Les enjeux d’Internet pour l’association et le choix de format du site web

Difficultés rencontrées

Plusieurs problèmes se sont présentés durant la phase de réflexion concernant à la fois la conception et la réalisation du site en accord avec mes acquis théoriques et les volontés pratiques des membres de l’association. Les difficultés rencontrées sont de plusieurs ordres : en effet, elles peuvent représenter un problème de fond (a), ou de forme (b et c).

Le gîte et l’association : deux entités, un seul lieu

La première interrogation concerne la manière d’articuler les activités de l’association et celles du gîte de séjour tout en les différenciant. Ces deux fonctions sont dissociables, l’association peut se déplacer pour produire ses spectacles, le gîte peut accueillir des groupes qui ne profitent pas des activités proposées par OCEAN.
La particularité de ce travail est de développer à la fois le côté associatif et l’aspect commercial du gîte dans un même site.
Le premier objectif de l’organisme est néanmoins de mettre en ligne des informations sur ses activités et de faciliter les relations avec son public. La politique communicationnelle de l’association est définie par une ouverture sur l’avis (la vie) des autres, chacun a la possibilité de proposer des idées, des projets de développement pour l’association, celle-ci s’adapte en fonction des besoins des adhérents et autres demandeurs. Son objectif est de faire passer un message de solidarité, d’entraide et d’écoute. Elle donne la possibilité de réunir enfants et adultes au cours d’activités divertissantes et ludiques.
La politique commerciale se situe plutôt au niveau du gîte de séjour. En effet, l’établissement doit être rentabilisé, il accueille des locataires tout au long de l’année. 11 est ouvert à toutes catégories de public, des groupes (scolaires, familiaux, réunions…) aux individuels. Il existe également la possibilité de louer tout ou partie du gîte (cuisine et salle uniquement, par exemple).
Le rattachement récent du gîte à l’association des Gîtes de France du Nord offre à cet établissement une nouvelle notoriété, un dispositif de jugement instauré par un label reconnu à l’échelle nationale. Nous rappelons que l’association des Gîtes de France propose l’hébergement de deux pages concernant le gîte des troubadours. Elle nous invite à ce sujet à leur envoyer 6 photographies afin de permettent aux futurs touristes de visiter le lieu d’hébergement sur Internet. Elle propose également la possibilité d’effectuer des réservations en ligne, prenant en charge le coût de l’opération.
Cette solution présente un intérêt commercial non négligeable. En effet, la collaboration avec une grande enseigne peut amener des clients et permettre ainsi de développer l’accueil des touristes en Avesnois. De plus, cette prestation permet à l’association de se décharger du travail de réservations et de publicités (valorisations commerciales) afin de s’occuper plus pleinement des contrats effectifs d’animations et des spectacles programmés au sein du gîte ou à l’extérieur. L’objectif premier du site Internet n’est donc pas d’avoir un rôle commercial en ce qui concerne le gîte, celui-ci est rempli par le site www.gites-de-france-nord.fr
Néanmoins, on peut s’intéresser à la politique marketing qui entoure le service web. En effet, si la communication et la diffusion de l’information reste la raison principale de la conception d’un site Internet pour l’association, l’aspect mercatique a son importance. Le marketing est l’ensemble des actions coordonnées (étude de marché, publicités, …) qui concourent au développement des ventes d’un service (déf. Larousse, 1999).
Au-delà de la transmission d’information, le site a une fonction d’appel : il a pour but d’inciter les personnes le visitant à avoir envie de contacter l’association pour plus de renseignements concernant ses diverses activités. Le site a également pour objectif concret d’augmenter le nombre de contrats avec un plus grand nombre d’établissements tels que les hôpitaux, les entreprises, les écoles.
On peut se rendre compte de la difficulté à allier les différentes politiques communicationnelle, commerciale et marketing pour deux entités distinctes dans un même site Internet. En collaboration avec la directrice de l’association, nous avons décidé de concevoir un service web pour l’association OCEAN, avec la possibilité pour les usagers d’accéder aux pages du site des gîtes de France concernant le gîte des troubadours. Inversement, pour que les clients éventuels comprennent que le gîte et le local où siège l’association sont un même lieu, un lien du site concernant le gîte des troubadours sera en négociation avec les prestataires du site de l’association des Gîtes de France vers le site de l’association OCEAN. Ainsi, les deux entités seront en perpétuelle relation tout en conservant leurs caractéristiques et leurs politiques propres.

