Le réseau documentaire

Logiciel EIG 

C’est un logiciel de comptabilité créé par un groupement d’intérêt économique régional. Il répond spécifiquement aux besoins du domaine associatif, sanitaire et social. Il est utilisé à la fois pour la comptabilité interne de l’U.R.I.O.P.S.S. et pour la comptabilité des adhérents. En effet, le service C.C.G. réalise la comptabilité et la paie de certains établissements qui en font la demande, moyennant une rémunération forfaitaire. Deux personnes travaillent pour la paie et huit comptables itinérants réalisent la comptabilité des associations. Il faut ajouter une personne pour la comptabilité interne de l’U.RJ.O.P.S.S., tandis que la paie est réalisée par l’attachée de direction.
Enfin, la secrétaire et le responsable de secteur ont en charge certains dossiers. Au total, le logiciel EIG touche treize personnes, dont quatre utilisent également la base de données Alfa social.

La situation à Arras

J’ai effectué une visite sur le site du Comité

Départemental U.R.I.O.P.S.S

(C.D.U.) à Arras. Deux à trois personnes y travaillent : Jean-Marie Decarnin, responsable du secteur Insertion Pas-de-Calais ; Yves-Benoît Toulemonde, responsable du secteur Jeunes, Enfance, Famille ; Thérèse Lefebvre, secrétaire des responsables cités plus haut, et gestionnaire des dossiers d’objecteurs (l’U.R.I.O.P.S.S. emploie environ quarante objecteurs, mis à la disposition d’associations adhérentes). Yves-Benoît Toulemonde possède également un bureau à Lille. Cette visite m’a permis de me rendre compte que ce pôle était nettement moins favorisé en ce qui concerne la situation informatique. La secrétaire ne dispose que de matériel récupéré à Lille. Son poste, un Pentium 90 MHz avec deux disques durs, est équipé de Windows 95, Word et Excel. Il possède un modem, censé faire la liaison avec le serveur de Lille. Mais la liaison modem n’a fonctionné que le premier jour, lors de l’installation.
Mystérieusement, elle ne fonctionne plus et, vu le manque de compétence à ce niveau, le dysfonctionnement s’est perpétué.
Les conseillers techniques, Jean-Marie Decarnin et Yves-Benoît Toulemonde disposent quant à eux d’un portable équipé de Windows 3.1, Word et Excel, posant des problèmes de compatibilité avec la secrétaire. Pour Arras, on n’a donc pas de réseau informatique, mais des postes individuels avec des configurations différentes.
La simple réalisation d’une lettre pose des problèmes, car elle doit souvent transiter plusieurs fois entre le conseiller technique et la secrétaire. Cette situation informatique contribue à isoler Arras par rapport à Lille.

Les postes hors-réseau

Nous avons vu que 19 personnes étaient reliées au serveur. Cependant, il reste neuf postes hors-réseau, ainsi que les postes basés à Arras. Les postes concernés sont : la documentation, le « poste stagiaire » et la majorité des responsables de secteur et de service.

La documentation

La documentaliste ne bénéficie que d’un portable pour une utilisation unique : l’interrogation de la base de données Texto. Il faut dire que l’outil informatique n’est pas un point fort pour Marie, institutrice de formation, pour qui la vie associative n’est pas uniquement un gagne-pain, mais aussi un engagement volontaire. Il faut cependant avouer que le fait de disposer d’un portable n’est pas idéal. Il faut sortir le matériel, le brancher, relier l’imprimante ; tout cela n’est pas très convivial pour une personne relativement novice en la matière. La connexion au réseau interne de l’U.R.I.O.P.S.S. n’aurait pas vraiment d’utilité dans l’état actuel des choses, cependant elle est à envisager.

Le poste stagiaire 

Ce poste est situé au premier étage, dans le bureau occupé par Christine Brévière et Marie-Madeleine Spender, deux secrétaires. Il est destiné à accueillir les éventuels stagiaires. Pour ce poste, le raccordement au serveur n’est pas une priorité, ni même envisageable actuellement, car aucune prise n’a été prévue. Ce poste est équipé de Windows 3.1, contrairement à la majorité des autres postes qui sont en Windows 95.

