Soutenance mémoire
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Le comité technique de revue :
Pour permettre au Fonds Mondial de financer des programmes efficaces, le conseil fait appel à une comité indépendant d’experts internationaux en santé et développement.
Le comité technique de revue est compose d’un président et de deux vice-présidentainsi que quelques experts ( maximum 40 ).Chaque expert est nommé par le conseil pour une période déterminé qui peut aller jusqu’à une durée de quatre phases d’un projet.
L’instance de coordination national ( CCM ) :
Les instances de coordination nationale sont composées de représentants des secteurs public et privé, y compris des gouvernements, des institutions multilatérales ou bilatérales, des organisations non gouvernementales, des instituts universitaires, des entreprises privées et des personnes vivant avec les maladies.
L’instance de coordination nationale a pour fonction :
Coordonner l’élaboration et la présentation des propositions nationales ;
Désigner le récipiendaire principal (RP) ;
Superviser la subvention approuvée et soumettre lesdemandes de reconduction ;
Approuver les éventuelles modifications apportées ua programme et soumettre les demandes de reconduction ;
S’assurer des liens et de la cohérence entre les subventions du Fonds mondial et les autres programmes de santé et de développement nationaux
l’Agent Local du Fonds ( LFA ) :
Le Fonds mondial ne dispose pas de bureaux dans tous les pays, régions ou territoires recevant ses financements. En lieu et place, il s’appuie sur des entités sous contrat, sélectionnées dans le cadre d’un processus d’appeld’offre, qui officient en tant qu’Agents locaux du Fonds (LFA – Local Fund Agent). L’agent l ocal du Fonds fournit des informations et recommandations indépendantes et professionnelle qui permettent au Fonds mondial de prendre des décisions de financement éclairées à chaque étape du cycle de vie des subventions. En règle générale, le Fonds mondial gnesi un contrat avec un agent local du Fonds pour chaque pays bénéficiant des ressources ud Fonds mondial. Pour Madagascar ce rôle est assuré par le cabinet Price Waterhouse &Coopers.
Le récipiendaire principal ( PR ) :
Le Fonds mondial signe un accord de subvention avec un récipiendaire principal (PR – Principal Recipient en anglais) nommé par l’instance de coordination nationale. Le récipiendaire principal reçoit directement les financements du Fonds mondial, soit pour mettre en œuvre lui-même des programmes de traitements, de soins ou de prévention soit pour les réallouer à d’autres organisations, les sous-récipiendaires (SR – Sub-recipients en anglais), Il peut y avoir plusieurs récipiendaires principaux dans un même pays. Le récipiendaire principal peut également faire des demandes régulières de décaissements supplémentaires auprès du Fonds mondial, demandes fondées sur les vancées et progrès démontrés par rapport aux cibles de performance et autres conditions préalablement définies.
Dans notre cas, Pact Madagascar joue le rôle de récipiendaire principal.
Le sous-récipiendaire ( SR ) :
Le ou les sous –récipiendaires sont les organisations auxquelles le récipiendaire décide de réallouer les fonds qu’il a reçu du Fonds Mondial pour réaliser les activités du projet, les SRs mettront en œuvre ces activités sous la supervision du récipiendaire principal.
Nous avons vue au cours de ce chapitre comment le Fonds Mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme a été créée, sa structure et fonctionnement ainsi que le rôle de chaque intervenant dans le système de financement. Maintenant, nous allons voir la définition du contrôle interne, les principes généraux le concernant et les formes de contrôle interne dans la gestion de projet de santé financé par des bailleurs de fonds internationaux comme le fonds mondial.
les principes généraux du contrôle interne :
La notion de contrôle interne se repose sur sept pr incipes généraux sur lesquels on peut l’évaluer et l’apprécier, ces principes sont notamment :
Le principe d’organisation Le principe d’indépendance Le principe d’harmonisation Le principe d’universalité Le principe de permanence Le principe d’intégration Le principe d’information.
Nous allons voir un à un le contenu de ces principe s généraux.
Le principe d’organisation :
Le principe d’organisation suppose l’existence d’un organigramme au sein de l’entreprise, une séparation des taches, une définition des rôleset responsabilités de chacun à travers un terme de référence claire pour chaque poste, l’existence d’une hiérarchie et autorité compétente.
Le principe d’indépendance :
Le principe d’indépendance suppose que le dispositif de contrôle interne doit s’opérer efficacement indépendamment des moyens financiers et matériels de l’organisation, des procédé ou méthodes utilisées par cette dernièree. Lsystème de contrôle interne ne doit pas dépendre donc de la situation financière de l’entreprise ni des performances de ses employés.