La typographie : bleu sur fond bleu ?

Il existe, sur un service web comme dans les imprimés, des règles typologiques à respecter : dans les deux cas le texte est le principal vecteur d’informations. La typographie doit permettre une meilleure qualité de lecture et assure que le message que l’on diffuse soit bien perçu.
Pour conserver l’état d’esprit d’ OCEAN et la configuration actuelle des iconographies de l’association, la directrice a suggéré une police de caractères dégradée sur les tons bleus, qui rappelle la mer, les vagues, le mouvement et une certaine continuité avec les dépliants et autres brochures déjà disponibles relatifs à l’association.
De plus, elle propose d’harmoniser les couleurs par un fond d’écran bleu, uni ou dégradé. Sur le plan théorique, « bleu sur fond bleu » ne sera pas très lisible, cela risque de lasser les usagers.
Pourtant, le fait de laisser une grande place aux photographies (voir ci dessous) permet d’opter pour une écriture bleue en dégradé sur un fond bleu uni plus clair ou une autre couleur s’accordant avec la typographie. L’impression de mouvement est accentuée par le changement de couleurs d’une ligne à l’autre, la lisibilité semble facile et le fond d’écran passe inaperçu.

La place des photographies et autres illustrations

L’objectif du site est de montrer les différentes activités possibles de l’association. Pour cela, il nous semble judicieux d’opter pour un site plutôt visuel, riche en illustrations et en photographies.
Néanmoins, le temps de téléchargement d’une image peut être assez longue. Pour remédier à ce problème technique, nous publierons des images scannées à échelle 1:1 avec compression jpg, sachant que l’ensemble d’une page ne doit pas dépasser 80 Ko pour ne pas être trop lourd à charger.

Eléments de normalisation de récriture

Au niveau des contenus

Cette partie permet d’opérer une transition entre les connaissances de l’association, ses besoins et ses objectifs et le support multimédia.
Les actions de l’association sont nombreuses et nécessite une classification systématique. Nous avons donc décidé de créer des rubriques contenant plusieurs activités. Cela permet un repérage plus facile pour l’usager au niveau des contenus, et facilite la navigation dans le site. Ainsi, l’usager du site Internet a la possibilité de cibler sa demande en fonction de ce qu’il cherche. Par exemple, la rubrique Théâtre Bleu Marine regroupe tous les spectacles actuellement disponibles et réalisables par les membres de l’association. La recherche d’une animation spectacle est rapide.
De plus, il nous semble pertinent de faire apparaître sur le site l’histoire de l’association, son développement ainsi que ses objectifs afin de mieux renseigner l’usager et de le mettre en confiance.
La directrice Anne TANCREZ prend la responsabilité de la correspondance (à travers les mails mais également par téléphone et courrier) avec les éventuels contacts demandant quelques renseignements ou pour envoi de documentation.

Au niveau de l’ergonomie

La recherche d’une meilleure qualité de lecture passe par une réflexion sur l’ergonomie du site.
Il existe quelques recommandations pour la conception de site web qui permettent de « faciliter la navigation des visiteurs dans le site en leur fournissant un environnement convivial, une organisation cohérente, des repères visibles, de faciliter leur accès à l’information, d’optimiser la visite du site tout en la rendant agréable. »
La volonté de l’association est de présenter ses activités de manière visuelle, aérée et distrayante. Le rôle (important) des photographies est de « montrer » les activités aux usagers plutôt que de les « décrire », même si le texte reste un vecteur d’information dans le sens où il explicite le contenu des images, il a ici un rôle voulu secondaire.

