Les documents normatifs conformes à EurepGap

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Entretiens avec les personnes ressources de la norme UREPGAP

Ces discussions permettent de recueillir des informations pour l’étude du thème d’après les expériences des différentes personnes morales et physiques rencontrées notamment :
– le Directeur de campagne de TROPICAL FRUITS
– le Responsable Production
– le Responsable Traçabilité
– l’Assistant technique du CTHT
– l’Accompagnateur
– le GEL
– la PCL

Réunions avec les acteurs de la filière

En suivant les différentes réunions des acteurs dela filière, il a été possible de connaître les réalités de la mise en œuvre de la norme EUREPGAP. Ces réunions se présentent soit sous forme d’ateliers intéressant oust les acteurs soit sous forme d’un brainstorming des exportateurs, des producteurs ou des organisations professionnelles.
Ces réunions ont été menées et réalisées de façonériodiquep.

Approche participative

Ce travail de recherche a été réalisé en intégrantl’équipe de TROPICAL FRUITS en tant que Responsable Assurance Qualité et Traçabilité.
Le montage, l’implantation et la mise en œuvre du s ystème qualité a été fait en collaboration directe avec le personnel clé et les producteurs associés de la société ainsi avec la participation des organismes d’appui.
Les théories acquises lors des informations sur lesujet ont été mises en application :
– Elaboration des documents du système qualité en s’inspirant des documents normatifs au référentiel EurepGap.
– Implantation et mise en œuvre du système qualité moyennant les séances de formation et de sensibilisation des personnels clés, les cadres et ouvriers de la station ainsi que les producteurs.

Les enquêtes des producteurs

Etant donné le faible effectif des producteurs affiliés à la société TROPICAL FRUITS, ces enquêtes ont été effectuées sur la totalité desproducteurs sans exception, dans ce cas aucun critère n’est pris en considération pour l’échantillonnage. Elles ont concerné le nombre de pieds qu’ils possèdent, le rendement par pied, les techniques culturales appliquées,…

Descente sur terrain

Il s’agit de voir et reconnaître la réalité sur terrain. Elle a permis de s’imprégner sur les éventualités existantes et de collecter les donnéesutiles au traitement du sujet :
– Imprégnation et reconnaissance,
– Collecte des données,
– Implantation des infrastructures suivant les exigences du référentiel.

Le traitement des données

Les données recueillies pendant les recherches bibliographiques, les discussions, les réunions avec les acteurs et les travaux de recherche proprement dits ont été traités avec différents logiciels informatiques (Word,…). Ceci a constitué une étape incontournable avant la rédaction du mémoire et toutes informations nécessaires sont enregistrées sous forme d’un document soutenable. Les moyens mis en œuvre sont :
– Renforcement des informations et connaissances sur le sujet,
– Synthèse de tous les travaux

Limites de travail

De nombreuses difficultés ont été rencontrées au ursco de la réalisation de l’étude :
– les documents et ouvrages ayant un rapport avec le sujet sont peu nombreux ou bien presque inexistantes,
– le manque du personnel permanent agissant dans le système est l’un des freins pour la bonne réalisation des travaux,
– les données chiffrées sont inaccessibles vues leurconfidentialité
– le manque de temps et moyens matériels sont des grandes lacunes afin de mener à bien les travaux.

Les activités et résultats d’intervention

Les grandes lignes de cette partie se divisent en 4 parties qui sont :
– élaboration de la documentation du système qualité,
– amélioration des infrastructures de production et de conditionnement,
– formation, implantation du système qualité, et
– résultats de l’audit.

L’accompagnement

IFC (International Finance Corporation), faisant suite à une requête du Groupement des Exportateurs de Litchi (GEL), a engagé un programme d’accompagnement à la certification EUREPGAP de dix (10) Entreprises malgaches exportatrices de litchi parmi lesquelles TROPICAL FRUITS.