Le principe d’harmonisation :
Le principe d’harmonisation suppose que le système de contrôle interne doit être adapté à l’environnement de l’entreprise ou organisation au sein de laquelle il est mis en place et adéquat à ses activités Sinon lecontrôle interne formerait un ensemble rigide et contraignant et risque de devenir un goulot d’étranglement, ce qui est contraire aux objectifs fixés.
Le principe d’universalité :
Le principe d’universalité suppose que le dispositif de contrôle interne mis en place s’applique à tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise ou de l’organisation en tout temps et en tout lieu. Il ne doit pas y avoir de distinction entre le personnel employé quelque soit son rôle dans l’entreprise quand il s’agit d’appliquer le contrôle interne.
Cela suppose qu’il n’y a pas exception à la règle p our assurer un bon contrôle interne.
Le principe de permanence :
Le respect du principe de permanence implique la pérennité des dispositifs de contrôle interne au sein de l’entreprise, cela veut dire que le contrôle interne doit être applicable et suivi en permanence.
Le principe d’intégration :
Le principe d’intégration se réfère à l’autocontrôle, cela suppose que le dispositif de contrôle interne à travers les procédures mises en place permette de faire un autocontrôle à travers les recoupements des informations, le système d’approbation, le système de supervision, rapprochement, etc…
Le principe d’information :
Le principe d’information se réfèreà la diffusion à l’interne des informations fiables et pertinentes pour les personnes auxquelles ces informations sont destinées pour leur permettre de s’acquitter de leurs responsabilités convenablement et efficacement.
Nous avons vu dans cette section les principes généraux du contrôle interne, maintenant nous allons voir le dispositif de contrôle interne au se in d’une organisation non gouvernemental comme Pact Madagascar.
Le contrôle interne dans la gestion de projet :
Si on se réfère aux principes généraux énumérésdessus,ci- on peut affirmer que le système de contrôle interne est aussi important et nécessaire autant dans une entreprise commerciale que dans une Organisation Non-Gouvernementale telle que Pact Madagascar pourvue que le dispositif mis en place est en adéquation avec les activités et l’environnement de ce dernier c’est-à-dire la gestion de projet.
Rôle du contrôle internes dans la gestion de p rojet :
Dans la gestion de projet financé par les bailleursde fonds internationaux tels que le Fonds Mondial, le dispositif de contrôle joue un rôle imp ortant, à savoir :
Garant d’une bonne gestion
Protégerle patrimoine de l’organisation La maitrise des activités
Assurer la qualité des informations financières
Garant d’une bonne gestion :
Comme les bailleurs de fonds n’interviennent pas directement dans la gestion journalière du projet, l’existence d’un bon système de contrôle in terne leur fournit la garantie que leur financement est utilisé convenablement, d’une manière rationnelle, que leurs instructions sont suivies et appliquées. L’existence d’un contrôle in terne suppose qu’il y a un suivi, une supervision et un contrôle. Tout cela rassure le ba illeur quant à l’utilisation de ses fonds et cela est bénéfique aussi bien pour le bailleur qui a confiance à ses partenaires et à l’organisation qui pourrait bénéficier d’autre financement du fait de cette confiance.
La protection du patrimoine de l’organisation :
L’existence d’un bon dispositif de contrôle interne assure la protection du patrimoine de l’organisation, car comme nous l’avonsexpliqué auparavant, le contrôle interne diminue les risques de vol, de détournement, détérioration desactifs.
Si le patrimoine de l’entreprise est protégé, le fonds des bailleurs aussi est protégé, donc le bénéfice est aussi bien perçu au niveau de l’organisation qu’au niveau du bailleur de fonds.
La protection du patrimoine assure donc la pérennité de l’organisation car non seulement elle lui permet de conserver durablement ses biens et ressources mais lui assure la confiance des bailleurs de fonds et lui permet ainsi d’obtenir des opportunités de financement .
La maitrise des activités :
La mise en place d’un dispositif de contrôle intern e conduit aussi à la maitrise des activités car le contrôle interne assure à la fois l’existenc e de suivi, supervision et de contrôle dans la mise en œuvre journalière des activités du projet. Le contrôle interne cadre les activités pour qu’elles soient conformes aux plans de travail trimestriel, semestriel ou annuel. Le contrôle interne assure que les activités mises en place sont conformes aux budgets du projet, aux cadres de performance, aux directives des bailleurs de fonds.
