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Attributions du domaine de la compétence de l’éta1t
Le Comité de Fokontany concours aux activités relevant du domaine de compétence de l’Etat, notamment en ce qui concerne les matières ci-après :
· La notification d’actes émanant des diverses Institutions .
· L’établissement et la délivrance des actes administratifs nécessaires à la vie administrative de la population .
· Le recensement de la population et le recensement des jeunes gens qui atteignent l’âge légal pour le service militaire .
· La participation aux travaux et opérations électorales ou référendaires .
· Le contrôle des marchés, la circulation et la commercialisation des bovidés .
· L’assistance des autorités administratives et judiciaires dans la préservation et la répression des infractions, notamment les actes denature à troubler l’ordre public ;
· La transmission de renseignements sur les événements de tout ordre concernant le Fokontany et son environnement ;
· Assurer l’inscription de la population dans le registre du Fokontany et dans la liste électorale.
Chaque année, le Fokontany Cité Nouvelle Ville – Cité Nouvelle Duplex parcelle 32/11 procède à deux assemblées générales.
Les responsabilités du comité de Fokontany
Les responsabilités dans le cadre sociale1
Le Comité de Fokontany est le responsable de la sécurité et la mise en œuvre de plan de sécurité dans le Fokontany de son ressort. A ce titre, le Comité de Fokontany sous l’autorité du Président de Fokontany :
· Prend les mesures nécessaires en matière de prévention dans le cadre de la défense et de la sécurité civiles ;
· Élabore et met en œuvre des plans locaux de sécurit é avec l’appui et la contribution des Andrimasom-pokonolona ;
· Participe aux campagnes de sécurisation ;
· Veille à l’application des Dîna ;
· Assure la gestion des risques et des catastrophes.
D’autres part, le Fokontany Cité Nouvelle Ville – Cité Nouvelle Duplex organise une assemblée générale au moins une fois part an pour ettrem en place les projets (Cf. annexe1) et les activités de développement social.
Responsabilité dans le cadre électoral2
Le comité du Fokontany tient une grande part de responsabilité avant, pendant et après les élections.
· Assurer l’affichage et la publication des textes relatifs aux élections ;
· Exécutions des circulaires et instructions reçues ;
· Exécuter les directives des divers messages et correspondances avec les agents électoraux ;
· Continuation de la refonte, remplissage des Feuilles de Recensement des É lecteurs (FRE) ou des registres de recensement, et de la mise à jo ur des listes électorales ;
· Distribution des FRE ;
· Remplissage des FRE ;
· Consolidation des FRE sur un registre ou cahier de charge ;
· Distribution au fur et à mesure des cartes électorales ;
· Réception et publication des listes arrêtées ;
· Affichage avis de dépôt des listes électorales ;
· Ouverture registre de réclamation ;
· Réception et enregistrement des réclamations au registre ad’ hoc, transmission à la Commission Spéciale Chargée de Statuer sur les Réclamations et Contestations (CSCSRC) ;
· Redressement de la liste après jugement des instances compétentes ;
· Distribution au fur et à mesure des cartes établies ;
· Procéder à la distribution des cartes sur un cahier de transmission avec les agents électoraux ;
· Proposition de la liste et de l’emplacement des bureaux de vote et transmission de la proposition au Chef d’ Arrondissement Administratif (CAA) ;
· Surveillance des réunions électorales et compte rendu aux instances supérieures ;
· Mise en place des panneaux d’affichage ;
· Recensement et inventaire des imprimés, documents et matériels électoraux au niveau des Fokontany ;
· Transmission du résultat de l’évaluation des besoin en imprimés, documents et matériels électoraux auCAA ;
· Compte rendu des réalités sur terrain et mise en œuvre des directives.
MÉTHODE ET ANALYSE
La conception d’un système d’information n’est pasévidente car il faut réfléchir à l’ensemble de l’organisation que l’on doit mettre ne place. La phase de conception nécessite des méthodes permettant de mettre en place un modèle sur lequel on va s’appuyer. La modélisation consiste à créer une représentation virtuelle d’uneréalité de telle façon à faire ressortir les points auxquels on s’intéresse.
