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L’Unité de Gestion de Projet secteur Santé ou l’UGP-Santé ou UGP
Nous avons aussi choisi l’UGP comme zone d’étude parce qu’il est le principal organe de gestion du sujet de notre étude toute en considérant qu’elle est liée tant avec le Ministère de la Santé et du Planning Familiale qu’avec les bailleurs de fonds pour son fonctionnement, cet état de fait a conduit à s’intéresser à l’UGP puisqu’elle joue un rôle très important sur le financement du projet PMPS II et sur tous les projets financé par la BM.
Les caractéristiques de l’UGP
L’UGP ou Unité de Gestion des Projets d’appui au secteur santé est une agence d’exécution de projet dans le secteur santé, elle a été créée en 1982 et sous la tutelle technique du Ministère de la Santé Publique dont il est rattaché au Secrétariat Général selon l’organigramme.
Ses principaux bailleurs de fonds sont la Banque Mondiale et l’AFD ou l’Agence Française de Développement.
Les rôles et missions de l’UGP
Elle a pour mission principale de coordonner la mise en œuvre des activités du PMPS II, garantir la gestion efficace et efficiente des ressources mises à la disposition du projet et assurer la bonne exécution du projet. Dans ce cadre Dans ce cadre, l’UGP est en charge des responsabilités suivantes :
– Assurer une gestion saine et efficiente des composantes du PMPSII suivant les règles édictées par la Banque mondiale et le Manuel d’Exécution du Projet ;
– Elaborer et mettre à jour le plan de travail et le plan de passation de marchés à soumettre à l’avis de non objection de l’IDA;
– Effectuer les demandes de non objection pour les projets de contrat ayant besoin d’un avis à priori de la Banque mondiale suivant le Manuel d’Exécution du Projet;
– Assurer une gestion financière rationnelle et efficiente du PMPS II y compris la comptabilité en utilisant le logiciel actuel de l’UGP ;
– Réaliser les marchés prévus suivant le plan de passation de marchés approuvé et suivre ceux délégués à la Centrale d’Achat SALAMA ;
– Assurer un contrôle interne efficace suivant le Manuel d’Exécution du Projet ainsi que la préparation de réalisation des audits externes périodiques ;
– Garantir le respect par les agences d’exécution des composantes des procédures définies dans le Manuel d’Exécution du Projet ;
– Participer aux missions de supervision des activités mises en œuvre par les agences d’exécution ;
– Assurer le suivi technique de la réalisation des activités du Projet par les agences d’exécution ;
– Elaborer et envoyer périodiquement à qui de droit les Rapports de Suivi Financier après validation par le SE/CNLS
– Rendre compte régulièrement au SE/CNLS de l’avancement des activités ainsi que toute situation pouvant avoir une incidence sur la réalisation des activités du Projet
– Participer aux réunions de coordination de la mise en œuvre des composantes du Projet ;
– Participer aux réunions de travail organisées avec la Banque mondiale et aux missions de supervision;
– Assurer l’exécution des actions clés, relatives à la gestion fiduciaire identifiée, lors des missions de supervision du Projet.
Ces missions que l’UGP doit accomplir sont prises en main par une organisation mis en place selon le cadre du projet PMPS II.
Les matériels de base utilisés
Dans un travail de recherche comme celui-ci, il est toujours nécessaire de se référer aux documents internes de l’entité que nous avons choisie, dans notre étude, ces documents servent de référence pour la comparaison entre la réalité et les procédures que les bailleurs ont mises en place, nous avons utilisé deux (2) types de documents interne du projet PMPS II à savoir :
Le Manuel d’exécution du projet PMPS II
Comme nous l’avons cité ci-dessus, ce document est utilisé comme un document de référence pour approfondir notre étude mais pour le projet PMPS II et pour l’UGP, le manuel d’exécution décrit les mécanismes et les procédures de gestion opérationnelle, et est destiné à guider les principaux acteurs impliqués dans l’exécution du PMPS II que ce soit au niveau central ou périphérique, à la fois au niveau du SE/CNLS et surtout au niveau de l’UGP.
Le manuel a été conçu pour répondre aux deux (2) soucis majeurs ci-après :
Assurer l’efficacité générale du management du Projet, grâce aux améliorations à apporter au niveau du pilotage, de la coordination et du système de planification des différentes actions prévues à exécuter ;
Garantir l’utilisation rationnelle et optimale des ressources mises à la disposition du Projet, par la mise en place d’un mécanisme de gestion budgétaire, comptable et financière.