Objectifs de l’application

Public visé

Définition de la cible

Il semble pertinent d’adresser ce site à la fois aux détenteurs potentiels d’Internet jouant un rôle dans l’acquisition de contrats échéants à l’association tels que les enseignants, les directeurs d’entreprises, d’hôpitaux… ainsi qu’aux personnes susceptibles d’être intéressées par le développement du secteur tourisme en Avesnois par le biais d’animations autour de l’artisanat de la région, notamment. L’esprit de créativité est mis en avant afin d’attirer également les individuels recherchant un lieu convivial et accueillant pour les vacances ou autres événements ponctuels nécessitant un gîte.
L’association est désireuse de se faire mieux connaître, de s’ouvrir davantage et d’étoffer son équipe. Elle invite toutes les personnes susceptibles d’être intéressées par ses différentes actions à la rejoindre. Ceci affiche une volonté de toucher un public assez large.
Les enfants sont également une cible potentielle de demandes d’activités, ainsi le site sera caractérisé par une navigation simple et une interface attrayante.

Type d’utilisation envisagée

L’utilisation principale du site OCEAN est en mode consultatif : Il est destiné aux utilisateurs qui souhaitent se laisser guider à travers le site comme une ballade virtuelle informative sur les différentes activités de l’association.
Néanmoins, le mode recherche n’est pas absent du site. En effet, une personne recherchant une association susceptible d’animer un goûter d’anniversaire par exemple peut trouver son bonheur sur ce site. La catégorisation par rubriques prépare la fonction en mode recherche : l’usager peut choisir entre les différentes catégories, il ne doit pas respecter un ordre prédéfini. La navigation dans le site est libre de toutes contraintes, sa volonté est de faire découvrir, chacun à son rythme et comme il le désire, l’association et ses actions aux usagers.
De plus, on peut envisager une rubrique interactive où les usagers pourraient donner des idées d’animation ou des conseils, donner leur avis sur les prestations et spectacles après avoir fait appel aux services de l’association. Cette démarche serait effectuée à partir de la rubrique Contacts et permettrait un suivi des différents prestataires et une fidélisation éventuelle.

Présentation des rubriques du service

Nous avons opéré une catégorisation des activités développées au sein de l’association. Elle permet une navigation plus simple à travers le site. Cette classification contient le nom des différentes rubriques ainsi que la liste des activités qui s’y réfèrent.

Historique et objectifs de l’association : Qui sommes-nous?

Cette rubrique a pour but de dévoiler les objectifs de l’association ainsi que la raison de son existence. Elle présente OCEAN, à travers un texte écrit par Anne TANCREZ, la directrice de l’association. On y trouve également les diverses activités possibles avec un commentaire d’une ligne ou deux qui incite le visiteur à vouloir en savoir plus…en cliquant sur les liens qui correspondent aux pages concernant les intitulés.

Nos activités

Ces rubriques présentent les différentes activités possibles menées par l’association OCEAN.
Pour plus de facilité au niveau de la lisibilité des informations, nous avons choisi de diviser ces activités en sous catégories, à savoir : les ateliers tout en cool ‘heures, les activités diverses (ou personnalisées) et le théâtre Bleu Marine. Cette dernière catégorie est la plus importante pour l’association. En effet, elle concerne les animations et spectacles, fréquemment sollicités pour diverses occasions. La volonté d’OCEAN est de la mettre en valeur et d’informer le public sur ses capacités d’animations à thème, création de spectacles sur commande…
A titre de description du contenu des rubriques, voici l’inventaire non exhaustif des différentes activités possibles, dont certaines sont illustrées dans le site. L’organisation et la présentation des informations seront détaillées dans le scénario de navigation.
Les ateliers « tout en cool’heures » : ce sont des animations faisant participer des intervenants extérieurs (artisans, associations…) : Arts plastiques, Atelier Cuisine et Confitures, Décoration florale, Découverte de la nature, Jeux de société, Poterie, Sculpture, Théâtre, Travaux manuels, Vannerie…