L’accompagnement se compose des travaux de conseils et de formations menés par des bureaux d’études d’expertise qualité. Ces derniers disposent de fortes expériences dans la mise en place du référentiel EUREPGAP dans le monde.Selon leurs choix, le candidat à la certification EUREPGAP peut faire appel ou non à le urs services.
BIOSCOPE SARL, un bureau d’expertise qualité établià Dakar, constitue un exemple d’entité accompagnatrice dans le cadre de la mise en place de la norme EUREPGAP. Sa mission a pour objectifs de :
– Faire un état des lieux du système de maîtrise de al qualité sanitaire de l’entreprise, sur la base des exigences et points de contrôle de l’Op tion 2 du référentiel EUREPGAP applicables aux conditions de production et de conditionnement de litchis :
– Organisation et Ressources humaines,
– Procédures, documentation et supports d’enregistrements le long du processus de production, de récolte, de transport et de conditionnement (traçabilité),
– Infrastructures de base.
– Identifier les points faibles ou les non-conformités (organisation, infrastructures et ressources humaines, documentation et procédures) sur lesquels TROPICAL FRUITS devra apporter des améliorations en vue d’une certification EUREPGAP.
– Informer la Direction et le personnel d’encadrement des implications et obligations quant à la mise en place d’un système EurepGAP.
– Préciser les besoins en Renforcement des capacitésdu personnel d’encadrement en charge de l’implantation et du suivi du système EurepGAP.
– Etablir, en collaboration avec le personnel d’encadrement de l’entreprise, un plan d’action détaillé précisant les actions à mener, les moyens nécessaires, les responsables des actions et le calendrier de mise en œuvre.
Ce paragraphe fournit les résultats sur la mise en place du référentiel EUREPGAP de la société TROPICAL FRUITS. Avant d’aborder les résultats proprement dits, il est intéressant de faire une présentation de la sociétéet de connaître ses objectifs dans l’exportation de litchis EUREPGAP.

Présentation de la société TROPICAL FRUITS

TROPICAL FRUITS est une Société Anonyme créée en 9319 regroupant RAMA-EX, SCIM, MALAISE dont son siège social se trouve à 24, Rue Ratsimilaho Antaninarenina 101 Antananarivo et sa station de conditionnement est à l’IMI Port Fluvial Manangareza – Toamasina. TROPICAL FRUITS a commencé sa première pération de litchi en 1995.
En collaboration avec des producteurs individuels ou des groupements de producteurs, TROPICAL FRUITS est responsable de la mise en place de la maintenance et de la mise à jour du système EUREPGAP. Dans ce cas, elle assure et coordonne toutes les activités de production, de conditionnement et de commercialisation des litchis issus des parcelles inscrites dans le programme EUREPGAP.

Gestion et organisation

En tenant compte des exigences de qualification et de compétences, toutes les dispositions à prendre en ce qui concerne la gestio n et l’organisation des ressources humaines ont été passées en revue et la documentation a étéélaborée à cet effet :
Organigramme du processus de production et de la station de conditionnement,
Fiches de définition des postes clefs du personnel impliqué dans le système qualité,
Procédures de gestion du système qualité et de la manutention.

Compétences et formation du personnel

L’organisation et le classement de la documentation relative aux compétences et à la formation du personnel a été définie :
Curriculum Vitae ;
Diplômes et attestations de participation à des for mations en rapport avec la certification ;
Fiche d’enregistrement des sessions internes de sensibilisation du personnel d’exécution ;
Responsabilités quant au suivi des innovations, desquestions et des évolutions de la législation.

Manuel Qualité

La politique qualité, les objectifs et les procédures et instructions mises en œuvre pour atteindre l’objectif de certification ont fait l’ob jet d’un Manuel Qualité pour TROPICAL FRUITS.
Le Manuel Qualité décrit le système de gestion de al qualité et des processus de production et de conditionnement et toutes les dispositions qui sont prises pour que Tropical Fruits dispose d’un système qualité conforme aux exigences d’EUREPGAP.
Un système qualité comprenant un manuel de procédures écrites et de contrôle pour la mise en œuvre d’EUREPGAP Fruits et Légumes frais était mis en place.
Il garantit que tous les contrôles internes sont ef fectués de manière compétente et qu’il existe un système de traçabilité permettant de connaître le produit certifié EUREPGAP du produit non certifié et de retracer la provenance du produit jusqu’à l’exploitation ou jusqu’au groupement d’exploitation d’origine.

