Le diagramme de GANTT

Les 5 phases de la gestion de projet

Selon Lewis, tout projet peut se diviser en 5 phases qui sont brièvement décrites dans les paragraphes qui suivent. Organisation de la 1ere édition d’un festival international de danse à Québec, le X-Fest 2010 Tout d’abord, il y a le démarrage, qui consiste à définir les bases du projet et à rédiger une charte des objectifs et responsabilités de chacun. Lors de cette phase on prend le temps de déterminer la nature et l’envergure du projet. C’est à ce moment qu’on défini clairement en quoi consistera le projet à gérer. Cette phase est très souvent négligée mais est d’une grande importance car elle permet d’identifier les limites et les contraintes du projet, de minimiser les risques etc. Elle garantit la possibilité d’une bonne planification par la suite.Si la phase de démarrage répond à la question « quoi? »,c’est à la question « comment? » que répond l’étape suivante, celle de la planification. Cette phase est elle aussi souvent négligée, ce qui mène à l’échec de nombreux projets pourtant prometteurs. En gros, cette phase est le moment où le plan de travail est mis en place.C’est lors de la planification que des méthodes informatisées de gestion, tel que le diagramme de GANTT ou le WBS (Work Breakdown Structure), sont mises en place pour assurer un bon suivi lors du déroulement du projet. C’est aussi à ce moment qu’on fait une évaluation des risques et difficultés afin de mieux éviter que ces problèmes surviennent.

La phase de planification sert à s’assurer d’avoir une ligne directrice pour mener le projet à terme en listant les principales étapes et livrables du projet, en définissant les besoins et les ressources, en planifiant tous les délais et en se garantissant de pouvoir assurer un contrôle sur le projet tout au long de son déroulement.Une fois le projet bien planifié, on peut se lancer dans la phase de l’exécution. Cette dernière consiste à mettre en application les étapes prévues lors de la planification. Ça comprend évidemment tout le travail technique relié au projet. Dépendamment du type de projet, on créé à ce moment un produit, un service ou un résultat. C’est vraiment là qu’on sent qu’on est dans le cœur du projet, que l’on travaille sur du concret.

C’est probablement pourquoi certaines organisations ont tendance à débuter leur projet directement à cette étape, sans se pencher sur les étapes préalables, qui leur semblent à prime abord être une perte de temps. D’autres, pleins de bonnes intentions, prennent le soin de planifier, mais laissent tomber le plan dès la première difficulté, au lieu de se Organisation de la 1ere édition d’un festival international de danse à Québec, le X-Fest 2010 réajuster comme il faudrait le faire. Comme le souligne Lewis, il est important de noter que d’abandonner le plan prive l’organisation de toute possibilité d’assurer un contrôle sur le projet. Il est donc très important de bien faire l’étape de planification et de garder la ligne directrice en cours de projet.Le contrôle est la quatrième étape de la gestion de projet. Le contrôle est le fait de vérifier où le projet en est par rapport à où il est sensé être selon la planification mise en place préalablement. Cette étape est importante pour garantir la qualité du projet.

Du point de vue de l’échéancier, des coûts et des risques, pour ne nommer que ces aspects, ça implique de réajuster le tir en cas de besoin, de s’organiser pour remettre le projet sur le droit chemin s’il vient à s’éloigner du plan initial. Sans plan, il est impossible de savoir où on devrait en être rendu. Bref, sans l’étape de planification, il est impossible d’assurer l’étape de contrôle.Le contrôle est étroitement relié au suivi-évaluation (monitoring) qui consiste à mesurer le progrès dans l’évolution du projet. En se basant sur le plan initial, on fait une estimation soit de la quantité de travail effectué, soit de la qualité du travail effectué, tout dépendent du type de projet.La dernière étape, mais non la moindre, est la clôture du projet. Dans trop de cas, les gestionnaires croient qu’une fois que le client a été satisfait, le projet est terminé. Il est important de bien finaliser le tout et de prendre le temps d’analyser les points forts et les points faibles du déroulement du projet avant de le considérer terminé, surtout si ce dernier vise à se répéter ou à évoluer dans le futur. Lewis insiste beaucoup sur le fait que de passer outre cette étape ne permet pas aux gestionnaires d’apprendre et de s’améliorer.C’est en tenant compte de ces cinq étapes décrite dans le livre de Lewis que j’ai dirigé le projet d’organisation d’un festival international multi danses à Québec. J’ai bien pris soin de toutes les respecter puisque mon objectif est de répéter le même événement l’année prochaine et les années ultérieures.Organisation de la 1 ere édition d’un festival international de danse à Québec, le X-Fest 2010 .

