvent des indicateurs.
a) Premier groupe d’indicateurs
Dans ce premier groupe, on peut grouper les indicateurs fondés sur les structures d’offre de soins :
· les ressources en personnel,
· les ressources en équipement et matériel technique.
b) Deuxième groupe d’indicateurs
Dans ce deuxième groupe, on peut grouper les indicateurs qui enregistrent l’utilisation des moyens. Il peut s’agir :
· soit d’agrégations simples : nombre de journées, nombre d’admissions, durée de séjour ;
· soit d’analyse plus fines : actes médicaux en nature (interventions chirurgicales, examens de laboratoires), médicaments consommés,
soins infirmiers, activités administratives.
c) Troisième groupe d’indicateurs
Ces indicateurs tiennent compte des résultats en terme d’activités. Souvent il est plus avantageux de considérer des indices d’activité qui renseignent sur la production secondaire ou médicale pour mieux apprécier les activités (figure n° 05).

Niveaux d’évaluation et objets

a) Niveau d’évaluation
L’évaluation d’un système d’information peut porter sur :
· Le contenu en informations Les informations peuvent concerner :
– les morbidités,
* le nombre de cas par type de maladie,
– les décès,
* le nombre de décès par sexe, par âge et par type,
– les médicaments,
– les soins,
– les interventions chirurgicales,
– les examens de laboratoire,
– les examens radiologiques,
– les activités administratives.
· Les circuits des informations
Les informations peuvent passer par plusieurs niveaux du système de santé avant d’être exploitées.
· La périodicité
Les informations sous forme de rapports d’activités sont souvent envoyées de façon périodique : par mois, par trimestre, par semestre ou par an.

Objets d’évaluation

L’objet de l’évaluation peut être très divers. D’une part, l’évaluation peut porter sur une institution de santé ou sur un programme de santé en général ; d’autre part, l’évaluation peut porter sur un aspect particulier : la pertinence et la performance d’un système d’information.
· Evaluation de la pertinence
L’évaluation de la pertinence d’un système porte essentiellement sur l’adéquation entre un objectif et les problèmes à résoudre. En d’autres termes, il s’agit d’une évaluation stratégique qui consiste à juger de la pertinence des objectifs du système par rapport aux problèmes à solutionner : activités à faire, ressources à fournir.
· Evaluation de la performance
La performance d’un système d’information peut être définie comme « le rendement maximal de ce système. Ceci peut porter sur la quantité, la qualité et la pertinence des informations apportées ». Mais le rendement maximal peut aussi être entendu comme la capacité de production d’un système.
L’évaluation de la performance peut utiliser un tableau de concordance à 4 éléments, compte tenu du système à évaluer et des informations requises (tableau n° 01).

Le District de Santé d’Ambatondrazaka

· Le district de santé d’Ambatondrazaka compte 20 communes (tableau n° 02). Il s’étale sur 6.967 km2 et compte 380.211 habitants avec une densité de 54,57 habitants au km2.
· Il se trouve dans la province de Toamasina et s’organise autour du Lac Alaotra. Les limites sont :
– Au Nord, le district d’Andilamena,
– A l’Ouest, le district d’Amparafaravola,
– A l’Est, les districts de Vavatenina, de Toamasina II et de Brickaville,
– Au Sud, le district de Moramanga et la région d’Analamanga (Figure n° 08).
· Le district est essentiellement agricole (Figure n° 09), mais la population pratique également d’autres cultures comme :
– le manioc, les patates douces,
– les tomates, les oignons, l’ail, les haricots…
– les arachides.
· La pêche est traditionnelle et est presque toujours associée à d’autres activités agricoles.
· L’élevage est caractérisé par : (figures n° 10 et 11)
– l’élevage des oies (volailles),
– l’élevage bovin : le nombre considérable du cheptel bovin dans le district d’Ambatondrazaka s’explique par le fait que presque chaque famille rurale dispose de quelques têtes de zébus pour des fins agricoles : traits, fermier, piétinage des rizières, moisson, transports (charrettes).

Méthode d’étude 

Objectif méthodologique

La méthodologie vise à évaluer la performance du système d’information représenté par les rapports d’activités mensuelles en provenance des CSB2 du district de sanitaire en 2003.

Stratégies

La performance est estimée à partir du degré d’exhaustivité des réponses demandées par l’intermédiaire des fiches de rapport d’activités et des précisions des réponses (Tableau n° 03).

Données pertinentes

Nous avons retenu comme données pertinentes (après consultation de la fiche de rapport utilisée au Bureau de Santé de District) :
· le tableau 3A2 entièrement rempli ainsi que
· les tableaux 3A3, 3A4, 3A5, 3A6, 3A7, 3A8, 3A9, 3A10, 3A11.

Données non pertinentes

Nous avons considéré comme non pertinentes (dont l’importance est moindre comparée à celle des données retenues) :
· le tableau 3A1 : le contenu peut être reflété à travers celui du tableau 3A2 ;
· le tableau 3A12 : tous les médicaments sont vendus sauf la chloroquine et le fer pour les femmes enceintes, et la vitamine A pour les enfants ;
· le tableau 3A13.

Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : GENERALITES SUR LE SYSTEME D’INFORMATION ET L’EVALUATION
1. Système d’information
1.1. Action de santé publique
1.1.1. Informations pour l’identification des problèmes
1.1.2. Informations pour la définition d’une politique sanitaire
1.1.3. Informations pour déterminer les causes et les conséquences des problèmes
1.2. Systèmes d’information à visée descriptive
1.2.1. Certificats de santé
1.2.2. Système GAMIN
1.2.3. Registres des maladies
1.3. Systèmes d’information liés au fonctionnement des structures de soins et de prévention
1.3.1. Les fiches de rapport d’activités des formations sanitaires
1.3.2. Problèmes communs à toutes les enquêtes permanentes et systématiques
1.4. Enquêtes ad hoc d’information sur la santé
2. L’évaluation
2.1. Pourquoi évaluer un système d’information ?
2.2. Comment évaluer ?
2.2.1. Les indicateurs
2.2.2. Niveaux d’évaluation et objets
DEUXIEME PARTIE : NOTRE ETUDE PROPREMENT DITE SUR L’EVALUATION DU SYSTEME D’INFORMATION
1. Méthodologie
1.1. Le cadre d’étude
1.1.1. Lieu d’étude
1.1.2. Le District de Santé d’Ambatondrazaka
1.2. Méthode d’étude
1.2.1. Objectif méthodologique
1.2.2. Stratégies
1.2.3. Données pertinentes
1.2.4. Données non pertinentes
1.2.5. Données étudiées
1.2.6. Paramètres d’étude
2. Résultats
2.1. Nombre de CSB2
2.2. Couverture des rapports
2.3. Mesure de la performance du système d’information
TROISIEME PARTIE : COMMENTAIRES, DISCUSSIONS ET SUGGESTIONS
1. Commentaires et discussions
1.1. Méthodologie
1.2. Les résultats de l’étude
1.2.1. Couverture des rapports
1.2.2. Mesure de la performance
2. Suggestions
2.1. Action sur le contenu de la fiche
2.2. Action sur la qualité du remplissage des tableaux
2.3. Action sur le respect de la périodicité des rapports
2.3.1. Première solution
2.3.2. Deuxième solution
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE

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