Contrôle des documents et des Enregistrements

Le Contrôle des documents

Les dispositions à prendre pour assurer le contrôle et la maîtrise des documents et enregistrements du système qualité (Manuel qualité,procédures opérationnelles, Instructions et Consignes de travail, formulaires d’enregistrements et référentiels externes tels qu’EUREPGAP) ont fait l’objet d’une procédure validée. Ces dispositions portent notamment sur:
les habilitations du personnel en ce qui concerne l’élaboration, la vérification et la validation des documents,
l’identification, l’authentification et la paginati on des documents,
la maîtrise des versions et des révisions,
le contrôle des documents obsolètes.

Les enregistrements

l’archivage des supports papier qui devront être collectés et archivés pendant au moins 2 ans au niveau de la Direction de Tropical Fruits et sous le contrôle du Responsable Qualité ;
les supports électroniques qui feront l’objet de copie de sauvegarde au moins une fois par campagne sur CD.

Traitement des réclamations

Une procédure a été élaborée pour décrire tout lerocessusp de réception, d’enregistrement, de traitement et de suivi de toutes les réclamations.

Audit/Contrôle interne

Audit du système qualité

L’organisation de l’audit interne fait l’objet d’un e procédure documentée. Tous les enregistrements relatifs au plan d’audit et au rapport de synthèse ont été élaborés.

Contrôle des producteurs/exploitations et site de m anutention

Les responsabilités quant à la conduite des contrôl es des producteurs ont été définies.
La Check list fruits et légumes a été scindée en parties2 : 1 partie axée sur le contrôle du processus de production et la deuxième sur le processus de manutention.

Traçabilité et isolement des produits

Tropical Fruits compte commercialiser aussi bien des produits certifiés EUREPGAP que des produits non approuvés. C’est ainsi que toutes les dispositions pertinentes permettant d’assurer efficacement la traçabilité et l’isolement des produits EUREPGAP et non EUREPGAP ont été définies dans une procédure(Annexe n°IV) . Cette procédure stipule les mesures liées à :
Identification des parcelles,
Collecte et transport des récoltes, Réception des produits en station, Soufrage et conditionnement,
Numérotation des lots sur les cartons et étiquetagedes palettes.

Sanction

Tropical Fruits dispose d’une procédure décrivant el système de sanctions applicables en cas de non respect des exigences du référentielEUREPGAP au sein du groupement de producteurs. Ces sanctions sont stipulées dans lescontrats signés avec chacun des producteurs
Cette procédure décrit :
Les types de sanctions et les niveaux de responsabilité,
Les différents non conformités.
Cette procédure s’applique à chaque producteur inscrit dans le programme EUREPGAP.

Procédure de retrait d’un produit certifié

Cette procédure a pour objet de gérer efficacementle retrait de produits inscrits en cas de nécessité.
Cette procédure décrit :
L’identification des circonstances de rappel,
Les actions immédiates à prendre selon le cas de figure,
La mise en œuvre d’une simulation de rappel.

Procédure d’exploitation de la marque, du logo et du numéro d’immatriculation EUREPGAP

Les dispositions pour assurer la maîtrise de l’expl oitation de la marque, du logo et du numéro d’immatriculation EUREPGAP ont fait l’objet d’une procédure. Cette procédure est basée sur les dispositions de l’Annexe 1 des Modalités Générales EUREPGAP.

Sous traitants

Cette rubrique définit les dispositions à prendre afin de s’assurer que toute prestation de services contractée auprès des tiers sera réalisée conformément aux exigences définies par le référentiel EUREPGAP. Ces dispositions s’appliquent à tous les prestataires de TROPICAL FRUITS portant sur le processus de production, de récolte, de manutention, de transport et de conditionnement des produits provenant de parcelles inscrites dans le système EUREPGAP.
Un modèle de contrat avec les transporteurs contractuels qui assurent l’évacuation des récoltes à la station de conditionnement ou le transfert des palettes au port a été rédigé en conformité avec les exigences du système de gestionde la qualité car TROPICAL FRUITS n’a pas de sous traitant à part le transporteur.