Les responsables de secteur et de service

Pour toutes ces personnes, la connexion au serveur est vivement souhaitée, à la fois .de la part de la direction et des responsables eux-mêmes. Si elle n’est pas effective, c’est pour des raisons variées. Pour certains, il manque un câble et/ou une carte réseau. Pour d’autres, il n’a pas été prévu de prise dans leur bureau à l’époque du câblage pour la simple et bonne raison qu’ils ne faisaient pas encore partie du personnel. Le défaut a été de ne pas anticiper ces changements. Enfin, pour deux postes, tout le matériel existait mais ne fonctionnait pas pour une raison inconnue. On allait découvrir plus tard que c’est simplement les câbles qui sont défectueux. Au total, sept responsables attendaient de pouvoir être reliés au serveur, afin de disposer des informations contenues dans la base de données des adhérents.

Les problèmes et dysfonctionnements du système

Nous avons vu une partie des dysfonctionnements au niveau des postes non connectés au serveur. Nous avons vu également que la liaison modem entre Lille et Arras ne fonctionne pas. A l’occasion de mon déplacement au C.D.U., nous avons essayé, en vain, de nous connecter. La liaison modem aurait du permettre de désenclaver Arras quant à l’accès aux informations, et notamment à la base de données des adhérents. Elle aurait aussi beaucoup d’utilité pour Yves-Benoît Toulemonde qui doit se déplacer à Arras pour toucher sa secrétaire. C’est d’autant plus rageant que le matériel est installé depuis plusieurs mois et qu’il représente un investissement caduque.
Une autre partie des problèmes vient du fait que quelques postes sont équipés de Windows 3.1., alors que la majorité sont en Windows 95. A chaque fois, cela pose des problèmes de compatibilité. Nous avons vu le cas de Jean-Marie Decarnin et Yves-Benoît Toulemonde. Il faut y ajouter celui d’Alain Villez, responsable du secteur personnes âgées. Pour les postes qui ne disposent pas de 16 Mo de RAM, il faut envisager une mise à niveau.
Il y a enfin divers quelques problèmes liés aux imprimantes, et surtout le problème insoluble du poste de Marie-Hélène Detaeye. L’ordinateur de la secrétaire du service Communication Documentation souffre de dysfonctionnements parfois graves : ralentissements, plantages, blocages, anomalies. Pourtant, le problème est suivi depuis longtemps par la société Infopoint. Toutes les tentatives ont échouées : réinstallation, changement du disque dur, etc. A tel point que les informaticiens disent avoir tout tenté et jettent l’éponge.
Mon passage dans les bureaux a été l’occasion de pointer quelques manques et revendications en matériel : les deux personnes travaillant à la paie demandent de bénéficier du logiciel Excel ; certaines personnes souhaitent l’acquisition d’une imprimante couleurs ; plusieurs membres du personnel demandent l’achat d’un scanner.
En ce qui concerne la demande de scanner, il faut distinguer deux utilisations différentes. La première serait essentiellement pour le Pont des associations. Dans certains cas, la secrétaire est obligée de saisir des articles ou des documents reçus par courrier. Cela peut représenter jusqu’à dix ou quinze pages. Cependant, il faut savoir que même un bon logiciel O.C.R., c’est à dire un logiciel de reconnaissance de caractère, nécessite tout de même une relecture et que l’opération demande tout de même du temps. Mais, nous avons vu que l’ordinateur de la secrétaire souffrait de dysfonctionnements. Parfois, le « bouclage » du Pont des Associations a lieu in extremis. Un scanner permettrait d’avoir un peu plus de temps disponible. La deuxième utilisation du scanner serait davantage liée à la comptabilité. Les documents concernés seraient des tableaux. Dans ce cas, il faut un autre logiciel O.C.R., car chacun a sa spécialité.

Remarques

L’U.R.I.O.P.S.S. est dans une situation mitigée. A la fois les installations informatiques sont puissantes et déjà bien avancées. Mais, en même temps, on ne peut s’empêcher de remarquer que le potentiel maximum est loin d’être atteint : beaucoup de personnes attendent d’être connectées au serveur. Secondement, on remarque aussi un déficit de formation : certaines personnes délaissent leur matériel pour cette raison et le directeur de l’U.R.I.O.P.S.S. reste l’un des seuls à ne pas se servir de l’informatique.
Par ailleurs, l’attachée de direction m’a fait part du souhait d’installer une messagerie dans l’entreprise. Dans un premier temps, le choix s’est porté sur Outlook, qui fait partie du pack Office 97, et qui est donc installé sur une bonne partie des machines. Par la suite, nous nous sommes aperçus qu’Outlook n’est pas une messagerie mais un logiciel de gestion de messagerie. Il faut néanmoins contacter une société extérieure pour l’installation sur le serveur et la configuration, et envisager une formation du personnel. Un contact avait été pris avec une société nommée ATEG, qui s’est ensuite rétractée. Elle préfère que ce soit la société qui intervient habituellement sur le serveur : Infopoint. Etant donnée la période de l’année, nous étions en juin, la réalisation n’aurait lieu qu’en septembre. Outre l’aspect messagerie, Outlook permettra d’améliorer le système des agendas. Actuellement, il est réalisé le vendredi pour la semaine qui suit, et sur format papier, photocopié pour tout le personnel. Cela signifie qu’il n’est pas possible de connaître les disponibilités plus de huit jours à l’avance. C’est parfois très ennuyeux, surtout quand il s’agit de personnes qui sont souvent en déplacement (comptables itinérants et responsables de secteurs).

