Soutenance mémoire
Les outils
Mais les outils informatique doivent être pris en compte. Car ils montrent les moyens à disposition pour mener les tâches décrites ( consultation pour répondre à une demande ou communication du contenu du fonds) et pour permettre à terme des améliorations de ces tâches.Hormis la direction, chaque poste dispose d’un ordinateur. L’opératrice de saisie, le technicien, le documentaliste et la secrétaire ont à disposition des Pentium 133 fonctionnant sous Windows 3.11. La personne chargée de la diffusion culturelle et la documentaliste de renfort travaillent sur des ordinateurs moins puissants (386 SX et 486 DX).
Les Pentium disposent tous des mêmes fonctionnalités. Ils sont connectés en réseau local via la carte réseau Ethernet. Ils disposent tous des logiciels bureautique (par Microsoft Office), et d’autres propres aux tâches du documentaliste de recherche ou de saisie d’informations sur les documents
d’archives, traitées lors de la seconde partie de ce rapport (Mistral, Basis, le serveur Questel connectant certains postes aux banques de données pour la saisie, et d’autres tels que l’émulateur Minitel Aquacom).
Ces fonctionnalités concernent surtout les documentalistes, les autres personnes utilisant les outils bureautiques.
A noter la présence d’un Macintosh, poste permettant d’une part la connexion à Internet et la réception d’E-mail (via Transpac), et d’autre part la recherche pour l’image (grâce à une base documentaire spéciale), ou encore au visionnage d’image grâce au logiciel Vidéo scribe.
Cette description de l’existant est nécessaire pour cibler le système d’information et de gestion, et de voir les moyens existants et aussi de déceler les carences pour une éventuelle rationalisation.
LE SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION
La description et l’étude préliminaire de l’existant sont autant d’indices permettant de comprendre et modéliser le système d’information. Modéliser ce système consiste à représenter l’organisation du travail concernant les activités commerciales, afin de comprendre dans son ensemble la pertinence des tâches, les processus de travail comme les informations qui circulent.
Ce système d’information concerne aussi bien les personnes que les moyens mis en oeuvre, ainsi que les informations et documents produits ou utilisés.
C’est à travers un certain nombre de schémas que l’on peut se représenter la situation. Là encore il a fallu procéder par étapes, en étudiant les tâches relatives à l’activité commerciale ainsi que l’analyse des fichiers et documents qui en dépendent. L’activité commerciale principale se résume en prêt (uniquement pour France 3) et en cession d’extraits d’archives pour certains particuliers, les ayants droits*. Cela entraîne des tâches déterminées, suivant un processus bien défini. Le schéma de l’annexe 3 propose de décrire ces tâches et processus qui constituent cette activité.
On constate que le documentaliste, le technicien, et la secrétaire sont les acteurs du système d’information de gestion, chacun dans un rôle bien défini.
Les diverses représentations utilisées mettent en évidence plusieurs choses:
-D’un point de vue organisationnel, chaque poste de travail détient des informations spécifiques à ses tâches. Aucune de ces informations n’est matériellement partagée, et quand un des acteurs a besoin de celle-ci, il ne peut la consulter que par une demande. On peut alors se poser la question de la validité de ce système. Sans mettre en cause l’organisation en tant que telle, c’est plutôt du côté du partage des informations relatives à la gestion commerciale qu’il faut se pencher, et la manière de les consulter.
On voit que les documents sont dispersés, et que rien ne permet un traitement de ces documents de manière automatique ( en témoignent les informations dont dispose le poste de la secrétaire, qui n’est constitué que de tableaux, sans possibilités de faire des statistiques automatiques).
Comme exemple, le documentaliste devant justifier un état des recettes ou des cessions ne peut l’obtenir que par demande au technicien ou à la secrétaire (s’il ne dispose pas lui-même d’informations sur le sujet). Sans remettre en question le partage des tâches, on peut se demander si un outil de consultation ne pourrait pas satisfaire le besoin en information de tel ou tel membre. En outre, ceux-ci ne peuvent fournir cette information traitée que par une manipulation qui n’est pas automatisée.