Les documents de la check list Fruits et Légumes

Le document F&L est basé sur la Check-list Fruits et légumes. Pour cette année la version en vigueur est la Version 2.1-Oct04. Elle est valable à partir du 29 octobre 2004 et obligatoire à partir du 1 mai 2005. Elle comprend 1 4 rubriques.
Le document rappelle le Management des processus. Il contient les différentes procédures, consignes et instructions de travail.
Pour le cas de TROPICAL FRUITS et ses producteurs associés, 8 des rubriques seulement sont présentes dans leur document F&L. Ceci étant donné que les restes ne concernent pas leurs exploitations.

Itinéraire technique

Cette rubrique ne figure pas dans la check-list mais elle est nécessaire pour répondre aux questions que les autres rubriques peuvent engendrer. Il s’agit de l’itinéraire technique de la culture de litchi depuis la plantation jusqu’ au site de manutention.

Traçabilité

Cette partie stipule les dispositions prises par TROPICAL FRUITS afin d’assurer la traçabilité des produits EUREPGAP par rapport au non EUREPGAP. Elle rappelle le système de codification et d’identification d’un lot. Elle contient également les différents fiches et registres de chaque opération et chaque étape de traitement du litchi.

Historique et Gestion des sites

Ce sont des enregistrements des opérations effectuées sur la plantation pendant toute l’année. Le support d’enregistrement sont les fiches de suivie parcelle conçues par la société elle-même.

Gestion du sol et du sous-sol

Cette section touche la partie pédologique des parcelles. Il s’agit de décrire les méthodes ou techniques qui peuvent concerner les propriétés physicochimiques du sol et du sous-sol.

Récolte

On rappelle ici de l’Analyse et de la maîtrise des risques à la récolte ainsi que des consignes d’hygiène comportementale.

L’analyse des risques

Il s’agit d’identifier les risques potentiels de co ntamination du produit lors de la récolte et pendant son transport jusqu’à la station de conditionnement, et de déterminer les natures des risques : physique, microbiologique ou chimiques.
Toutes les étapes du processus de récolte sont considérées lors des analyses.

La maîtrise des risques et de l’hygiène

Il s’agit des mesures prises visant à garantir la q ualité sanitaire des produits après les résultats de l’analyse des risques. Ce sont des instructions de travail et consignes d’hygiène donner aux récolteurs et transporteurs. Elles concernent notamment le comportement pendant le travail et les matériels utilisés.

Manutention

Il s’agit de procéder à l’analyse des risques hygiéniques inhérents à la manutention en vue de définir les procédures, consignes et instructions pertinentes à mettre en œuvre. Les procédures sont identiques à celle de la récolte. Mais la manutention contient en plus des pièces garantissant la sécurité sanitaire des consommateurs : fiche technique du soufre, journal officiel République Française, Manuel de soufrage, Plan de nettoyage, Plan d’action en cas de dépassement de LMR et plan de disposition des pièges contre les ravageurs.

Gestion des déchets, recyclage et réutilisation

C’est un plan de traitement des déchets et des substances polluantes au niveau des hangars de récolte, de manutention et de conditionnement. Il comprend les procédures appropriées visant à assurer l’identification, la collecte, le recyclage, la réutilisation ou l’élimination.

Santé, sécurité et protection sociale des ouvriers

Cette section évoque les mesures préventives en casd’accident. Elle inclut les consignes générales de sécurité(Annexe n°V) en cas de blessure, incendie, contamination aux produits chimiques, et les instructions sur les équipements de protection individuelle ainsi que les consignes de sécurité aux visiteurs et auxpersonnes étrangères. Ces consignes sont affichées dans différents endroits à la station de conditionnement de même au niveau du hangar de collecte.

Problèmes liés à l’environnement

Il s’agit d’un document qui garantit le respect de l’environnement. Il met en évidence la politique dans l’itinéraire technique montrant la protection de l’environnement et la préservation de la faune.

Formulaire de Réclamations

C’est un modèle de formulaire mis à la disposition des clients en cas de demande, au cas où ceux-ci trouvent une ou des imperfections sur le produit (Annexe n°VI ). Cette procédure est appliquée à l’adresse de(s) :
– TROPICAL FRUITS,
– Producteurs individuels,
– Site de manutention du produit inscrit.

