Les éléments constitutifs de la gestion administrative et comptable de la DAA

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L’assurance de personne (AP)

Pourquoi les gens ont besoin d’assurance ?
L’assurance de personne répond aux besoins de sécurité éprouvés par chacun face à la maladie ou à l’accident. Elle concerne :
· l’assurance personnelle contre ces accidents (APA)
· l’assurance sur la vie (VIE)
· l’assurance santé (AS)
· l’ARO tanteraka (AT). Dans cette assurance sont inclus la retraite complémentaire, le décès, l’invalidité totale, l’infirmité permanente, l’infirmité partielle …
· l’assurance vie accident ou Aron’ny vahoaka (AVA)

Les assurances terrestres de responsabilité civile (ATRC)

On entend par responsabilité civile, l’obligation qui peut incomber à une personne de réparer un dommage causé à autrui par son fait ou par le fait des personnes, des animaux ou des choses dépendant d’elle. On distingue deux sortes :
· La responsabilité délictuelle
· La responsabilité contractuelle
Ainsi ces assurances sont réparties comme suit :
 Assurance responsabilité civile du particulier et du chef de famille (RCF)
 La responsabilité civile du commerçant et de l’artisan (RCC)
 La responsabilité civile du chef d’entreprise (RCE)
 Les responsabilités civiles diverses (RCD)

Les assurances dommages

Ces assurances ont pour but l’indemnisation du préjudice subi par l’assuré, à la suite de la détérioration ou de la destruction de la chose, par un événement garanti par la police. Ce sont :
· L’assurance incendie (I)
· L’assurance vol (VOL)
· L’assurance bris de machine (BM)
· Les assurances pertes de produits et entrepôts frigorifiques (PPEF)
· Les assurances pertes d’exploitation (PE)
· Les assurances de récoltes sur pied (ARP)
· Les assurances de mortalité du bétail (MB)
· Les assurances bris de glaces (BG)

Les assurances automobiles (AA)

C’est une assurance obligatoire suivant l’article n° 60 du code des assurances loi n° 99-03 du 02 août 1999. On distingue :
· L’assurance famille passager (AFP)
· L’assurance indemnisation directe et recours (IDR)
· Assurance à responsabilité civile
· Assurances dommages
· Tierce collision
· Incendie
· Vol
· Bris de glace
· Privation de jouissance

Les assurances de la construction (AC)

On désigne :
· L’assurance de responsabilité civile décennale (RCD)
· Le globale – chantier (GC)
· L’assurance tous risques – chantier (TRC)
· L’assurance de responsabilité civile des entreprises de bâtiment et de travaux publics (RCB)
· Tous risques montages
· Bris de machine

Les assurances maritimes (AM)

Les assurances maritimes concernent :
· Les assurances facultés (AMF)
· L’assurance bateau plaisance (MP)
· L’assurance de responsabilité civile du transporteur terrestre (MRCT)
· L’assurance de responsabilité civile du transporteur maritime (MRCM)
· L’assurance corps de navire (MC)

Assurances aviations (AV)

Ce sont :
· L’assurance individuelle pilote
· L’assurance individuelle à la place
· L’assurance de responsabilité civile (AVRC)
· L’assurance corps (AVC)

Les assurances des collectivités

Les collectivités concernées sont :
· L’établissement scolaire (ES)
· L’association sportive (ASP)
· Les communes (COM)
Le volume de la répartition par branche est donné par le graphique 1 de la page suivante.

Activités de réassurances

La réassurance peut être présentée de la manière suivante :
La « réassurance » est la cession d’une partie de risques ou dangers assurés sur la base de polices d’assurance conclue avec les preneurs d’assurance ou conformément à des dispositions légales, à un deuxième preneur de risques, le réassureur qui, lui, n’a aucun lien avec le preneur d’assurance en question.
Au titre de ses activités de réassureur, c’est-à-dire lorsque ARO devient à son tour l’assuré de l’assureur ou l’assureur du réassureur, ARO accepte des engagements de réassurance aussi bien sur le plan local qu’international. C’est ainsi qu’elle intervient à deux niveaux :
– En acceptation « directe », elle réassure l’assureur direct.
– En « rétrocession », elle réassure le réassureur.

La fonction administrative

D’après FAYOL, la fonction administrative se définit comme : prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler.
· Prévoir : Au niveau de la direction, la prévision consiste à déterminer les conditions qui seront faites à l’entreprise à court, moyen et à long terme. Ces prévisions sont basées sur l’étude des divers facteurs internes et externes qui influent la vie de l’entreprise.
· Organiser : C’est déterminer et mettre en œuvre la structure et les règles de fonctionnement de manière à ce que la productivité de l’entreprise soit maximum.
· Commander : C’est préciser et déterminer l’activité de ses subordonnées.
· Coordonner : C’est harmoniser toutes les activités conformément aux objectifs de l’entreprise.
· Contrôler : C’est veiller à ce que l’exécution soit conforme aux règles établies et aux ordres donnés.