L’installation de la connexion Internet

Au mois de février 98, j’ai participé à la réunion du réseau documentaire à l’U.N.I.O.P.S.S. Ce fut l’occasion de découvrir l’état d’avancement de l’Internet dans chaque région. En fait, à ce moment, seules deux U.R.I.O.P.S.S. et l’U.N.I.O.P.S.S. disposent d’un accès Internet. L’installation était en cours pour deux autres unions régionales. L’utilisation principale est le courrier électronique, ou e-mail. Il permet de réduire sensiblement les coûts. Un autre intérêt réside dans la recherche documentaire. A ce titre, différents thèmes sont répartis entre U.R.I.O.P.S.S. Chacune a la charge d’explorer les sites Internet existants. Pour l’U.R.I.O.P.S.S. Nord, ce sont les sites sur la santé. J’ai réalisé une liste de sites consacrés à ce thème, mais je n’ai pas pu les visiter, faute de connexion.
J’ai évoqué auprès du directeur et des responsables C.C.G. et communication, les intérêts que représenteraient une connexion Internet. L’appel était bien reçu, mais il n’était pas question de se lancer dans cette aventure, sans avoir au préalable réglé les autres problèmes informatiques (liaison modem, connexions au serveur). J’ai commencé à recueillir des informations concernant les fournisseurs d’accès (coût, bande passante, etc.). J’ai également assisté à la conférence « Comment tirer profit d’Internet ? » organisée par France Telecom, le 16 avril.
Compte tenu des besoins et de la situation informatique, j’ai élaboré trois projets différents, en précisant pour chacun d’eux les avantages et les inconvénients. J’ai essayé tant bien que mal d’évaluer le coût de chacun des projets (pour plus de détails, voir l’annexe 5). Après réflexion, il a été convenu de retenir la dernière solution, à savoir : l’installation de la connexion directement sur le serveur, via un routeur. Ce projet est plus coûteux que les deux autres, mais il permet de partager l’accès entre les différents utilisateurs. Avec un seul abonnement, une majorité de personnes peuvent donc avoir accès à l’Internet. Dans le futur, si l’on désire avoir d’autres e-mails, il suffit de souscrire un autre abonnement. De plus, contrairement aux autres propositions, chaque personne a accès directement à son propre courrier, ce qui n’oblige pas à un travail de ventilation.
Au niveau sécurité, le routeur joue le rôle d’un « firewall », c’est à dire qu’il empêche la connexion sauvage sur le serveur. Par contre, il faut absolument installer un anti-virus puissant. Actuellement, il y a Virusafe de Microsoft, mais il faudra installer la version Internet et la mettre à jour régulièrement. Enfin, pour un meilleur confort d’interrogation, il a été convenu d’installer une ligne Numéris dédiée à la connexion Internet.
Ainsi, l’abonnement permettra d’avoir un accès jusqu’à 2×64 Kbps, ce qui est relativement bien.
En ce qui concerne le fournisseur d’accès, j’avais proposé plusieurs opérateurs dont l’offre est quasiment équivalente. Le choix s’est porté sur Wanadoo pour la qualité, la sécurité et le coût, mais aussi pour des raisons de partenariat plus profond avec France Telecom. Le contrat choisi correspond à un accès illimité.

