Le déploiement du SIRH au sein du si

Des fonctions spécifiques pour chaque domaine du SI

Aux principaux rôles développés ci-dessus, ont été ajoutées de nouvelles fonctions qui ont élargi et modifié la structure. Cela a été permis grâce à trois phénomènes : la dématérialisation*, l’exigence pour la qualité et l’émergence de structures informationnelles virtuelles . Pour illustrer cette partie, nous allons prendre l’exemple de quatre systèmes fonctionnels : la gestion commerciale et le marketing, la gestion de production, la gestion comptable et financière et la gestion des ressources humaines. Nous nous attarderons sur le dernier système puisque c’est celui-ci qui est utilisé tout au long de ce mémoire.
Les premiers SI qui ont été développés et répandus dans les entreprises ont été les systèmes d’informations comptables et financiers. Ils ont permis d’automatiser des tâches répétitives mais aussi de les simplifier tout en respectant les lois, règles et procédures.
Ensuite, on retrouve la gestion de la production. Pour gérer la production, l’entreprise a besoin de l’ensemble des informations, c’est-à-dire qu’elle va devoir traiter une masse importante d’information et cela va prendre du temps. C’est pour cela que les SI se sont orientés vers la production.
Puis, il y a la gestion commerciale et marketing. C’est une activité essentielle et vitale pour toutes les organisations. L’utilisation des nouvelles technologies de l’information a permis de faire évoluer rapidement cette gestion. Comme nous avons pu le voir avec le développement de l’Internet qui a modifié la relation client / entreprise en permettant le commerce électronique.
Enfin, nous retrouvons la gestion des ressources humaines, ce qui nous intéresses plus particulièrement dans notre recherche.L’automatisation a commencé avec celle de la paie. Le système d’information dédié aux ressources humaines est articulé autour de trois grands thèmes : la gestion de l’emploi comme le recrutement et l’embauche, la gestion de la rémunération avec les politiques de rémunération et le contrôle des charges et la gestion de la valorisation des individus comme la politique de promotion, la gestion des carrières.
Les technologies de l’information ont un impact potentiel sur la stratégie, la structure mais aussi sur le fonctionnement de l’entreprise. Mais pour que cet impact soit favorable à cette dernière, ces technologies doivent être maîtrisées et utilisées correctement, puisque ces dernières ne font pas tout, mais que ce sont bien les différentes utilisations qui en font un atout.

Les ressources humaines vont donc avoir

un important rôle au sein du SIRH. Mais que représente le domaine des ressources humaines ?

Le concept de la fonction RH

On ne peut pas comprendre la notion de SIRH sans avoir auparavantdéfinit le terme de ressources humaines. C’est pour cela, que nous allons effectuer un point sur les différentes mutations qu’a pu connaître le domaine des RH . Ces différentes étapes de l’histoire vont nous aider à mieux comprendre pourquoi il y a eu unenécessité d’automatiser certaines tâches de RH, puisque selon D. Ulrich (2000), « Pour développer des activités à forte valeur ajoutée, les RH doivent nécessairement passer par une gestion efficiente, automatisée et par une instrumentalisation des processus ».
Nous donnerons la définition ainsi que les missions de cette fonction. Puis, nous analyserons les facteurs principaux de cette évolution et donc du passagede la fonction du personnel à la fonction de Ressources Humaines.

Le terme de ressourceshumaines

La gestion des ressources humaines est une discipline assez récente. Elle est la dernière fonction née des grandes fonctions de l’entreprise après la production, la finance et le marketing.
D’après Jean-Marc LE GALL, la DRH est une fonction de l’entreprise « qui vise à régir, à obtenir une adéquation efficace et maintenue dans le temps entre ses ressources (ses salariés) et ses emplois, en termes d’effectifs, de qualifications et de motivation. Elle a pour objet l’optimisation continue des compétences au service de la stratégie de l’entreprise, dans la définition de laquelle elle intervient » . Le terme de gestion des ressources humaines englobe donc la gestion des relations individuelles de travail et des relations collectives de travail, et cela avec l’ensemble des salariés, des groupes de salariés etdes organisations les représentants.

