Soutenance mémoire
Le modèle OAIS
Cadre conceptuel
La recherche en archivistique ne semble pas vraiment poser problème aujourd’hui parce qu’il ne manque pas de problèmes dans nos concepts et nos pratiques (Caya 2004) Cette partie a pour objectif de fournir un cadre contextuel et conceptuel tout autant qu’une terminologie commune servant de base à la politique de préservation numérique de l’Université que ce mémoire a pour objectif de formaliser afin que celle-ci puisse s’appuyer sur les bonnes pratiques relevées dans la littérature scientifique et professionnelle à cet égard. La présentation du contexte sert de préambule. Les bases légales genevoises sont ensuite présentées à travers les nouvelles lois dont s’est doté le Canton au début des années 2000 (LArch et LIPAD). La problématique de la préservation numérique est ensuite abordée dans le cadre de l’archivistique contemporaine : gouvernance de l’information, cycle de vie de l’information, Records Management et archivistique intégrée seront rapidement présentés. Enfin, la problématique de la préservation numérique est examinée sous l’angle du modèle OAIS, devenu aujourd’hui le socle sur lequel s’adosse toute Archive numérique. 2.1 Contexte L’archivistique est en pleine mutation depuis le début des années 1990 en raison de l’avènement des technologies numériques qui en bouleversent les pratiques et les savoir-faire, notamment par le développement de l’informatique et du travail en réseau. Cette évolution s’est accélérée depuis le début des années 2000 avec l’avancée rapide et la généralisation massive des technologies de l’information et de la communication qui modifient profondément le cycle de vie de l’information, de sa création à son élimination définitive ou à sa conservation permanente. Les formats numériques supplantent désormais les supports traditionnels tels que le papier pour former la mémoire organique et consignée des institutions (CCSDS 2017, p. 1-3). La « révolution numérique » et la dématérialisation des processus de création de l’information ont pour corollaires l’inflation de la volumétrie des données produites, la prolifération des formes d’un même document, la fragilité des supports, l’instabilité des formats et l’obsolescence des matériels et logiciels nécessaires à la compréhension et à la représentation de l’information authentique sous forme numérique : autant de facteurs « antinomique[s] de l’objet même de l’archivage patrimonial qui est la pérennisation de l’information » (Guyon 2015, p. 85 ; Dhérent et al. 2009, p. 40). La gestion de l’information est par ailleurs de plus en plus confrontée à l’importance de la législation et des normes, ainsi qu’à l’accentuation des exigences en matière de qualité, de traçabilité et de sécurité (Dhérent et al. 2009, p. 40). Dans ce contexte de progression irréversible de l’usage des technologies numériques qui touche l’information sous toutes ses formes – l’écrit, le son, l’image, l’image animée –, la préservation pérenne des données numériques sous une forme accessible et compréhensible est devenue une nécessité pour la plupart des institutions, tout autant qu’un réel défi (BanatBerger, Duplouy, Huc 2009, p. 7 ; CCSDS 2017, p. 2-1). Les motifs à l’origine de la prise en compte de cette problématique au sein des institutions sont variables : obligations légales ou réglementaires, besoins de conserver des informations vitales ou nécessaires à leur protection, raisons patrimoniales, historiques, culturelles ou scientifiques (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 7). Si ces différentes formes d’archivage conduisent à des durées de conservation variées allant de quelques années à plusieurs décennies, elles demeurent toutes confrontées à la même difficulté : « comment conserver de l’information sous forme numérique Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de préservation numérique IACCONI Eugénie 5 en s’appuyant sur des technologies qui n’ont aucune pérennité ? » (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 7). La fin de l’indissociabilité entre le support de l’information et son contenu représente en effet un défi complexe (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 9). L’enjeu est le suivant : « pouvoir conserver à travers le temps ce contenu d’information, et le garder intelligible à ceux qui voudront y accéder, indépendamment de tout l’²appareillage² technologique (logiciels, matériels, périphériques, systèmes d’exploitation) qui a servi à sa création, alors même que cet appareillage ne cesse d’évoluer à un rythme soutenu » (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 9). En dépit des avantages nombreux engendrés par le numérique en termes de facilité de recherche et de partage des connaissances subsiste un aspect critique : la vulnérabilité de