CHOIX DE LA MÉTHODE
La méthode MERISE
MERISE ou Méthode d’Étude et de Réalisation Informatique de Sous-Ensembles1. La méthode MERISE à concevoir, de développer et de réaliser des projets informatiques. Le but de cette méthode est d’arriver à concevoir un systèmed’information. Elle basée sur la séparation des données et des traitements à effectuer en plusieurs modèles conceptuels et physiques. La séparation des données et des traitements assure une longévité au modèle. En effet, l’agencement des données n’a pas à être souvent remanié, tandisque les traitements les sont plus fréquemment.
La méthode MERISE date de 1978-1979, et fait suiteà une consultation nationale lancée en 1977 par le ministère de l’Industrie dans le but de choisir des sociétés de conseil en informatique afin de définir une méthode de conception de systèmes d’information. Les deux principales sociétés ayant mis au point cette méthode sont le CTI (Centre Technique d’Informatique) chargé de gérer le projet, et le CETE (Centre d’Études Techniques de l’Équipement) implanté à Aix-en-Provence.
Dans notre cas nous choisissons la méthode MERISE parce qu’elle est plus adaptée pour la gestion d’une base de données relationnelle. La méthode MERISE a trois composantes fondamentales :
· Le cycle d’abstraction ou raisonnement .
· Le cycle de vie ou démarche .
· Et le cycle de décision.
Cycle d’abstraction
Le cycle d’abstraction rend transparent la démarche par niveau de MERISE dont l’objectif est de formaliser le futur système sous ses différents aspects (contribution à la stratégie, mise en œuvre des règles de gestion, aspects organi sationnels et techniques).
MERISE propose alors quatre niveaux :
· Le niveau conceptuel .
· Le niveau organisationnel.
· Le niveau logique .
· Le niveau physique ou opérationnel.
Ces quatre niveaux correspondent bien aux trois groupes de questions :
Niveau Conceptuel (QUOI ?)
Le niveau conceptuel est seulement pour le MCD ou Modèle Conceptuel de Donnée et le MCT ou Modèle Conceptuel du Traitement.
Ces deux Modèles peuvent être traités ou étudier rallèlementpa par des équipes différentes.
Niveau Organisationnel (QUI ? OÙ ? QUAND ?)
Au niveau organisationnel on doit mettre en évidence l’organisation de l’entreprise.
C’est après avoir défini les traitements qu’on définit leurs organisations.
· OÙ ? : Où les traitements seront effectués.
· QUI ? : Par qui ces traitements seront effectués.
· QUAND ? : Quand est ce qu’ils seront débutés, combien la durée d’exécution.
Niveau logique
Au niveau logique on décrit le modèle final des donées qu’on va manipuler au cours des traitements.
Niveau Physique (Comment ?)
Le niveau physique concerne la manipulation des données à partir de la création des tables.
COMMENT ? : Comment les données seront traitées ?
Cycle de vie ou démarche
Les étapes de la conception et de réalisation d’unsystème d’information sont :
· Le schéma directeur : il a pour objet de clarifier le centre d’intérêts, les pôles de décision de l’entreprise.
· L’étude préalable : elle permet de voir la réalitéde l’entreprise et de parvenir à choisir l’outil et la méthode de conception.
· L’étude détaillée : c’est la définition de « QUI »? de « Où ? » et du « QUAND ? »
· L’étude technique : c’est la réalisation du systèmed’information.
Cycle de décision
Pendant l’étude et la maintenance du système, la prise de décision1 est obligatoire.
La hiérarchie MERISE à prendre :
· La classification des systèmes d’information par domaine .
· Organisation technique .
· Établissement de programme pour la procédure manuelle et automatique .
· Détermination des postes de travail et des tâches .
· Dessin d’état, gris d’écran, etc.
Avec la Méthode MERISE, après la mise en place desrègles de gestion, on peut élaborer par l’étude de l’existant le futur système.