Outils de gestion

De nombreux outils, informatisés ou non, ont été créés pour aider les gestionnaires de projet à accomplir leur travail de façon plus structurée. Dans le cadre de mon stage, j’ai eu l’occasion d’expérimenter avec certains d’entre eux.

Diagramme de GANTT

Le diagramme de GANTT est un outil informatisé très rependu. Il s’agit d’un tableau utilisé en ordonnancement et en gestion de projet de tous genres. Il permet de visualiser, dans l’espace temps, les diverses tâches composant un projet. Il représente ainsi graphiquement l’avancement du projet.Cet outil permet aux gestionnaires de faire une bonne planification ainsi qu’un suivi assidu des développements d’un projet afin d’assurer un contrôle efficace des délais.

Work Breakdown Structure

La WBS (Work Breakdown Structure) est un organigramme des tâches, un schéma représentant la structure hiérarchique des tâches d’un projet. La conception de ce schéma passe généralement par la constitution d’une liste de livrables, ou résultats à atteindre. Ensuite, une liste des activités qui sont nécessaires à la réalisation de chaque livrable est dressée.

Ce schéma permet au gestionnaire d’estimer les délais de planification, d’évaluer les coûts pour établir un budget prévisionnel, d’estimer les ressources nécessaires à la réalisation du projet et de définir les responsabilités. La WBS est donc utile dans la partie préliminaire permettant les différentes estimations (durées, coûts, ressources).mais elle est aussi très importante dans le cadre de la gestion et du suivi du projet (contrôle, évaluation).Organisation de la 1ere édition d’un festival international de danse à Québec, le X-Fest 2010 .

Mind Map

La Mind Map (parfois traduite par carte heuristique, arbre à idées, topogramme et bien d’autre), est un diagramme qui représente des liens sémantiques entre différentes pensées ou des liens hiérarchiques entre différents concepts. En fait, c’est une méthode créative pour présenter ses idées. Cette carte permet d’articuler des idées et elle est utilisée autant en gestion que pour le développement personnel, comme par exemple pour structurer ses idées lors d’une prise de décision importante ou pour préparer une discussion délicate. Il s’agit d’un graphisme permettant de faciliter la réflexion et la mémorisation, de structurer la pensée et de mettre en lien différentes informations (concepts, idée). Ce genre d’outil peut être conçu avec des programmes informatiques ou tout simplement sur papier avec des crayons de couleur.

En résumé, la Mind Map permet de structurer le « brainstorming» (remue-méninge) et d’en garder des archives graphiques.

Réalisation (méthodologie)

En plus des 5 étapes habituelles d’une gestion de projet, j’ai ajouté une étape de pré démarrage à ma démarche. Cette dernière était la construction d’un rêve avec mes deux associés, Benjamin Ricard et Lionel Mauvais. Cette étape de réflexion sous forme de rêve éveillé fait à mon avis partie intégrante de ma démarche de gestion de projet.

Le rêve

À la base, le X-Fest devait être un festival gigantesque dès sa première année.Toute l’équipe avait une vision de grandeur et l’idée était particulièrement inspirante.Nous avons même débuté le projet en axant la promotion sur « Le plus grand festival multi danses ». Ce que nous voulions, c’était d’offrir un festival de danse comme on n’en a jamais vu ailleurs et de faire partie de la programmation officielle de la ville pour en faire profiter un maximum de personnes.

