le controle interne de gestion de projets finances par la banque mondiale – cas du projet agf/pmps

Les pays en développement tout comme les démocraties naissantes sont aux prises avec un défi commun: déployer rapidement des systèmes de Gestion Financière efficaces pour accroître leur crédibilité aux yeux de leurs citoyens, donateurs créditeurs, partenaires commerciaux et investisseurs étrangers. La Banque Mondiale, étant la banque Internationale pour la reconstruction et le développement (BIRD) et l’Association Internationale de Développement (IDA) fournit à ces Nations des Conseils, des prêts des capitaux et encourage la participation d’autre investisseurs pour l’aide de ces pays. Ainsi, la Banque Mondiale a pour mission de promouvoir le progrès économique et social dans ces pays en développement. Puisque les récents scandales financés à travers le monde ont porté un éclairage nouveau sur les pratiques du contrôle interne. Défini comme étant « l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise », il vise à s’assurer que les opérations effectuées par les opérationnels sont exécutées conformément aux procédures établies et validées par la direction. Ainsi, le contrôle interne est devenu un pilier du projet, il vise à améliorer les performances de chaque projet par la mise en place de procédures efficientes et par la sauvegarde de son patrimoine. Définir une stratégie de vente ou une technique de production ne relèvent pas du contrôle interne. Le contrôle interne ne permet pas de répondre aux questions « Que choisir ? Où aller ? », Mais il insère les processus de décision au sein de procédure qui permettent de cerner les rôles pour préciser qui fait quoi, quand, comment, et dans quel but. Pour plus d’efficacité, le contrôle interne doit être plus préventif que répressif. Il se compose d’un ensemble de moyens mis en place dans un projet sous forme de mesures, de procédures intégrées à son organisation.

L’Agence de Gestion Financière

L’AGF est une structure de droit privé ayant la capacité de remplir les fonctions définies dans le cadre de la composante 3 du PMPS sous la forme d’un mécanisme financier, le Fonds d’Appui pour la Prévention et la prise en charge des IST/VIH/SIDA (FAP). Le Manuel de procédure du FAP définit les critères de sélection, les missions, le mode d’organisation et le fonctionnement de l’AGF. Le contrat de consultant passé avec l’AGF et l’UGP/PMPS (Unité de Gestion du Projet) est d’une durée de deux ans, renouvelables, après évaluation. L’Agence est payée sur la base d’une péréquation du montant du FAP géré par année.

Historique

Madagascar figure parmi les pays en développement où les conditions de vie de la population sont dans une situation très critique et où une grande partie de celle-ci vit dans un état de survie et d’exclusion. Devant cet état de chose, un Programme de Politique Générale en matière de santé a été adopté afin de lutter contre toutes maladies sexuellement transmissibles ainsi que de rendre effectif le concept de « développement humain durable ». Le contrat de l’AGF a été renouvelé en Février 2007 pour gérer la deuxième phase du Fonds d’Appui à la Prévention du Sida (FAP II), volet 2 de la composante 3 du Second Projet Multisectoriel pour la Prévention des IST/VIH/SIDA sur crédit IDA4104-MAG. L’AGF est présente à deux niveaux (i) le niveau central, représenté par son Direction Nationale, chargée de la gestion financière et du suivi des activités du FAP II, chargé de la gestion financière et du suivi des activités du FAP ; (ii) le niveau provincial où elle a huit bureaux Interrégionaux localisés au niveau des chefs lieux de Province et couvrant plusieurs régions autonomes ou une région unique. Chaque bureau interrégional peut mettre en place un réseau d’antennes locales, pour être en mesure de répondre efficacement et dans le temps aux demandes des bénéficiaires. Dans le cadre du projet, ces bureaux, actuellement établis dans les chefs lieux des provinces seront délocalisés dans les régions à risque accru de diffusion de l’infection.

