Les dossiers documentaires

Dossiers documentaires

Les dossiers documentaires, bien qu’étant un domaine isolé de la gestion documentaire au sein des bibliothèques, bénéficiaient d’un certain nombre d’ouvrages qui leur étaient consacrés. En effet, les dossiers documentaires sont l’un des sujets sur lesquels les bibliothécaires français(es) sont interrogés lors de leur examen final. Néanmoins, les références restent relativement anciennes et statiques, illustrant, d’une certaine manière, une forme d’hésitation quant à l’avenir de ces dossiers, ainsi que par rapport à la voie à suivre face à la multitude d’outils actuels. L’ADBS propose de définir les dossiers documentaires comme un : «ensemble de documents de sources diverses, choisis et réunis sur une question donnée, et organisé de façon à faciliter l’accès à l’information rassemblée. Les éléments qui le composent peuvent être de nature et de support très variés : photographies, articles de revues, brochures, etc. Il peut donner lieu à des mises à jour régulières au fur et à mesure de la parution de nouvelles informations ; sa durée de vie est limitée dans le temps. Il peut être constitué ponctuellement à la demande ou systématiquement sur des thèmes précis. Un dossier documentaire peut être sur support papier ou électronique. » .

Cette définition est celle sur laquelle je m’appuierai tout au long du travail. Elle a cela de particulier qu’elle dépasse le stade primaire et historique du dossier documentaire papier pour envisager une solution électronique. Pourtant, cette notion de dossier électronique mérite aussi un affinage. En effet, il ne faut pas mélanger les dossiers documentaires électroniques qui réunissent différents types de documents qui sont nativement virtuels avec les dossiers documentaires numériques qui sont simplement des numérisations de documents papier. Cette différenciation est faite par Mesdames Etienne et Philippoz mais s’appuie aussi sur le mémoire de Madame Dine qui considère qu’ « un document numérique est un document qui au départ était matérialisé sur un support papier et qui s’est transformé par numérisation, scannérisation en document informatique. En revanche, un document électronique est un document produit informatiquement et pouvant devenir papier par impression. » Il existe aussi la possibilité de créer des dossiers mixtes réunissant les deux types de documents (électroniques et numériques) dans un même dossier. Cela permet de varier autant que possible les ressources. Néanmoins, les contraintes que cela implique s’en retrouvent multipliées. En effet, le matériel de numérisation mais aussi l’hébergement des données n’est pas nécessaire lors de la création de dossiers électroniques.

De plus, au niveau de la gestion des droits, cela complique encore les choses puisqu’il faut veiller à la juste rétribution des auteurs pour leur travail. Néanmoins, pour les usages scolaires, une exception peut être faite, selon la LDA puisqu’il est dit que « quiconque loue ou, de quelque autre manière, met à disposition à titre onéreux des exemplaires d’oeuvres littéraires ou artistiques, doit verser une rémunération à l’auteur. » . Comme les bibliothèques scolaires sont par définition gratuites, cet article permet ainsi de diffuser des oeuvres sans devoir payer de redevances aux auteurs. Pourtant, avec l’arrivée du numérique cela influe fortement cette loi, dont une nouvelle mouture devrait être proposée au 1er janvier 2017. Si la mise à disposition ne devait être faite qu’à des fins d’études et dans le cadre restreint des utilisateurs de la bibliothèque, une solution mixte pourrait être envisageable, sous la forme d’un portail . Cela impliquerait une gestion des droits d’accès considérable qui pourrait dissuader les utilisateurs de recourir aux ressources de la bibliothèque. Outre cette nuance concernant le format des dossiers documentaires, une nuance typologique est aussi à faire. En effet, que ce soit au format papier ou au format électronique, il existe deux types de dossiers documentaires. Les dossiers outils et les dossiers produits.

Les dossiers outils sont des dossiers répondant à une demande permanente des usagers et devraient être mis à jour régulièrement par le bibliothécaire. Ils touchent des sujets relativement immuables et inscrits dans les processus d’apprentissage de l’établissement concerné. Les dossiers produits sont faits sur demande, souvent à destination d’un seul utilisateur et ont une durée de vie beaucoup plus limitée. Cela peut être un sujet lié à un événement précis et ponctuel ou à un travail temporaire, présentant un intérêt restreint dans le cadre institutionnel. Avec l’utilisation des dossiers documentaires électroniques, cette nuance tend tout de même à diminuer puisque les contraintes de place diminuent et qu’il est intéressant, même dans le cadre d’un dossier produit, de penser à un cercle d’utilisateurs extrêmement large et ainsi, de faire évoluer un dossier produit en un dossier outil. On constate aussi que le dossier documentaire est parfois confondu avec des dossiers voisins. Parmi ceux-là, on distingue le dossier de presse, le dossier thématique, le dossier d’entreprise et le dossier de documentation .

