Le cadre juridique de l’accès au dossier médical

Le régime général d’accès au dossier médical : la demande formulée par le patient

Lorsque la demande provient du patient, les conditions de recevabilité de cette demande sont relativement simples. En effet, aucun texte législatif ou réglementaire n’impose au patient de motiver cette demande. L’absence de motivation de la demande illustre d’ailleurs la volonté du législateur de faciliter le plus possible la communication du dossier médical.

La seule condition de recevabilité est la justification par le patient de son identité dans la mesure où l’accès porte sur des informations confidentielles. Lorsqu’une demande de dossier médical est adressée à un établissement de santé par le patient, le personnel médical et administratif en charge de la communication du dossier doit en réalité avoir principalement connaissance de deux points : le caractère communicable des informations ;  les modalités d’accès au dossier au dossier médical.

Le caractère communicable des informations

L’article L.1111-7 du CSP dispose que le patient a un droit d’accès aux informations concernant sa santé mais le terme de « dossier médical » n’est pas expressément mentionné. Si le terme d’accès au dossier médical est celui retenu par les professionnels de santé, il convient de garder à l’esprit que cet accès vise des informations et non pas un contenant. Ainsi, des informations répondant aux critères prévus par l’article L.1111-7 mais qui n’auraient pas été insérées dans le dossier médical doivent néanmoins être communiquées. A contrario, des informations devant être tenues dans le dossier médical peuvent ne pas être communicables au patient, ce sont les informations mentionnant avoir été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant ces tiers. Il faut noter que l’article R.1112-2 du CSP est sur ce point bien plus intelligible enénonçant, d’une part, l’ensemble des informations pouvant structurer un dossier et, d’autre part, celles qui sont communicables.

Aux termes de l’article L.1111-7, sont communicables les informations relatives à la prise en charge du patient qui sont formalisées ou qui ont fait l’objet d’échanges écrits entre professionnels de santé. La HAS est venue préciser la définition d’informations formalisées : « Il s’agit des informations auxquelles est donné un support (écrit, photographie, enregistrement, etc.) avec l’intention de les conserver et sans lequel elle seraient objectivement inaccessibles .» .

Les modalités d’accès au dossier médical

L’article R.1111-2 du CSP prévoit deux modalités différentes d’accès au dossier médical : « A son choix, le demandeur obtient du professionnel de santé, de l’établissement de santé ou de l’hébergeur communication des informations demandées, soit par consultation sur place, avec, le cas échéant, remise de copies de documents, soit par l’envoi de copies des documents. Les frais de délivrance de ces copies sont laissés à la charge du demandeur dans les conditions fixées par l’article L. 1111-7. » .

La consultation sur place :Lorsque le patient souhaite consulter sur place son dossier médical, l’établissement de santé se doit de proposer au patient un dispositif d’accompagnement. Ce dispositif est prévu à l’article R.1112-1 du CSP. Il s’agit de proposer au patient de consulter son dossier avec l’accompagnement d’un médecin. La proposition de cet accompagnement est obligatoire mais le patient peut néanmoins refuser cet accompagnement13.Le médecin en charge de la consultation peut également recommander la présence d’un tiers lors de la consultation de certaine informations lorsqu’il estime que leur connaissance sans accompagnement ferait courir des risques à la personne concernée. Le patient peut là encore refuser cet accompagnement.

La communication du dossier médical :Le législateur a prévu des délais de communication. En effet, l’article L.1111-7 alinéa 2 prévoit un délai minimal et un délai maximal de communication. Le délai minimal est de 48 heures. Le patient ne peut donc prétendre à accéder immédiatement à son dossier médical. D’ailleurs, ce délai a été conçu par le législateur comme un délai de réflexion permettant au demandeur du dossier d’éventuellement se rétracter.

Le délai maximal est de huit jours à compter de la réception de la demande remplissant tous les critères de recevabilité. Il est porté à deux mois lorsque les informations demandées datent de plus de cinq ans. Le délai de cinq ans court à compter du dernier acte médical ou à compter de la clôture du dossier. S’agissant des coûts de communication, ces derniers ne recouvrent que les frais de reproduction et les frais d’envoi des informations demandées.