Effectivement, le cycle de décision peut rapprocher au cycle de vie et le Système d’information dans une Entreprise.
Affaires sociales (notamment les obligations)
Les obligations sont des règles imposées par le Fokontany et les habitants du Fokontany.
Ces obligations sont de deux types :
La cotisation mensuelle
Payée par chaque famille pour financer l’administration du Fokontany. Cette cotisation est fixée par l’assemblée générale. Elle a pour butde financer l’administration et de motiver les comités du Fokontany.
En générale, les familles ne paient pas les cotisations qu’au moment qu’elles sollicitent des services au Fokontany. Le retard de paiement de ces cotisations rend les projets et les objectifs du Fokontany en péril.
Les cotisations sont notées dans le carnet du Fokontany pour chaque famille. Elles seront vérifiées avant tous services sollicités auprès duFokontany.
Les obligations sociales
Les obligations sociales sont généralement la participation de chaque famille aux activités sociales (nettoyage des ordures, curage des canaux) et de développement. Ce sont les projets discutés durant les assemblées générales leurset applications feront l’objet d’un appel à toutes les familles par voie des circulaires. Il est noté dans ces circulaires les détails et les règles de participation. Toute famille non participante aux obligations sociales devra à leur tour honorer les sanctions décrites dans le circulaire. Le but de cette sanction sociale est de motiver (rafraîchissement) les familles qui participent aux activités sociales et à financer les activités de développement du Fokontany.
Les obligations sociales sont notées dans le carnet de famille et seront vérifiées avant tous services sollicités auprès du Fokontany.
La plupart des cas, les familles ne règlent pas les obligations qu’au moment de demande de service auprès Fokontany. Dans ce cas, le comiténote les obligations dans le carnet et retourne le carnet à la famille ;
Affaires électorales
Le recensement
Le recensement de la population
Le recensement de la population est d’initiative gouvernementale, mais cela n’empêche le Fokontany de prendre cette décision en cas de besoin. Il consiste à recenser tous individus de nationalité malgache dans chaque foyer et d’établirune liste de la population. Le recensement de la population dure par fois trente à soixante jours .
Le recensement des électeurs
Le recensement des électeurs consiste à dénombrer esl individus de nationalité malgache, ayant l’âge légal et une carte d’identité nationale. Après le recensement, on établit une liste appelée la liste électorale provisoire.
Au niveau du Fokontany, le dénombrement se fait pardes agents électoraux désignés par le Commission Électorale Nationale Indépendante ou la CENI qui distribue la feuille de recensement des électeurs dans chaque famille et cela dure environ deux à quatre semaines.
Après le dénombrement, le comité de Fokontany dépouille et rédige un rapport correspondant à la liste des électeurs dans le Feuille de Recensementdes Électeurs (ou FRE). Il faut faire des copies des FRE. Le comité de Fokontany procède à la comparaison de la FRE avec le registre de la population. Le but de cette comparaison est de savoir si les individus sont inscrits à la fois dans le registre et dans le FRE.
La révision de la liste électoral e
La révision de la liste électorale consiste à retoucher la liste électorale ancienne en vu d’additionner, d’enlever des électeurs et de modifier les renseignement le renseignement de ces derniers dans un Fokontany. Cette révision se faitactuellement tous les quatre mois.
Dans ce cas, quatre (04) rapports seront envoyés :
La liste additive des électeurs
La liste additive des électeurs est une liste demandée par la CENI dans le but de mettre à jour la base de données de la liste des électeurs ua niveau du District. Comme son nom l’indique, elle consiste à récapituler les nouveaux électeursentrés dans le Fokontany.
la liste soustractive des électeurs
La liste soustractive des électeurs est une liste demandée par la CENI dans le but de mettre à jour la base de données de la liste des électeurs au niveau du District. Comme son nom l’indique, elle consiste à récapituler les électeurs retranchés, c’est-à-dire les électeurs sortis du Fokontany.
La liste électorale
C’est la liste définitive de tous les électeurs dans les Fokontany valide et pouvant être utilisée pendant une élection.