Le Manuel d’exécution est un complément au Document d’Evaluation du Projet, à l’Accord de Financement additionnel, et aux autres documents et Directives de la Banque mondiale en matière de Passation des Marchés, Emplois de Consultants, de décaissement et de production de rapports tout en respectant les normes édictées par les réglementations en vigueur du Pays. Etant un document qui décrit les mécanismes et les procédures à suivre pour assurer une efficacité opérationnelle et une meilleure utilisation des ressources du Projet, ce Manuel d’exécution servira à une évaluation critique de l’utilisation de ces ressources.
Enfin, le présent manuel décrit les rôles et responsabilités, les mécanismes de mise en œuvre, les procédures de passation des marchés, les opérations de gestion administrative, comptable et financière, l’audit et les procédures de suivi et d’évaluation du Projet.
Il est notoire que face au contexte politique que vit le pays depuis le mois de mars 2009, la Banque Mondiale continue d’opérer dans le contexte défini par ses procédures OP/BP/7.30 – Dealing with De Facto Governments.
Les termes de références du projet PMPS II
Comme le Manuel d’exécution, ces documents sont aussi des documents de références pour les principaux acteurs du projet PMPS II. Dans notre recherche, nous nous intéressons aux termes de références des personnes clés du projet qui contiennent les détails et les descriptions des tâches et fonctions de tous les acteurs œuvrant dans le projet et dans l’UGP.
Ces fonctions sont détaillées suivant la hiérarchie organisationnelle et les principaux activités de l’UGP comme : (i) la programmation du projet : supervision et coordination des activités du PMPS II, programmation financière, planification de la passation de marchés, Conception et élaboration des approches méthodologiques du système de suivi et évaluation des Projets ; (ii) le contrôle, suivi et audit : contrôle interne, respect des procédures, audit interne ; (iii) la budgétisation : élaboration du Plan Opérationnelle Annuel ou POA, budget prévisionnel, suivi budgétaire, planification des dépenses ; (iv) la passation des marchés : préparation des dossiers d’appel d’offres, exécution des marchés et les rapports de gestion et les rapports d’activités sur les marchés, utilisation des biens acquis ; (v) la comptabilité : tenue de la comptabilité, enregistrement des recettes et dépenses, établissement des états financiers ; (vi) la gestion des immobilisations : travail d’inventaire, mise à jour des fiches des immobilisations, stocks et fournitures et autres actifs acquis dans le cadre du projet.
Nous allons maintenant donner quelques notions théoriques sur l’audit interne et sur le contrôle interne
Les notions théoriques
Dernièrement, nous avons pu évoquer les matériels nécessaires a notre recherche, cependant, nous ne pouvons pas ignorer les connaissances que nous avons acquis durant les études universitaires sur l’audit interne et le contrôle interne.
Quelques théories sur l’audit interne
Nous allons maintenant exposer la définition et l’objectif de l’audit interne selon ce qu’on a appris en salle.
L’audit interne peut être défini comme une fonction de conseil s’exerçant avec indépendance et objectivité. Elle se propose d’apporter de la valeur ajoutée et d’améliorer le fonctionnement de l’organisation. Elle aide à atteindre les objectifs par une approche systématiques raisonnée d’évaluation et d’amélioration de la gestion des risques, des dispositifs de contrôle et des méthodes de gestion
S’agissant de l’objectif de l’audit interne, il s’agit notamment pour le professionnel d’évaluer la qualité du dispositif du contrôle interne et de formuler des recommandations nécessaires en vue de son amélioration. L’auditeur interne est également susceptible d’intégrer dans sa mission des préoccupations relevant de l’audit opérationnel.
L’auditeur financier (externe) a pour objectif principal de formuler au profit des tiers une conclusion sur l’image donnée par les états financiers d’une entreprise. Il n’a pas le droit de mettre en place le contrôle interne et doit respecter des limites très précises lorsqu’il s’intéresse à la gestion de l’entreprise ou émet des recommandations.
S’agissant de statut, l’auditeur interne est membre du personnel de l’entreprise à la différence d’auditeur externe qui est un professionnel externe indépendant. Quel que soit son rang dans l’organigramme, son indépendance est en conséquence soumise à des restrictions.