Synopsis général de Y application

Scénario général de navigation

Organisation et présentation des informations

L’objectif de l’association OCEAN est de montrer les activités possibles grâce à ses services.
Les pages du site contiennent donc des photographies permettant de rendre compte des activités déjà effectuées ainsi que les textes accompagnant celles-ci.
Les pages sont organisées de façon à contenir des fichiers images. Elles ne contiennent pas de frames mais des liens hypertextes avec ancres nommées permettent un accès direct au milieu ou en bas de pages. Cette disposition permet de visualiser les premières images de la page ainsi que les informations relatives à celles-ci pendant que l’ordinateur finit de charger les éléments restants. Quelques gifs animés illustrent certaines pages. Ils donnent du mouvement à l’information et permettent parfois un repérage plus facile des informations. Par exemple, la page d’animations et spectacles du théâtre Bleu Marine contient des icônes pour les catégories sorcières et marionnettes, cliquables pour accéder directement à l’information concernant celles-ci. D’autres ont un rôle d’accompagnement. Le soleil par exemple est souvent représenté sur les documents imprimés de l’association. C’est également un élément récurent tout au long du site.
Les liens sont essentiellement internes.
Chaque page contient un lien qui permet à tout moment de revenir à la page d’accueil pour visiter une nouvelle rubrique, les autres liens rejoignent soit différentes pages pour accéder à plus d’informations, soit une partie spécifique de la page visitée.
De plus, des flèches directionnelles permettent l’accès à l’écran suivant ou un retour en haut de page…
Les liens externes se situent dans la rubrique ateliers tout en cool ‘heures, auxquels participent des intervenants extérieurs ou partenaires de l’association qui peuvent avoir un site Internet. Ces liens permettent à l’usager d’avoir accès aux informations les concernant et à leur propre site puis de revenir sur notre site ensuite. Les liens vers les pages du gîte des Troubadours sur le site « gîtes de France  » permettent à l’usager une prise d’informations directe sur les caractéristiques techniques, géographiques, sur les divertissements offerts dans les environs, les prix… (toutes les informations nécessaires pour choisir son gîte de séjour) ainsi que la possibilité d’une réservation en ligne pour une période donnée.
Ces liens permettent à l’usager de considérer le site comme générateur de service.

Ergonomie générale

L’ergonomie, c’est la recherche d’une meilleure adaptation entre une fonction (ici, diffuser l’information concernant l’association), un matériel (le développement des nouvelles technologies informationnelles: ici, Internet) et son utilisateur.
Nous avons décidé de concevoir un site avec une navigation simple et des pages aérées. Trop d’informations pourraient décontenancer les usagers, notamment les enfants. Un site composé de beaucoup de photographies, de quelques animations semble pertinent. Néanmoins, notre objectif est de constituer un site riche en informations. Comment organiser la navigation?

La navigation dans le service

La navigation dans le site est simple et assez libre.
Elle s’effectue à l’aide du sommaire situé sur la page d’accueil qui contient toutes les rubriques du site et permet à l’usager d’atteindre la page qu’il désire. Arrivé dans cette page, il se laisse guider à travers les boutons « écran suivant » pour découvrir le descriptif visuel des activités. Il a également la possibilité de revenir à la page d’accueil ou à l’écran précédent à chaque page. Il existe également des ancres nommées qui permettent d’atteindre directement un endroit précis dans la page, comme par exemple une sous-rubrique.
La barre de navigation présente sur certaines pages permet à l’usager de passer d’une rubrique à l’autre sans passer par la page d’accueil et le sommaire. Par contre, d’autres pages ne contiennent pas cette possibilité de navigation pour donner un effet de continuité à travers les rubriques.
Par exemple, « le théâtre Bleu Marine: ateliers théâtre » est suivi de la rubrique « Animations et spectacles », accessible grâce à une icône flèche. Néanmoins il existe la possibilité de passer à une autre page (retour page d’accueil et liens internes présents dans les textes). Ainsi, sans se sentir obligé de passer à la page suivante, l’usager est invité à suivre le chemin prévu part le concepteur du site…