Le récapitulatif
Le récapitulatif est la conclusion de la liste électorale provisoire, la liste additive et la liste soustractive.
Elle mentionne :
· Le nombre des électeurs dans l’ancienne liste provisoire ;
· Le nombre des nouveaux électeurs du Fokontany ;
· Le nombre des électeurs sortis du Fokontany ;
· Le nombre provisoire des électeurs.
Critique de l’existant
Les points faibles
En général, l’ancienne administration du Fokontanyne correspond pas pour la totalité aux recommandations des textes du DÉCRET N° 2007-15 1 et du DÉCRET N° 2009-890.
Premièrement, lors qu’on cherche le comité du Fokontany, on a l’habitude de chercher le bureau du Fokontany. Alors que ce dernier n’existe pas. Jusqu’à maintenant, le Fokontany Cité Nouvelle Ville Nouvelle Duplex parcelle 32/11 n’a pas encore eu un bureau fixe. C’est le cas commun pour la plupart des Fokontany à Madagascar. Dans ce cas, le président du Fokontany et le vice président accueillent les individus dans leurs maisons, alors cette situation parvient à l’insécurité du comité du Fokontany. De plus, celarisque aussi de désordre dans leur.
Deuxièmement, il n’y a qu’un seul livre de journal pour l’enregistrement des opérations, telles que les actes administratifs, les visas et autorisations, et les rapports envoyés aux autorités supérieures. Les numéros des actes se suivent avecles numéros des autorisations et les visas. Troisièmement, la mise en forme des fiches de registre est différente les unes par rapport aux autres c’est-à-dire leurs présentations sont différentes les unes par rapport aux autres. Des fiches de registre qui devront être archivées, sontencore collées dans le registre et cela entraîne un gonflement du registre. La numérotation des individus membres d’une famille entraîne une information confuse parfois trompeuse. Il est difficile d’avoir le nombre exact de la population tout de suite. Les renseignements concernant la population sont parfois incomplets à cause de la mise en forme de certaines fiches ou de la négligence des individus.
Le rapprochement de la trésorerie est difficile puisque certaines opérations ne sont pas enregistrées dans le journal unique. Certaines dépenses aussi ne sont pas enregistrées dans le journal.
La délivrance d’un acte ou d’un certificat est lente, nécessite environ huit (08) à dix (10) minutes. De même pour les autres opérations, l’exécution donne un laps de temps. Le travail manuel entraîne de l’angoisse lorsqu’il y a plusieu rs opérations à faire parfois des omissions et des erreurs.
Les points forts
L’administration du Fokontany n’est pas facile mais elle peut être exécutée selon la possibilité du comité de Fokontany. Le comité n’apas besoins d’aller au bureau du Fokontany pour faire son travail mais il peut le faire dans sa maison. Il fixe son horaire de travail et il bénéficie d’une indemnité mensuelle avec des remiseaccordées par les services effectuées.
Tout individu qui sollicite un service au Fokontany doit être un individu inscrit dans le registre du Fokontany.
Un carnet doit être mis à disposition de chaque famille pour vérifier que la famille existe vraiment dans le Fokontany.
Les nom et prénom des membres de famille doivent être inscrit dans le carnet. A partir du carnet on peut localiser la fiche de registre de chaque famille.
Toute famille qui n’a pas participé aux activités ociales et n’a réglé ses cotisations ne sera pas bénéficiaire des services du Fokontany. Dans ce cas, elle doit payer ses obligations envers le Fokontany.
Avant tout traitement, une vérification est indispensable.
Le Fokontany Cité Nouvelle Ville – Cité Nouvelle Duplex a suffisamment de ressources pour financer son administration.
Solution
Plusieurs solutions sont possibles pour résoudre ce problème, mais nous choisissons ainsi de mettre en place un système d’information, c’est-à-dire qu’on va automatiser certaines affaires courantes dans le Fokontany d’où le Système de Gestion des Affaires d’un Fokontany ou le SGAF.
