Le traitement du CID : Le circuit du document

Fonctionnement et activités principales de l’URSAVS 

L’URSAVS est une unité de psychiatrie du C.H.U. de Lille (Pôle de Psychiatrie, Médecine Légale et Médecine en Milieu Pénitentiaire). Cette unité est principalement composée d’une équipe professionnelle de santé et de l’accompagnement social, avec :
● Dr Tiphaine Séguret, responsable médical de l’RSAVS.
● Claudie Etienne : cadre de santé
● Psychologues cliniciens : Olivier Benassi, Laurine Bossu, Cléa De Witte, Gabriella Facci, Mary Lespinasse, Olivier Vanderstukken.
● Educateur détaché de la protection judiciaire de la jeunesse : Laurent Ratazy
● Infirmiers : Brigitte Debondu, Martine Ponchard, Infirmière coordinatrice, Christelle Pot
● Médecin sexologue : Dr Marie-Laure Gamet
● Documentaliste : Simone Traoré-Lefèvre
● Assistantes médico-administratives : Annie Brun, Cyril Nottebaere, chargé des formations.
● Psychiatre : Dr Victor Parmentier
Cette équipe effectue la plupart de leurs travaux au sein de l’unité en proposant des formations pour des groupes des personnes (infirmiers, étudiants, mandatrice judiciaire, psychologues, professionnels de la justice); ils sont tous en liaison ou travaillant auprès d’AVS. Ces formations se font la plupart du temps en trois jours successifs ou juste un seul jour avec des thématiques précises. Lors de ces formations l’équipe se charge à la préparation des attestations de présence, des ouvrages. Cependant, pour participer à ces formations les intéressés doivent s’inscrire uniquement en ligne. Ils trouveront tous les informations nécessaire sur le catalogue mis en ligne chaque année par l’équipe et qui précise toutes les modalités d’inscriptions, les thématiques, les publics ciblés.
Généralement ces formations s’articulent sous plusieurs formes1 :
● Formations de Sensibilisation:
L’enseignement qui y est dispensé est un préalable nécessaire pour accéder aux niveaux suivants.
● Formations Complémentaires:
Ces modules ont pour vocation d’approfondir les thèmes abordés en sensibilisation et de développer d’autres problématiques pouvant émerger dans le suivi des auteurs de violence sexuelle.
● Formations d’Accompagnement professionnel :
Ces sessions sont centrées sur les professionnels participant et leurs pratiques. Elles permettent un travail réflexif sur notre accompagnement et nos soins aux auteurs de violence sexuelle.
● Ateliers:
C’est un espace d’articulation méthodologique et clinique, permettant d’approfondir la réflexion sous forme d’exposés et d’échanges.
En d’autres termes, l’équipe peut dispenser des formations en dehors de l’unité. L’équipe est en effet confrontée à la prise en charge des patients incarcérés ou sortis du milieu carcéral. Durant ce temps de travail, les membres de l’URSAVS effectuent des consultations, un suivi, une médiation entre le domaine de la santé et de la justice. Les membres de l’équipe travaillent effectivement sur un terrain pluridisciplinaire et collaborent avec la justice, l’administration pénitentiaire, les secteurs de psychiatrie, le milieu associatif et socio-sanitaire, les centres médico-psychologiques, les auteurs de prévention, la police et la gendarmerie etc. Le suivi des AVS nécessite une coopération avec de multiples acteurs de la santé et de la justice. On ressent ainsi le besoin de création de tels centres pour le soin des AVS.
Egalement l’équipe dispense des demi-journées dites “ livre ouvert “ dans lesquelles l’un du membre de l’équipe présent un livre intéressants qui est en relation avec leurs thématiques.

Le CID de l’URSAVS

Présentation

Il est souhaitable à chaque unité de disposer un centre d’information et de la documentation pour bien mener leur recherche. De ce fait, l’URSAVS possède son propre Fonds documentaire pluridisciplinaire. Le CID de l’URSAVS est sous la responsabilité de Mme. Simone Traoré-Lefevre, la seule documentaliste de l’équipe. Ouvert à tous les professionnels et étudiants concernés par les AVS. Il est intégré dans l’unité de soins à proximité des bureaux de l’équipe.

