Soutenance mémoire
Le processus d’élaboration d’un briefing book
Processus d’élaboration d’un« briefing book »
L’élaboration du «briefing book» est cruciale pour la préparation en vue des rencontres des directeurs politiques. Tel qu’indiqué au début de ce rapport, le «briefing book» compile toutes les analyses et les rapports des sujets traités lors des rencontres politiques. Étant donné l’ampleur du travail que représente l’élaboration d’un tel document, POL a conçu un tableau déterminant toutes les étapes menant à l’élaboration du document en question. Les prochains paragraphes en dévoilent toutes les étapes pratiques.
Consultation avec la sous-ministre
À cette première étape, une rencontre est tenue entre POL et la sous-ministre chargée des dossiers en matière de sécurité internationale. Celle-ci sera la représentante du Canada lors des rencontres des directeurs politiques. Ainsi, cette étape représente pour POL l’occasion de préciser et de clarifier tous les détails entourant la confection du « briefing book » avec la sous ministre et ses assistants. À cette occasion, les parties s’entendent sur tous les points qui seront traités lors de la rencontre autant au niveau du contenu du document que de la logistique de la rencontre.
Appel général aux directions
L’appel général aux directions se veut l’étape lors de laquelle POL demande aux groupes de travail du MAECI de faire parvenir une analyse (brief) complète de la situation de chaque pays et de chaque enjeu qui seront traités lors de la rencontre. Par exemple, pour le dossier d’un pays (X), on fait parvenir une demande officielle au groupe de travail responsable de ce pays afin que ce dernier fournisse à POL une analyse claire et spécifique sur l’état de la situation dans le pays en question. À cette étape, on laisse aux directions environ une semaine pour faire l’analyse et remettre leur rapport. Durant cette période, un rappel amical est envoyé aux groupes de travail
afin de s’assurer qu’ils respectent l’échéancier prévu.
Les requêtes pour les bilatérales
Durant les rencontres des directeurs politiques, une partie de cet événement est consacrée aux rencontres bilatérales sur plusieurs dossiers distincts. Ces rencontres sont habituellement dirigées par chacun des membres du G8, et ce, sur tous les dossiers cruciaux tels que l’Afghanistan, le Pakistan, la piraterie sur les côtes somaliennes etc … À cette étape, le directeur adjoint ainsi que la directrice de POL s’occupent de faire l’analyse et la rédaction des positions qui seront présentées lors des rencontres bilatérales.
Mise en forme des « briefs »
Une fois les analyses recueillies, POL doit lire et corriger toutes les analyses. Il s’agit donc à cette étape de formater les textes selon les critères établis par les représentants ainsi que de s’assurer de leur qualité. Une fois les textes revus et corrigés, ils sont incorporés au «briefing book».
Les scénarios et les points de discussion
À cette étape, il s’agit d’écrire les scénarios qui se retrouveront dans «l’executive book». Les scénarios sont en quelque sorte un résumé tiré des « briefs » reçus précédemment. Ces scénarios sont les positions officielles que les représentants présenteront lors des négociations. Les points de discussion résument en une seule phrase les positions du Canada sur chaque dossier. Ainsi, pour un dossier par exemple, il peut y avoir plusieurs points exprimant l’opposition ou l’accord du pays sur les sujets traités. Ainsi, en une phrase ou deux, l’analyste doit résumer ce que le Canada défend sur tous les dossiers. Par exemple : «Nous reconnaissons l’indépendance du pays x; mais n’appuyons pas telle politique de ce dernier.».
Approbation de la directrice
Chaque étape doit être acceptée par la directrice du département. Il s’agit pour cette dernière de
relire tous les documents et d’en approuver le contenu. Une fois la correction terminée, l’équipe
doit intégrer tous ses commentaires aux documents qui se retrouveront dans le « briefing book »
et « l’ executive book ».
Le document sur la politique étrangère américaine
Tel que déjà mentionné dans la présentation des tâches, le document de politique étrangère américaine est intégré au « briefing book » dans le but de faire connaître à la représentante du Canada les dernières positions des États-Unis en matière de politique étrangère.
