Les agences événementielles

L’histoire et le concept de l’entreprise

Tout a commencé en 2016 quand Emmanuelle et ces parents achètent ce vieux corps de ferme et forment une SCI Familiale. Emmanuelle va alors créer son entreprise individuelle et louer une partie du Domaine à la SCI. La vieille grange qui se trouve à l’arrière du Domaine deviendra une grande salle de réception totalement équipée pour recevoir tous types d’événements. La rénovation de la salle de réception voit le jour après cinq mois de travaux en juin 2016. Un mois après, le premier mariage a eu lieu. A ce moment, le Domaine compte une salle de réception un petit gîte et une yourte. En avril 2017, un an après le début de cette nouvelle entreprise, le grand gîte voit le jour pour rajouter une richesse en plus à ce Domaine au cadre idéal. L’entreprise souhaite mettre en avant plusieurs valeurs dont : – La simplicité et la confiance : la clientèle est plutôt moyen/haut de gamme, mais elle souhaite avant tout instaurer entre ses clients et elle un espace de confiance et de respect. Elle sait se rendre totalement disponible pour ses clients et c’est d’ailleurs ce qu’ils apprécient.

Une belle salle de réception, des gîtes, une yourte et un cadre idéal voilà une belle recette pour faire d’un ancien corps de ferme un très beau Domaine avec un charme unique. Les tarifs de ce Domaine varient selon la demande des clients qu’ils soient professionnels ou particuliers. La salle peut accueillir jusqu’à 140 personnes assises et 200 personnes en cocktail. Elle est entièrement équipée : internet, vidéoprojecteur, micro, paperboard, tables et chaises. Elle est entourée d’une terrasse de 180 m² avec la possibilité d’une terrasse couverte de 55 m², le tout dans un cadre de verdure de 2 hectares. Le parking privé ombragé et éclairé est un grand atout pour le Domaine. Ses hébergements peuvent accueillir jusqu’à 29 couchages répartis entre les gîtes (6 chambres) et la yourte (14 places). Pour l’année 2016, son chiffre d’affaires était de zéro en ce qui concerne les événements d’entreprises. En 2017 elle a réalisé un chiffre d’affaires de 85 000€. Il s’agit de sa première année complète qui lui servira de base pour les années futures.

Son fonctionnement Mme PERRIGAUD, travail seul sur son domaine avec l’aide occasionnelle de son mari et de sa mère. Elle souhaite avant tout satisfaire ses clients en leur proposant les meilleurs services et en répondant au mieux à leur demande. Son métier ne consiste pas seulement à mettre à disposition le domaine pour ses clients, il comprend aussi un travail de logistique très important. L’entretien de la salle et des gîtes demande en effet beaucoup de temps. Son métier est très varié : réalisation des devis, entretien de la salle, des gîtes et des extérieurs, comptabilité, communication, répondre aux différentes demandes des clients, états des lieux, visites des lieux… Pour les événements des particuliers (mariages, anniversaires…) elle laisse les mariés s’occuper de l’organisation et de la préparation de leur mariage. Elle leur propose de nombreux prestataires s’ils le souhaitent et un panel d’élément de décoration en location. Elle reste à leur disposition s’ils ont besoin d’aide pour la préparation de leur événement. En ce qui concerne les événements professionnels, elle laisse le choix aux entreprises. Elle peut s’occuper de l’organisation de leur événement de A à Z, partiellement ou les laisser tout organiser. Elle s’adapte à leur demande pour leur proposer un événement unique. Comme elle a pu me le dire la plupart des entreprises souhaitent qu’elle organise leur événement de A à Z.