La fonction comptable

La comptabilité doit être d’abord et avant tout au service des Dirigeants et des gestionnaires, avant d’être au service des tiers. Or, les exigences de contenu et de délai n’étant pas les mêmes selon que l’information comptable est destinée aux gestionnaires ou aux tiers ; il convient de concevoir des systèmes de traitement qui prennent largement en compte les besoins internes de l’entreprise.
· Rôle économique : Suivant M. Fourastié, la comptabilité est une technique administrative qui a pour objet d’enregistrer et de contrôler les mouvements de valeurs économiques ; libellés en unités monétaires et dont la variation affecte un patrimoine déterminé. Il est donc essentiel d’enregistrer méthodiquement les opérations réalisées, à seule fin de permettre à l’entreprise de contrôler les mouvements de son patrimoine.
· Rôle financier : Le progrès technique suscite de la part des entreprise un besoin d’investissement croissant et souvent fort coûteux. Pour faire face à ce besoin, trois solutions s’offrent aux sociétés :
 L’autofinancement
 L’augmentation du capital social par voie d’appel de fonds aux actionnaires propriétaires de la société.
 L’emprunt réalisé soit sous la forme d’appel au public, soit sous la forme de prêt consenti par un établissement financier.
Dans ces trois cas, la compagnie apporte les éléments d’appréciation suffisants à la connaissance de l’effort limite qui peut être consenti par la société.
· Rôle fiscal : La fiscalité exerce une influence profonde sur l’évolution des principes et des règles de la comptabilité vers la détermination des bénéfices imposables.
· Rôle juridique : Dans le but d’apporter aux personnes ayant un intérêt quelconque dans une entreprise (actionnaires, tiers créanciers ou débiteurs) ; toutes les garanties désirables, la législation fait l’obligation aux sociétés de tenir leur comptabilité suivant des règles strictes. Ces mesures sont destinées, d’une part, à apporter les moyens de preuve nécessaires en cas de litige et d’autre part, à éclairer le public sur la situation d’une société à une date déterminée.

Les éléments constitutifs de la gestion administrative et comptable de la DAA

Dans la gestion administrative tout comme dans la gestion comptable, il y a des éléments qui contribuent au bon fonctionnement de l’entreprise en général. Ce sont des éléments permettant de bien gérer la société.

La gestion administrative

Ces éléments sont composés de :
· La caisse :
La gestion de caisse a pour objectifs de :
 Passer les opérations comptables reçues ou sorties en numéraires ainsi que les encaissements de primes par chèques.
 Définir la situation disponible journalièrement en numéraire.
 Dégager un tableau synoptique des recettes et dépenses en numéraire.
· La banque :
Toutes opérations sont enregistrées journalièrement par le comptable et doivent être constatées par une pièce. Notons que l’envoi de fonds disponibles au siège se fait mensuellement et l’état de rapprochement bancaire doit se faire régulièrement tous les trois mois.
· La quittance :
La gestion de quittance joue un rôle important aussi bien pour la direction agence que pour la compagnie. Elle permet de déterminer et d’évaluer la situation des arriérés de chaque client et de la direction agence elle-même. Par conséquent, le responsable peut apporter une amélioration de la rentabilité financière, autrement dit, sur le système de recouvrement.
· Les frais de fonctionnement :
Ce sont les charges engagées (dépenses réalisées en caisse) par chaque point de vente, présentées sur un état, pour le bon fonctionnement des tâches administratives, commerciales et comptables.
· Les articles publicitaires
Entre l’assureur et l’assuré, l’existence des articles publicitaires présente :
 Une marque de confiance
 Un symbole de considération et de prestige réciproque.

La gestion comptable

En ce qui concerne la gestion comptable, il existe deux travaux principaux :

Les travaux comptables

Ils utilisent les documents suivants :
· Le plan comptable :
Il est nécessaire pour une entreprise parfaitement organisée d’élaborer un plan comptable. Le plan comptable représente tous les comptes utilisés par le point de vente. Ce document est appelé aussi : fiche de comptes. Nous trouverons un exemplaire de ce plan comptable en annexe 3.
· Les documents comptables de base :
Ils sont utilisés comme documents de référence à savoir : le relevé de comptes clients, le grand livre, la balance et les bordereaux de production et de passation tels que les journaux d’enregistrement des opérations comptables.
· Les avis comptables :
Ce sont les avis de crédit ou de débit émis par le siège. Ces pièces confirment la justification des opérations comptables et assurent la réciprocité de la passation des opérations comptables intéressant deux comptabilités.