Le Projet Multisectoriel pour la Prévention du SIDA 

L’agence est en relation étroite avec le Projet UGP/PMPS qui est sous la tutelle administrative et technique du Secrétariat à la Planification de la Présidence de la République et sous la tutelle financière du Ministère chargé des Finances et du Budget. L’UGP/PMPS est composée du personnel suivant : (i) un directeur national, nommé par décret ; (ii) un directeur des opérations ; (iii) un responsable de la gestion financière et comptable ; (iv) un responsable de la passation des marchés ; (v) un assistant passation des marchés ; (vi) un responsable suivi évaluation ; (puisque accompagné) un assistant institutionnalisation ; (viii) deux assistants comptable ; (accompagné) le personnel d’appui. Cette composition peut évoluer en fonction de besoins clés nécessitant la présence d’un nouveau personnel permanent ou des changements dans les attributions. Le personnel est recruté sur contrat de type privé pris en charge par le PMPS. Il est géré suivant les procédures établies dans le manuel de gestion administrative et financière du projet. Chaque responsable assure les opérations relatives à ses attributions tout en veillant à la complémentarité et la synergie de ses responsabilités avec les attributions des autres membres de l’équipe. L’évaluation des performances de chaque membre du personnel est effectuée sur la base de critères objectifs et notamment de la réalisation des résultats et des tâches définis dans les termes de référence de chaque poste, tels que précisés dans le manuel administratif et financier du PMPS. L’UGP/PMPS a pour mission principale d’assurer la bonne exécution du Projet Multisectoriel pour la Prévention du Sida (PMPS), à travers les fonctions suivantes : (i) Gestion opérationnelle : préparer le manuel d’exécution et le plan opérationnel du projet; élaborer chaque plan d’opérations annuel, accompagné du budget correspondant, qu’il soumet à l’approbation du Conseil du PMPS ; assurer l’exécution des composantes, Sous composantes et activités établies pour chaque plan opérationnel, selon les règles et procédures de la Banque Mondiale et du Gouvernement ; assurer le secrétariat du Conseil du PMPS ; informer et de mobiliser les partenaires et les cibles clés pour la prévention des IST/VIH/SIDA ; assurer une coopération effective avec les principaux partenaires nationaux et internationaux concernés par la mise en oeuvre du projet ; (ii) Passation des marchés et décaissements : réaliser toutes les activités liées à la passation des marchés tels que prévus dans le cadre de chacune des composantes du projet ; mettre en place une organisation administrative efficace capable d’effectuer dans les temps toutes les tâches liées au processus de passation des marchés ; assurer que les marchés et les décaissements seront réalisés rapidement, en particulier pour les opérations urgentes ; (iii) Gestion financière et comptable : mettre en place un système financier et comptable capable de gérer efficacement les activités financières prévues dans le cadre de chacune des composantes du projet ; veiller à la stricte application des procédures financières par l’AGF dans sa gestion du FAP ; établir un système de contrôle interne de la gestion financière et comptable en mesure de suivre les activités financières et comptable; assurer la stricte application du manuel de gestion comptable et financière dans les activités gérées par l’UGP/PMPS ; (iv) Suivi et Evaluation : produire les rapports de suivi pour les activités directement sous la supervision de l’UGP/PMPS ; recueillir et consolider les données, informations et rapports transmis par les différents intervenants pour les composantes 1 et 2 du projet ; transmettre les rapports de synthèse à la Banque Mondiale et à la tutelle ; (v) Gestion administrative : mettre en place et en opérations un système de gestion informatique (SIG) utilisé pour l’ensemble des responsabilités et activités de l’UGP/PMPS ; assurer les taches administratives requises pour la bonne exécution des activités du projet ; assurer une gestion de son personnel permettant une meilleure efficacité de celui-ci dans la réalisation des tâches et responsabilités qui lui incombe et mobiliser les appui nécessaires (assistance technique ponctuelle, formation) ; préparer les missions de supervision de la Banque Mondiale.

Objectifs de l’AGF/PMPS 

L’AGF/PMPS vise à apporter une réponse multisectorielle à l’épidémie du VIH/SIDA pour contenir la propagation de l’infection dans la population malgache, la lutte efficace contre le VIH/SIDA : la compétence de la société se propage plus rapidement que le virus axée sur la création d’un partenariat entre autorités administratives, communauté et services (publics et privés) pour leur implication directe dans la lutte contre les IST et VIH/SIDA au plus bas niveau périphérique : la commune.

Structure du Projet 

Le Siège

L’UGP/PMPS se trouve à Ampefiloha, l’AGF/PMPS sise à Tsimbazaza est composé par des Administrateurs, une direction nationale et des bureaux interrégionaux.

La Direction Nationale
La structure de la direction nationale de l’AGF se décompose ainsi :

Le Directeur National:
Le directeur national assure la bonne gestion des projets de l’AGF/PMPS et coordonne les activités des composantes en collaboration avec d’autres départements du Gouvernement. Il est le coordonnateur général au niveau de l’AGF National, il soumet les rapports auprès des organes supérieurs, supervise le financement et consolide le rapport de contrat venant des huit AGF Provinciale (les BIR). Ainsi, on peut en déduire qu’il est le premier responsable des activités des Projets de l’agence vis à vis du Ministère de la Santé et de l’UGP.

