Soutenance mémoire
Qu’est-ce qu’un système ?
Un système est un ensemble d’éléments liés entre eux par des relations relativement organisées pour remplir certaines fonctions. Le système est « un regard particulier que l’on porte sur le réel. C’est un instrument de représentation du réel (et non la réalité ellemême). L’univers ne nous montre que des « phénomènes » dont nous pouvons seulement construire des « représentations », la réalité extérieure étant impossible à appréhender dans sa totalité ». Bref, le système se définit donc comme un ensemble d’éléments en interaction. Il importe de délimiter ceux qui font partie du système et ceux qui sont extérieurs. Par ailleurs les divers éléments jouent des rôles différents. Cette structure permet un fonctionnement du système ainsi que son évolution. Ainsi l’approche systémique procède par étapes :
° Observation du réel et choix des éléments intéressant l’observateur (ex : un système comptable privilégie les flux d’information et les flux financiers pour rendre compte du fonctionnement financier et mesurer la performance financière de l’organisation) ;
° Élaboration d’un modèle représentatif de la structure dégagée : c’est la mise en évidence des éléments et des relations entre eux ;
° Confrontation des résultats du modèle et de ceux de la réalité (ex : rapprochement de la situation de trésorerie effective avec le solde de trésorerie fourni par le modèle comptable) ;
° Remise en cause du système (ou modèle) élaboré au profit d’un autre plus adéquat (ex : modèle permettant de meilleurs prévisions de trésorerie) ou rendant compte d’un phénomène plus large que celui étudié initialement (ex : passage d’un système comptable à un système d’information de l’entreprise). Ainsi est défini le système, qu’en est – il du suivi ? Est-il un système ou non ? Ces questions nous emmènent à voir dans le prochain paragraphe le système de suivi.
Qu’est-ce qu’on entend par évaluation ?
L’évaluation quant à elle, est une activité périodique, ponctuelle dont l’exécution se fait dans un temps bien déterminé. C’est le bilan de l’action faite, soit en cours, soit en fin d’exercice. Généralement, « une évaluation consiste à apprécier si les objectifs fixés sont totalement, partiellement atteints ou non. Ceci, dans le but de déterminer la pertinence, le degré de réalisation, son efficience, son efficacité, ses impacts et sa pérennité.
– Les variables d’état sont celles qui renseignent le gestionnaire sur les impacts par rapport au fonctionnement du système. Elles peuvent êtres spécifiques ou confondues avec les variables de sortie ou de résultat. C’est l’évaluation qui s’intéresse notamment sur les résultats et les impacts. Elle doit chercher les raisons des écarts entre le niveau d’atteinte des objectifs et les prévisions ; elle est un instrument de mesure des impacts des activités dont presque la quasi totalité des entreprises actuelles n’ont pas pris en considération. L’impact est la partie des résultats que les bénéficiaires ont acquis par les activités que l’entreprise a mis en œuvre. C’est le niveau intermédiaire des résultats de l’entreprise que les bénéficiaires ou clients ont été acquis pour améliorer leur condition de vie. L’impact se mesure donc à deux niveaux :
i) au niveau de l’organisation et
ii) au niveau des clients ou bénéficiaires.
En principe, trois phases d’évaluation devraient être existées :
Première phase : l’évaluation ex-ante. Elle retrace « l’avant projet » d’implantation d’une organisation. C’est une étude de faisabilité prévoyant toutes les données allant de l’input aux impacts.
Deuxième phase : l’évaluation en cours d’exercice ou à mi-parcours. C’est cette deuxième phase qui permet de faire sortir la situation à mi-parcours de l’entreprise suivant les indicateurs de performance établis.
Troisième phase : l’évaluation ex-post. Avec cette évaluation finale les résultats et les impacts finaux des activités de l’organisation peuvent être apparus. L’évaluation remplit généralement deux fonctions :
Une fonction d’appui interne. Elle a pour but d’analyser le passé et d’orienter le futur. Les recommandations de l’évaluation servent à faire une nouvelle programmation. Il s’agit donc d’un appui à la gestion.
Une fonction de contrôle. Elle comprend le contrôle financier et comptable et le contrôle de la réalisation des actions. Cette fonction est nécessaire mais souvent mal perçue par les acteurs de terrain qui craignent les sanctions qu’elle peut apporter.