Évolution de la fonction : le passage de la fonction personnel à la fonction RH

La fonction RH a connu beaucoup de mutations depuis son apparition. De plus, cette dernière n’a pas toujours été nommée ainsi. À ces débuts, on parlait plutôt d’une fonction personnel et non de fonction RH. Pour comprendre ce passage, nous allons étudier les différentes étapes de cette évolution. On peut la scinder en sept grandes périodes.

La fonction personnel

Durant la première période, c’est-à-dire de 1870 jusqu’au début XX ème siècle, il n’y avait pas de fonction personnel, du moins, elle n’était pas formalisée comme telle.
En 1916, lorsque H. FAYOL énonce, ce qui est pour lui, les six grandes fonctions de l’entreprise, il ne mentionne pas la fonction personnel . Ceci notamment par le fait, qu’il existe peu d’entreprise dont la taille nécessiterait la mise en place de cette fonction. Dans les entreprises, le contremaître s’occupait lui-même de recruter les personnes et les formait de manière simple. La direction ou bien le patron dans les plus petites entreprises s’occupait de la gestion de la paie et de la comptabilité. Ce dernier pouvait être aidé par un comptable ou une secrétaire.

Le déploiement du SIRH au sein du SI

Ayant vu les bases, nous allons pouvoir aborder l’évolution et le déploiement du SIRH au sein du SI. Nous verrons dans ce chapitre, l’intégration de l’informatisation au sein du domaine RH. Ceci va permettre la naissance du SIRH. Ensuite, nous analyserons la position du SIRH au sein du SI. Enfin, nous expliquerons le fonctionnement du SIRH en expliquant que le SIRH est un système à composantes multiples.

Qu’est ce qu’un SIRH ?

Comme nous venons de le voir la GRH a toujours existé même si ellen’apas toujours été formalisée. Ce domaine RH a énormément évolué, et l’informatique va venir s’intégrer dans ces évolutions. On peut s’apercevoir que cette intégration s’est effectuée en 4 grande phases. Commençons par définir la notion de SIRH.

Définition et positionnement du SIRH au sein du SI

Il n’existe pas une seule et bonne définition du système d’information des ressources humaines, c’est pour cela que nous allons en étudier plusieurs pour réussir à formuler notre propre définition du SIRH.
Tout d’abord, la définition de SIRH proposée par Bernard JUST qui est la suivante : « c’est un système informatique pouvant être constitué de différents logiciels hétéroclites communiquant entre eux par des interfaces techniques leur permettant d’échanger des données. Il est parfois constitué d’un unique système, on parle alors d’ERP (Entreprise Resource Planning) ou de PGI (Progiciel de Gestion Intégrée). Dans ce cas, les avantages sont multiples : il n’y a pas d’interface et les informations plus simples à restituer et à consolider.»
Cette définition ressemble fortement à la définition donnée précédemment d’un système d’information.

L’age de pierre : le progiciel* de paie.

À partir de la fin des années 1960, un grand changement va s’effectuer et d’importantes conséquences vont avoir lieu dans plusieurs domaines :c’est le passage de la mécanographie à l’ordinateur.
Durant cette période, ce sont les informaticiens qui vont être en position dominante puisque ce sont les seuls à avoir de bonnes connaissances techniques.
Pendant les années 1970-1980, cette connaissance informatique va se répandre. Les utilisateurs vont commencer à s’intéresser de plus près à ce domaine et vont commencer à demander aux informaticiens de nouvelles applications de plus en plus pointues, et développées. Les informaticiens sont débordés par toutes les demandes aussi variées que le nombre d’utilisateurs.
Ils doivent donc traiter les demandes une part une, ces derniers ne peuvent tenir ce rythme très longtemps. Ils vont donc réfléchir à une nouvelle manière de concevoir cesapplications. Ils proposent alors un nouveau système et créent une application unique en offrant aux utilisateurs un accès partiel aux paramètres. Certes les fonctions paramétrables sont réduites, mais elles ne nécessitent pas de posséder de compétences informatiques particulières, l’utilisateur va donc pouvoir régler l’application de ces propres mainset l’ajuster comme il le souhaite.