Le Directeur Administratif et Financier:
Il a pour mission d’assurer la gestion comptabilité et financière de l’Agence et du Projet, conformément aux termes de l’Accord de crédit du AGF/PMPS2 et de l’Accord de Prêt de, et aux directives des bailleurs de fonds, la production des états financiers et des rapports d’activités et de reporting périodique du domaine finance et comptabilité des deux Projets. Il effectue aussi le déblocage de fonds pour les Organismes Communautaire de Base (OCB), les demandes de réapprovisionnement auprès des bailleurs de fonds.

Le Responsable Suivi Evaluation (RSE) :
En matière de suivi évaluation, l’objectif étant d’assurer un suivi sans faille des sous projets à venir mais également de mettre en place, à court terme, un système moins lourd. Pour ce faire, des activités répondant aux grands axes d’amélioration de la gestion du FAP décrites dans le rapport d’achèvement du projet FAP I ont été effectuées. Elles touchent les domaines suivants :

– renforcement de l’effectif de l’AGF se traduisant par la mise en place de deux nouveaux Bureaux Interrégionaux (BIR) et la création de trois Antennes Régionales ;
– amélioration des outils à utiliser pour la mise en œuvre du FAP II, notamment le Manuel de procédures et les outils d’analyse et de suivi incluant le Système Intégré de Gestion ou SIG 2 du Second PMPS ;
– renforcement de capacité des structures décentralisées du SE/CNLS. Il a donc pour principale tâche de valider et surveiller les documents venant des BR, de superviser la réalisation effective (qualité et véracité) et de suivre le calendrier des promoteurs.

Le Responsable Analyse des Sous Projets (RASP) :
Ce responsable par contre fait l’analyse éligible des demandes, dépenses prévues par les promoteurs pour la réalisation des sous projets. Il assure l’administration et la gestion de passation de marchés, conformément aux réglementations en vigueur, aux termes de l’accord de crédit et aux directives de la Banque mondiale. On peut aussi en dire sue le RASP supervise les documents de chaque BR, il analyse les documents, les sous projets des promoteurs pour chaque contrat et consolide tous les rapports venant des Bureaux Régionaux.

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I : GENERALITES
CHAPITRE I : PRESENTATION DU PROJET AGF/PMPS
SECTION I : LE PROJET AGF/PMPS
SECTION II : STUCTURE DU PROJET
SECTION III : ACTIVITES ET MISIONS
CHAPITRE II : THEORIE ET PRATIQUE DU CONTROLE INTERNE DE PROJETS
SECTION I : LE PROJET
SECTION II : LE CONTROLE INTERNE
SECTION III : RAPPORT DE SUIVI TECHNICO- FINANCIER
PARTIE II : ANALYSE DE LA SITUATION ACTUELLE
CHAPITRE I : PROBLEMES LIES AU NIVEAU GESTION ET SUIVIS DES PROJETS
SECTION I : REGLEMENTATIONS ET PROCEDURES EN VIGUEUR
SECTION II : ELABORATION – SUIVI ET GESTION DU PROJET
CHAPITRE II : PROBLEMES LIES AU NIVEAU DES FINANCEMENTS
SECTION I : FINANCEMENT DES PROJETS
CHAPITRE III : PROBLEMES LIES AU NIVEAU DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
SECTION I : SUIVI ET CONTROLE TECHNIQUE ET FINANCIER
SECTION II : FRAGILISATION DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
PARTIE III : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS
CHAPITRE I : SOLUTIONS CONCERNANT LA GESTION ET SUIVI DES PROJETS
SECTION I : MISE EN PLACE DES REGLES COMMUN EN MATIERE DE PROCEDURES
SECTION II : ELABORATION – SUIVI ET GESTION DU PROJET
CHAPITRE II : SOLUTIONS LIES AU NIVEAU DES FINANCEMENTS
SECTION I : FINANCEMENT DES PROJETS
CHAPITRE III : SOLUTIONS LIES AU NIVEAU DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE DE GESTION DE PROJET
SECTION I : SUIVI ET CONTROLE TECHNIQUE ET FINANCIER
SECTION II : RENFORCEMENT DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
CONCLUSION
ANNEXE
BIBLIOGRAPHIE
TABLE DE MATIERE

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