On distingue souvent deux types d’évaluation :
L’évaluation externe : qui est animée par des évaluateurs extérieurs à l’action, choisi par l’organisme de financement. elle peut être
L’évaluation interne : sert essentiellement à la fonction d’appui à la conduite d’une action. Elle est réalisée de manière autonome, avec parfois un appui méthodologique externe. Une des variante de ce type d’évaluation est l’évaluation participative ou l’auto – évaluation. Elle est à conseiller pour évaluer des actions dont la réussite dépend de la participation des bénéficiaires. L’auto – évaluation est une formule qui permet à un maximum d’acteurs de prendre connaissance de l’information disponible, et de participer à l’analyse qui en est faite. « Le bénéficiaire doit fournir à boire et à manger aux travailleurs. Ils s’engagent aussi moralement et de façon tacite à se rendre aux invitations organisées par ce qui sont venus travailler sur son champ »
Dans la pratique, on s’achemine vers un type d’évaluation mixte. Ceci découle du constat des limites et avantages propres aux deux types d’évaluations cités. Le suivi et l’évaluation étant deux éléments indépendants mais pouvant être complémentaires et pouvant être des constituants d’un seul système, celui que nous adoptons dans notre étude, « le système de suivi – évaluation ». Ces deux facteurs ont des différences mais aussi des points communs ou complémentarité, que nous allons démontrer dans les deux paragraphes suivants.
Les surprenantes vertus du « feed-back »
Le terme de « feed-back » littéralement « nourrir en arrière » semble de résonance uniquement technique. Il est né dans la bouche des électroniciens américains d’avant guerre pour désigner une « boucle » envoyant à « l’entrée » d’un appareil tout particulièrement d’un amplificateur, un message de la « sortie ». Suivi et évaluation des impacts ne doivent pas être des activités techniques isolées. Elles doivent rester étroitement liées aux processus décisionnels à tous les niveaux et apporter un feedback aux chefs, aux décideurs et à la société entière, sur entre autres choses, la performance des politiques et programmes d’activités existants. Ainsi, l’existence d’un processus de feedback est un élément crucial de tout système de suivi et d’évaluation. C’est un mécanisme par lequel les résultats du suivi et d’évaluation sont diffusés et utilisés afin de décider des moyens d’action. Les résultats doivent être largement diffusés. Les systèmes de suivi et d’évaluation qui apportent des résultats uniquement à un groupe choisi d’utilisateurs risquent d’être sous- utilisés et de perdre leur soutien financier et politique. La large diffusion des résultats consolide le système en renforçant une culture basée sur les résultats. La stratégie de diffusion doit prendre en compte les besoins divers en matière d’informations de groupes différents, dont les décideurs, les chefs de programmes, les bénéficiaires… Par exemple, il est possible de diffuser des rapports comprenant les principaux résultats et soulignant les implications pour la conception des politiques et programmes aux agents des ministères centraux et d’exécution de même qu’aux administrations locales. Au- delà de la vaste diffusion, un processus bien fondé destiné à apporter aux décideurs un feedback sur le suivi et l’évaluation est essentiel si l’on veut utiliser les résultats dans la formulation de la politique. Etant donné que les décisions politiques clés son réalisées simultanément à la formulation du budget, les résultats clés doivent être disponibles à ce moment. Toute donnée sur d’autres indicateurs intermédiaires et finaux suivis sur une base annuelle doivent également être mis à disposition au moment de la formulation du budget. Après une conception d’un bon circuit d’information, l’organisation devrait se doter d’un tableau de bord qui lui sert de pilotage et de guidage.