Il est donc bien important de les différencier correctement et de se rappeler la structure, la fonction et le public de chaque type de dossier. Cela devrait ainsi rappeler aux bibliothécaires l’importance de varier les types de documents contenus dans les dossiers documentaires, afin qu’ils ne deviennent pas simplement un dossier de presse, mais qu’ils restent un vrai produit à valeur ajoutée pour l’utilisateur. Un autre aspect est aussi particulièrement important dans la définition de l’ADBS. C’est cette notion d’organisation, afin de « faciliter l’accès à l’information rassemblée » . En effet, il est important de ne pas proposer quelque chose de compliqué à l’utilisateur mais surtout, de proposer un vrai service à valeur ajoutée, ce qui est particulièrement important dans cet univers d’infobésité14. Pouvoir proposer de l’information, validée et sélectionnée, aux utilisateurs reste une mission primordiale des bibliothèques et il est important de penser à la promotion des services en gardant cet aspect très présent. Les différents types de dossiers documentaires, papiers ou électroniques ont des avantages et des inconvénients que l’on pourrait résumer selon les tableaux cidessous.

Analyse interne

Ce travail de Bachelor est réalisé au CO de Sécheron à Genève. Les élèves ont entre 12 et 15 ans et sont, pour l’année 2013-2014, 621. Ce sont les principaux utilisateurs de la bibliothèque, mais on compte néanmoins 93 enseignants qui sont aussi amenés à utiliser la bibliothèque et ses ressources. La bibliothèque est ouverte 37h par semaine et est gérée par deux bibliothécaires, ce qui représente une charge d’un ETP. Concernant les dossiers documentaires, ils sont au nombre de 258. Ils ne sont pourtant que 5 à apparaître dans FLORA et uniquement parce que certains articles ont été catalogués. La bibliothèque dispose pourtant de dossiers documentaires au moins depuis 1994, mais ils ne sont plus mis à jour depuis 2005. Cette obsolescence est principalement due à deux facteurs : l’accroissement de l’utilisation d’Internet et l’arrivée du catalogue en ligne FLORA. Cette migration n’a pas été sans heurts et s’est révélée très chronophage, ainsi, les dossiers documentaires sont passés au second plan des préoccupations des bibliothécaires.

De plus, l’impossibilité de faire des inventaires avec FLORA a eu un impact sur les dossiers documentaires puisque le désherbage n’a pas pu se faire pendant un certain temps, ce qui explique la présence d’articles qui auraient, pourtant, dû être désherbés. Les dossiers documentaires se présentent dans un gros meuble à dossiers suspendus, mais dont la signalétique est inexistante. Ils ne sont donc absolument pas mis en valeur. Les sujets des dossiers documentaires sont exhaustifs mais le contenu ne l’est pas. Les dossiers sont classés par ordre alphabétique des sujets, qui ont été déterminés selon les thésaurus MotBis et MotDip. Les sujets étaient déterminés par les bibliothécaires, selon l’actualité, mais aussi selon les demandes liées principalement aux travaux de groupe. Il est rare que les enseignants demandent des dossiers. A l’intérieur des dossiers documentaires, on trouve une certaine variété de documents, tels que des impressions de pages Internet, des brochures, des articles et des dossiers de périodiques (y compris de quotidiens) ainsi qu’un peu de littérature grise . La diminution budgétaire ayant entrainé la suppression des abonnements aux quotidiens peut aussi expliquer l’état végétatif actuel des dossiers documentaires.

Cycle d’Orientation

Dans les cycles d’orientation que j’ai pu visiter, tous ont encore à disposition des dossiers documentaires. Cependant, la plupart ne sont pas mis à jour. La répartition se fait comme suit : Pourtant, après de plus amples renseignements et interrogations, il s’avère que les bibliothécaires ne font pas de mise à jour régulière pour ce type de document, mais qu’elles créent parfois de nouveaux dossiers selon l’actualité. Par exemple, j’ai constaté que la majorité avaient créé ou étaient en cours de création d’un dossier sur le virus Zika. Ceci corrobore aussi le fait que les bibliothécaires choisissent la plupart du temps les sujets et créent des dossiers documentaires outils qui devraient être continuellement mis à jour. Ainsi, si la plupart des bibliothécaires avouent ne pas mettre à jour les dossiers documentaires, on constate un accroissement annuel allant jusqu’à une vingtaine d’articles ce qui est relativement incohérent. Cela implique la création de nouveaux dossiers documentaires mais pas la mise à jour d’anciens sujets. La plupart des bibliothécaires regrettent de ne pas avoir plus de demandes d’enseignants pour les dossiers documentaires et cela implique que le PER n’a que très peu d’incidence sur les sujets qui sont choisis. Néanmoins, l’influence est considérée comme indirecte puisque les sujets sont tout de même souvent choisis selon ce qui est enseigné.

