Le système de contrôle interne et la participation des différentes instances au système

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Le Directeur des Opérations

Le Directeur des Opérations est à la tête de l’unité technique de l’Union.
Il assure la conduite de l’organe administratif d’une part, la représentation de compte annuel à l’Union d’autre part, et enfin le rapport trimestriel sur le fonctionnement du Réseau.
Le Directeur des Opérations propose au CA de l’Union le recrutement de différents chefs de service. Tous les services sont rattachés directement à la Direction.

Le Service Technique

Ce service joue un rôle très important quant aux relations directes de l’Union avec les caisses de base. La mission de ce service est d’encadrer les OTIV dans la partie technique et la partie gouvernance. Ce service est composé d’un chef de service et des agents d’encadrement des caisses de base.
Les caisses sont reparties par zone et une zone est occupée par un agent d’encadrement.
Le responsable : A l’aide des états financiers envoyés par les OTIV mensuellement à l’Union, le chef service technique remplit pour chaque OTIV un tableau de bord. A partir de ce dernier, il identifie l’évolution de chaque caisse, compte par compte, d’un mois à l’autre.
Il est aussi responsable de l’organisation d’une réunion mensuelle tenue avec tous les agents techniques. Ceci a pour but de détecter les problèmes confrontés par les agents sur terrain et d’en conclure la solution requise ou appropriée.
Ces agents sont des hommes de terrain. Leur mission est d’aider les employés et dirigeants des caisses de base dans l’accomplissement de leur fonction respective.
De ce fait, l’agent d’encadrement a pour mission d’encadrer les OTIV sur :
− la régie de la comptabilité de la caisse :
♦ l’agent d’encadrement donne de la formation aux employés en cas de besoin .
♦ l’agent d’encadrement a pour rôle de contrôler la tenue de comptabilité par l’employé de l’ OTIV .
♦ il assure la fiabilité des informations contenues dans les états financiers de l’OTIV et l’envoi de ces états à l’Union.
− le plan technique : L’agent d’encadrement assure le transfert de compétence et le suivi auprès des bénéficiaires concernant certains volets pratiques :
♦ la tenue d’une assemblée générale .
♦ la tenue d’une réunion et la technique de rédaction d’un procès verbal d’une réunion .
♦ la technique de sensibilisation des membres ; etc.

Le Service de Surveillance et de Sécurité Financière

Au sein du Réseau, ce service est aussi appelé service inspection et vérification. Ce service a une double mission. Tout d’abord, il fonctionne comme un audit interne au sein du Réseau, ensuite comme un audit externe au niveau des caisses de bases.
Comme appui aux caisses de bases, sa mission est de :
• veiller à ce que les avoirs des membres soient conservés adéquatement par les OTIV .
• veiller au respect des normes, procédures et politiques en vigueur concernant l’ensemble des activités .
• veiller à l’application rigoureuse du système de contrôle interne à chaque niveau .
• valider les états financiers des OTIV pour fin de présentation à l’Assemblée Générale .
• vérifier à la fin de chaque exercice la conformité de la situation financière, de la régularité des opérations de toutes les OTIV, ainsi que l’Union.
Pour ce faire, une organisation a été mise en place au sein du service.
Le responsable :
♦ établit à chaque début de l’exercice le calendrier de vérification et d’inspection des caisses de base .
♦ fait la révision des travaux effectués (dossiers de travail) par les inspecteurs sur terrain .
♦ édite après révision des dossiers le rapport final des travaux des inspecteurs et envoie celui-ci aux caisses de base concernées.
Ils sont en général, des agents de terrains qui :
• effectuent des inspections et des vérifications des caisses de base suivant la planification préparée par le chef hiérarchique .
• établissent de rapport préliminaire à chaque fin d’intervention sur terrain.