L’age de fer : le SIRH

À partir des années 2000, de nouveaux facteurs viennent révolutionner le mondedes SIRH, comme assurer l’employabilité, ainsi que la difficulté du recrutement.
Les processus vont être de plus en plus nombreux et vont venir compléter ces progiciels tels que le poste, emploi, compétence, entretien et évaluation, carrière, recrutement et mobilité, unité d’organisation.

Les enjeux et évolutions du SIRH

Dans cette partie, nous allons voir les raisons, autres que l’informatisation et la matérialisation, qui ont encouragé les entreprises, notamment les GE, a investir dans un système d’information pour les ressources humaines. Pour BESSEYRE des HORTS, les grandes entreprises ont commencé à mettre en place un SIRH pour répondre aux quatre défis majeurs auxquels la GRH faisait face : « Le partenariat, pour renforcer son rôle stratégique,
La crédibilité, pour améliorer son image et son professionnalisme,
Le changement organisationnel, pour intervenir directement dans la transformation de la culture d’entreprise,
La reconnaissance des personnes, pour apporter aux employés une reconnaissance qualitative de leurs mérites, qui sera peut-être un avantage concurrentiel par la suite.»
Jean Marie PERETTI parle plutôt de quatre motivations par rapport à la mise en place d’un SIRH. La première motivation serait selon lui, une volonté de la part de l’entreprise d’optimiser les processus RH. LeSIRH lui permettrait alors de faciliter la gestion des savoirs, la diffusion des connaissances mais aussi le développement des compétences et leur conservation. La motivation suivante concernerait la mondialisation, le SIRH aiderait à répondre à une logique à la fois locale mais aussi mondiale. Troisièmement, la fonction RH a besoin pour être en accord avec la stratégie de l’entreprise d’avoir une vision globale de ses ressources. Le SIRH permettrait alors d’obtenir une centralisation des données en un seul et même endroit. Enfin, pour PERETTI, la quatrième motivation serait la volonté de responsabiliser le personnel, le SIRH permettrait alors la décentralisation de l’ensemble du personnel, d’abord vers les directeurs opérationnels, puis vers l’encadrement et enfin le salarié.
D’autres auteurs ont complété la liste que PERETTI a proposé. Ces derniers parlent d’une politique de transparence, c’est-à-dire que le SIRH permettrait de fournir des informations et de données qui ne sont pas visibles directement, mais exposées dans un rapport, elles deviennent visibles. La mise en place d’un système d’information serait aussi un intérêt recherché par l’entreprise puisque celui-ci permet de traiter, avec le maximum de facilité et de sécurité, les tâches administratives et permettrait le recentrage de la fonction RH permettant au service RH de se libérer des tâches fastidieuses et répétitives. Pour les entreprises, l’intégration du SIRH au sein de leur SI serait source de performance puisqu’il occasionne « gain de productivité, optimisation, et maîtrise des flux d’information, réduction des délais, maîtrises des coûts, et plus grande disponibilité vis-à-vis des collaborateurs ».
Les PME n’étaient pas concernées par ces mises en place, n’ayant pas l’utilité ni les moyens pour accéder à cet outil. Or, le marché a évolué et les PME sont confrontées aux mêmes problèmes que les GE rencontraient lorsqu’elles ont décidé de mettre en place le SIRH.
Aujourd’hui, l’un des enjeux est d’obtenir la meilleure solution technologique ou organisationnelle, pour pouvoir concevoir un système d’information numérique. Ce dernier permettrait à l’acteur d’obtenir les informations circulantes, de partager ses connaissances et accéder aux informations sources. Celles-ci lui étant nécessaires pour comprendre, résoudre des problèmes, prendre des décisions et exercer son activité.
De plus, le marché des solutions RH a évolué et ne propose plus de lourds ERP*, figés et dédiés aux grandes entreprises, mais il propose des solutions plussouples et adaptées aux PME, comme le mode SaaS*. Cette nouvelle technique ne concerne pas seulement les grandes entreprises mais aussi les PME et PMI. Ces dernières vont enfin pouvoir avoir accès à de vrais outils de gestion et de développement RH qui étaient auparavant consacrés aux GE. Ces dernières évolutions des SIRH ont permis l’émergence d’applications en accès Web qui permettent la portabilité du système d’information ainsi que la diminution des coûts liés à son utilisation. « Avant, seules les très grandes organisations étaient équipées en SIRH, note Pascale Boyaval, directeur marketing des activités ressources humaines de Cegid. Désormais, on voit des PME, de moins de 500 salariés s’équiper de solutions intégrées ». Nous allons à présent étudier l’évolution de ce phénomène, pour cela nous verrons tout d’abord la démarche effectuée pour parvenir à une analyse représentative.