Autres réalisations et remarques

La première phase du projet d’Inljajriet

La première du projet de mise de l’Intranet entre 1TJ.N.I.0.P.S.S. et les U.R.I.O.P.S.S. a débuté plus tard que prévu, à la fin du mois de juin. Nous avons reçu un questionnaire de la société ATOS, que j’ai complété en collaboration avec les responsables de secteur et de service (voir annexe 6). Deux techniciens ATOS sont venus dans les locaux le 20 juillet. Au total, une dizaine de personnes de l’U.R.I.O.P.S.S. ont participé aux entretiens. J’ai moi-même assisté et participé aux débats.
Cette rencontre a permis de mettre en évidence plusieurs choses. Tout d’abord, l’organisation actuelle fait qu’il est difficile d’agir en urgence. Les délais postaux ajoutés aux temps de travail sont les principaux obstacles. Par exemple, une circulaire met cinq jours à partir aux adhérents. Ou encore, la revue « le pont des .associations » est soumise à une gestion draconienne du temps. L’Intranet devrait à la fois réduire les délais et les coûts de transmission.
Ensuite, la plupart des responsables de secteur ont émis le souhait d’un développement des retours d’information vers l’U.N.I.O.P.S.S. Actuellement, la quasi totalité des informations qui circulent dans le réseau empruntent un axe allant de l’U.N.I.O.P.S.S. vers les U.R.I.O.P.S.S. Il faut sans doute rappeler que chacun dans le réseau peut être à la fois émetteur et récepteur d’information. Il faut surtout s’organiser autour de cette idée pour en tirer le maximum.
La journée de rencontre a aussi montré que certaines tâches étaient réalisées par plusieurs U.R.I.O.P.S.S. L’Intranet devrait permettre la mise en commun des travaux. Cela concerne par exemple des tâches documentaires comme la revue de presse, mais aussi l’organisation de formations. Il serait également utile de confectionner un répertoire commun des intervenants dans les formations.
Enfin, la mise en place de l’Intranet va bouleverser l’organisation actuelle. Si l’on prend par exemple le courrier aux directeurs, qui reste l’outil principal d’information. Il est tout à fait certain qu’il va évoluer. Du support papier, il passera au support électronique. Cela permettra d’éviter la double saisie de certaines pièces, qui peuvent servir par exemple dans la revue ou pour une circulaire aux adhérents.
Mais surtout, le SG n’aura peut-être plus aucune raison de rester hebdomadaire. Peutêtre sera-t-il fractionné en plusieurs outils? La question est posée. De même, la base de données Texto va aussi évoluer. Existant déjà depuis plus de dix ans, elle a vocation à devenir la première base de données en ligne. La base de données va donc peut-être basculer sur la version Texto/web.
Bref, l’Intranet aura des implications fortes sur l’organisation du travail, dont certaines sont difficilement envisageables à l’heure actuelle.

Remarques

J’ai déjà évoqué le manque de formation dans certains domaines. Voici un exemple qui illustre ce point et qui pose également un autre problème, celui de la conservation de la mémoire d’entreprise. Les ordinateurs qui disposent du pack office 4.2 ont du même coup le logiciel Powerpoint. C’est un logiciel de présentation assistée par ordinateur. Il n’est pas du tout utilisé à 1’U.R.I.O.P.S.S., faute de formation appropriée et surtout, parce qu’il manque une tablette de rétroprojection.
C’est une sorte d’écran transparent relié à l’ordinateur, et que l’on pose sur un rétroprojecteur. Associé à Powerpoint, il permet de bénéficier d’un support lors de réunions ou de formations. Son utilité serait très grande à 1’U.R.I.O.P.S.S. à la fois pour les responsables de secteur, mais aussi pour l’assemblée générale par exemple, au lieu des traditionnels transparents.
Après quelques temps de stage, j’ai fini par faire quelques découvertes de matériel inexploité. J’ai trouvé ainsi plusieurs imprimantes, dont une imprimante couleur, qui fait cruellement défaut dans la maison. J’ai aussi découvert avec stupeur une tablette de rétroprojection. Ce matériel était stocké dans des armoires depuis plusieurs années, en fait depuis que le responsable du service CCG a changé.
Malheureusement, le driver est introuvable dans les locaux. Et j’en viens au problème de la conservation de la mémoire d’entreprise. Chaque responsable de secteur et de service emporte avec lui son vécu lorsqu’il quitte l’entreprise. La généralisation de l’utilisation de la base de données Alfasocial, et particulièrement du module de suivi des interventions, devrait permettre de laisser des traces du travail accompli.