ESSAI DE RATIONALISATION: CONCEPTION D’UNE BASE DE DONNEE RELATIONNELLE
La délégation régionale de l’INA de Lille, en ce qui concerne son activité commerciale, a donc éprouvé le besoin de travailler sur le sujet pour rationaliser certaines de ces tâches. L’étude et l’analyse de l’existant décrit précédemment donne tous les éléments pour les mener à bien.
Préalables
On peut résumer les attentes de la sorte: discerner dans le système d’information les éléments qui pourraient être améliorés. Le tout sans revenir sur l’organisation et le système d’information en lui-même, mais au contraire lui donner plus d’efficacité.
Ces deux critères intègrent aussi les moyens et les outils existants, ainsi que les capacités d’utilisation.
On a pu voir dans la description des fichiers et documents l’existence d’une base donnée montée sous Access, servant à la gestion des copies( GestCopie). Cette base mise en oeuvre par le technicien s’est avérée fort utile pour la conception du futur outil, à tel point qu’elle a fourni la majorité des éléments de la structure des données. Je rappelle qu’y figurent les entrées et sorties de cassettes pour France, les détails concernant une recopie de cassette ou de film, avec les références d’origine et celles des recopies. Cela permet au technicien de participer à la gestion du fonds.
Compte tenu de l’existant, la réflexion s’est portée sur ce type d’outil pour permettre de rationaliser le système d’information de gestion.
En effet, l’objectif étant d’améliorer les tâches de gestion commerciale, du suivi des recettes et des emprunts de France 3, et en tenant compte du fait que l’information concernant les éléments cités est stockée aussi bien sur papier que sur tableur ou encore dans la base de gestion de copie, c’est vers ce genre d’outil qu’il faut se pencher.
Avant d’en arriver à la conception d’une base de donnée, il est important de justifier plus précisément ce point, et de déterminer de quel type de base il s’agit.
Pour justifier ce type de solution, il faut garder en mémoire la dispersion physique de l’information, ses supports multiples, et les difficultés de communication en cas de besoin d’un des acteurs du système d’information.
Sans prétendre à une solution informatique se substituant à toutes les informations sur papier, il faut néanmoins aider à concentrer l’information sur un support, accessible par tous et ce rapidement, sans revenir sur la détention de telle donnée par telle personne.
Ensuite, un outil comme une base de donnée permet de rassembler un grand nombre d’information et de faciliter leur consultation par certaines fonctions.
Dès lors, il faut se demander quel type de base il convient de mettre en oeuvre. Une base de donnée à vocation documentaire ou relationnelle.
Le relationnel a été préféré, et ce pour deux raisons: D’une
part, un outil préexiste avec la base de gestion de copie sous Access. Dans ce cas, la structure de cette base sera à améliorer pour permettre d’y ajouter les données de type commerciales.
D’autre part, la nature même d’un modèle relationnel semble plus adéquate pour répondre aux attentes de chacun. Ce modèle permet la liaison des données entre elles, la gestion de ces données. En outre, le logiciel Access (comme de plus en plus de logiciels de ce type) permet une réalisation relativement aisée, et de donner à cette base des fonctionnalités sans le concours d’un langage de programmation (même s’il offre cette possibilité, on peut effectuer certains automatismes basiques sans recourir à ces langages).
Le but étant donc d’améliorer certaines tâches, de regrouper l’information. Pour cela, on recourt à des données traitées, donnant des indications statistiques (décrites plus bas).
LE SYSTEME D’INFORMATION ET SES RELATIONS AVEC L’EXTERIEUR
Dans un système d’information, une donnée ne peut avoir d’intérêt que si elle est bien communiquée. Si les nouvelles technologies pallient la difficulté de la distance dans la communication, il faut toutefois s’intéresser à la pertinence de l’organisation d’un système d’information, qui plus est dans ses relations avec l’extérieur.