L’échantillon pour la réalisation des entretiens : les DRH

Concernant l’enquête de terrain à l’aide d’entretien, j’ai voulu prendre contact avec des directeurs des ressources humaines au sein de PME afin d’échanger sur la question du développement du SIRH dans les PME. Je souhaitais également qu’ils m’expliquent l’évolution de leur propre SIRH et les raisons qu’ils les poussent à développer ou non cet outil.
J’aurai pu prendre comme échantillon d’autres personnes qui n’ont pas rempli de questionnaire, mais le nombre de courriels envoyés par rapport aux retours de questionnaires remplis est énorme. Le taux de réponse n’a été que d’environ 10,1% ce qui est relativement faible pour un travail qui a demandé beaucoup de temps.
Lorsque j’ai élaboré mon questionnaire comme nous l’avons vu ci-dessus, j’ai inséré une ligne demandant l’autorisation aux personnes de les contacter à nouveau notamment dans le but de pouvoir effectuer les entretiens.
Lors de l’envoi et la réception des questionnaires, à ma grande surprise, un DRH s’est lui-même proposé pour convenir d’un entretien. Nous avons donc pu prendre un rendez-vous pour un entretien en direct.
Je me suis donc intéressée aux personnes qui avaient bien voulu me retourner le questionnaire rempli et qui m’avaient autorisé à les contacter à nouveau au sujet de ce mémoire. Ces dernières ont été plus nombreuses à accepter que je ne l’avaispensé, puisque sur 162 questionnaires obtenus, 101 personnes m’ont autorisé à reprendre contact avec eux.
Ces dernières ont donc été assez intéressées par mon travail du fait que c’est un sujet d’actualité et qu’ils en sont tous concernés. De plus, la tendance fait que le SIRH est plus étudié au sein des grandes entreprises, alors que ce mémoire consiste à obtenir une analyse non pas du SIRH des GE mais des PME. Je pense que ceci les a rendus plus réceptifs à ma demande d’entretien.

Méthode de recueil des données

Comme dit précédemment, l’objectif de ce travail de recherche est l’évolution de l’utilisation du SIRH au sein des PME dans le dessein de montrer pourquoi il y a eu cette évolution et comment les PME y font face. Il semble approprié d’utiliser dans une première approche une démarche d’analyse quantitative pour obtenir des éléments globaux et des données statistiques déterminantes. Pour ensuite utiliser la démarche qualitative pour cette fois-ci recueillir des données plus fines, plus précises sur une situation définie. Cependant la méthode de recueil des données et des outils ne sont pas les mêmes, c’est pour cela quenous étudierons l’élaboration et le but de ces deux outils pour la collecte de données.

Méthode quantitative : une analyse générale du SIRH au sein des PME

Nous allons voir les raisons qui m’ont poussé à utiliser la méthode quantitative avec la diffusion d’un questionnaire, puis nous analyserons et verrons l’élaboration de celui-ci en détaillant l’objectifs de chaque partie.

L’utilisation du questionnaire

L’objectif de la démarche appelée quantitative est de mesurer des opinions ou des comportements dans le but de décrire les caractéristiques d’une population définie au préalable.
Pour collecter les données, cette démarche nécessite l’élaboration de questionnaire. Un questionnaire est un document qui aboutit à des réponses fermées de type ouiou non ou bien basées sur des échelles, le but étant de mesurer des comportements. On interroge un échantillon d’une population que l’on jugera représentatif, c’est-à-dire reflétant au mieux les opinions et les comportements de la population. Pour par la suite, corréler certaines variables obtenues afin de pouvoir affirmer ou infirmer certaines hypothèses.