Fonctionnement et missions

Ce centre d’information et de la documentation a pour mission selon le circulaire DHOS/DGS/02/6C n°2006-168 DU 13 AVRIL 2006:
1. “ Répondre aux besoins de connaissance et de compétences sur ce public de la part des équipes de psychiatrie et de professionnels qui rencontrent des difficultés lors des prises en charge formulées par des personnes concernées.
2. Rechercher, rassembler, mettre à la disposition et faire connaître des professionnels toute la documentation et la littérature sur les auteurs de violences sexuelles;
3. Impulser et diffuser la recherche et l’évaluation des pratiques dans le domaine de la prise en charge des auteurs de violences sexuelles, en utilisant les dispositifs de recherches existant ( au niveau national hospitalier ou non, régional ou local) en tenant compte de la nécessité de recherches spécifiques au niveau régional et de recherche à un niveau national”.
Le centre dispose généralement des ouvrages qui sont cohérents aux besoins informationnels de l’équipe. Cependant, les acquisitions de ce centre s’enrichissent grâce aux demandes de l’équipe ou des usagers du CID. Les membres de l’équipe ont la possibilité de rédiger des fiches dans lesquelles ils recommandent les ouvrages, revue scientifique, articles. Pour satisfaire leurs besoins informationnel ils se tournent vers Mme Traoré-Lefèvre qui, quant à elle se charge de la rédaction des commandes jusqu’à leur mise à disposition. Ainsi ce fonds est constitué, indexé par Elle dans le catalogue documentaire BCDI de l’URSAVS.
En effet, ce centre possède également des seize grandes armoires dédiés pour les ouvrages, ainsi que des dossiers thématiques, c’est-à-dire des collections d’articles scientifiques ou de presse, qui sont juste mise au-dessus de ces armoires et se trouvent des boîtes d’archive. Ces ouvrages ainsi que les dossiers thématiques sont classés selon un ordre de classement spécifique, cohérent au thématique de l’unité, ce mode de classement est toutefois numérique alphabétique exemple :” 1.0 – A S : Généralité “ dont son arborescence est évolutive. Ce centre ne dispose pas uniquement des ouvrages et des dossiers thématiques : d’autres ressources documentaires sont mises également à disposition tels que les périodiques, rangés dans une armoire spécifique pour ceci selon un ordre alphabétique, traitant les thématiques des AVS. On retrouve ensuite des thèses et des mémoires mise dans une même armoire, classés selon leurs thématiques et traitant toujours le même sujet sans oublier le fonds filmographique. Certaines ressources documentaires sont acquises par une demande de Prêt Entre Bibliothèque (PEB) auprès du Service Commun de Documentation (SCD) de Lille 2 par exemple. Ensemble de ces ressources documentaires est catalogué, bulletiné dans la base documentaire par la documentaliste.
Elle assure aussi à la mise à jour du site Intranet du CID de l’URSAVS, accomplit la pratique communicationnelle du service et tient les stands documentaires lors de congrès spécialisés. Elle exécute ainsi un travail à la fois en interne et en externe, et réalise donc des services qui sont tout à fait cohérents à ceux proposés dans une bibliothèque.
Le CID de l’URSAVS dispose également des abonnements aux revues scientifiques numériques, et s’adresse à l’ensemble du personnel mais aussi aux personnes extérieures.
En outre, les usagers bénéficient des différents services et moyens selon leurs besoins informationnels. Ces services sont tout d’abord le prêt, qui est soumis généralement à une inscription gratuite, permettant à l’usager d’emprunter maximum cinq ouvrages pour une durée de quinze jours. Cette durée peut être prolongée par l’usager avec l’accord du documentaliste.
Ce centre propose la consultation sur place, qui s’accomplit dans un espace confortable, calme, convivial. Ainsi le fonds filmographique, les mémoires, les thèses et les dossiers thématiques sont uniquement consultables au sein du CID.
Ces usagers ont à leur disposition trois ordinateurs reliés au réseau Intranet du CHRU de Lille et à Internet pour qu’ils puissent consulter toutes les ressources électroniques du CID de l’URSAVS.