Les travaux extra – comptables

Ils traitent les différents cas existant au sein de la Direction Agence. Ils groupent :
· Les travaux d’inventaire de quittances en porte feuille
Ils permettent de connaître exactement les quittances en prote feuille de l’entreprise au moment de l’inventaire. Donc, ils sont utilisés pour connaître la production effectuée par l’entreprise durant une période donnée. Leur emploi a comme objectifs :
 Avoir une bonne circulation des informations par les échanges de documents comptables
 La régularité et la ponctualité dans l’exécution des travaux comptables.
· L’état de rapprochement bancaire
Il a pour objet de rapprocher le solde ressorti dans le relevé bancaire et celui dégagé en nos livres et puis en régulariser la différence.
· L’état de réconciliation des comptes
C’est une procédure de rapprochement des comptes du siège (170) et des points de vente (410).
· Le tableau de bord des documents comptables
Il est élaboré à partir de l’information de gestion obtenue par suite d’analyse (analyse financière, gestion financière) et de contrôle (audit interne, contrôle interne) de l’information comptable.
Il aide dans la prise de décision concernant les documents comptables d’un point de vente. En effet, il sert comme calendrier faisant apparaître le circuit d’envoi et de réception des documents comptables tant au niveau du siège.

Notons que, le retard de réception au siège d’un de ces documents engendre la perturbation des travaux informatiques.
Remarque : En général, dans une entreprise, nous parlons toujours de la gestion administrative et financière. Mais dans le cas de la DAA, nous mettons gestion comptable à la place de gestion financière.
Section III : Les caractéristiques de la gestion administrative et comptable de la DAA
En tant que paramètre d’une bonne gestion, la gestion administrative et comptable possèdent chacun ses caractéristiques propres. Et la connaissance de ses spécificités leur donne toute leur valeur ainsi que leur portée au sein d’un organisme comme l’Etat ou d’une entreprise dont la fonction est de produire et/ou de vendre.

Les caractéristiques de la gestion administrative

La gestion administrative de la DAA regroupe :

La caisse

La personne responsable de la gestion de caisse ne doit pas exercer en même temps les tâches de quittancier ou de comptable. La gestion de caisse comporte deux procédures telles que :
· La procédure d’encaissement :
Tout encaissement doit être constaté par un document. En général, nous parlons de prime.
La prime
Pour la prime, il existe deux modes d’encaissement possible à savoir :
 Encaissement quittance : constaté par la quittance.
 Encaissement au comptant : constaté obligatoirement par un reçu en trois exemplaires dont 1 original destiné au client, 1 double sert comme pièce de caisse et 1 souche sert de pièce chronologique.
Notons ici qu’il y a d’ autres encaissements constatés par des reçus ; et en ce qui concerne le reçu : tout point de vente est tenu d’ouvrir un registre où sont repris tous les carnets de reçu.
N.B : Il est interdit d’utiliser des reçus dits « volants », c’est-à-dire sans souche.
· La procédure de décaissement :
Tout décaissement en espèces doit obligatoirement :
 Etre constaté par une pièce de dépense en deux exemplaires au minimum.
 Etre visé préalablement par le responsable du point de vente.

La banque

Les opérations bancaires peuvent être catégorisées en :
· Versement :
C’est un travail du responsable de la caisse de s’occuper du versement d’espèces et de chèque.
· Retrait :
Il est motivé et consenti au préalable par le responsable du point de vente. La personne responsable de la caisse établit une demande de retrait en deux exemplaires dont 1 exemplaire sert de pièce de caisse et l’autre sert de pièce de banque.

La gestion des quittances

Elle consiste à faire :
· Le classement :
Dans le travail de classement, classer les quittances dans le bac à quittance après vérification selon par ordre alphabétique pour les gros clients et par ordre numérique pour les clients particuliers.
· La conservation :
La conservation intéresse deux catégories de quittances qui sont : le quittance « comptant » et le quittance « terme ».
· L’encaissement :
Il existe trois sortes d’encaissement à savoir :
 A la charge de la direction régionale : Cet encaissement peut se faire soit au guichet, soit par l’intermédiaire de l’encaisseur ou bien par voie de relevé de compte.
 A la charge des bureaux directs et agences.
 Encaissement de primes inter-points de vente : C’est le cas de primes automobiles.

L’état des arriérés

C’est un document : de contrôle, d’analyse et de décision, de gestion comptable, commercial.
A noter que, l’état des arriérés a une importance pour la compagnie.