La communication de données implique une architecture précise de l’organisation. Ici, le système d’information de l’INA de Lille sera étudié dans ses relations avec l’extérieur, uniquement avec les autres délégations.
L’intérêt étant pour le documentaliste de rationaliser les coûts de communication avec les autres délégations.
A l’inverse de la première partie, celle-ci ne vise pas à proposer concrètement une solution, mais plutôt à décrire un système existant, en présentant certaines réalités techniques pouvant être mise en oeuvre pour une rationalisation ultérieure.
Cette étude pouvant être qualifiée de sommaire, s’attachera à présenter un constat de l’existant dans un premier temps.
Puis, dans un second temps, des observations seront formulées en dressant un tableau non exhaustif des techniques de communications applicables, et en les justifiant par rapport aux besoins exprimés.
L’ORGANISATION EN RESEAU ET LES OUTILS EXISTANTS
L’INA, de part ses vocations, dispose d’un certain nombre des délégations. Elles remplissent entre autres les missions de l’Institut telles que l’archivage, de traitements de documents audiovisuels et leur mise en valeur commerciale, comme nous l’avons vu précédemment.
Cette décentralisation nécessaire implique une organisation particulière pour communiquer entre ces délégations.
Les contacts entre ces délégations sont importants à plus d’un titre.
D’une part, ils servent à relier les éléments séparés de l’entreprise INA, d’assurer la cohérence de l’entreprise. D’autre part, il s’agit de constituer un ensemble assez performant pour remplir les fonctions de conservation et de prestations commerciales. La communication entre elles s’avère utile dans le cadre d’une politique régionale préétablie, ou simplement pour communiquer une information de quelque importance.
C’est dans ce cadre que s’inscrit une organisation bâtie pour pallier toutes difficultés.
Les schémas d’une telle organisation, s’ils sont propres à l’INA, correspondent à des architectures normalisées.
L’organisation interne de l’INA de Lille procède d’une architecture particulière de réseau local, de type « anneau ». Les postes PC sont reliés entre eux par la carte Ethernet. Ces postes permettent de consulter certaines banques de données. Un autre poste de type Macintosh, hors de ce réseau
local, permet aussi le contact avec l’extérieur par la présence d’un modem proposant 14400 Bps/s, via le réseau Transpac.
Cette organisation locale se trouve reliée à l’extérieur par des moyens différents. Pour compléter l’étude de celle-ci, il faut placer ce réseau dans un cadre plus général, dont la structure rappelle un type de réseau dit « étendu ».
Afin de prendre en compte tous les aspects décrits précédemment, l’annexe 12 donne une représentation du système d’information global des délégations de l’INA. On y voit aussi bien les liaisons diverses que les ressources matérielles et logicielles de cette organisation. Différentes techniques de communications cohabitent.
Disposant de ces moyens techniques, quelle en est l’utilisation concrète faite par les délégations pour communiquer entre elles?
Il s’avère que l’utilisation du téléphone pour communiquer demeure l’unique moyen utilisé effectivement (sans compter la télécopie) ou d’autres impératifs.L’usage d’Internet et de la messagerie électronique reste lettre morte.
A signaler que des téléconférences se sont produites, mais à titre d’essai.
On constate donc qu’il n’y a pas de liaison organisée de manière à favoriser un réel travail en réseau, et que certains outils sont inutilisés.
L’intérêt de remédier à cet état de fait serait de rendre solidaires les délégations pour rendre cohérent cet ensemble régional au sein de l’entreprise.
Il serait aussi intéressant, pour les délégations, de partager les informations de suivi comptable des prestations qu’elles ont effectuées, sans pour autant perturber le service basé à Bry-sur-Marne.
En conséquence, c’est une réflexion basée autant sur les techniques que sur l’organisation qu’il convient d’établir. Cette présente partie ne se voulant qu’une simple suggestion.
TELEPHONIE ET RATIONALISATION
Le système d’information dépend autant des facteurs internes, avec ses acteurs et ses outils, que des éléments qui constituent son environnement extérieur.