toutes les informations produites sous cette forme qui se caractérisent alors par leur fragilité et leur durée de vie éphémère (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 10 et p. 14 ; CCSDS 2017, p. 1-3 ; Kalbermatten 2014, p. 33). Cette vulnérabilité émane en grande partie de l’obsolescence rapide du matériel et des logiciels nécessaires à la création et à l’exploitation de l’information, tout autant que des supports de stockage (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, pp. 14-15 et p. 84 ; Kalbermatten 2014, p. 33). L’indisponibilité d’un seul élément au sein du dispositif de lecture nécessaire pour rendre l’information numérique intelligible peut compromettre définitivement la mémoire d’une institution en rendant les données inexploitables (BanatBerger, Duplouy, Huc 2009, p. 15 ; Tièche 2015, p. 21). Ainsi, tous les éléments de ce dispositif doivent être régulièrement remplacés pour assurer l’accessibilité d’un objet numérique (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 15). De la même manière, l’intégrité des trains de bits doit être garantie : « une erreur de bit au milieu d’un fichier entraînera souvent la perte de la totalité de l’information qui suit jusqu’à la fin de ce fichier » (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 83). Ainsi, un objet numérique créé aujourd’hui sans précautions particulières risque fort de ne plus pouvoir être lu à brève échéance, entraînant ainsi la perte définitive des données (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 15). De plus, la majeure partie des métadonnées nécessaires à la pérennisation de l’information n’est pour ainsi dire disponible qu’au moment de la production de l’information, de sorte qu’il importe de prévoir la préservation des données dès leur création (CCSDS 2017, p. 2-1). Enfin, la problématique ne doit pas être envisagée sous l’angle technique uniquement (CCSDS 2017, p. 1-3). Les implications de l’archivage numérique sont multiples : « organisationnelles et financières, juridiques et réglementaires, professionnelles et éducatives, industrielles et commerciales, sociales et culturelles » (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 7 ; CCSDS 2017, p. 1-3). La fiabilité de l’archivage numérique résulte d’une compréhension commune et partagée du problème à résoudre qui se nourrit des connaissances et des expériences développées aux quatre coins du monde (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 7). 2.2 Bases légales genevoises Les interventions des archivistes reposent dans la majorité des pays sur des fondements juridiques qui assoient et structurent leurs pratiques (Couture 2016, p. 5). Au tournant du XXI e siècle, la promulgation de lois sur l’accès à l’information et sur la protection des données personnelles impactent fortement la gestion des archives et l’appareil législatif qui l’encadre (Couture 2016, p. 5). La définition des archives est alors élargie pour inclure les données issues des technologies de l’information et de la communication (Couture 2016, p. 5). La Suisse n’échappe pas à ce changement de paradigme : les archives publiques suisses sont Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de préservation numérique IACCONI Eugénie 6 désormais régies par un ensemble complexe de lois composé de la législation archivistique, de la législation sur les données personnelles et la transparence administrative, ainsi que de la législation sur la propriété intellectuelle
LArch
En Suisse, les cantons demeurent souverains par rapport à la législation archivistique, de sorte que chaque canton édicte ses propres règles indépendamment de la Confédération et des autres cantons (Burgy, Roth-Lochner 2002-2003, p. 40)1 . Bien que la Loi fédérale sur l’archivage (LAr) du 26 juin 1998 demeure sans effet sur les cantons, elle les influence néanmoins puisque la plupart des cantons ont entrepris, suite à sa publication, l’élaboration ou la révision de leur appareil législatif (Burgy, Roth-Lochner 2002-2003, p. 41). Le canton de Genève, à travers la révision de la Loi sur les archives publiques (LArch) en 2000 et son Règlement d’application (RArch) en 2001, s’inscrit alors dans le prolongement de la vision fédérale par l’intégration de la gestion des archives courantes et intermédiaires dans son champ d’action, « conform[ément] aux développements actuels de l’archivistique » (Burgy, Roth-Lochner 2002-2003, p. 41). En effet, le nouvel appareil législatif cantonal (LArch et RArch) se fonde sur une conception globale de la pratique archivistique qui prend en compte l’ensemble du cycle de vie de l’information, de sa création à son élimination définitive ou à sa conservation permanente. Le périmètre de la loi s’étend ainsi à tous les documents produits ou reçus par les institutions publiques – quels qu’en soient le support ou la date2 – possédant « une valeur juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle » (LArch, art. 2, al. 1). De plus, ce nouvel arsenal législatif comporte « un ensemble de dispositions relatives à l’organisation de l’archivage, au traitement des dossiers et à leur diffusion » (Bagnoud et al. 2005, p. 99). Les attributions des Archives d’État de Genève (AEG), à travers la LArch et le RArch, dépassent alors la seule conservation des archives historiques3 puisque son champ de compétences s’étend désormais à la gestion des archives produites dans le cadre des activités de l’administration4 (LArch, art. 5, al. 1 ; Bagnoud et al. 2005, p. 100). La LArch et le RArch entérinent donc la prise en compte toujours plus marquée des exigences émanant de la gestion des archives courantes et intermédiaires (Burgy, Roth-Lochner 2002-2003, p. 41). Pour ce faire, les AEG valident les plans de classement et les calendriers de conservation des institutions publiques5 qui ont l’obligation de proposer le versement des documents dont elles n’ont plus besoin en permanence et l’interdiction de détruire des documents sans autorisation préalable
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Table des matières
Déclaration
Remerciements
Résumé
Sigles et abréviations
Table des matières
1. Introduction
1.1 Les Archives à l’Université
1.2 Définition du mandat et problématique
1.3 Objectifs
1.3.1 Objectif général et objectifs spécifiques
1.4 Méthodologie
1.4.1 Revue de la littérature
1.4.2 Analyse de l’existant
1.4.3 Recommandations
2. Cadre conceptuel
2.1 Contexte
2.2 Bases légales genevoises
2.2.1 LArch
2.2.2 LIPAD
2.3 Archivistique contemporaine
2.3.1 Gouvernance de l’information
2.3.2 Cycle de vie du document
2.3.3 Records Management
2.3.4 Archivistique intégrée
2.4 Préservation numérique
2.5 Le modèle OAIS
2.5.1 Historique
2.5.2 Portée
2.5.3 Environnement de l’Archive
2.5.4 Responsabilités de l’Archive
2.5.5 Information et donnée
2.5.6 Modèle d’information
2.5.6.1 Information de contenu (Objet-information
2.5.6.2 Paquets d’informations
2.5.6.3 Information de représentation
2.5.6.4 Information de pérennisation
2.5.6.5 Information d’empaquetage
2.5.6.6 Information de description
2.5.7 Modèle fonctionnel
Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une
politique de préservation numérique
IACCONI Eugénie vi
2.5.8 La qualité des archives
2.6 Conclusion intermédiaire
3. État des lieux et analyse des besoins
3.1 Méthodologie
3.2 Contexte
3.2.1 Cadre légal et responsabilités
3.2.2 Université de Genève
3.3 Typologie des parties prenantes
3.3.1 Archives
3.3.2 Résultats scientifiques, données de recherche et collections culturelles
et scientifiques
3.4 Typologie des ressources et des systèmes
3.4.1 Essai de typologie des fonds pour une politique de gestion globale
3.4.1.1 Typologie générale
3.4.1.2 Politique de gestion
3.4.1.3 Le cas des archives scientifiques
3.4.1.3.1 Ambiguïté du statut juridique des archives personnelles
3.4.1.3.2 Concept de mémoire associée
3.4.1.4 Application à l’Université
3.4.2 Archives de gestion
3.4.3 Archives de l’enseignement et de la recherche
3.4.3.1 Archives institutionnelles de l’enseignement
3.4.3.2 Archives privées
3.4.4 Données de recherche
3.4.5 Résultats scientifiques
3.4.6 Collections culturelles et scientifiques
3.5 Typologie des besoins
3.5.1 Politique institutionnelle de gestion des archives
3.5.2 Modalités de mise en œuvre
3.5.2.1 Gestion transversale du patrimoine informationnel
3.5.2.2 Gestion intégrée des archives de l’Université
3.5.2.3 Politique d’acquisition des archives privées
3.5.2.4 Préservation pérenne de l’information numérique
3.5.2.5 Communication et valorisation du patrimoine institutionnel
3.6 Conclusion intermédiaire
4. Politique de préservation numérique
4.1 Politique et stratégie de préservation numérique
4.2 Méthodologie
4.3 Définition de la politique de préservation numérique
4.3.1 Déclaration de principe
4.3.2 Liens contextuels
4.3.3 Objectifs de la préservation
4.3.4 Identification du contenu
Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une
politique de préservation numérique
IACCONI Eugénie vii
4.3.5 Responsabilités
4.3.6 Orientation et implémentation
4.3.6.1 Responsabilités financières et humaines
4.3.6.2 Propriété intellectuelle
4.3.6.3 Conformité aux standards
4.3.6.4 Révision de la politique, certification et évaluation des risques
4.3.6.5 Parties prenantes
4.3.6.6 Stratégies de préservation
4.3.7 Glossaire
4.3.8 Contrôle des versions
4.4 Politique de préservation numérique de l’Université
5. Conclusion
Bibliographie
Annexe 1 : chiffres-clés de l’Université
Annexe 2 : synthèse des recommandations précédentes
Annexe 3 : structures de l’Université et fonds conservés ..
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