Sans en avoir réellement conscience, les bibliothécaires appliquent donc, certes indirectement, le PER à leurs dossiers documentaires. Une meilleure connaissance de ce document pourrait donc s’avérer intéressante pour le développe- ment futur des dossiers documentaires. Une meilleure communication entre les enseignants, les élèves et les bibliothécaires pourrait aussi être quelque chose permettant le renouveau de ce type de documents. En effet, les bibliothécaires se plaignent de l’aspect chronophage des dossiers documentaires, mais tous seraient disposés à les remettre au got du jour, bien qu’ils émettent quelques réserves quant à leur gestion puisque FLORA n’offre visiblement pas de solution adéquate. Un autre des aspects évoqué est que les bibliothèques ont un grand nombre de dossiers documentaires, mais que leur contenu et leur pertinence ne sont plus forcément adaptés. La solution préconisée est surtout de diminuer le nombre de dossiers documentaires et d’en augmenter la qualité. La mise en valeur des dossiers documentaires est aussi intrinsèquement liée à leur consultation et à leur mise à jour. En effet, le cycle qui a le plus de consultations de ses dossiers documentaires est celui qui en a le moins et le seul qui les met en évidence à l’entrée de la bibliothèque. La mise à jour est quotidienne et les dossiers documentaires sont classés par genre général (histoire, géographie, société, médias et français) puis par ordre alphabétique. Ceci est esthétiquement très simple mais aussi très pertinent et correctement adapté au niveau des élèves du CO, et cela me paraît être une méthode de gestion exemplaire. Ainsi, le mantra qui devrait être appliqué pour une bonne gestion des dossiers documentaires est : simplicité, accessibilité et actualité.

Table des matières

Déclaration
Remerciements
Résumé
Table des matières
Liste des tableaux
Liste des figures
Table des acronymes
1. Introduction
1.1 Méthodologie
1.1.1 Lectures
1.1.2 Visites
1.1.3 Entretiens
1.2 But du travail
1.3 Limites du travail
2. Etat de l’art
2.1 Dossiers documentaires
3. Le PER et ses documents régissant l’enseignement en Suisse
3.1 HarmoS
3.2 La Constitution fédérale
3.3 Le PER
4. Analyses
4.1 Analyse de l’existant
4.1.1 Analyse interne
4.1.2 Analyse externe
4.1.3 Analyse comparative des dossiers documentaires dans les différents établissements
4.2 Analyse des besoins
4.3 Bilan
5. Solutions envisagées
5.1 Suppression
5.2 Mise à jour
5.2.1 Choix des thématiques
5.2.2 Choix et acquisition des sources
5.2.3 Catalogage
5.2.4 Désherbage
5.2.5 Mise en valeur et promotion
5.2.6 Maintien
5.3 Solutions virtuelles
5.3.1 Différenciation
5.3.2 Descriptions de différents locigiels envisageables
5.3.3 Comparaison
5.3.4 Recommandation
5.3.5 Critique
6. Adéquation entre la solution préconisée et le PER
7. Mise en place théorique de la solution préconisée
7.1 Sélection des sites et pages web
7.2 Création du portail
7.3 Personnalisation du portail
7.4 Ajout des sites et configuration
7.5 Mise à disposition du portail
7.6 Promotion du portail
7.6.1 Promotion par les bibliothécaires
7.6.2 Promotion par la direction
7.6.3 Promotion par les enseignants
7.6.4 Promotion par les élèves
7.7 Maintenance du portail
8. Conclusion
8.1 Facteurs de réussite
8.2 Facteurs d’échecs
8.3 Possibilités d’avenir
9. Glossaire
10. Index
11. Bibliographie thématique
11.1 Dossiers documentaires
11.2 Évaluation de l’information
11.3 Généralités
11.4 Logiciels
11.5 Textes légaux
Annexe n°1 : Questions posées à la Cyberthèque
Annexe n°2 : extrait d’un guide d’utilisation Netvibes
Annexe n°3 : Extrait des données du rapport de l’Office fédéral suisse de la
statistique sur les TIC dans les écoles

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