Quelques théories sur le contrôle interne
Dans une entreprise, le contrôle interne est l’un des systèmes le plus important nécessaire au bon fonctionnement des activités de l’entreprise, cependant durant notre passage à l’Université, nous avons acquis quelques définitions et caractéristiques du contrôle interne.
Définitions et objectifs
Plusieurs définitions ont été données de cette notion mais dans toutes ces définitions, le contrôle interne apparaît comme un état de fait existant dans l’entreprise mais qui doit, par l’intervention humaine, devenir délibéré, c’est-à-dire constituer un système. Cependant, il peut être défini comme étant « l’ensemble des sécurités contribuant à la maitrise de l’entreprise. Il a pour but d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information d’une part, et de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités pour maintenir la pérennité de celle-ci. »
Des définitions officielles sont également données par des organismes qui font autorité : IFAC : « Ensemble de politiques et procédures mises en place par la direction de l’entité en vue d’assurer dans la mesure du possible la gestion rigoureuse et efficace de ses activités » CNCC : « Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle, comptables ou autres, que la direction définit, applique et surveille, sous sa responsabilité, afin d’assurer la protection du patrimoine de l’entreprise et la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en découlent. »
Par ces définitions, il ressort les objectifs assignés à un bon contrôle interne :
La recherche de la protection du patrimoine, La fiabilité des informations financières,
L’application des instructions de la direction,
L’efficacité opérationnelle des opérations et l’amélioration des performances.
Les principes généraux du contrôle interne
Le contrôle interne repose sur un nombre de règles de conduite ou de préceptes dont le respect lui confèrera une qualité satisfaisante.
Le principe d’organisation : Il est nécessaire que l’organisation de l’entreprise possède des caractéristiques. L’organisation doit être préalable, adaptée et adaptable, vérifiable formalisée et doit comporter une séparation convenable des fonctions.
Le principe d’intégration : Les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d’un système d’autocontrôle mis en œuvre par recoupements, des contrôles réciproques ou des moyens techniques appropriés
Le principe de permanence : La mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système de régulation suppose une certaine pérennité de ces systèmes
Le principe de l’universalité : Ce principe signifie que le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise, en tout temps et en tout lieu
Le principe d’indépendance : Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment des méthodes, procédés et moyens de l’entreprise.
Le principe d’information : L’information doit répondre à certain critère tel que la pertinence, l’utilité, l’objectivité, la communicabilité et la vérifiabilité.
Le principe d’harmonie : On entend par principe d’harmonie l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’entreprise et de son environnement. C’est un simple principe de bon sens qui exige que le contrôle interne soit bien adapté au fonctionnement de l’entreprise.
En conclusion, le contrôle interne est spécifique aux besoins de chaque entreprise, il n’y a pas de système de contrôle interne stéréotypé, mais les objectifs sont les mêmes.
Détermination des méthodes adoptées
Nous avons vu les matériels utilisés pour l’accomplissement de ce travail de recherche. Comment devrons-nous les appliquer afin de mener à terme ce travail ? Pour répondre à cette question, il faut mettre en exergue les méthodes adoptées. Comme définition, la méthode, c’est une démarche organisée et rationnelle à l’esprit pour atteindre à un certain résultat. Elle énumère et explique aussi la manière dont l’étude va être menée. La méthode désigne aussi le chemin nous conduisant vers un objectif bien précis auparavant. Sa fonction est d’assurer l’adéquation des techniques aux objectifs. Nous allons observer un par un les étapes constituant la méthode.
Le type d’enquête utilisée : L’enquête par questionnaire
L’enquête par questionnaire a pour but de récolter des informations claires et précises. Ces informations peuvent être de natures différentes, se rapportant à des goûts et préférences, des avis, des sentiments ou des renseignements spécifiques à chaque individu. Pour capter ce flux d’informations très distinctes, le questionnaire peut comporter différents types de questions. Selon l’information désirée, le chargé d’étude va privilégier une catégorie de question plutôt qu’une autre.
On distingue deux grandes catégories de questions : les questions fermées et les questions ouvertes.
La première catégorie consiste à proposer au répondant un choix de réponses préalablement définies par l’enquêteur. La seconde catégorie vise à laisser l’interviewé répondre librement à la question.. En effet, les questions fermées permettent d’automatiser l’analyse des données alors que les réponses aux questions ouvertes nécessitent un travail de ressaisie et de traitement manuel.
