Le cycle de vie de l’analyse fonctionnelle chez Cylande 

LES SYSTEMES D’AIDE A LA DECISION

Présentation des systèmes d’aide à la décision

Les systèmes d’aide à la décision ont pour objectif d’aider un décideur à prendre des décisions en lui fournissant des informations utiles. Parmi ces systèmes, on retrouve les systèmes interactifs d’aide à la décision (SIAD) qui fournissent par exemple des modèles analytiques. Puis, les systèmes experts qui représentent un système de connaissances dans un domaine spécialisé et qui agissent à titre de conseillers experts auprès d’utilisateurs. Enfin, les systèmes d’information pour dirigeants qui permettent de répondre aux besoins d’information de la direction générale. Par exemple, les tableaux de bord de gestion.

Les systèmes d’information executif

Présentation des systèmes d’information exécutif

Les systèmes d’information exécutif ou Executive Information Systems (« EIS ») sont des systèmes d’information stratégiques qui aident les cadres supérieurs à analyser l’environnement dans lequel fonctionne l’organisation, identifier les grandes mesures à prendre sur le long terme et planifier les décisions appropriées.

Le cycle de vie du document

PRESENTATION DU CYCLE DE VIE DU DOCUMENT

Le Document

Le Dictionnaire de l’information14 définit le document comme « un ensemble cohérent, stable et fini d’informations structurées et lisibles ; à usage défini, quel qu’en soit le support ».
Le document électronique est représenté quant à lui comme un document, qui peut être un fichier de données par exemple, sur un support électronique qui nécessite un matériel pour être consulté. Il bénéfice des possibilités de l’informatique, à savoir la reproductibilité (sur plusieurs écrans en même temps), modification selon le type de code, transmissibilité via les réseaux de communication. On distingue trois modes principaux de représentation de l’information de ces documents électroniques: mode caractère, mode image, mode vectoriel.
Le document numérique représente un ensemble composé d’un contenu, d’une structure logique, d’attributs de présentation qui permettent sa représentation et qui est pourvu d’une signification intelligible par l’homme ou lisible par une machine. Le document numérique peut être créé à l’état natif ou obtenu par un processus de transformation d’un document physique, on parle dans ce cas de document numérisé.
Comme nous venons de le voir, le document numérique est composé de trois éléments qui le caractérisent :

Un contenu

Le contenu représente l’ensemble des données qui sont les informations utiles contenues dans le document.

Une structure logique

Une structure logique est l’organisation des éléments de contenu. C’est le cas par exemple des documents XML dans lesquels le système de balisage structure et identifie correctement le contenu.

normes et standard lies au document numérique

Le document numérique implique de plus en plus la nécessité d’outils et d’applications interopérables d’où la nécessité de mettre en oeuvre des normes et des standards.

Le langage XML

Le langage XML ou Extensible Markup Language signifie « langage extensible de balisage ». C’est un langage informatique de balisage générique qui permet d’échanger les informations sur Internet. Le XML est l’héritier du SGML Standard Generalized Markup Language (tangage normalisé de balisage généralisé). Il permet de structurer une grande variété de contenus. L’un des avantages de la diffusion d’un document au format XML résidé sur l’interopérabilité de la démarche. Ce format est universel.

Le Portable Document Format

Le Portable Document Format ou PDF est un format propriétaire de fichier informatique créé par Adobe Systems. Il est l’équivalent électronique d’un document imprimé.
L’originalité du format PDF est qu’il préserve la mise en forme (polices d’écritures, images) telle qu’elle a été définie par son auteur et ce, quelles que soient l’application et la plate-forme utilisées pour lire le fichier. Les fichiers PDF peuvent être créés avec des options personnalisées, tant aux niveaux de la compression des images et des textes, de la qualité d’impression du fichier, que du verrouillage : interdiction de modification. Le PDF s’est imposé comme format d’échange et d’archivage de documents électroniques.
Deux sous-ensembles du format PDF ont été normalisés par l’ISO17, il s’agit des formats PDF/A-1 (PDF for Archive, référencé par la norme ISO 19005-1) et PDF/X (PDF for eXchange).

Le Rich Text Format

Le Rich Text Format ou RTF est un format de fichier développé par la société Microsoft.
Ce format descriptif non compressé est reconnu par la plupart des logiciels de traitement de texte. Sa vocation initiale est d’être un format pivot entre logiciels et plates-formes hétérogènes.