Table des matières

INTRODUCTION
1 MATERIELS ET METHODES
1.1 Matériels
1.1.1 Les documents normatifs conformes à EurepGap
1.1.1.1 Modalités générales EUREPGAP
1.1.1.2 Points de contrôle et critères de conformité
1.1.1.3 Check-list EUREPGAP
1.1.2 Les acteurs de la filière
1.2 Méthodes
1.2.1 Information sur le sujet
1.2.2 Recherches bibliographiques
1.2.3 Protocole de recherche
1.2.4 Entretiens avec les personnes ressources de la norme UREPGAP
1.2.5 Réunions avec les acteurs de la filière
1.2.6 Approche participative
1.2.7 Les enquêtes des producteurs
1.2.8 Descente sur terrain
1.2.9 Le traitement des données
1.2.10 Limites de travail
1.2.11 Chronogramme des activités
2 RESULTATS
2.1 Les activités et résultats d’intervention
2.1.1 L’accompagnement
2.1.2 Présentation de la société TROPICAL FRUITS
2.2 Conception des documents
2.2.1 Le Système de Gestion de la Qualité
2.2.1.1 Gestion et structure
2.2.1.2 Gestion et organisation
2.2.1.3 Compétences et formation du personnel
2.2.1.4 Manuel Qualité
2.2.1.5 Contrôle des documents et des Enregistrements
2.2.1.6 Traitement des réclamations
2.2.1.7 Audit/Contrôle interne
2.2.1.8 Traçabilité et isolement des produits
2.2.1.9 Sanction
2.2.1.10 Procédure de retrait d’un produit certifié
2.2.1.11 Procédure d’exploitation de la marque, du logo et du numéro d’immatriculation EUREPGAP
2.2.1.12 Sous traitants
2.2.2 Les documents de la check list Fruits et Légumes
2.2.2.1 Itinéraire technique
2.2.2.2 Traçabilité
2.2.2.3 Historique et Gestion des sites
2.2.2.4 Gestion du sol et du sous-sol
2.2.2.5 Récolte
2.2.2.6 Manutention
2.2.2.7 Gestion des déchets, recyclage et réutilisation
2.2.2.8 Santé, sécurité et protection sociale des ouvriers
2.2.2.9 Problèmes liés à l’environnement
2.2.2.10 Formulaire de Réclamations
2.3 Implantation et mise en œuvre du système qualité
2.3.1 Au niveau de la plantation
2.3.1.1 Contractualisation avec les producteurs associés
2.3.1.2 Hangar de collecte
2.3.1.3 Les latrines et points d’eau
2.3.1.4 Mise en place des plaques d’identification
2.3.1.5 Sensibilisation et formation des producteurs
2.3.1.6 Suivis et contrôles
2.3.2 Au niveau de la station de conditionnement
2.3.2.1 Condition d’hygiène et de sécurité
2.3.2.2 L’organisation des sessions de formations
2.4 Préparation et Résultats d’Audit
2.4.1 Préparation d’audit de certification
2.4.2 Audit interne du SGQ et le suivi des mesures correctives
2.4.3 Résultats de l’audit externe ou officiel
3 DISCUSSION et RECOMMANDATIONS
3.1 Discussions
3.1.1 L’obtention de la qualité par l’application du référentiel EUREPGAP
3.1.2 Relation entre manuel de procédure, qualité et certification
3.1.3 Diminution progressive du nombre de producteurs associés de TROPICAL FRUITS
3.1.4 Latrines non installés
3.1.5 Tonnage réalisé un peu faible
3.1.5.1 Au niveau des sites de production
3.1.5.2 Au niveau de la station de conditionnement
3.1.6 Apports des organismes d’appui à la mise en place de la norme EUREPGAP
3.1.7 Impact social
3.2 Recommandations
3.2.1 Installation de latrines
3.2.2 Création d’un verger
3.2.3 Travailler avec des grands producteurs
3.2.4 Mise à jour des documents
CONCLUSION
ANNEXES

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