L’association des amis de la Bibliothèque de la Ville, chapitre deux Pistes pour développer le sociétariat et les soutiens

La Bibliothèque de la Ville de La Chaux-de-Fonds est au service de la population depuis 180 ans. Elle est aujourd’hui une véritable « plurithèque » qui met à disposition du plus grand nombre un vaste de choix de documents de diverse nature. Si les ouvrages imprimés restent par tradition au cœur de l’institution, celle-ci propose également aux usagers des disques, des revues, des films, des ressources numériques et depuis quelques années des jeux vidéo pour console. Chaque offre se décline sous différents aspects – « livres » veut dire aussi livres sonores, en gros caractères, en langues étrangères, etc. ; « disques » veut dire DVD de concerts, partitions, vinyles, littérature spécialisée, etc. ; « revues » englobe la presse quotidienne sur divers supports, magazines généralistes et spécifiques, collections d’éditeurs, etc. ; « ressources numériques » signifie aussi accès à internet, revues en ligne, etc. En chiffres, la Bibliothèque compte environ 7’000 usagers actifs et prête 285’000 documents par année . Une trentaine de collaboratrices et collaborateurs fixes se partagent une vingtaine de postes de travail .

Parallèlement à son offre destinée au grand public, la Bibliothèque de la Ville poursuit des missions patrimoniales — divers fonds spéciaux, accueil et valorisation de dons ou legs. L’institution sise au cœur de la Ville de La Chaux-de-Fonds héberge également le Département audiovisuel dont la tâche, sur mandat cantonal, consiste à conserver et faire connaître les productions neuchâteloises d’images fixes et animées. À cette offre variée et conséquente, la Bibliothèque adjoint encore des expositions (vitrines et cimaises) et des animations ponctuelles (rendez-vous littéraires, projections de films d’archives, conférences musicales). Véritable « caverne d’Ali Baba » aux nombreuses richesses, la Bibliothèque de la Ville doit cependant tenir compte des nouvelles pratiques culturelles du public. Si certains secteurs sont en pleine croissance, à l’image du prêt de jeux vidéo pour console pour lequel l’institution a tenu un rôle précurseur en Suisse romande, d’autres départements pâtissent des changements d’habitudes. C’est par exemple le cas du secteur des disques audio, pour le moins « bousculé » par la progression rapide du streaming .

En tant qu’institution communale, la Bibliothèque a par ailleurs été touchée par les crises économiques successives que la Ville de La Chaux-de-Fonds a connues ces dernières années. Son développement ou sa présence dans la cité en ont assurément pâti. Peut-on résister aux tendances lourdes — possible désaffection des lieux culturels traditionnels — et conjoncturelles — manques de ressources financières et humaines ? L’auteur de ces lignes estime qu’il vaut la peine d’essayer. Et qu’un « outil » pour y parvenir pourrait être l’Association des amis de la Bibliothèque de la Ville, née formellement il y a dix ans dans le but d’appuyer les activités de l’institution, de soutenir ses manifestations publiques et de l’accompagner autant que faire se peut dans ses missions culturelles et patrimoniales. Dans la continuité du travail précieux effectué ces dernières années par son Comité, son Secrétariat et ses membres actifs, il conviendrait de renforcer l’engagement de l’Association des amis de la Bibliothèque de la Ville afin qu’elle reste une véritable interface entre l’institution et le grand public. Évaluer cette simple idée à l’aune de certains outils actuels du management culturel constitue la colonne vertébrale de la présente réflexion. La première partie du présent mémoire dresse un état des lieux à partir de documents imprimés – principalement les procès-verbaux de l’AABV – ainsi que d’éléments recueillis de vive voix ou issus de l’expérience personnelle de l’auteur. Une deuxième partie, courte, sert de bascule vers une troisième partie plus théorique et exploratoire. Ces trois parties figurent par la bande trois temps, l’avant, le maintenant et l’avenir.