Le XMP

Le format XMP (Extensible Metadata Platform) a été créé par la Société Adobe. Ce format permet de contextualiser les documents c’est-à-dire, par exemple, d’intégrer une légende et des informations à l’intérieur d’une image.

Qu’est-ce qu’un cycle de vie du document ?

Selon l’ADBS18, le cycle de vie du document représente la « succession des différentes phases de traitements appliqués à un document, de la création de celui-ci à son sort final ». Le document est un objet vivant qui possède comme tout objet vivant un cycle de vie dans lequel il évolue.

Les quatre étapes du cycle de vie du document numérique

Quel que soit le type de document, numérique ou papier, nous distinguons quatre étapes dans le cycle de vie du document. Nous verrons plus tard que ces différentes étapes fonctionnelles n’ont pas nécessairement besoin de suivre un ordre chronologique.

La création

L’étape «Création» représente la première grande étape du cycle de vie du document.
Elle est elle-même composée de quatre sous-étapes :
La création commence à partir du moment où l’on crée un document. Cela peut se traduire par la saisie d’un texte sur un document Word par exemple. Cela peut être aussi des documents générés automatiquement à l’aide d’un script.

L’enregistrement

L’étape « enregistrement » consiste à identifier le document après l’avoir créé.
L’identification est rendue possible grâce à des éléments tels que nom, objet qui permettront de classer le document.

Le classement

Le classement consiste à classer de manière ordonnée les documents. Ils peuvent être classés dans une arborescence qui peut être organisée selon un ordre thématique associé à l’organisation interne de l’entreprise.

L’indexation

L’indexation permet de trouver des mots ou expressions qui permettront de retrouver plus aisément le document.

La gestion

La gestion représente tous les traitements faits sur le document après sa création. La sécurité, l’administration, la variation et l’évolution en font partie.

La sécurité

La sécurité représente les droits d’accès portés sur le document. Ces droits permettent de rendre accessible le document seulement aux personnes qui en ont l’autorisation : le contenu peut soit être lu, modifié selon les droits appliqués.

L’administration

L’administration représente le suivi des opérations de gestion faites sur le document. Par exemple, le fait de modifier des tags attribués au document.

La variation

La variation représente toutes les modifications apportées au document numérique sans qu’il y ait une incidence sur son contenu informationnel. Ces modifications peuvent engendrer le suivi et l’enregistrement du changement d’état.

L’évolution

Contrairement à la variation, l’évolution représente également les modifications apportées au document numérique à la différence que ces modifications ont une incidence sur son contenu informationnel. Cela peut se traduire par le suivi du niveau de fidélité au contenu informationnel des versions et des états intermédiaires.

La diffusion

La diffusion consiste à mettre à disposition les documents numériques pour qu’ils puissent être consultés. Pour cela, il existe deux modes de diffusion : le mode « Push » et « Pull ».

Mode Push

Le mode Push représente le transfert du document électronique vers le destinataire final.
Ce mode de livraison du document peut se faire sous forme électronique et également sous forme papier.

Mode Pull

Le mode Pull représente une mise à disposition sur le serveur. Ce mode de diffusion est seulement électronique et c’est au destinataire d’aller chercher l’information.
Pour permettre une diffusion du document numérique à ses destinataires, il est primordial de définir les droits d’accès de chacun.

La conservation

La conservation consiste à préserver la lisibilité du document numérique et de ses attributs dans le but de mémoriser et de communiquer. Dominique Batteux19 considère qu’il est primordial de définir les modalités de conservation dès la mise en place d’un outil de gestion documentaire.
La figure 2 (p22) montre le lien qu’il peut exister entre les trois âges des archives (courantes, intermédiaires, définitives) et les grandes briques fonctionnelles que nous venons de décrire ci-dessus. A première vue, on se rend compte que les différentes étapes du cycle de vie (Création, Gestion, Diffusion, Conservation) se recouvrent presque toutes, excepté la brique création. On peut noter par ailleurs que les deux dernières étapes, Diffusion et Conservation, couvrent l’ensemble du cycle de vie. En ce qui concerne les deux premières étapes, Création et Gestion elles recouvrent l’ensemble des périodes courantes et intermédiaires.