L’étude sommaire qui suit n’a pour objet que de présenter certains outils favorisant les exigences de l’INA Lille, en tenant compte des capacités matérielles et financières dont elle dispose. Il ne s’agit pas d’une étude détaillée, avec chiffres précis à l’appui, mais d’une synthèse pouvant servir de point de départ à une plus vaste réflexion.
Pour cela, on s’attachera à étudier les outils et leurs fonctionnalités, avant de proposer quelques réflexions quant à la pertinence de leur usage en vue de rationaliser moyens et coûts de communication.
Ces outils concernent uniquement la téléphonie, le fait de communiquer via Internet en utilisant le téléphone. Le principe consiste à intégrer sur un réseau unique l’ensemble des moyens de communications. Ceci ne constitue en rien le dernier cri dans ce domaine, mais plutôt des techniques qui à court terme seront d’usage fréquent.
La téléphonie est le terme qui englobe aussi bien le classique téléphone que les produits dérivés de celui-ci, comme le Minitel (télématique), ainsi que les fonctionnalités nouvelles (comme l’audioconférence*, téléréunion*, visioconférence*, visiophonie*…)
Le but de leur utilisation étant de profiter des services proposés (transfert de fichiers, interactivité, partage d’applications) en même temps que du coût de communication en facturation locale.
L’abonnement et le modem constituant l’existant de l’INA de Lille et d’autres délégations, il reste à réfléchir sur l’intérêt de tels outils pour communiquer, et l’intégration de logiciels et de matériel permettant d’évoluer dans ce sens.
De quels outils parle-t-on précisément?
Les nouvelles formes de communication téléphonique via Internet. Cela nécessite un logiciel donnant au poste la fonction de combiné (citons entre autres des produits comme Iphone de Vocaltec, ou encore Cooltalk de Insoft, celui-ci permettant le travail coopératif). Le tout devant permettre, en plus de l’intérêt du coût pour les communications à moyennes et longues distance, d’user de tous les potentiels offerts par Internait (messagerie électronique ou téléphone), et de tout transmettre en un seul fil (la formule anglo-saxonne « surf and cal »-surfer sur le réseau et appeler -résumant parfaitement ces fonctionnalités). Cette communication s’effectue via le RTC*. Il est à noter que la communication en temps réel reste l’inconvénient majeur de ce système, le débit étant préféré à la vitesse de transmission des données et voix numérisées. De ce fait, l’intéractivité est menacée.
REMARQUES POUR UNE FUTURE REFLEXION GLOBALE
Poser une réflexion en terme d’organisation de la communication ne doit pas tenir compte uniquement de l’existant en la matière et des outils techniques disponibles sur le marché. Cette étude se limite déjà par le fait qu’elle s’est penchée sur un système d’information, celui de la délégation de I’INA de Lille, et non sur les autres délégations. De ce fait, il est difficile d’apprécier la situation et de mener à bien une réflexion complète dans le but de rationalisation. Cependant, certaines remarques peuvent être formulées. La première concerne l’organisation même de ce travail en réseau, car c’est bien de cela qu’il s’agit. Réfléchir sur l’organisation des moyens de communication et leurs usages ramène automatiquement à une critique d’une organisation du travail entre les délégations. L’adoption de certaines techniques doit répondre à un besoin et succéder à une volonté de mettre en place un nouveau mode de travail entre ces délégations. Or on constate que les outils existants (messagerie électronique notamment) ne sont utilisés que rarement. Ce qui signifie qu’ils ne correspondent pas à une volonté de repenser l’organisation du travail, peut-être tout simplement parce qu’elle convient à tous.
Quoi qu’il en soit, ne serait-ce que pour les coûts, il serait intéressant de s’orienter vers ce type de technologies, car il pourrait renforcer sinon amener à penser en terme de travail en groupe, et adopter des outils caractérisant le « groupware » (travail en groupe).