La cellule de recouvrement

Sous la supervision du Directeur des Opérations .
Ses principales missions sont de :
– évaluer le risque sur le portefeuille de prêt pour chaque OTIV .
– effectuer ensuite des actions de recouvrement des crédits en retard sur terrain .
– présenter au Directeur des Opérations les actions à entreprendre pour le recouvrement des crédits aux membres .
– communiquer au Directeur des Opérations les résultats de leurs descentes sur terrain et présenter de rapport.

Le dépôt spécialisé

Au même titre que l’épargne courante, le dépôt spécialisé est destiné aussi à répondre aux besoins des membres. Néanmoins, cette catégorie d’épargne est soumise à certaines règles. Le niveau d’épargne minimum est limité. Les dépôts sont rémunérés par un taux fixe (OTIV FIAVOTANA, le taux est de 2% annuel).

Le DAT (Dépôt à Terme)

Comme son nom l’indique, le DAT est un dépôt effectué par un membre mais à l’aide d’un contrat fixé à l’avance avec l’OTIV. Ce dépôt est aussi rémunéré, mais le taux varie selon le montant du dépôt.
Le fonds versé n’est pas autorisé à retirer par le membre qu’à l’arrivée de la date d’échéance stipulée dans le contrat.

L’épargne bloquée

C’est un dépôt d’argent, sous forme de caution de garantie, effectué obligatoirement par les membres contractant avec l’OTIV des crédits.
Le membre n’est pas autorisé à faire de retrait sur ce fonds tant que son prêt n’est pas encore entièrement remboursé.

Le dépôt de garantie

Au même titre de l’épargne bloquée, le dépôt de garantie est un dépôt exigé éventuellement à un membre emprunteur dont le crédit court à un certain risque pour l’OTIV (EX : concentration du portefeuille de crédit à un secteur d’activité, etc.)

L’OCTROI DE CREDIT

C’est le montant prêté au membre afin de satisfaire ses besoins.
Chaque membre a le droit de contracter du crédit auprès de l’OTIV dans laquelle il est adhéré. Néanmoins, certaines règles devraient être respectées par le membre avant de bénéficier de crédit.
Allons – nous voir cela en détail.

Conditions d’octroi de crédit à un membre

Il existe quatre conditions principales :
• Etre membre depuis six mois et majeure .
• Avoir des apports en épargnes proportionnellement au montant de crédit demandé (avoir en épargne le quart du montant de crédit demandé).
• Aucune obligation dans d’autre institution financière .
• Libéré l’ensemble de capital social exigé, ainsi que le droit d’adhésion.

Les différents types de crédit

Les crédits sont regroupés suivant leurs destinations, que ce soit à la consommation, ou aux activités agricoles, ou aux activités de production.
Chaque OTIV offre différents types de crédit, souvent, il s’agit de :
? construction .
? commerce .
? collecte de produits locaux .
? achats des articles ménagers
? achat de terrains, voitures, etc..

La durée et le mode de remboursement de prêt

Actuellement, comme l’OTIV est classée parmi les institutions financières de micro finance, la durée maximale de prêt est de 24 mois.
Chaque membre a le droit de choisir cette durée selon son projet ou selon le but de son crédit. Mais il y a exception suivant le type de prêt. Exemple : le crédit de campagne pour litchi ne devrait pas excéder trois mois, il en est de même pour le crédit scolaire.
Pour le mode de remboursement, le membre a aussi le droit de choisir la façon dont il va rembourser ou amortir son prêt.
Ceci peut être : mensuel, bimensuel, trimestriel, semestriel, annuel, etc.