Dernière rencontre entre POL et la sous-ministre
Cette dernière rencontre vise à orienter les deux parties sur les dernières mises à jour de la rencontre à venir. Il s’agit aussi d’une occasion pour POL d’orienter la représentante sur le contenu final du document officiel. Une fois cette rencontre terminée et l’approbation finale obtenue de la directrice sur le contenu du « briefing book », POL achemine le document vers les imprimantes du ministère. Une fois le document imprimé, il est remis à la représentante une journée ou deux avant son départ afin qu’elle puisse en assimiler le contenu.
Résultats
À cette étape, il est important de mettre en perspective ce qui a été présenté et appris lors du stage au sein de la Direction de la Planification des Politiques (POL). Ainsi, puisque la majorité de ce qui a été fait lors du stage fut consacrée à 1′ élaboration du cahier de breffage, les prochains paragraphes se consacreront sur les points forts et les défis éprouvés lors de la rédaction du document en question.Le cahier de breffage représente un défi de taille pour l’équipe d’analystes de POL. En peu de temps, on doit répertorier, analyser et colliger une masse d’informations et en faire un document cohérent, clair et précis pour des fins diplomatiques.Ainsi, tel que déjà indiqué, le «briefing book» comprend toutes les analyses et les rapports des sujets traités lors des rencontres politiques des directeurs politiques ainsi que des ministres des Affaires étrangères du G8. Par conséquent, le premier défi des analystes est de récolter toute cette information à temps. L’importance de la planification prend tout son sens lors d’un projet comme celui-ci. En effet, chaque journée et chaque heure sont comptées afin de remettre à temps le document aux représentants. Par contre, les analystes ont été parfois contraints de gérer certaines situations hors de leur contrôle.Par exemple, certaines directions n’envoyaient pas à temps les notes (briefs) où certains « briefs » n’étaient pas à jour ou manquaient carrément d’informations cruciales. À ces moments, il fallait obligatoirement s’adapter à la situation et entrer en contact avec la direction fautive. Ainsi, une critique est faite plus particulièrement à la gestion de l’information au sein du ministère.Ainsi, pmsque la majeure partie des mandats des groupes géographiques tourne autour de l’élaboration d’analyses sur tous les pays du monde et de leur évolution au sein de la communauté internationale, il serait nécessaire et sans aucun doute pratique de regrouper toute cette information en ligne afin que des directions telles que POL puisse récupérer cette information sans nécessairement passer par l’entremise d’individus. Ainsi, si les groupes géographiques pouvaient mettre en ligne toutes leurs analyses de tous les pays tout en gardant ces analyses à jour, il serait plus facile pour les directions s’occupant d’événements, tels que le G8, de colliger l’information sans rencontrer le problème précédemment mentionné. Par ailleurs, il est intéressant de mentionner que l’initiative a été mise de l’avant par le groupe Innovaction et que certains groupes géographiques ont amorcé cette initiative. Par contre, il reste à voir si ces analyses seront mises à jour quotidiennement, et ce, rigoureusement.Un autre défi que POL a dû relever durant l’élaboration du document concerne les changements de dernière minute dans 1′ agenda ou dans la logistique de 1′ événement. Ces changements inattendus sont malheureusement hors du contrôle des analystes qui travaillent à ces dossiers.Ainsi, si un sujet s’ajoute à l’agenda une semaine avant la rencontre, les analystes doivent s’adapter à la situation tout en s’assurant de respecter les délais. Il s’agit ici de ne pas laisser de place à l’erreur et de bien évaluer toutes les étapes qui sont en mesure de l’être.
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Table des matières
Introduction
Contexte général
Description du mandat
Présentation de l’organisation
Historique du ministère
Mandats et rôles de l’organisation
Description de l’organigramme du MAECI
Le Sommet du G8
Le processus politique du G8
Les rencontres des directeurs politiques
Le Sommet du G8 sous la présidence du Canada (2010)
Le processus d’élaboration d’un briefing book
Résultats
Conclusion : de la théorie à la pratique
Bibliographies
Annexe
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