Le système d’information
Un système d’information (SI) est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnel, données et procédures) qui permet de regrouper, de classifier, de traiter et de diffuser de l’information sur un environnement donné.
L’utilisation des moyens informatiques, électroniques et la télécommunication permettent d’automatiser et de dématérialiser les pérations telles que les procédures d’entreprise surtout en matière logistique. Ils sont aujourd’huilargement utilisés en lieu et placent des moyens classiques tels que les formulaires sur papier et le téléphone et cette transformation est à l’origine de la notion de système d´information.
Le système d’information est le véhicule de la communication dans l’organisation. Sa structure est constituée de l’ensemble des ressources (les hommes, le matériel, les logiciels) organisées pour : collecter, stocker, traiter et communiquer les informations. Le système d’information coordonne grâce à l’information les activités de l’organisation et lui permet ainsi d’atteindre ses objectifs.
Le système d’information se construit autour de processus « métier » et ses interactions, et non simplement autour de bases de données ou de logiciels informatiques. Il doit réaliser l’alignement stratégique de la stratégie d’entreprise par un management spécifique.
Sa fonction : le Système d’Information ou SI reçoit les environ nements sur les informations internes ou externes de l’établissemen.
· Le SI peut recueillir les informations .
· Enregistre les informations .
· Traiter les informations reçues .
· Consulter les informations .
· Organiser des données .
· Mettre à jour les données .
· Produire les nouvelles informations par calcul .
· Diffuser des informations.
Modèle de contexte (MC)1
Définition du MC
Le diagramme de contexte détermine le domaine d’étude et ses échanges avec son environnement. C’est le modèle de flux de niveau zéro.
Le modèle de contexte fixe le champ de l’étude et des contraintes imposées au système décrit par son environnement. La décomposition issue de ce diagramme permet d’analyser le domaine étudié et de préparer le passage aux modèles de traitements.
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Table des matières
INTRODUCTION
PREMIÈRE PARTIE : ORGANISATION ADMINISTRATIVE DU FOKONTANY
CHAPITRE I : GÉNÉRALITÉ SUR LE FOKONTANY
SECTION I. DÉFINITIONS
§1. Le Fokontany
§2. Le comité du Fokontany
A. La nomination des comités du Fokontany
B. Le mandat et la suspension de la fonction des comités du Fokontany
C. Disposition financières
SECTION II. LES ATTRIBUTIONS ET LES RESPONSABILITÉS DU COMITÉ DE FOKONTANY
§1. Les attributions du comité de Fokontany
A. Attributions générales
B. Attributions du domaine de la compétence de l’état
§2. Les responsabilités du comité de Fokontany
A. Les responsabilités dans le cadre sociale
B. Responsabilité dans le cadre électoral
CHAPITRE II. MÉTHODE ET ANALYSE
SECTION I. CHOIX DE LA MÉTHODE
§1. La méthode MERISE
A. Cycle d’abstraction
1) Niveau Conceptuel (QUOI ?)
2) Niveau Organisationnel (QUI ? OÙ ? QUAND ?)
3) Niveau logique
4) Niveau Physique (Comment ?)