Organisation de la 1ere édition d’un festival international de danse à Québec, le X-Fest 2010 Dans notre vision du festival, nous souhaitions élire domicile sur les Plaines d’Abraham pour 4 jours en y installant 5 ou 6 chapiteaux dans lesquels plus de 1 00 heures d’ateliers de danse, 4 soirées dansantes et 2 spectacles professionnels auraient lieu.Pour l’occasion, des planchers de danse seraient installés dans tous les chapiteaux, ainsi que des systèmes de son de qualité et de la ventilation.Nous souhaitions offrir 10 styles de danse avec 35 couples de professeurs représentants tous les continents, et n’en attendions pas moins des participants qui viendraient eux aussi en grand nombre de partout sur la planète. Nous pensions offrir tout un réseau de navettes pour déplacer les gens entre l’hôtel et le site de l’événement, avec des départs toutes les heures, même en fin de soirée.Parallèlement aux activités offertes aux danseurs inscrits au festival, nous avions imaginé un large espace « grand public » autour des chapiteaux pour offrir des initiations et démonstrations gratuites à la danse par les différentes écoles et troupes de danse de la région de Québec. Ces dernières auraient accès à de petites scènes et à des kiosques pour se faire connaître et il y aurait un horaire détaillé qui aurait été mis à la disposition des résidents de la région de Québec, ainsi que des touristes présents à cette période de l’année. Ça, c’est sans parler de tous les kiosques que nous projetions offrir sur le site pour y vendre divers articles tels que des chaussures et vêtements de danse, des produits québécois (artisanat, produits de l’érable et produits du terroir par exemple), etc. Nous voulions aussi offrir un service de gardiennage gratuit et axé sur la danse pour les enfants des participants, des visites touristiques gratuites de la ville et de la région, dans plusieurs langues pour les participants étrangers, et j’en passe.

Sachant que tout cela aurait des coûts, nous comptions sur un appui inconditionnel de la ville et des différents paliers du gouvernement ainsi que sur l’obtention de commandites très significatives. Nous étions persuadés qu’en tant qu’OSBL qui offre de la visibilité à la danse, des rabais ainsi que des ristournes sur les ventes par les écoles, toutes les écoles souhaiteraient devenir partenaires de l’événement pour aider à faire connaître la danse.Nous avions de surcroît la certitude qu’avec un événement de telle envergure, même Organisation de la 1 ere édition d’un festival international de danse à Québec, le X-Fest 2010 les professeurs de danse qui n’étaient pas engagés pour travailler au festival nous demanderaient des passes gratuites pour être à la première édition de notre événement. Notre but n’était pas de faire beaucoup de profits puisque nous sommes un  OSBL, mais nous souhaitions être en mesure de bien rémunérer tout le monde pour le travail effectué, et se verser de bons salaires en tant qu’organisateurs principaux. Toutes ces réflexions ont eu lieu avant le début officiel de mon stage qui avait lieu en janvier 2010.

Table des matières

1.Introduction
2. Mise en contexte
2.1 Contexte personnel, un stage sur mesure
2.2 Qu’est-ce qu’un festival de danse?
2.3 Besoins
2.3.1 Besoins matériels
2.3.2 Besoins humains
2.3 Objectif du stage
2.4 La danse et ses avantages, mise en contexte
3. Problématique
4. Cadre théorique
4.1 Les 5 phases de la gestion de projet
4.2 Outils de gestion
4.2.1 Diagramme de GANTT
4.2.2 Work Breakdown Structure
4.2.3 Mind Map
5. Réalisation (méthodologie)
5.1 Le rêve
5.2 Le démarrage
5.3 Planification
5.4 Exécution
5.5 Contrôle
5.6 Clôture
6. Conclusion

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