Méthode qualitative : une analyse plus minutieuse du SIRH au sein des PME.

Dans cette partie, nous aborderons la méthodologie du recueils des données par la méthode qualitative en ayant recours aux entretiens auprès des professionnels. Enfin, nous verrons la construction du guide d’entretien puis l’explication détaillée de chacune des questions.

La méthode qualitative : l’entretien

Pour la réalisation de ce mémoire de recherche, j’ai également choisi d’utiliser la méthode qualitative en recourant aux entretiens individuels notamment pour combler les points faibles du questionnaire.
Les différents entretiens constitueront le second mode de collecte de l’information dans ce mémoire. Cette enquête de terrain vise essentiellement à recueillir des informations auprès des DRH sur la mise en place et la composition du SIRH. Ces entretiens devront également nous permettre de connaître les raisons de l’évolution du SIRH au sein des PME.
Nous utiliserons plus particulièrement les entretiens semi-directifs. Ils permettront à la personne de s’exprimer librement, mais sur des questions précises.
L’entretien effectué en direct a duré une heure et trente minutes. Concernant les autres entretiens, étant donnée que les personnes avaient déjà répondu au préalable à, ils ont duré en moyenne quinze minutes par téléphone. En général, pour expliquer ou donner plus d’informations sur une ou deux questions, et on été enregistrés avec l’accord de pers onnes sous couvert d’anonymat puis retranscrits.

La création du guide d’entretien

Cette partie fera l’objet d’une explication détaillée de chacune des questions du guide d’entretien. Toutes les questions ne serviront pas à l’analyse, certaines sont nécessaires pour comprendre le contexte où l’entreprise se situe, d’autres vont permettre d’arriver à une question plus importante.
Ce guide d’entretien est composé de 11 questions semi-directives classées dans quatre thèmes comme nous pouvons le voir ci-dessous :

Analyse de l’organisation du SIRH au sein des PME

Le SIRH est un outil qui a tout d’abord été développé au sein des GE et qui a évolué très rapidement, pour finir par se développer au sein des PME. Celles-ci ont-elles déployées cet outil de la même manière que les GE ?
Dans une première partie, nous comparerons l’organisation du SIRH au sein de PME et de GE. Nous effectuerons le portrait des entreprises interro gées, puis nous observerons le déploiement du SIRH au sein des différentes entreprises. Ensuite, nous proposerons des profils type sur la composition du SIRH des entreprises en fonction des tranches d’effectif. Dans une seconde partie, nous étudierons les attentes des DRH par rapport aux objectifs de SIRH. Pour cela, nous analyserons les différentes réponses par rapport aux effectifs mais aussi par rapport au secteur d’activité.

Le portrait des entreprises qui ont répondu à cette enquête

Nous allons tout d’abord commencer cette partie en effectuant une analyse précise de l’échantillon interrogé. Nous observerons plusieurs critères comme le secteur d’activité, la taille de l’entreprise c’est-à-dire l’effectif total mais aussi le nombre de personnes affectées aux ressources humaines, ainsi que la connaissance des répondants sur la notion de système d’information des ressources humaines.

Effectif affecté aux RH

Effectifs affectés aux ressources humaines

Nous pouvons aussi étudier la part des personnes affectées aux ressources humaines par rapport à l’effectif de l’entreprise. Le graphique ci-contre montre la répartition des personnes affectées aux ressources humaines en fonction de leur nombre. Nous pouvons remarquer que la réponse la plus couramment citée est celle d’une seule personne affectée aux ressources humaines avec 61,1. Ainsi viennent les réponses de 2 et 3 personnes.
Nous pouvons aussi remarquer que 8% des entreprises interrogées n’ont aucune personne affectée à la fonction ressources humaines. Cela peut s’expliquer par le fait que dans les petites entreprises, le gérant s’occupe lui-même des tâches qui relèvent de la fonction RH.
Nous pouvons alors nous demander si l’effectif de l’entreprise influe sur le nombre de personnes affectées aux RH. Pour cela, nous allons effectuer le test du Khi-deux. Les deux hypothèses posées sont :
HO : « il n’y a aucune relation significative entre l’effectif total de l’entreprise et le nombre de personnes affectées aux RH »,
H1 : « il y a une relation significative entre l’effectif total de l’entreprise et le nombre de personnes affectées aux RH ».