Une brève histoire de l’AABV

Les quatre buts principaux de l’AABV (à partir des PV)

L’Association des amis de la Bibliothèque de la Ville est fondée le 3 octobre 2007.

Elle se donne quatre buts principaux :
• faire connaître les objectifs et les activités de la Bibliothèque de la Ville ;
• soutenir ses projets et ses manifestations culturelles ;
• aider l’institution dans l’accomplissement de ses tâches culturelles et patrimoniales;
• participer à la vie culturelle de la Ville et de la région.

L’article 3 décrivant les activités de l’Association complète les buts énoncés à l’article 2 en soulignant que l’association s’efforcera de favoriser le rayonnement de la Bibliothèque de la Ville, de rechercher les fonds destinés à financer lesdits projets et manifestations culturelles, bref, de concourir au développement de l’institution. Elle est en ce sens proche de sa consœur du bas du Canton née une année auparavant, l’Association des amis de la Bibliothèque publique et universitaire de Neuchâtel, qui a également « […] pour but statutaire de favoriser le développement et le rayonnement de l’institution, de soutenir ses activités […] » et, différence notable avec l’AABV, « […] de participer à l’acquisition de livres ou de manuscrits exceptionnels dont le coût dépasse les possibilités financières de la Bibliothèque. » Dès la première séance de comité réuni autour de Christian Geiser, président, se pose la question de la séparation des tâches entre la Bibliothèque et l’association : « Après une discussion animée autour des projets, quelques points ressortent en particulier : Est-ce à l’association de chercher des fonds pour l’infrastructure ou de payer du personnel extérieur pour permettre l’avancement des projets ? Pour le moment, le comité n’entre pas en matière sur ces sujets. » L’Association doit trouver une ligne directrice qui répondrait aux critères suivants :
• De quels moyens peut-on disposer ?
• Quelle est l’urgence (interne) des projets à soutenir ?
• Quels liens avec l’extérieur ces projets supposent-ils ?

Il ressort de l’échange que l’AABV doit s’attacher à un projet plus modeste pour une première approche avec le public et pouvoir sans attendre démarcher les potentiels donateurs. Cette appréciation éclaire déjà le rôle d’intermédiaire que l’AABV va, de manière très naturelle, endosser les années suivantes. Nul doute qu’une « association d’amis » liée à une institution publique a comme fonction première d’aller chercher l’argent là où un organisme public ne peut pas aller, à commencer par la Loterie romande. L’AABV n’agit en ce sens pas différemment que nombre d’autres associations initiées en Romandie dans le but de déposer des dossiers formellement recevables par les Commissions cantonales de répartition du bénéfice de la Loterie romande, qui ne reconnaissent, sauf rares exceptions, que les associations et les fondations. Être au service de l’institution pour, en toute transparence, l’aider à financer certains projets d’envergure n’est en aucun cas se substituer à cette institution, ou prendre en charge ses tâches usuelles. D’où la réserve du Comité. Cet axe ne variera pas au cours des années.

Statuts et logos
Si le fond est évoqué, la forme n’a pas moins d’importance. Très vite, l’AABV se donne une image extérieure grâce à un logotype d’une grande esthétique. Ce logo, validé par le Comité lors de sa première séance , sera présent sur l’ensemble de la papeterie imprimée. Quant au plan comptable, il s’inspire vraisemblablement, comme les statuts, de « modèles » que l’on peut retrouver dans les archives — Bibliothèque des Jeunes, Poly-Sport-Morat, Chronometrophilia — Association suisse pour l’histoire de la mesure du temps, Association des Amis de Bernard Campiche Éditeur, Association pour l’histoire du livre et de la lecture en Suisse romande.