Conditions générales de prêt

Plusieurs conditions existent :
? les remboursements doivent être effectués aux dates à l’échéancier présenté dans le tableau d’amortissement (calendrier de remboursement). Aucun retard n’est accepté .
? les intérêts sont calculés selon le taux d’intérêts (3 % me suel dégressif) ; c’est-à-dire qu’il est appliqué sur le solde restant dû .
? le paiement par anticipation ne donnera pas lieu à une modification du calcul des intérêts déjà arrêtés si le paiement est fait dans le mois prévu à l’échéancier .
? le montant d’épargne nantie est bloqué pour toute la durée de prêt. Il est retiré du compte d’épargne de l’emprunteur .
? tout défaut d’effectuer un remboursement à la date prévue à l’échéancier est considéré comme une faute grave et soumis à des sanctions de sévérité progressive, pouvant aller jusqu’à l’affichage du nom de l’emprunteur en défaut de remboursement dans l’OTIV et, éventuellement, à des poursuites judiciaires .
? la pénalité pour les retards de remboursements est de 2% par mois sur le montant en souffrance
? si, après trois mois de retard dans l’échéancier de remboursements et après avoir reçu les avis et les visites de l’OTIV, l’emprunteur refuse toujours de payer, le montant total du prêt est exigible. L’OTIV est alors emmenée à réaliser les garanties jusqu’à l’épuisement de la dette, y compris les intérêts et les pénalités .
? le prêt n’est considéré remboursé que lorsque les créances ont été remboursées au complet avec les intérêts dus.

Les outils de sécurité

Pour la mise en garde totale de ses fonds, chaque OTIV dispose de deux matériels complémentaires :
• coffre fort : pour la conservation de ses liquidités disponibles. Ceci est nécessaire afin de s’assurer des besoins liquides des membres, de la continuité de l’exploitation par la bonne prise en garde des numéraires.
• chambre forte : cette chambre est installée à l’intérieur même du local de chaque OTIV pour placer le coffre-fort et conserver les divers documents comptables et administratifs.
? Bordereau de dépôt, bordereau de retrait : il est établi par le caissier à chaque transaction avec un membre, que ce soit d’opération de dépôt ou de retrait, pour servir de pièce justificative.
Cette pièce est établie en deux exemplaires : un exemplaire pour le membre et l’autre servant d’archive pour l’OTIV.
? Carnet d’épargne, carnet de crédit : comme son nom l’indique, ce sont des carnets qui regroupent toutes les transactions faites par un membre avec l’OTIV. Des dépôts ou des retraits de fonds sur le carnet d’épargne, et le montant de prêt octroyé et des remboursements sur prêt sur le carnet de prêt.
? Fiche d’épargne, fiche de crédit : il est utilisé pour fin de rapprochement de tout ce qui figure respectivement au carnet épargne et au carnet de prêt.

Les documents comptables

? Bordereau de passation de fonds : c’est une pièce de virement interne de fonds entre le caissier et le Gérant ou le caissier principal.
Il est établi par le caissier pour fin de justification de son approvisionnement ou de dépôt de fonds aux réserves (fonds tenus dans le coffre – fort).
? Pièce de débit, Pièce de crédit : ce sont des pièces établies en deux exemplaires par le caissier pour justification d’enregistrement et de contrôle, respectivement des opérations de dépenses (achats divers), et des recettes (ventes des articles publicitaires : casquettes, tee-shirt).
Un exemplaire est agrafé au brouillard d’encaisse et l’autre servant d’archivE.
? Cahier d’autorisation de dépenses : c’est un cahier qui retrace les sorties d’argent autorisées par le Conseil d’Administration avant de déclencher l’opération.
? Bordereau de transfert et de re transfert de fonds : cette pièce est établie par le Gérant ou le caissier principal pour déclencher l’opération de dépôt ou de retrait de fonds à l’Union.
Il est établi en deux exemplaires : un exemplaire reste à l’OTIV pour servir de pièce justificative et l’autre est envoyé à l’Union.
Il mentionne principalement : le montant de retrait ou de dépôt, la signature du Gérant et du Conseil d’Administration, le niveau de fonds de liquidité à l’Union.
? Bon de livraison facture : c’est un document établi par l’Union désignant la liste des fournitures administratives commandées par l’OTIV.
Il mentionne : le nom de l’OTIV, les noms des fournitures livrées, le prix unitaire de chaque fourniture, le total des articles commandés.
? Tableau de bord : c’est un document établi par le Gérant ou l’agent technique, qui retrace mensuellement les réalisations de l’OTIV dans l’ensemble de ses activités par rapport à ses objectifs : effectif des membres, niveau d’épargne, niveau de crédit, etc.
? Registre des réserves : c’est un registre tenu par le Gérant ou le caissier principal et qui enregistre le mouvement des fonds tenus dans le coffre – fort.
? Registre des membres et des démissionnaires : il est tenu par le secrétaire ou le caissier – gérant. Il contient respectivement, la liste des membres et enregistre chaque membre démissionnaire.
Il mentionne : le nom du membre, son adresse, sa signature, son numéro à l’OTIV.
? Registre des prêts : il est tenu par le caissier – gérant ou le gérant. Il contient la liste des membres contractant des prêts auprès de l’OTIV.