Nous avons choisi d’adopter ce type d’enquête parce qu’elle est conforme à la situation existante, puis, les questions que nous avions posées nous ont permises d’avoir les propres avis des responsables sur l’audit interne et le contrôle interne à l’UGP et dans les autres institutions. Dans ce cas, nous avons préféré d’utiliser les types de questions ouvertes parce que nous avons laissé les enquêtés de donner leurs opinions concernant le sujet de l’étude ouvertement
Les différentes phases de l’élaboration des questionnaires
Le questionnaire est utilisé d’une manière systématique auprès des personnes qui font l’objet de l’enquête. Il a pour but de déceler, d’analyser et de mesurer les attitudes, il a aussi comme rôle de quantifier les résultats obtenus. Il faut bien le préparer car c’est la clé primaire de cette étude. Il doit être structuré à partir des hypothèses du travail. Il a deux (2) phases à respecter pour l’élaboration de ces questionnaires, à savoir au premier lieu :
La structuration du questionnaire
Un bon questionnaire doit contenir tous les éléments nécessaires à un traitement pertinent des données, dans une organisation visant à optimiser le recueil de réponses sincères de la part des personnes interrogées. Un questionnaire doit comporter en général, en plus des questions d’opinions et de comportements relatives à l’objet de l’étude, une partie signalétique permettant de caractériser chaque répondant comme par exemple le sexe, l’âge, le Catégorie Socio-Professionnelle, la région. L’interprétation des résultats se basera notamment sur le croisement de ces deux catégories de variables, appelées respectivement variables à expliquer et variables explicatives. En effet, nous pourrons comprendre les jugements et les comportements des personnes interrogées en fonction de leurs caractéristiques signalétiques.
Dans notre travail de recherche, le questionnaire est structuré à partir des réponses que nous voulons obtenir vue que ce n’est pas une enquête par sondage, c’est-à-dire que notre enquête est plutôt basé sur la technique que sur l’opinion. Il n’est pas question de connaître le comportement des individus à enquêter ni de leur attitudes, il s’agit plutôt de les laisser exposé leur responsabilités dans le cadre du contrôle et de la vérification tout en les posant des questions ouvertes.
Conception et rédaction du questionnaire
La conception du questionnaire
L’idée principale qui doit guider la conception du support d’enquête est la suivante : un bon questionnaire doit permettre un bon traitement. En effet, nous ne pourrons retirer de notre questionnaire que ce que nous y aurons mis, les objectifs d’analyse doivent donc être pris en compte, c’est d’autant plus important que de simples précautions permettent d’obtenir un potentiel d’analyse décuplé. Ce sont ces objectifs qui doivent guider la rédaction et nous faire éviter autant que possible de poser toutes les questions que nous aurions envie de poser parce qu’elles sont intéressantes, un questionnaire ciblé sur un thème précis sera plus lisible pour les répondants, plus facile à administrer et, au final, plus efficace pour nous qu’un questionnaire sans objectifs qui nous donnerait des informations diverses mais pas forcément approfondies et exploitables.
Durant la conception de notre questionnaire, nous avons fixé comme objectifs d’avoir mêmes les plus petites informations concernant le contrôle et la vérification dans toutes les activités de l’entité qui fait l’objet de l’étude. Cela dit, il est toujours primordial de fixer des objectifs durant la conception du questionnaire.
La rédaction du questionnaire
Les choix de l’administration du questionnaire et sa présentation définitive sont très importants. Cette phase enlève les problèmes d’expédition des questionnaires. Elle augmente l’information et la formation obtenue par les enquêteurs. Il existe deux possibilités pour l’accomplissement de l’administration du questionnaire.
Soit l’interviewé répond directement aux questionnaires de façon collective ou personnelle après avoir été informé du but de l’enquête. Pour cela, nous avons pris la précaution d’assurer l’anonymat et de préciser qu’il n’existe pas de mauvaises ou de bonnes réponses. Nous leur demandons la sincérité. Il s’agit ici des questionnaires expédiés en avance au sujet. De cette possibilité, nous avons comme avantage la fiabilité des réponses car le sujet a beaucoup de temps pour répondre aux questions que nous lui proposons, mais l’inconvénient est de ne pas avoir acquis les nombres de réponses espérées.