Autonomie technique

La conception et la réalisation d’un site web nécessitent une maîtrise technique, outre la réalisation d’un cahier des charges décrivant les différentes étapes du processus de réflexion concernant le projet.
La première étape fut la mise en place du matériel informatique de l’association: installation du scanner, du modem, découverte de la capacité des ordinateurs (pas de cartes son, par exemple). Il a également fallu effectuer une formation de base des membres de l’association pour l’utilisation des logiciels informatiques inhérents à la conception d’un site et leur apprendre la marche à suivre pour consulter les mails de l’association (contacts) afin d’assurer le suivi.
L’exécution d’un site web passe par la conception des pages à l’aide d’un logiciel. J’ai choisi Dreamweaver 3, en raison des connaissances acquises en cours d’année. 11 permet la création de liens externes et internes, la mise en page de textes, d’images fixes ou animées et de  photographies, la conception de rollovers… Il a toutes les fonctionnalités nécessaires à la conception d’un site Internet selon les directives du cahier des charges du projet.
Le choix de réaliser le site web de l’association Océan comme une page perso a permis de faciliter la mise en ligne. Grâce à l’assistant de conception proposé par Lycos (www.multimania.lvcos.fr) j’ai pu réaliser les différentes étapes de mise en ligne et utiliser un logiciel ftp comme outil malgré le peu de connaissances acquises en ce domaine.

Autonomie opératoire

Les objectifs fixés étaient de concevoir un site permettant de toucher un nouveau public pour l’association Océan et de faire découvrir le gîte des Troubadours, affilié Gîtes de France. Le site informe les usagers des possibilités d’activités offertes par l’association grâce à des pages plutôt visuelles permettant de rendre compte en images des animations et spectacles réalisés sur demande. Il permet également de connaître le gîte où est basé l’association à travers une description complète et la possibilité de réserver en ligne par l’intermédiaire du site Gîtes de France. Un lien inverse est en cours de négociation.
La démarche auprès de Florence Blas, déléguée du service Internet des gîtes de France, a été effectuée pendant le mois de juillet 2002. La possibilité d’un lien du site www.gites-de-France-nord vers l’association OCEAN à partir de la page du gîte des Troubadours a été envisagée. En attente d’une réponse formelle, au cours de notre conversation téléphonique elle n’a omis aucune objection à réaliser ce lien.
Nous avons réajusté les objectifs de l’association. Dans un premier temps, la principale fonctionnalité du site est de faire connaître l’association à un public ciblé grâce à une démarche de mailing. Ainsi nous avons constitué un liste de diffusion et nous avons envoyé un courrier électronique informant les mairies environnantes, les offices de tourisme de l’Avesnois et les collectivités et comités d’entreprises de la création d’un site concernant l’association.

Table des matières
Introduction
1 L’association OCEAN et son public
1.1 Présentation générale : mode de fonctionnement d’une association
1.2 Présentation de l’association OCEAN et de son public
1.3 Les supports documentaires
1.4 Raison d’être du projet: concrétisation d’une idée
2 Les enjeux d’Internet pour l’association et le choix de format du site web
2.1 Un nouveau public à prendre en considération: les utilisateurs d’Internet
2.2 Réflexion autour du choix du format du site Internet
3 Méthodologie de conception et d’organisation
3.1 Modalités organisationnelles
3.1.1 Les responsabilités et les postes de travail
3.1.2 Analyse de l’organisation (dans laquelle se réalise le projet)
3.1.3 Les avantages et les inconvénients d’un tel projet : analyse des besoins
3.1.4 Constitution d’un planning d’actions
3.2 Modalités de conception
3.2.1 Collecte des documents et rédaction de résumés
3.2.2 Constitution d’un album photo numérique
4 Le cahier des charges 
4.1 Contexte
4.1.1 Nouveaux objectifs de l’association
4.1.2 Objectifs de la mission proposée
4.2 Rappel de l’analyse
4.2.1 Descriptifdu corpus
4.2.2 Difficultés rencontrées
4.2.3 Eléments de normalisation de l’écriture
4.3 Objectifs de l’application
4.3.1 Public visé
4.3.2 Type d’utilisation envisagée
4.4 Descriptif de l’application
4.4.1 Architecture générale du site
4.4.2 Présentation des rubriques du service
4.5 Synopsis général de navigation
4.5.1 Scénario général de navigation
4.5.2 Ergonomie générale
4.6 Description détaillée, contraintes techniques
4.6.1 Scénario détaillé de navigation
4.6.2 Charte graphique
4.6.3 Volume et formats des éléments multimédias
5 Bilan du projet 
5.1 Les aspects post-réalisation
5.1.1 Les étapes de maintenance
5.1.2 La politique de promotion du service web
5.2 Suivi du projet
5.2.1 Autonomie technique
5.2.2 Autonomie opératoire
Conclusion 
Bibliographie
Annexes

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