Assurer la qualité des informations financières :
Dans une gestion de projet financé par les bailleurs de fonds, il est important de fournir des informations financières fiables, sincères et régulières. En effet, la soumission d’information financière erronée auprès des bailleurs de fonds pourrait susciter une suspicion quant à la bonne foi de l’organisation ou sa compétence en matière de gestion financière. Une information financière irrégulière peut aussi s’apparenter à une fraude ou malversation, c’est pourquoi il est important de mettre en place un dispositif qui doit assurer la fiabilité des informations financières comptables.
C’est dans cette partie que la notion d’autocontrôl e du dispositif de contrôle prenne toute son importance à travers le suivi, la supervision, le c ontrôle, l’approbation, la séparation des taches incompatibles etc…
Les composants du contrôle interne dans une Or ganisation Non Gouvernementale :
Comme on l’a décrit auparavant, le contrôle interne est l’ensemble de dispositif mis en place pour assurer la protection et la sauvegarde des patrimoines de l’entreprise, la qualité des informations financière et l’amélioration de la performance. Pour une Organisation Non Gouvernementale comme Pact Madagascar, le contrôle interne est juste une notion qui désigne l’ensemble des mesures et dispositions mis en place par les dirigeants mais le dispositif dont on parle ici prend les formes habituelles telles que les procédures administratives et financières en vigueur, l’organisation et le système comptable, l’organisation et le partage des rôles et responsab ilité, le système d’inventaire…
Nous avons vu dans cette première partie du mémoirequi est Pact Madagascar, ses activités dans le monde et ses interventions à Madagascar ; n ous avons pu voir également le rôle du Fonds Mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme, ses objectifs et ses activités, en fin, nous avons pris connaissance desdifférentes définitions du contrôle interne, ses principes généraux ainsi que les formes . Maintenant nous allons entrer dans le vif du sujet c’est-à-dire l’évaluation du contrôle interne de Pa ct Madagascar en vue d’une proposition d’amélioration afin d’assurer une bonne gestion des fonds des bailleurs internationaux tels que le Fonds Mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme. Pour cela, nous allons axer notre études sur trois principaux points qui sont les plus critiques pour le Fonds Mondial à savoir, les procédures d’achats, la gestion de trésoreries et en fin le système comptable. En effet, ces trois points résument parfaitement la notion de contrôle interne et touchent les points essentiels tels que le sauvegarde et la protection du patrimoine, l’efficacité et la performance ; la sécurité et la fiabilité desinformations financière. Notre évaluation du contrôle interne va donc se focaliser sur la fiabil ité des procédures d’achat, l’efficacité de la gestion de trésorerie et en fin la fiabilité du système comptable.
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Table des matières
Partie 1 : Cadre général
Chapitre I : Présentation de Pact Madagascar
Section 1 : A propos de Pact
Section 2 : Le bureau de Pact à Madagascar
Chapitre II : Le Fonds Mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme
Section 1 : Présentation générale du Fonds Mondial
Section 2 : Historique du Fonds Mondial
Section 3 : Objectif et activités du Fonds Mondial
Section 4 : La structure de fonctionnement du Fonds Mondial
Chapitre III: La notion de contrôle interne
Section 1 : Définition du contrôle interne
Section 2 : Les principes généraux du contrôle interne
Section 3 : Le contrôle interne dans la gestion de projet
Partie 2 : Evaluation du contrôle interne
Chapitre I : Les procédures d’achat ou « procurement »
Section 1 : Description des procédures existantes
Section 2 : Analyse des risques et identification des faiblesses
Chapitre II : La gestion de la trésorerie
Section 1 : La gestion des comptes banques
Section 2 : La gestion de la petite caisse
Section 3 : Evaluation de la gestion de trésorerie
Chapitre III : L’organisation et procédures comptables
Section 1 : les procédures administrative et financière
Section 2 : Evaluation de l’organisation comptable
Section 3 : Le système comptable
Partie 3 : Proposition d’amélioration sur les lacunes constatées
Chapitre I : Proposition d’amélioration de la procédure d’achat
Section 1 : Mise en place Procédure de réception des marchandises
Section 2 : La gestion des conflits d’intérêt
Chapitre II : Proposition d’amélioration de la gestion de la trésorerie
Section 1 : La pratique de la double signature systématique :
Section 2 : L’amélioration des contrôles de la trésorerie :
Chapitre III : Proposition d’amélioration de l’organisation et système comptable
Section 1 : l’amélioration de la procédure administrative et financière :
Section 2 : l’amélioration du système comptable
Conclusion
Bibliographie
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