Intervention du service Inspection-Vérification

Pour la gestion saine et prudente de l’OTIV, des contrôles sont effectués par ce service sur l’ensemble des activités.
Leurs interventions prennent différentes formes :
Intervention à distance : c’est à dire, contrôle effectué à partir des données des OTIV regroupés mensuellement par le service technique. Le contrôle à distance se limite aux données financières collectées. Il permet à l’Union de connaître et d’interpréter la situation d’une OTIV à un moment donné.
Ce contrôle n’est pas forcément systématique pour chaque OTIV.
Intervention sur terrain : elle consiste à effectuer une descente sur terrain pour une OTIV déterminée. L’objet de la mission est précisé et discuté à l’avance.
L’intervention sur terrain se divise en trois parties :
? La planification au bureau : il s’agit de réunir toutes les données financières et informations disponibles utiles dans le cadre de la mission.
Discuter avec les différents responsables afin de savoir la situation générale de l’OTIV à la date : sur les Dirigeants et les personnes apparentées à l’OTIV, l’évolution des actions de recouvrement de crédits en retard, etc.
Cette préparation est obligatoire pour pouvoir identifier les travaux prioritaires, planifier les travaux sur terrain, s’organiser entre les équipes d’intervention et préciser l’orientation du contrôle.

Sur le traitement des informations

Toutes les opérations sont traitées manuellement.
L’ordinateur sert aux travaux de secrétariat pour l’établissement des états financiers et diverses lettres administratives.
Plusieurs informations ne peuvent pas être produites dans l’immédiat pour d’éventuelle prise de décision, comme : le nombre et le taux de crédits en retard, le solde des provisions pour créances douteuses, le total des charges, etc.
La production de certains états financiers est quelque peu délaissée par quelques OTIV.
Exemple : souvent la production de la balance mensuelle des épargnes et du suivi de prêt n’est pas respectée ou n’est pas faite adéquatement (aucun signe d’évidence de contrôle, pas de rapprochement par rapport au solde inscrit aux grand-livres, et parfois sans total des soldes relevés sur les fiches des membres). L’effectif des membres est assez élevé (1 100 membres au 20/07/04) et plusieurs membres ont contracté des crédits (60 dossiers de crédit).
Ces travaux devraient être faits par le Gérant en plus des divers travaux mensuels.
Conséquence de cette pratique, d’après nos constats, souvent la plupart des caisses enregistrant plus de 1000 membres, des écarts de gestion sont observés sur leurs comptes, comme : épargnes des membres, crédits aux membres ; et même parfois sur la balance des comptes.
L’omission d’enregistrement, l’erreur d’imputation et parfois les fraudes commis par les employés seront difficilement détectées et recherchées par les inspecteurs ou d’autre corps de contrôle.