Sa communication digitale Pour communiquer sur internet le Domaine de l’Avenir à un site internet, un compte Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest et Google +. Si nous nous intéressons à son site internet, nous constatons qu’il est très axé mariage et qu’il n’est pas assez professionnel. Par exemple, nous retrouvons beaucoup plus de photos des mariages que de photos des événements professionnelles. De plus, en prospectant, j’ai obtenu des retours du site pas toujours positif. Un manque d’explication sur l’onglet professionnel a été par exemple relevé. Si nous modifions le site internet en créant une partie beaucoup plus professionnelle cela pourra alors permettre d’attirer davantage les entreprises. Une autre solution a aussi été pensée, celle de créer un site spécial entreprise sur lequel serait développés les nombreux atouts du Domaine pour un événement type team building, séminaire ou réunion d’entreprise. Il serait, en effet, intéressant de mettre en avant la grandeur de la salle et ces équipements, mais aussi les extérieurs pour la réalisation des team building. Après réflexion, nous avons fait le choix de garder qu’un seul et même site, mais de le modifier afin que celui-ci soit beaucoup plus professionnel. L’onglet « professionnel » sera totalement refait par Emmanuelle d’ici moins de 6 mois. En ne gardant qu’un seul site cela permet de conserver le référencement actuel. Finalement, si nous créons de nouveaux supports de communication spécialisés « événements d’entreprises » et si nous revoyons ceux déjà existant alors la communication sera meilleure, car celle-ci sera mieux ciblées et donc plus adaptées. Ainsi, les entreprises seront plus attirées et plus intéressées par le Domaine de l’Avenir. Il est difficile de constater les résultats au jour d’aujourd’hui puisqu’il s’agit de missions à long terme qui prendront effet que d’ici quelques mois.

Les agences événementielles J’ai donc ciblé de nouveau prospect de manière à être plus efficace : les agences événementielles. En effet, les agences événementielles peuvent servir d’intermédiaire entre le Domaine et les entreprises. Il est vrai que beaucoup d’entreprises passe par des agences de communication/événementielle pour se faire référencer. Ainsi, l’objectif de les prospecter serait de faire connaître à ces agences le Domaine et de le faire référencer. Là encore, se pose la question de savoir quelle prospection utiliser : la prospection physique, le phoning ou le mailing. Nous avons ici fait le choix du phoning de manière à être le plus efficace possible. Le problème « de passer la secrétaire » se pose moins puisque dans les agences événementielles, les secrétaires sont moindres. De plus, les agences ont plus d’intérêt à nous écouter que les entreprises puisqu’elles sont en recherche constante de lieux pour réaliser les événements de leurs clients. J’ai donc commencé par créer une nouvelle base de données spéciale Agence événementielle en me concentrant pour commencer sur celle de Nantes. Cette prospection était beaucoup plus efficace que celle des entreprises puisque celles-ci étaient beaucoup plus intéressées. A la suite de chaque appel, je leur ai envoyé par mail notre plaquette de présentation réalisée en amont afin d’avoir un support à leur envoyer. Vous pourrez retrouver ce document en Annexe 4 – Plaquette de présentation du Domaine de l’Avenir Grâce à cette prospection, j’ai pu obtenir de nombreuses informations :

– La plupart ont une base de données dans laquelle elles rentrent tous les lieux susceptibles de les intéresser. Cette base de données les trie par situation géographique, par thème…

– Les agences interviennent sur des zones géographiques grandes : Nantes, la périphérie, la côte : la Baule, Pornichet, toute la Loire-Atlantique, certaines beaucoup plus loin. Elles n’ont pas de limite géographique cela dépend du client. J’ai donc étendu ma base de données à d’autres villes plus éloignées comme Rennes et Angers. Le but étant de se faire connaître dans un maximum d’agence.

– Elles ne se déplacent pas sur les lieux si elles n’ont pas de clients intéressés sinon elles seraient beaucoup trop sollicitées.

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Table des matières

Introduction
I. Présentation de l’entreprise
A) Environnement de l’entreprise
1. La demande
2. L’offre
3. Les 5 forces de Porter
B) Analyse interne de l’entreprise
1. L’histoire et le concept de l’entreprise
2. Son fonctionnement
3. Son réseau de prestataire
4. L’analyse SWOT du Domaine de l’Avenir
II. Les missions du stage
A) Tableau des missions
B) Missions annexes
III. L’aboutissement au problème.
IV. La problématique
V. Cibler sa clientèle
VI. Améliorer sa communication
A) Le référencement
B) Sa communication papier
C) Sa communication digitale
VII. Prospecter de nouveaux clients
A) Les entreprises
B) Les agences événementielles
C) Les clubs et associations.
VIII. Effectuer un travail constant
IX. Résultat
X. Préconisation pour le futur
A) Développer l’activité hébergement
B) Réaliser des événements
Conclusion
Annexes