B. Cycle de vie ou démarche
C. Cycle de décision
§2. Outil de conception (choix d’outil de conception)
§3. Les avantages et inconvénients de la méthode MERISE
A. Les avantages de la méthode MERISE
B. Les inconvénients de la méthode MERISE
SECTION II : ÉTUDE PRÉALABLE
§1. Étude de l’existant
A. Affaires administratives
1) Les Inscriptions
1-a) Inscription des familles et les membres le famille
1-b) Inscription des sociétés
2) Les carnets du Fokontany
3) La délivrance des certificats
3-a) Certificat pour les individus
3-b) Certificat pour les sociétés
4) La notification des actes
B. Affaires sociales (notamment les obligations)
1) La cotisation mensuelle
2) Les obligations sociales
C. Affaires électorales
1) Le recensement
1-a) Le recensement de la population
1-b) Le recensement des électeurs
2) La révision de la liste électorale
2-a) La liste additive des électeurs
2-b) la liste soustractive des électeurs
2-c) La liste électorale
2-d) Le récapitulatif
§2. Critique de l’existant
A. Les points faibles
B. Les points forts
§3. Solution
A. Le système d’information
B. Modèle de contexte (MC)
1) Définition du MC
1-a) Concepts
1-a-1) Domaine d’étude
1-a-2) Les acteurs externes
1-a-3) Les domaines connexes
1-a-4) Les agrégats de flux de données
1-b) Présentation du modèle de contexte
DEUXIÈME PARTIE : LE SYSTÈME DE GESTION DES AFFAIRES DU FOKONTANY
CHAPITRE I : LA CONCEPTION DÉTAILLÉE
SECTION I. LE MODÈLE CONCEPTUEL
§1. Modèle Conceptuel De Données (ou MCD)
A. Définition du MCD
B. Concepts et formalisme du MCD
1) L’individu type ou l’entité
2) La propriété type (ou attribut)
3) Relation type
3-a) Contrainte d’Intégrité Fonctionnelle (CIF)
3-b) Contrainte d’Intégrité Multiple (CIM)
4) La cardinalité
C. Représentation graphique du formalisme de MCD
D. Les règles de gestion
E. Construction du modèle conceptuel de données
§2. Modèle Conceptuel des Traitements
A. Définition du MCT
B. Formalisme du MCT
1) L’événement
2) La synchronisation
3) L’opération
4) Le résultat
C. Représentation graphique du formalisme de MCT
D. Règles du traitement (RT) au niveau du Fokontany
E. Présentation des modèles conceptuel des traitements
1) MCT inscription des individus et famille
2) MCT inscription des sociétés
3) MCT délivrance des certificats pour individu
4) MCT règlement des obligations
5) MCT gestion des listes électorales
SECTION II. MODÈLE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS (ou MOT)
§1. Définition du MOT
A. Formalisme du MOT
1) Le poste de travail
2) L’événement
3) La Procédure Fonctionnelle (P.F.)
3-a) Le degré d’automatisation de la P.F.
3-b) Le délai de réponse de la P.F.
3-c) Le mode de fonctionnement de la P.F
3-d) La fréquence de la P.F
3-e) La durée de la P.F
§2. Représentation graphique du Formalisme de MOT
A. Règle d’organisation (RO)
B. Présentation des modèles organisationnels de traitements
1) MOT inscription d’un individu
2) MOT délivrance certificat pour individu
3) MOT inscription des sociétés
4) MOT règlement des obligations
5) MOT gestion des listes électorales
CHAPITRE II : RÉALISATION ET IMPLÉMENTATION
SECTION I. MODÈLE LOGIQUE DE DONNÉES (MLD)
A. Définition du MLD
B. Règles et Formalisme du MLD
1) Relation statique
2) Relation dynamique
C. Représentation graphique du MLD de Gestion des affaires du Fokontany
SECTION II. MODÈLE PHYSIQUE DE DONNÉES (ou MPD)
§1. Définition d’un Système de Gestion de Base de Données (SGBD)
A. Définition d’un SGBD
B. Définition d’une Base de données
C. Fonctionnalité du SGBD
D. Les objectifs du SGBD
1) Indépendance logique
2) Indépendance physique
3) Manipulation des données par des non informaticiens
4) Efficacité des accès aux données
5) Administration centralisée des données
6) La Non redondance de données
7) Sécurité des données
8) Résistance à la panne
§2. Choix de Système de Gestion des Bases des Données
A. Présentation du SGBD (Microsoft Access)
1) TABLES
2) REQUÊTES
3) FORMULAIRES
4) ÉTATS
5) MACROS
6) MODULES
B. Étape de création d’une base de données Access
§3. Architecture du logiciel
A. Les configurations requises
1) les systèmes d’exploitation
2) L’environnement de développement
2-a) Office 2003
2-b) Office 2007
B. Installation du logiciel
1) Comment installer ce logiciel ?
2) Présentation du logiciel SGAF
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
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