La mise en place de l’Internet : applications concrètes

Le coumer électronique

Dès l’installation de l’Internet, le courrier électronique trouvera sa place. En effet, il remplacera les échanges de disquettes pour le Pont des Associations et les autres. En même temps, les coûts et les délais seront réduits. Il y a aussi toutes sortes de documents qui circulent dans le réseau U.N.I.O.P.S.S. / U.R.I.O.P.S.S. sur support papier actuellement. Certains sont des versions papier de document électronique : là aussi, même constat d’économie de temps et d’argent. Egalement, l’e-mail permettra sûrement d’alléger l’encombrement téléphonique pour les secrétaires, surtout lorsque le système sera bien rôdé. Il n’est pas rare en effet de recevoir un ou plusieurs coups de téléphone de la même personne pour un responsable absent. Il faut le plus possible orienter vers l’e-mail, particulièrement lorsque l’interlocuteur fait partie du réseau U.N.I.O.P.S.S. / U.R.I.O.P.S.S.
Enfin, avec la mise en place de l’Intranet, gageons que de nombreux documents circuleront désormais sur support électronique uniquement.
Dans un deuxième temps, le courrier électronique devrait se généraliser au niveau des associations adhérentes.
Alors, ce mode de communication remplacera le courrier. Là encore, les principales économies porteront sur les délais et sur les coûts.
Actuellement, pour l’envoi d’une circulaire aux adhérents, on utilise la base de données Alfasocial pour sortir un lot d’étiquettes. Il faut ensuite les coller sur les enveloppes et oblitérer chaque envoi. Cela devient rapidement pénible quand on a enveloppes.

Recherches documentaires

Un autre volet de l’Internet concerne la recherche documentaire. Nous avons vu que le réseau documentaire a commencé à explorer les sites de chaque secteur.
Ceux qui sont jugés intéressants peuvent ensuite être mentionnés dans les publications, comme « En ligne ». Ce type de recherche relève de la documentaliste. Mais d’autres personnes peuvent être amenées à interroger certains sites. Par exemple, le service droit social et associatif peut consulter le site de l’Assemblée Nationale, qui contient notamment le compte-rendu des débats. Ou encore, l’Internet permet d’interroger des bases de données. Il existe un répertoire de bases de données sur le site de l’A.D.B.S.( Association des documentalistes et bibliothécaires spécialisés). Des notes d’aide et d’information sont régulièrement transmises par le S.G. Mais, de plus en plus, l’interrogation de bases de données a tendance à devenir payante. Pour d’autres personnes, il peut être intéressant de consulter le site du Monde ou celui de Libération.
L’Internet permet également de télécharger des fichiers comme les drivers d’imprimante. Aussi, il est désormais possible de mettre à jour l’antivirus directement et automatiquement. Ainsi, il deviendra inutile de faire venir la société Infopoint pour cela. Les applications de ce type avec l’Internet sont multiples.

Un site Internet pour 1 ‘.U.R.I.O.P.S. S. ?

L’offre d’abonnement à Wanadoo comprend l’hébergement de 5 Mégaoctets sur le serveur Wanaddo, de quoi remplir 20 à 30 pages de texte. On peut se demander quelle serait l’utilité d’un site Internet pour l’U.R.I.O.P.S.S. Habituellement, cela sert à présenter l’entreprise, en donner une image dynamique. Mais, être présent sur le web ne suffit pas, il faut faire preuve d’originalité et de créativité pour tirer son épingle du jeu. Par ailleurs, la culture d’entreprise de l’U.R.I.O.P.S.S. interdit le développement d’une activité commerciale. Le site Internet de l’U.R.I.O.P.S.S. devra donc s’inscrire dans la continuité du service aux adhérents, mais il devra aussi représenter une valeur ajoutée par rapport à l’existant. Ce sont des impératifs à respecter.

Table des matières

Introduction 
Déroulement du stage 
1er partie : Présentation de la situation à mon arrivée
A : Présentation du service documentation
l.J. Généralités
2 Place et rôle du service
B : Les sources d’information
1.La.presse et les périodiques
2 Les. monographies
3.Les productions de. ]’U; R. IO.PS.. S
4. Les productions de. Î!U. N. LQRS.S
C : Le réseau documentaire
Deuxième partie : Réalisations durant mon stage
A : Etat des lieux informatique
2. La situation à.Airas
3.Les postes hors-réseau
4 Les problèmes et dysfonctionnements
5 Remarques
B : Interventions informatiques
C : L’installation de la connexion Internet
D : Autres réalisations et remarques
1. La .première phase, du projet intranet
2. Remarques
Troisième partie : Perspectives de développement 
A : La mise en place de l’Internet : applications concrètes
1. J. Le .courrier, électronique
2.;. Recherches documentaires
3.Un site Internet pour JIU.RJ..O,P,S: S,..?
B : Perspectives concernant le projet d’Intranet
Conclusion
Bibliographie

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