Soit, l’enquêteur note les réponses dans son bloc note ou directement dans les questionnaires suivant l’ordre des questions. Il s’agit du questionnaire entretien. L’avantage de cette enquête est sa rapidité car nous avons immédiatement la réponse voulue, mais son inconvénient, nous avons un peu de doute à la fiabilité de ces réponses car l’interviewé n’a pas beaucoup de temps d’y réfléchir.
Dans notre travail de recherche, nous avons décidé de formuler les questionnaires avec toutes ces catégories de questions. Et pour l’administration du questionnaire, nous avons choisi les deux en même temps.
Le questionnaire étant bien défini et bien rédigé, nous devrions maintenant définir le type d’entretien à utiliser.
Précision du type d’entretien : Entretien individuelle
Théoriquement, il existe deux (2) types d’entretien à savoir : l’entretien en situation de groupe et l’entretien en situation individuelle. Le premier type d’entretien est organisé par l’enquêteur avec des groupes de personnes. Il s’agit ici de collecter des opinions privées ou personnelles à chaque participant du groupe sur un sujet lancé par l’enquêteur. Tandis que, l’entretien en situation individuelle est une décision qui se manifeste entre l’enquêteur et un seul enquêté. Dans la science sociale, nous utilisons deux (2) sortes d’entretiens : en situation individuelle et en situation semi-directive. Elles laissent une grande spontanéité au sujet de l’entretien standardisé ou questionnaire, indispensable pour comparer ou classer des choses, pour vérifier des hypothèses. Notre choix est d’adopter le type d’entretien individuelle parce qu’il est conforme à la situation existante. Pour vérifier la véracité de nos hypothèses, il nous a fallu enquêter sur les responsables qui prennent en charge les services objets du contrôle à l’UGP. Puis nous allons comparer les résultats obtenus.
Notons qu’avant toutes les recherches, nous avons pu collecter les premières données qui sont nécessaires à notre travail.
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Table des matières
INTRODUCTION
Partie1 : Les matériels et méthodes adoptées
Chapitre 1 : Détermination des matériels utilisés
Section 1 : La justification du choix du thème de la zone d’études et ses caractéristiques
Section 2 : Les matériels de base utilisés
Section 3 : Les notions théoriques
Chapitre 2 : Détermination des méthodes adoptées
Section 1 : Le type d’enquête utilisée : L’enquête par questionnaire
Section 2 : Les différentes phases de l’élaboration des questionnaires
Section 3 : Précision du type d’entretien : Entretien individuelle
Section 4 : Les modes de collecte de données primaires et secondaires
Section 5 : Les méthodes d’analyses ayant conduit aux résultats attendus
Section 6 : Vérification spécifique à l’hypothèse 1
Section 7: Vérification spécifique à l’hypothèse 2
Chapitre 3 : Les limites de l’étude Chronogramme des activités menées
Partie 2 : Les résultats
Chapitre 1 : Les procédures mis en œuvre par les agents responsables dans le cadre du contrôle interne et budgétaire et d’audit interne pour le projet PMPS II
Section 1 : Contrôle sur la budgétisation
Section 2 : Contrôle sur les procédures de la passation des marchés
Section 3 : Contrôle sur la gestion des immobilisations
Section 4: Contrôle sur l’engagement, la liquidation et le paiement
Chapitre 2 : L’audit interne et le contrôle interne de projet suivant le manuel d’exécution
Section 1 : Les objectifs de l’audit interne et du CIB
Section 2 : Les rôles du CIB
Section 3 : Le mécanisme de contrôle interne et budgétaire
Chapitre 3 : L’audit interne et contrôle interne selon la norme internationale IAS et quelques ouvrages
Section 1 : L’audit interne
Section 2 : Le contrôle interne
Partie 3 : Les discussions des résultats obtenus et les recommandations proposées
Chapitre 1 : Discussions des résultats obtenus
Section 1 : Discussion de tous les résultats obtenus sur la conformité de la procédure de contrôle par rapport au manuel d’exécution
Section 2 : Comparaison entre le système de contrôle et d’audit interne de l’UGP par rapport aux normes internationales
Section 3 : Discussions et analyses du système de contrôle interne de l’UGP selon le diagnostic SWOT
Chapitre 2 : Les recommandations proposées
Section 1 : Amélioration sur l’organisation du système de contrôle interne et
Section 2 : Amélioration sur la mise en œuvre du système de contrôle interne
Section 3 : Amélioration sur la gestion du projet
CONCLUSION GENERALE
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