L’accès au dossier médical du mineur par les titulaires de l’autorité parentale

L’article L.1111-7 alinéa 5 dispose: « Sous réserve de l’opposition prévue à l’article L.1111-5, dans le cas d’une personne mineure, le droit d’accès est exercé par le ou les titulaires de l’autorité parentale. A la demande du mineur, cet accès a lieu par l’intermédiaire d’un médecin. » Deux aspects se dégagent donc du régime d’accès au dossier médical du mineur. Le mineur ne peut accéder à son dossier médical et le droit d’accès est réservé aux titulaires de l’autorité parentale. Toutefois, cet accès peut être encadré par le mineur qui peut, d’une part, exiger que cet accès ait lieu par l’intermédiaire d’un médecin et, d’autre part, obtenir du médecin une opposition à l’accès de son dossier médical.

Le droit d’accès est donc réservé aux titulaires de l’autorité parentale. En comparaison avec une demande formulée par le patient, le demandeur devra donc justifier, outre son identité, de son autorité parentale. Si le mineur ne peut accéder à son dossier médical, cela ne signifie pas pour autant que le patient mineur ne dispose d’aucune information quant à sa prise en charge. Ainsi, l’article L.1111-2 alinéa 5 du CSP précise que les patients mineurs ont le droit de disposer d’une information et de participer aux décisions les concernant d’une manière adaptée à leur degré de maturité. S’agissant de l’accès par l’intermédiaire d’un médecin, l’article R.1111-6 du CSP prévoit que ledit médecin est désigné par le ou les titulaires de l’autorité parentale.

L’accès au dossier médical du défunt par les ayants droit

Le droit d’accès des ayants droit est encadré par l’article L.1110-4 in fine du CSP qui dispose : « Le secret médical ne fait pas obstacle à ce que les informations concernant une personne décédée soient délivrées à ses ayants droit, dans la mesure où elles leur sont nécessaires pour leur permettre de connaître les causes de la mort, de défendre la mémoire du défunt ou de faire valoir leurs droits, sauf volonté contraire exprimée par la personne avant son décès. » A la lecture de cet article, la recevabilité d’une demande d’un ayant droit nécessite la satisfaction de quatre conditions cumulatives.

Tout d’abord, étant donné que la demande émane d’un ayant droit, il est nécessaire que le patient en question soit décédé. Dans la grande majorité des cas, cette condition peut être vérifiée directement par l’établissement de santé. Ainsi, au CHU de Bicêtre, la DAGRU peut accéder numériquement au dossier administratif du patient et si celui-ci est décédé au sein de l’établissement de santé, son décès est mentionné dans son mode de sortie de l’établissement. Toutefois, il est possible que le dossier administratif du patient ne fasse pas figurer le décès.

Les différentes difficultés rencontrées par l’établissement de santé

La présentation de ces difficultés étant intimement liée aux solutions qui s’y rapportent, il apparaît opportun de distinguer ces difficultés quant à leur cause. Ainsi, d’une façon similaire à l’analyse de problèmes relatifs à l’économie, on peut cibler , d’une part, des difficultés « conjoncturelles » tenant à des contextes particuliers de faits ou de personnes. D’autre part, il existe également des difficultés «structurelles» où il apparaît ici complexe de conjuguer le respect de certaines dispositions, et notamment celles relatives aux modalités de communication, avec l’organisation d’un établissement de santé.

Les difficultés conjoncturelles

La complexité de certaines demandes :Certaines demandes peuvent susciter des difficultés quant à leur traitement. Deux exemples de demandes adressées à la DAGRU du CHU de Bicêtre permettront d’illustrer ce propos. Dans le premier exemple, la difficulté tient à ce que le traitement de cette demande nous a fait apparaître une insuffisance de la loi. Dans le second exemple, la demande ne posait pas réellement de difficultés juridiques mais son contexte factuel était tel que cela s’est répercuté dans son traitement.