Sur la gestion du portefeuille de prêt

Les procédures ne couvrent pas certains points sur le plan judiciaire et les supports documentaires s’avèrent insuffisants pour le recouvrement des crédits en retard.
L’application rigoureuse de la politique et procédure relative à la gestion du portefeuille de prêt n’est pas encore effective pour la plupart des OTIV.
L’envoi de la lettre de relance est souvent négligé et l’OTIV se contente seulement par des visites directes sur terrain. Aussi, plusieurs crédits en retard (plus de trente jours, pour plusieurs OTIV) ne sont pas encore frappés par des actions de recouvrement.
Le manque d’organisation sérieuse en matière de recouvrement de crédit en retard est aussi constaté pour plusieurs OTIV, surtout pour les caisses rurales.
? En général, la réalisation des garanties des membres s’avère encore impossible pour l’OTIV. En effet, les garanties offertes par les membres ne sont pas systématiquement enregistrées auprès du tribunal (pour fin de nantissement ou hypothèque, surtout pour les prêts importants) afin de faciliter d’éventuelle saisie.
? Plusieurs documents sont constatés nécessaires :
? feuille de route de recouvrement : afin de bien contrôler et suivre la fréquence des actions de recouvrement auprès d’un membre .
? fiche de suivi de crédit octroyé : afin de bien suivre l’utilisation par le membre du fonds déboursé, et le risque qui peut apparaître .
? fiche de réévaluation de la situation financière de membre en défaut, ainsi que celui de l’avaliseur
? fiche de réévaluation des garanties des membres.

Table des matières

PREMIERE PARTIE : Connaissance générale de l’OTIV, ses activités et son système comptable
CHAPITRE I: PRESENTATION GENERALE DU RESEAU
1.1. HISTORIQUE
1.2 LE RESEAU
1.3 L’OTIV
1.4 L’Union
CHAPITRE II: LES ACTIVITES DES OTIV
2.1. LA COLLECTE DES EPARGNES
2.2. L’OCTROI DE CREDIT
CHAPITRE III : LES OUTILS ET SUPPORTS DOCUMENTAIRES
3.1 PRESENTATION GENERALE
3.2 REPERTOIRE DES DOCUMENTS
3.3 PRESENTATION DES DOCUMENTS ET LEURS DESTINATIONS
CHAPITRE IV : LE SYSTEME COMPTABLE
4.1 DEFINITION
4.2 LES PROCEDURES COMPTABLES
4.3 LES POINTS FORTS DU SYSTEME ACTUEL
4.4 LES POINTS FAIBLES ET LES PROBLEMES DU SYSTEME ACTUEL
4.5 OBJECTIFS DE L’ETUDE
DEUXIEME PARTIE : Le système de contrôle interne et la participation des différentes instances au système
CHAPITRE I : LE CONTROLE INTERNE
1.1. DEFINITIONS
1.2 OBJECTIFS DE CONTROLE INTERNE
1.3 ELEMENTS FONDAMENTAUX DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE54
1.4 LES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE
1.5 LES LIMITES DE CONTROLE INTERNE
CHAPITREII: APPLICATION DU CONTROLE INTERNE DANS LES OTIV.
2.1 ENVIRONNEMENT ET ORGANISATION COMPTABLE
2.2 COMPTABILITE DES CAISSES DE BASE
2.3 PRESENTATION DES CYCLES D’EXPLOITATION
2.4 LES MECANISMES DE CONTROLE INTERNE DES ACTIVITES
2.5. LE SUIVI DE CONTROLE INTERNE DE L’OTIV
CHAPITRE III : SUGGESTIONS D’AMELIORATION
3.1. CONTROLE A CHAQUE CYCLE D’EXPLOITATION
3.2 AMELIORATIONS EN MATIERE D’ORGANISATION
3.3 SUGGESTIONS AU NIVEAU DE CONTROLE D’AUDIT INTERNE
3.4 LES NIVEAUX DE CONTROLE INTERNE : participation des différentes instances
3.5 NECESSITE DU RENFORCEMENT DE L’AUDIT INTERNE POUR LE CONTROLE DE L’OTIV
3.6 AVANTAGES DE CES MECANISMES DE CONTROLE INTERNE POUR L’OTIV
CONCLUSION
LEXIQUE
BIBLIOGRAPHIE

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