Le traitement du CID : Le circuit du document 

Cette partie s’attache à décrire comment s’organise le centre d’information et de la documentation de l’URSAVS en déroulant les étapes successives du circuit du document.

Acquisition de document

L’acquisition des documents est une étape importante dans la documentation, constitue un processus rigoureux, nécessitant un important travail intellectuel. Elle est souvent fondée sur la connaissance précise des besoins des utilisateurs et des collections basés sur des données, statistiques.

La commande des documents

Pour se faire, nous sommes amenés à recenser toutes les demandes des usagers sur une fiche puis vérifier le bien-fondé de la demande, consulter au préalable les différents fichiers, pour éviter ainsi la commande hors champ ou celle d’un titre existant déjà dans le fonds. Puis rédige le fichier de commande. Dans cette fiche, on note plusieurs indications essentielles de l’ouvrage, telle que : le titre, auteur, éditeur, l’ISBN, date d’apparition, le nombre d’exemplaires sans oublier le prix du livre, par exemple en faisant recours à Amazon pour écrire les valeurs exacte du livre.
À partir de cette fiche, on établit le bon de commande spécifique à cette unité. La documentaliste fait signer par le responsable pour procéder à la commande auprès des libraires qui terminent la procédure de commande.
Cette étape est précédée par la saisie de tous les ouvrages commandés sur un nouveau fichier dite “ l’acquisition 2017 ” répartis en trimestre. Sa rédaction peut prendre du temps du fait qu’on est aussi amené à rédiger un résumé de chaque livre. Par conséquent, cela permettra de faire connaître aux usagers les nouvelles commandes, effectuées ce trimestre. Ainsi ils seront informés de cette commande qui est en cohérence avec leurs demandes. La satisfaction de l’usager joue un rôle important dans la valorisation du fonds, de l’image du CID voire même leurs existences en dépendent.
Une fois terminer cette étape, on procède directement à rajouter tous les données des ouvrages recensés sur un fichier dite “ un état de lieux ” répertoriés selon d’un système de classement alphabétique. Ce dernier nous permet de connaître tous les ouvrages commandés.

Traitement matériel

Réception, vérification et enregistrement du document

Une fois la commande vérifiée, on procède l’enregistrement sur la base documentaire appelé “ BCDI” pour attribution un numéro qui constitue son identification. Pour effectuer cette tâche, nous allons utiliser le logiciel documentaire qui offre la possibilité d’importer un numéro ou récupérer une notice, Le CID de l’URSAVS possède déjà un compte pour accéder à ce service. Celui-ci s’intitule “Moccam” et permet de récupérer rapidement, automatiquement des notices d’ouvrages au format Unimarc 2.
Les étapes d’expédition de la notice sur Moccam sont :
● se connecter sur son compte
● choisir “lot d’ISBN”
● Passer votre douchette sur le code barre de l’ouvrage
● Sélectionner votre ouvrage sur la liste de proposition
● choisir le format Unimarc 2
● télécharger la notice.
Une fois téléchargée la notice, nous importons cette notice sur la base documentaire du CID de URSAVS. Puis nous complétons cette notice générée par MoCCam pour traiter le document. Le numéro d’enregistrement est alors celui délivré par le logiciel et reporté sur la page du titre.
En l’absence de notice sur MoCCam. Il faudra saisir notre propre notice sur la base documentaire, avec les données de l’ouvrage : le titre, auteur, éditeurs, la date d’apparition, un résumé. L’établissement de cette tâche prend du temps.

Étiquetage

L’enregistrement est suivi d’une série d’équipements du document. Celle-ci correspond à la phase dite étiquetage, qui consiste à faire tout d’abord une étiquette avec le code à barres, le mois et l’année, les trois premières lettres d’auteur, le titre, le nom et le prénom d’auteur sans oublier la cote de l’ouvrage pour le prêt.
Ensuite on fait une autre étiquette dite lisible, mise au bas du cote de l’ouvrage indiquant sa cote afin de ranger et de retrouver aisément les documents sur le rayonnage.