Notion d’indicateur de performance
Un indicateur de performance est une information devant aider un acteur individuel ou plus généralement collectif ou devant lui permettre d’en évaluer le résultat. L’indicateur n’est pas une mesure objective mais il est construit par l’auteur, en relation avec les objectifs qu’il poursuit et avec l’action qu’il conduit. L’indicateur de performance n’est pas nécessairement un chiffre. Il peut être un jugement qualitatif, un signe binaire, un graphique … Les indicateurs de performance sont un moyen d’apprécier les divers aspects d’un projet, d’un programme ou d’une stratégie de développement : ressources, processus, produits, résultats et impacts31. Lorsqu’ils s’appuient sur un solide travail de collecte de données, puis d’analyses à partir de la collecte et de diffusion de ces informations, ces indicateurs permettent aux gestionnaires de suivre l’avancement de l’action entreprise, d’en déterminer les résultats, et de prendre des mesures correctives qui amélioreront la prestation des services. Il est important d’associer les principales parties prenantes à la définition des indicateurs, car il y aura ainsi plus de chances que celles-ci sachent les comprendre et les utiliser pour la prise de décision. Un indicateur est un outil de gestion élaboré, réunissant une série d’information :
sa raison d’être (objectif),
la désignation d’un acteur chargé de le produire,
la désignation d’un acteur responsable de son niveau et censé maîtriser les leviers d’action correspondants,
la périodicité de production et de suivi d’indicateur,
sa définition technique : formule de calcul ou convention de calcul, source nécessaire à sa production,
les modes de segmentation,
les modes de suivi et de présentation.
Aperçu sur la conception de l’évaluation
Au sein de la SAF-FJKM, l’évaluation commence dès l’identification (phase exante) du projet jusqu’à son achèvement. Des questionnements sont nécessaires pour cet outil. Pendant la durée de vie de ses activités, c’est à travers le suivi que ce questionnement continue. Mais, à mi-parcours ou à la fin des activités, la remise en cause se fait en profondeur, ce sera par l’évaluation. Pour cette organisation, l’évaluation finale est étroitement liée au suivi dont elle se nourrit et qu’elle permet d’approfondir. Elle incite à revoir les hypothèses de départ. Au sein de la SAF-FJKM, l’évaluation remplit généralement deux fonctions :
– une fonction d’appui interne. Elle a pour but d’analyser le passé et d’orienter le futur. Les recommandations servent à faire une nouvelle programmation.
– une fonction de contrôle. Elle comprend le contrôle comptable et financier et le contrôle de la réalisation des actions.
Comme type d’évaluation, cette unité a choisi l’évaluation interne et surtout l’évaluation participative. Elle sert à la fonction d’appui la conduite d’une action. Pour la SAF-FJKM, la finalité de l’évaluation est généralement les recommandations c’est-à-dire des propositions à mettre en œuvre. Pour apprécier les résultats de l’évaluation, afin d’en déduire les recommandations, il convient de déterminer sur quel plan ou quels sont les critères de l’appréciation à mener.
– critère d’efficacité : comparer les résultats en rapport aux objectifs, apprécier les écarts entre ce qui est réalisé et ce qui avait été prévu.
– critère d’efficience : c’est comparer les résultats obtenus avec tous les moyens mis en œuvre, c’est l’analyse « coût/réalisation »
– critère d’impact : c’est l’appréciation sur tous les effets d’une action sur l’environnement au sens le plus large (technique, économique, social, politique, écologique).
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Table des matières
INTRODUCTION
Première partie approche théorique
CHAP1 : NOTION DE SYSTEME DE SUIVI – EVALUATION
Section1 : Essai de définitions
Section 2 : Caractéristiques liés au suivi et à l’évaluation
CHAP. 2 : LES PROCESSUS DU SYSTEME DE SUIVI-EVALUATION
Section 1 : Conceptualisation du système de suivi et d’évaluation
Section 2 : Mesures de la performance
Deuxième partie approche opérationnelle « du système de suivi – évaluation »
CHAPITRE 3 : METHODOLOGIE DE L’ETUDE ET SITUATION DE LA SAF – FJKM SUR LE SYSTEME DE SUIVI – EVALUATION
Section 1 : Présentation de l’organisation SAF – FJKM
Section 2 : Méthodologie de l’étude
Section 3 : Résultats des questions posées et constat opérationnel du « système de suivi – évaluation » de la SAF-FJKM
CHAP 4 –VERIFICATION DES HYPOTHESES PAR L’ANALYSE DES FAITS
Section 1- Vérification de la première hypothèse : Conception du système de suivi – évaluation selon SAF-FJKM
Section 2- Vérification de la deuxième hypothèse : mise en œuvre du système de suivi et évaluation selon la SAF-FJKM
CONCLUSION GENERALE
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