LA MAITRISE DU CYCLE DE VIE DU DOCUMENT NUMERIQUE

Comment maîtriser le cycle de vie du document numérique ?

Pour bien maîtriser le document numérique dès sa création, il est primordial de lui attribuer des éléments qui permettront de l’identifier, le traiter avec plus de facilité. Le cycle de vie du document numérique peut se maîtriser à l’aide de plusieurs technologies.

Les métadonnées

Les métadonnées servent à donner des informations sur le document numérique. Ceci dans le but de le décrire et de le localiser en vue d’une gestion plus rapide. Ce sont en fait des données sur les données. Les métadonnées représentent un ensemble structuré d’informations qui décrivent une ressource quelconque et qui renseignent sur le contexte de création, de vie et de traitement du document numérique. La norme ISO 15489 définit les métadonnées comme des données décrivant le contexte, le contenu, la structure des documents d’archives et leur gestion dans le temps.
Il existe 3 types de métadonnées :
• Les métadonnées descriptives : elles sont conçues en vue de la recherche, du repérage et de l’identification des ressources.
• Les métadonnées de gestion ou de structure : elles aident à organiser, à valider puis à archiver les ressources organisationnelles.
• Les métadonnées de préservation ou administratives : elles sont plus spécifiquement destinées à assurer la conservation à long terme de ressources électroniques.

Le format

Le format définit les caractéristiques d’organisation logique de l’information à l’intérieur d’un fichier. Les formats de fichiers se reconnaissent à leur extension et sont reliés à un programme. Le format est une composante essentielle du document numérique car il exprime à la fois le vecteur d’échange de celui-ci entre systèmes d’informations et une garantie d’accès dans le temps. Il existe différents formats : textuels, image, audio, vidéo, mixtes.

L’horodatage

L’horodatage est un moyen technique qui consiste à associer de manière sûre une date et une heure de référence à des données pour prouver l’existence de ces données avant une certaine date. Cette technique est souvent utilisée avec la signature électronique.

La signature électronique

La signature électronique est un système qui permet d’authentifier l’auteur d’un document numérique et de garantir son intégrité. En effet, elle permet d’identifier le signataire, de s’assurer de l’engagement de ce dernier par rapport aux données qui ont été signées et enfin de s’assurer que les données signées n’ont pas été modifiées. La signature électronique repose sur deux clés formant un tout appelé bi-clé : une clé privée propre au signataire, une clé publique unique transmise lors de chaque échange. Elle nécessite l’utilisation d’un certificat électronique généré par une autorité de certification qui permet d’identifier de façon unique la personne ou l’entité qui détient les clés publique et privée. Elle peut s’appuyer sur un dispositif d’horodatage qui permet de délivrer une date électronique certifiée et ainsi de vérifier la validité du certificat du signataire.

La base de données

La base de données représente un ensemble d’informations stockées dans un dispositif informatique. Les informations sont organisées et stockées logiquement pour un traitement utile et efficient. Elles peuvent être utilisées pour la sauvegarde des documents ou du contenu.

Le support de stockage

Dans un environnement numérique, l’information ne peut pas être dissociée de son support d’écriture ou d’enregistrement. Le support doit permettre de restituer les données et d’assurer leur conservation. Les risques qui peuvent exister pour les supports sont la dégradation, l’évolution des environnements matériels et logiciels, et l’obsolescence des systèmes. Il existe différents supports de stockage :
• Support magnétique : bande magnétique, disque dur magnétique
• Support optique : CD, DVD,…
• Support magnéto-optique : Mini Disc.
Grâce à ces différentes technologies, le document numérique peut-être retrouvé, traité, conservé tout en permettant une utilisation ultérieure efficace.
Nous avons vu que le document numérique passait par plusieurs étapes et donc par plusieurs états avant sa composition finale. En effet, le fait même de passer de l’état « création » à celui d’ « enregistrement » représente un flux. Le flux représente un déplacement caractérisé par une origine, une destination et un trajet.
Ce flux que l’on peut appeler également WorkFIow peut-être soit statique soit dynamique.