L’estampillage

L’estampillage est l’opération qui consiste à apposer le cachet du service de documentation sur le document. En général le cachet du CID de l’URSAVS, on le place sur les derniers feuille pour un périodique.
Mais pour l’ouvrage, le cachet se place sur la page de titre, sur la tranche et à l’intérieur du document. Cela permet en outre de marquer son appartenance au fonds documentaire ainsi que l’identification rapide du document.

Traitement intellectuel

Le traitement intellectuel nous permet de mieux gérer l’importance massive des informations mais également à organiser l’information dans le but de la rendre accessible aux utilisateurs. Généralement le traitement intellectuel est constitué d’une suite d’opérations spécifiques pour faire l’identité des documents, faire une analyse documentaire qui se définit quant à elle selon afnor : “ l’analyse est une opération documentaire, intellectuelle, qui consiste à décomposer un texte et à en extraire les éléments principaux.” Celle-ci représente plusieurs avantages pour l’usager, tels que:

Le catalogage

Le catalogage se définit comme une opération qui permet d’établir la fiche identité du document. Celle-ci peut être saisie manuellement ou informatisée des notices correspondant les nouveaux documents acquis par le centre de documentation.

Traitement pour les ouvrages

Pour ce qui est du CID de l’URSAVS, cette étape est basée sur le logiciel documentaire (BCDI), qui nous demande de compléter toutes les informations qui sert à identifier les documents. Ces dernières sont alors : le titre, l’auteur, l’éditeur, l’année d’édition, la collection, l’ISBN (international Standard bibliographic Number) est le numéro international d’identification du livre : « Depuis le 1er janvier 2007, le numéro ISBN est composé de 13 chiffres, répartis en 5 segments ». 32 parfois même le résumé du document, des mots clés. Ces données facilitent la recherche. Le catalogage nous permet d’accéder au document par le (ou les) auteur(s) (personnes physique ou collectivité), par le titre, par le titre collection, par le (ou les) sujets. Lors de la saisie nous attribuons à chaque nouveau document (ouvrage, rapport, thèse, mémoires, dossier thématiques) comme une carte d’identité, dite fiche de catalogage ou notice bibliographique. Cette notice est composée de plusieurs zones séparés (titre, auteur) en le remplissant avec exactitude.

Le cas des périodiques : le bulletinage

Les périodiques se définissent selon Wikipédia comme : “ une publication imprimée ou non, paraissant en fascicules ou volumes successifs, s’enchaînant en général numériquement ou chronologiquement pendant une durée non limitée à l’avance.” 5 .Par conséquent, le traitement et la saisie des périodiques s’effectuent toujours dans la base documentaire (BCDI), plus précisément sur le champ de gestion du fonds. Puis on clique sur l’onglet « gestion des périodiques » pour pouvoir « bulletiner » ainsi que pour noter le numéro d’exemplaire en question.

Indexation 

Définitions de l’indexation

Selon l’ISO (international Standardization Organisation), “ l’indexation est l’opération destinée à représenter les éléments d’un langage documentaire ou naturel des données résultant de l’analyse du contenu d’un document ou d’une question “(normes ISO 5963).
Selon l’Afnor, “ l’indexation est l’opération qui consiste à décrire et à caractériser un document à l’aide de représentations des concepts contenus dans ce document, c’est-à-dire à transcrire en langage documentaire les concepts après les avoir extraits du document par une analyse” (norme Afnor Z 47- 102 : 2)
Les étapes de l’indexation dite humaine se présentent selon les indications suivantes :
● Possession du document en question.
● Prendre en connaissance du contenu
● Extraction des concepts : indexation ou condensation
● indexation : formulation des mots clés – traduction en descripteurs
● condensation : faire le résumé
Ceux-ci correspond l’indexation humaine mais il existe également l’indexation dite automatique dans laquelle nous ne sommes pas amenés à parcourir toutes les étapes citées précédemment. Mais il suffit juste d’avoir les logiciels d’indexation automatique de documents. L’indexation automatique est présente dans la plupart des systèmes de gestion de base de données (SGBD). Elle procède par identification des mots qui apparaissent dans le texte et par leur fréquence d’utilisation. Pour ce qui concerne se fait par rapport au plan de classement détaillés ci-dessous. Cette phase s’avère complexe, embarrassant, trop long par le fait de chercher si cela correspond bien la partie du plan de classement.