Table des matières

INTRODUCTION
Partie I : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
Chapitre I : Présentation de la compagnie ARO
Section I : Historique
1.1- Présentation
1.2- Etapes de son histoire
1.2.1- ARO et ses origines
1.2.2- Les années de transformation décisive
1.2.3- ARO en marche de 1975 – 1987
1.2.4- 1988 – 1993 ARO et l’horizon 2000
Section II : Activités et misions
2.1- Activités d’assurances
2.1.1- L’assurance de personne (AP)
2.1.2- Les assurances terrestres de responsabilité civile (ATRC)
2.1.3- Les assurances terrestres de chose (ATC)
2.1.4- Les assurances automobiles (AA)
2.1.5- Les assurances de la construction (AC)
2.1.6- Les assurances maritimes (AM)
2.1.7- Les assurances aviations (AV)
2.1.8- Les assurances des collectivités
2.2- Activités de réassurances
2.3- Activités d’investisseur financier
Section III : Structure organisationnelle
3.1- Organigramme
Chapitre II : Théorie générale sur la gestion administrative et comptable de la DAA
Section I : Définitions
1.1- La fonction administrative
1.2- La fonction comptable
Section II : Les éléments constitutifs de la gestion administrative et comptable de la DAA
2.1- La gestion administrative
2.2- La gestion comptable
2.2.1- Les travaux comptables
2.2.2- Les travaux extra – comptables
Section III : Les caractéristiques de la gestion administrative et comptable de la DAA
3.1- Les caractéristiques de la gestion administrative
3.1.1- La caisse
3.1.2- La banque
3.1.3- La gestion des quittances
3.1.4- Les arriérés
3.1.5- Les commissions
3.1.6- Le sinistre
3.1.7- Le personnel
3.1.8- Le frais de fonctionnement
3.1.9- Les articles publicitaires
3.2- Les caractéristiques de la gestion comptable
3.2.1- Les travaux comptables
3.2.2- Les travaux extra – comptables
Chapitre III : Le recouvrement des primes
Section I : Généralité
1.1- Définitions, principe générale, notion de quittance
1.2- Objectif et rôle de l’agent de recouvrement
Section II : La procédure de recouvrement
2.1- Quittance comptant et quittance terme
2.2- Clients particuliers et gros clients
Partie II : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
Chapitre I : Les problèmes rencontrés au niveau de la politique administrative de la DAA
Section I : Non – fluidité de l’information et de la communication
1.1- Insuffisance de coordination entre les services
1.2- Le système de classement non informatisé
Section II : Méthode de travail non satisfaisante
2.1- Difficultés dans l’inventaire physique des quittances
2.2- Retard dans la mise à jour de la liste des gros clients
Section III : Prolifération des arriérés
3.1- Volume important des quittances en souffrance
3.2- Relevé de comptes des clients non soldés
Chapitre II : Problème rencontrés au niveau de la gestion comptable de la DAA
Section I : Organisation comptable non appropriée
1.1- Meubles de rangement insuffisant
1.2- Calendrier du traitement des informations comptables retardé
Section II : Procédure comptable inadéquate
2.1- Surcroît des tâches manuelles dans la passation comptable
2.2- Circuit trop long des pièces et documents comptables
Section III : Difficulté de redressement des situations comptables
3.1- Situations incomplètes et / ou erronées
3.2- Informations non disponibles
Partie III : SUGGESTIONS ET PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Chapitre I : Solutions proposées concernant la gestion administrative de la DAA
Section I : Aménagement du circuit d’information et de la communication
1.1- Renforcement de la coordination entre les services
1.2- Informatisation du système de classement
Section II : Affermissement de la méthode de travail
2.1- Procédure d’inventaire systématique des quittances
2.2- Renforcement des relations entre assureur – clientèle
Section III : Normalisation des arriérés
3.1- Etablissement d’un état mensuel des quittances présent dans le bac à quittances
3.2- Renforcement des relances
Chapitre II : Solutions proposées concernant la gestion comptable de la DAA
Section I : Perfectionnement de l’organisation comptable
1.1- Etoffer le parc de meubles de rangement
1.2- Mise en œuvre de diverses actions pour réduire le retard
Section II : Amélioration du système de traitement des données comptables
2.1- Informatisation des tâches manuelles
2.2- Rénovation du système d’information et du circuit des documents
Section III : Raffermissement de la qualité de l’information
3.1- Vérification permanente des données comptables
3.2- Mise à jour des fichiers au niveau du département informatique
Chapitre III : Solutions retenues, résultats attendus
Section I : Solutions retenues
1.1- Mise en place d’un nouveau système comptable informatisé au niveau du point de vente
1.2- Modèle de collecte d’information
1.3- Modèle de mode de communication
Section II : Résultats attendus et recommandations générales
2.1- Résultats attendus
2.1.1- Impact économique
2.1.2- Impact financier
2.1.3- Impact social
2.2- Recommandations générales
2.2.1- La réorganisation de la DAA
2.2.2- L’amélioration de la méthode de travail
2.2.3- Suivre l’évolution des NTIC
CONCLUSION GENERALE

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