Connaissance du SIRH

Avant d’analyser les réponses sur le déploiement du SIRH au sein de ces entreprises, nous pouvons nous interroger sur la connaissance du SIRH par l’échantillon. Pour cela, nous allons voir si les répondants considèrent ou non que les termes « système d’information » et « informatique » sont synonymes.
Suite à l’analyse des données obtenues grâce à l’analyse quantitative,nous constatons que 74% des répondants ont répondu que les termes ne sont pas synonymes. Cela nous permet alors de dire qu’ils ont tout de même une certaine connaissance sur cette notion.
Nous pouvons compléter ces propos en utilisant l’analyse qualitative et en nous appuyant sur la question du guide d’entretien suivante : Connaissiez-vous les termes de « SI » et « SIRH » ? Si, oui pouvez-vous donner votre propre définition.
Nous pouvons remarquer que deux personnes ne connaissaient pas du tout ces termes, alors que leur propos dans la suite de l’entretien montraient qu’ils disposaient d’un SIRH. Ils utilisent un SIRH tout au long de la journée sans savoir que cet outil se nomme ainsi.
Les autres personnes interviewées se sentaient plutôt à l’aise avec ces termes et ont été capables de donner une définition, certes elle n’était pas complète,mais définissait assez bien ces termes.
Nous venons étudier de près l’échantillon de répondants, nous allons maintenant pouvoir analyser leurs réponses concernant le déploiement de leur SIRHainsi qu’essayer de construire des profils type en fonction des réponses obtenues.

Le déploiement du SIRH au sein de ces entreprises

Dans cette partie, nous allons analyser le déploiement du SIRH au sein des PME c’està-dire la composition de leur SIRH. Pour cela, nous allons répondre à plusieurs hypothèses précédemment développées.

Table des matières
SOMMAIRE
INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : LA REVUE DE LITTERATURE
CHAPITRE I : LES BASES POUR COMPRENDRE LA NOTION DE SIRH
I. Le concept de Système d’Information (SI)
II. Le concept de la fonction RH
CHAPITRE II : LE DEPLOIEMENT DU SIRH AU SEIN DU SI
I. Qu’est ce qu’un SIRH ?
II. Le fonctionnement du SIRH
DEUXIEME PARTIE : DEMARCHE ADOPTEE ET METHODOLOGIE DU RECUEIL DES
DONNEES
CHAPITRE I : LE PROJET DE RECHERCHE
I. Choixdu sujet
II. La démarche adoptée
CHAPITRE II : LE CHOIX DE L’ECHANTILLON : LES PME
I. L’élaboration de l’échantillon
II. L’échantillon final retenu
CHAPITRE III : METHODE DE RECUEIL DES DONNEES
I. Méthode quantitative : une analyse générale du SIRH au sein des PME
II. Méthode qualitative : une analyse plus minutieuse du SIRH au sein des PME
III. La problématique et les hypothèses
TROISIEME PARTIE : L’ANALYSE DES RESULTATS
CHAPITRE I : ANALYSE DE L’ORGANISATION DU SIRH AU SEIN DES PME
I. Le portrait des entreprises qui ont répondu à cette enquête
II. Le déploiement du SIRH au sein de ces entreprises
III. Profils types du SIRH des PME en fonction des tranches d’effectif
CHAPITRE II : UNE VISION PROFESSIONNELLE DU SIRH
I. Les attentes des DRH par rapport aux objectifs du SIRH
II. Des expériences différentes dans le domaine du SIRH
III. Du point de vue des éditeurs
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
GLOSSAIRE
TABLE DES ILLUSTRATIONS 
TABLE DES MATIERES

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