La classification du CID DE L’URSAVS 

Ce centre documentaire possède son propre plan de classement qui est en relation avec leurs thématiques (AVS). Pour faciliter le libre accès et l’autonomie de l’utilisateur, ils ont élaboré ce plan de classement pour pouvoir rassembler les informations en un nombre restreint de catégories, en partant du général pour aller vers le particulier en introduisant des rapports autres que hiérarchiques entre les matières. Les dix premières grandes parties de ce plan de classement sont donc :
– 0 : Dictionnaire, Encyclopédies, Vidal, CIM10, DSM IV…
– 1 : Agression sexuelle (AS)
– 2 : Criminologie / Délits
– 3 : Agressivité / violence / Dangerosité
– 4 : Milieu carcéral
– 5 : Institution / Politique / Ethique
– 6 : Justice / Législation / Droit
– 7 : Dépendance / addictions
– 8 : Victimologie
– 9 : Stress / Trauma
– 10: Le groupe …. etc.
Leur plan de classement est divisé en 37 grandes parties qui sont quant à elles subdivisées en quinzaine sous parties allant du général au particulier. Ce plan de classement est adopte pour tous les types de supports offerts (ouvrages, DVD, dossiers thématiques, mémoires, thèses…).

La cotation 

Cette classification exposée ci-dessus permet la cotation des documents du CID de l’URSAVS : chaque document se voit attribuer une cote (sur la tranche de l’ouvrage) avec un indice de la classification concernés. La cote sert à localiser le document, le classer dans le bon endroit, le retrouver facilement. L’usager bénéficie alors un gain du temps pour sa recherche. Cette cote comprend, les premières lettres du nom de l’auteur et le numéro d’inventaire du document accompagné des chiffres correspondant à la classification du domaine. Voici un exemple de la cote.

Le classement – Rangement

Après la cotation des documents, nous entamons ensuite le classement des documents par ordre numérique sur les rayonnages. Les documents sont classés selon leur cote qui est indiquée sur la tranche du document. De cette façon l’usager n’ayant plus qu’à se reporter aux rayonnages portant la cote du document recherché car leur accès est libre pour tous usagers. L’utilisateur accède facilement et rapidement aux documents, donc à l’information. Le CID de l’URSAVS met les documents en libre accès : le lecteur habitué tel que les psychologues au service et à son fonctionnement n’a pas besoin d’intermédiaire pour se diriger vers le rayonnage et le document souhaités, pour consulter les supports (multimédia et autres).
Enfin cette étape vient de clôturer les techniques documentaires du CID de l’URSAVS dans le but de faciliter l’accessibilité. C’est là également qu’on peut vérifier l’efficacité de ce CID que ce soit par rapport à son organisation de l’espace documentaire, au plan de classement, à la signalétique adoptée ou au système de cotation retenu. Dans les rayons il existe une espace dédiés duquel on dépose les nouveaux ouvrages cela nous permet de porter à la connaissance des utilisateurs les documents récents.
En d’autres termes, la consultation et le prêt font partie des prestations fournies par le CID de l’URSAVS et constituent les outils principaux pour évaluer leurs activités, et permettre également la circulation de l’information. Pour encadrer la circulation des documents, il est indispensable de définir les délais d’emprunt. Le prêt concerne les ouvrages essentiellement, et dans le moindre mesure les périodiques. Les documents comme les dossiers thématiques, dico, les DVD sont systématiquement exclu du prêt.