Séances et Assemblées générales 

Le cadre étant fixé, l’AABV peut passer à l’action. Au cours de ses dix premières années, l’AABV va s’engager pour de nombreux projets. Son Comité va se réunir en moyenne 4 à 5 fois par année (46 séances totalisées en septembre 2017). Des orientations d’ensemble y sont discutées, des dossiers évalués et des questions particulières débattues. Des groupes de travail vont être initiés pour suivre de manière circonstanciée les affaires les plus importantes. À l’exception d’une consultation des membres du Comité par courriel , toutes les décisions sont prises lors des séances, au risque de prolonger le traitement des dossiers. Les membres (une septantaine en 2017, une soixantaine en 2009) de l’Association auront, outre lors de l’Assemblée générale, l’occasion de se réunir en toute convivialité à la faveur de « sorties » organisées dans des lieux culturels en lien avec le monde des bibliothèques [ciaprès 5.1.1]. Toutes ces initiatives font écho aux quatre buts énoncés dans les statuts.

Table des matières

1. Introduction
1.1. La problématique
2. Une brève histoire de l’AABV
2.1. Les quatre buts principaux de l’AABV (à partir des PV)
2.2. Statuts et logos
2.3. Séances et Assemblées générales
3. Aider l’institution dans l’accomplissement de ses tâches culturelles et patrimoniales
3.1. Un premier chantier comme étalon
3.2. Le premier DVD du DAV
3.3. Obstacles
4. Soutenir les projets et les manifestations culturelles de la Bibliothèque
4.1. Bibliothèques vivantes
4.2. L’exemple du 175e anniversaire
5. Participer à la vie culturelle de la Ville et de la région
5.1. Une association qui compte sur ses membres
5.1.1. La sortie culturelle
6. Faire connaître les objectifs et les activités de la Bibliothèque de la Ville
6.1. Vers une meilleure visibilité de l’institution
6.2. Exemple 1 – Bibli-eau-thèque
6.3. Exemple 2 – Des sacs en coton organique
7. Constats
7.1. Dix ans déjà de bons et loyaux services
7.2. Forces et faiblesses de l’AABV : éléments d’analyse swot
7.3. Quelques menaces sur l’action de l’AABV
7.4. Deux autres options possibles : croissance ou allégement
8. Développer l’AABV en s’appuyant sur des outils du marketing culturel
8.1. Viser la croissance
9. Levées de fonds façon « chapitre deux »
9.1. Pistes vers d’autres pratiques
9.1.1. Développer des partenariats
9.1.2. Cultiver le sponsoring
9.1.3. S’essayer au crowdfunding
9.1.4. S’ouvrir à des projets faisant appel à de nouveaux contributeurs
9.1.5. Développer une BiblioBoutique
9.1.6. Faire appel aux compétences externes
9.1.7. Rendre certaines animations payantes
9.1.8. Prendre le risque financier
9.1.9. Tenter des expériences
9.2. Contrôle des processus
10. Communication façon « chapitre deux »
10.1. Pistes pour communiquer une vision, des missions et des valeurs
10.1.1. Mieux communiquer les missions, et donc les valeurs, de l’AABV
10.1.2. Souligner l’empan de l’action de l’AABV
10.1.3. S’appuyer sur un message fédérateur
10.2. Spécificités de la Bibliothèque de la Ville
10.3. Piste pour renouveler la communication
10.3.1. Etablir systématiquement des budgets de communication
10.3.2. Différencier canaux traditionnels et numériques
10.3.3. Intéresser les médias
10.3.4. Reconsidérer les conférences de presse
10.3.5. Oser une communication avenante
10.3.6. Se doter d’une lettre d’information consistante
10.3.7. Disposer d’une page internet simple et indépendante
10.3.8. Etre présent sur Wikipédia
10.4. Pistes pour profiter des outils d’aujourd’hui
10.4.1. Facebook, Twitter et les réseaux sociaux
10.4.2. Communication virale ou buzz
10.4.3. Veille d’actualité
10.5. Pistes pour des actions communicantes
10.5.1. Se donner des ambassadeurs ou des parrains
10.5.2. Nommer des membres d’honneur
10.5.3. Mener des actions signifiantes
10.6. Contrôle des processus
11. Conclusion

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