Le WorkFlow

Le terme « WorkFIow »22 représente «le processus industriel ou administratif au cours duquel des tâches, des documents et des informations sont traités successivement, selon des règles prédéfinies, en vue de réaliser un produit ou de fournir un service ».
Le WorkFIow est donc associé à un processus, plus précisément à un processus métier. Un processus représente un ensemble d’activités et de moyens organisés mis en oeuvre dans le but d’atteindre un objectif. L’organisation en processus est très différente d’une organisation fonctionnelle. Dans celle-ci, qui est basée sur un modèle pyramidal, les personnes ont souvent tendance à travailler isolément sur des tâches parcellaires du processus global. Le seul but est de produire quelque chose. Dans ce type d’organisation, les problèmes sont souvent remontés à la hiérarchie. En revanche, dans l’organisation en processus, les personnes sont davantage concentrées sur l’objectif que sur les seules activités de production. L’objectif essentiel dans l’organisation en processus est la satisfaction du client final. De plus, les personnes sont encouragées à réaliser des tâches complètes. Et c’est le même groupe qui effectue lui-même la supervision et le contrôle contrairement à ce que l’on a pu voir dans l’organisation fonctionnelle.
Pour pouvoir appliquer un WorkFIow dans le but d’acheminer des documents, il est primordial de savoir identifier les acteurs, leurs rôles et leurs tâches à chaque étape du processus. Cette identification se fait par la modélisation. Celle-ci permet de représenter une situation afin de mieux la comprendre. Elle aide à mieux saisir le fonctionnement d’une organisation et permet de réfléchir à un nouveau projet d’organisation.
Un WorkFIow est donc la modélisation et la gestion informatique des tâches et des acteurs qui sont impliqués dans la réalisation d’un processus métier. Dans une organisation en processus, tout ce qui est nécessaire à la satisfaction du client est fait par le même individu ou le même groupe. Le travail ne suit pas un flux à sens unique. Il suit un circuit en plusieurs étapes avec des points de contrôle et de rétroaction afin de garantir la qualité et l’efficacité du travail. Chacun peut proposer, refuser, contreproposer, annuler ou accepter une action qui fera ou non progresser la tâche en question, quel que soit le niveau hiérarchique de chacun. Ainsi, le WorkFIow permet de décrire le circuit de validation, les tâches, les délais à respecter et les modes de validation. Le WorkFIow est avant-tout un projet organisationnel avant d’être un projet informatique.

Table des matières

1 Introduction 
2 Le système d’information en entreprise 
2.1 Présentation du système d’information
2.1.1 Information, Système
2.1.2 Qu’est-ce qu’un système d’information?
2.1.3 La mise en place d’un système d’information dans une entreprise.
2.2 Les différents types de systèmes d’information en entreprise
2.2.1 Les systèmes de traitement des transactions
2.2.2 Les systèmes de gestion de l’information
2.2.3 Les systèmes d’aide à la décision
2.2.4 Les systèmes d’information exécutif
3 Le cycle de vie du document 
3.1 Présentation du cycle de vie du document
3.1.1 Le Document
3.1.2 Typologie du document
3.1.3 Normes et standard liés au document numérique
3.1.4 Qu’est-ce qu’un cycle de vie du document ?
3.1.5 Les quatre étapes du cycle de vie du document numérique
3.2 La maîtrise du cycle de vie du document numérique
3.2.1 Comment maîtriser le cycle de vie du document numérique ?
3.3 Le WorkFIow
3.4 Les enjeux liés au cycle de vie du document numérique
3.4.1 Niveau opérationnel
3.4.2 Niveau tactique
3.4.3 Niveau stratégique
4 Cas pratique : le cycle de vie de l’analyse fonctionnelle chez Cylande 
4.1 L’Analyse Fonctionnelle
4.2 Les différents Workflow dans le SI de Cylande
4.2.1 Intranet de Workflow
4.2.2 GED Alfresco
4.2.3 Cynet Sharepoint
4.3 Intégration de la ged au sein du système existant
5 Conclusion 
6 Références 
6.1 Bibliographie
6.2 Sites web
6.3 Cours M2 GIDE
7 Annexes 
7.1 Présentation générale de Cylande
7.1.1 Historique
7.1.2 Valeurs
7.1.3 Chiffres Clés
7.2 Structure de l’organisation d’un projet chez Cylande
7.3 Processus d’intégration chez Cylande
7.4 Synoptique de la documentation chez Cylande

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