Mission de stage

Analyse de la situation Actuelle 

Généralement, le service de documentation représente l’image de marque de l’institution. Dans cette partie, j’exposerai une petite analyse de situation du CID de l’URSAVS. Dès mon arrivée, l’état de la collection papier (ouvrages, DVD, mémoires, thèses, périodique) du CID de l’URSAVS, était majoritairement bien organisé, classé, mise à disposition sauf les derniers
« Arrivages » qui nécessitaient à l’accomplissement de toutes les étapes présentées ci-dessus. Les documents tels que les articles, les dossiers thématiques par exemple « Agression sexuelle (auteur) Femme » étaient majoritairement en version papier. Ainsi je pourrais dire que j’ai fortement participé à leur mise en version électronique, c’est-à-dire les numériser, stocker, centraliser et mettre à disposition par le biais du logiciel documentaire. En outre, le CID de l’URSAVS bénéficie des centaines articles nativement électroniques dans la base documentaire. Sans oublier ceux qui attendent leur indexation sur BCDI.

Présentation et l’intérêt des ressources électroniques 

Inévitable aujourd’hui, les ressources électroniques jouent un rôle primordial dans tous les centres documentaires. Ces ressources électroniques sont déjà bien présentées dans la partie précédente. De ce fait, il convient d’y ajouter les articles nativement électroniques, principalement téléchargés via internet. Essentiellement par le biais « sciencedirect ». En effet l’URSAVS a souscrit des bases documentaires telles Cairn, Psy Articles, etc… . L’URSAVS bénéficie aussi d’abonnements CHRU et de ressources documentaires via un partenariat entre le CHU de Lille et l’université Lille 2 Droit et Santé. Les archives en ligne sont aussi un moyen de ressources. On peut également citer « Researchgate ». Le but est d’améliorer la gestion du fonds grâce à des outils plus performants que les outils manuels, afin d’optimiser la recherche d’information, de faciliter l’accès aux documents et de mieux gérer les prêts. Les ressources électroniques présentent de nombreux avantages en documentation et pour les usagers :
– le gain du temps et d’espace
– rend l’accessibilité rapide et efficace
– facilite, enrichit les techniques et les tâches documentaires,
– améliorer le processus de qualité engagé,
– Optimiser la recherche d’information.
L’accès direct des utilisateurs à l’information, ne peut être perçu comme une concurrence aux services de documentation. L’intérêt de ces ressources électroniques est de garantir aux usagers une documentation cohérente aux besoins des usagers, et répond parfaitement aux besoins informationnels. Ainsi l’usager bénéficie un gain de temps substantiel dans leur recherche. Mais l’intérêt final correspond à la valorisation de ces ressource, c’est-à-dire rendre visibles, lisibles et donc utilisables.
Ainsi, une familiarisation doit être faite sur les moyens à employer pour mettre à disposition ces ressources. Cela nécessite dans un premier temps une maitrise de la base documentaire avant tout gestion de ressources électroniques.

Table des matières

Remerciements 
Sigles 
INTRODUCTION 
1 Présentation des trois axes essentiels de l’organisme d’accueil
1.1 Les CRISAVS
1.2 L’URSAVS
1.2.1 Historique et présentation de l’URSAVS
1.2.2 Fonctionnement et activités principales de l’URSAVS
1.3 Le CID de l’URSAVS
1.3.1 Présentation
1.3.2 Fonctionnement et missions
2 Le traitement du CID : Le circuit du document
2.1 Acquisition de document
2.1.1 La commande des documents
2.2 Traitement matériel
2.2.1 Réception, vérification et enregistrement du document
2.3 Traitement intellectuel
2.3.1 Le catalogage
3 Mission de stage
3.1 Analyse de la situation Actuelle
3.2 Présentation et l’intérêt des ressources électroniques
3.3 Gestion et la mise à disposition des ressources électronique
4 Système documentaire en établissement de santé
Conclusion
Bibliographie
Annexe 1 : les solutions envisageables pour la numérisation
Annexe 3 : L’extraire du plan de classement abrégé 
Annexe 4 : un extraire du plan de classement électronique
Annexe 5 : un extraire du site intranet d’URSAVS 
Annexe 5 : Extrait du catalogue d’URSAVS 
Annexe 6 : Extrait des dossiers thématiques du site intranet
Annexe 7 : Extraire du nombre des ressources d’URSAVS 
Annexe 8 : Le taux d’emprunteurs par activités

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