La méconnaissance de la loi par certains membres du personnel médical Cette méconnaissance peut aboutir à deux types d’irrégularités : le personnel médical recevant une demande directement (non adressée antérieurement à la DAGRU) y satisfait alors qu’elle n’est pas recevable ou bien nécessite des justificatifs. le personnel médical ne souhaite pas communiquer le dossier malgré la conformité de la demande. Pour le premier type, un exemple récent permet de l’illustrer : nous apprenons le 23 mai 2013 qu’un service communique systématiquement les dossiers de soins infirmiers aux ayants droit, que les conditions d’accès soient satisfaites ou non.

Toutefois, il faut nuancer ce propos. En effet, la grande majorité des cas dans lesquels les services accèdent trop facilement aux demandes d’accès tient au fait que le personnel finit par craquer face à des demandeurs d’accès de plus en plus pressants ou même menaçants. Il faut comprendre à ce sujet que l’attitude des demandeurs de dossiers a fortement évolué ces dernières années à l’égard du personnel médical ou administratif. Ainsi, il est fréquent que des demandeurs reprochent à l’établissement de communiquer les dossiers par une voie aussi lente que le courrier même si celle-ci est préconisée par la réglementation. Les courriers de demandes sont de plus en plus souvent assortis des délais de communication applicables et des éventuels recours qui sont ouverts en cas de non respect de ces délais. Dans le cadre d’une réclamation, une dame nous a même confié avoir subtilisé le dossier médical de son époux dans le service où celui-ci avait été pris en charge.

Les difficultés structurelles

Une disposition de la loi du 4 mars 2002 est difficilement conciliable avec l’organisation d’un établissement de santé : le respect des délais de communication. Par ailleurs, le CHU de Bicêtre rencontre également des difficultés pour parvenir à facturer les dossiers.

Le respect des délais de communication :Le rapport de la Commission des Relations avec les Usagers et de la Qualité de la Prise en Charge (CRUQPC)  est un outil particulièrement pratique pour révéler les difficultés relatives au respect des délais de communication des dossiers médicaux. La CRUQPC a été instaurée au sein des établissements de santé par un décret en date du 2 mars 200530 et a deux missions principales : veiller au respect des droits des usagers ; contribuer à l’amélioration de la qualité de l’accueil des personnes malades et de leurs proches et de la prise en charge. Elle rend un rapport annuel d’activité qui doit être transmis à l’Agence Régionale de Santé et qui livre notamment une analyse quantitative et qualitative du traitement des demandes de dossiers médicaux.

La facturation des demandes de dossiers :Rencontrer des difficultés pour facturer les demandes de dossiers médicaux n’affecte pas défavorablement le demandeur mais constitue néanmoins une perte si minime soit elle pour l’hôpital. Par ailleurs, cela n’encourage pas l’établissement de santé à développer des moyens pour améliorer le traitement de ces demandes. Dans la grande majorité des cas, il n’est pas procédé à la facturation des demandes de dossiers médicaux car les secrétaires médicales s’y refusent. La raison de ce refus est simple : les secrétaires médicales ne disposent pas de balances au sein de leur service permettant de déterminer le nombre de feuilles qui composent un dossier médical et seraient donc obligés de compter à la main ce nombre pour établir le devis relatif à la demande. Il faut admettre que si le dossier fait plus de 100 pages et que le service reçoit très souvent des demandes de dossier similaires (ex : le service d’Orthopédie), cela peut devenir vite agaçant.

Table des matières

INTRODUCTION
PREMIÈRE PARTIE. LE CADRE JURIDIQUE DE L’ACCÈS AU DOSSIER  MÉDICAL
SECTION 1. LE RÉGIME GÉNÉRAL D’ACCÈS AU DOSSIER MÉDICAL : LA DEMANDE FORMULÉE PAR LE PATIENT
SECTION 2. LES RÈGLES PARTICULIÈRES TENANT À LA QUALITÉ DU DEMANDEUR
SECONDE PARTIE. L’APPLICATION PRATIQUE EN MILIEU HOSPITALIER
SECTION 1. LES DIFFÉRENTES DIFFICULTÉS RENCONTRÉES PAR UN ÉTABLISSEMENT DE SANTÉ
SECTION 2. LES SOLUTIONS POUVANT ETRE APPORTÉES PAR UN ÉTABLISSEMENT DE SANTÉ
CONCLUSION

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