Ce terme désigne une organisation où est appliqué le partage d’information (et donc l’organisation assimile un ensemble de moyens et méthodes de communication, comme l’E-Mail ou la téléphonie via Internet). Il ne s’agit pas d’un élément nouveau, si ce n’est que le groupware privilégie en amont et en aval ce partage d’information, a des fins de cohérence et de productivité. Il s’agit d’un concept managérial.
Car il ne s’agit pas pour une entreprise, une délégation régionale, de pouvoir accéder par plusieurs outils à une information pour prétendre à fonctionner de la sorte. Mais il s’agit bien d’un état d’esprit, d’une organisation, pour que la communication de l’information soit profitable. Pour résumer cela, il m’a semblé intéressant de citer un extrait d’article sur le Groupware, paru dans Le Monde Informatique. (6 décembre 1996, « Comment réussir son Groupware »: « Il faut lancer la messagerie électronique. Si son usage échoue, le terrain n’est pas favorable au groupware…peu d’entreprises acceptent de passer massivement à la messagerie. Car elle touche à l’organisation du travail et aux rapports hiérarchiques classiques. »
La situation présente à l’INA, et la mise en place de ce type de travail au niveau des délégations régionales illustre bien ces propos même si les délégations de Lille et de Marseille semblent disposées pour leur part à vouloir aller vers plus de cohérence.
Ce type d’organisation permettrait aux délégations de profiter d’un maximum de d’outils pour favoriser la circulation d’informations, et se présenter comme un pôle important face aux services centraux de Bry-surMarne.
Une dernière remarque peut être apportée. Elle découle de la première en matière d’organisation, en prenant en compte l’aspect technique.
Les techniques de transmission de données multimédia telles ATM* sont en train de se développer. Le transport des données sonores et vidéo se ferait plus vite et aurait un rendu plus fiable que par les lignes RTC actuelles. De ce fait, la tendance à l’amélioration et à l’augmentation des débits pourrait satisfaire les exigences à venir d’une société telle que TESTA, dans le domaine vidéo, sonore, ou encore permettrait de pallier aux problèmes actuels d’organisation de la communication des données.
On le voit, beaucoup d’éléments interviennent dans ce type de réflexions. Une entreprise telle que l’INA, à tous niveaux, cherche à résoudre les problèmes d’adaptation d’une entreprise face à un contexte technique et économique différent.
Or si la technique ne peut être une fin en soi, elle a tout de même le mérite de mettre en question un système organisationnel, avec ses méthodes de travail, sa culture, ses dysfonctionnements.
Plus que d’apporter une solution, ou même d’ébaucher une réflexion approfondie, cette partie cherche à mettre en évidence la prise en compte nécessaire tant pour les délégations que pour l’INA dans son ensemble des éléments techniques, en tant que révélateurs de problèmes d’organisation.
Le système d’information interne à l’INA de Lille, qui cherche à améliorer progressivement son fonctionnement, ne peut s’accomplir que s’il s’intègre dans un autre système d’information, plus vaste, celui de l’INA dans son ensemble, ayant réglé ses dysfonctionnement.
Il faut en ce cas penser non seulement en terme de système d’information, d’organisation, mais aussi en termes plus techniques, et ce de manière globale.
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Table des matières
-Introduction
-PREMIERE PARTIE : ETUDE ET ANALYSE DU SYSTEME D’INFORMATION INTERNE
• 1 / ETUDE DE L’EXISTANT
• 2 / LE SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION
• 3 / ESSAI DE RATIONALISATION: CONCEPTION D’UNE BASE DE DONNEE RELATIONNELLE
-SECONDE PARTIE : LE SYSTEME D’INFORMATION ET SES RELATIONS AVEC L’EXTERIEUR
• 1 / L’ORGANISATION EN RESEAU ET LES OUTILS EXISTANTS
♦ 2 / TELEPHONIE ET RATIONALISATION
• 3 / REMARQUES POUR UNE FUTURE
REFLEXION GLOBALE
Conclusion
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