L’apprentissage organisationnel et la résistance au changement 

L’apprentissage organisationnel et la résistance au changement 

Méthodologie de recherche et d’intervention

Pour identifier les problèmes liés à la gestion documentaire, nous avons utilisé la méthode qualitative. Cette méthode nous semble la mieux adaptée à ce type de projet puisqu’elle nous a permis de discuter directement avec les employés, obtenir des informations plus précises et comprendre en profondeur la problématique de notre projet (Rispal, 2002). Nous avons fait le recours à différentes techniques de collecte de données notamment: l’analyse documentaire, les entrevues semi-directifs et le focus group.

L’analyse documentaire

Afin de cibler nos questions et obtenir des informations supplémentaires non citées par les répondants, nous avons commencé notre procédure de collecte des données par une analyse des documents. Nous avons analysé les documents suivants :
 Le guide d’utilisation du progiciel Content serverii;
 Le plan de classification des documentsiii;
 Le calendrier de conservation des documentsiv;
 Le guide de l’utilisation de l’outil génération des étiquettes;
 Le guide de classement des documents des projetsv, des contrats routiers vi(GID-PCR) et des dossiers d’ouvrages d’artsvii;
 Les courriels échangés entre les gestionnaires et les professionnels en gestion documentaire;
 Les descriptions d’emplois des agents de bureau.
L’étude de ces documents a pour but de comprendre l’évolution de la situation de la gestion documentaire au sein de la DGPRMM. Elle nous a permis de se familiariser avec l’organisation et les événements importants liés à la recherche (Fortin et Gagnon, 2016). Elle nous a également permis de se préparer avant les entrevues et d’avoir les informations nécessaires pour préparer des questions pertinentes pour l’entrevue. L’analyse documentaire nous a permis aussi de gagner du temps et éviter de poser des questions aux répondants dont la réponse pourrait être dans les documents.

Les entrevues semi-directifs

Après l’analyse documentaire, des entrevues semi-directifs ont été menées individuellement au sein de la DGPRMM. La réalisation des entrevues semi-directifs nous a permis de contrôler et diriger le contenu de la conversation (Savoie-Zajc, 2009) et mettre entre autres « la personne en confiance afin qu’elle puisse s’exprimer aisément » (Savoie-Zajc, 2009, p. 342).Pour ce faire, nous avons choisi de réaliser des entrevues semi-directifs auprès des employés désignés par leur gestionnaire. Pour s’assurer de la représentativité de notre échantillon, nous avons ciblé une population composée par des assistantes administratives, des conseillères en gestion documentaire, des agents de recherche et de planification socio-économique, des ingénieurs et des techniciens en administration. Le choix de l’échantillon nous a permis d’obtenir des éléments de réponses plus précises sur les problèmes rencontrés au niveau de la gestion documentaire pour chaque direction tout en tenant compte de la différence au niveau des documents produits pour chaque module.Pour réaliser nos entrevues, nous nous déplaçons à Laval et Longueuil. La durée de chaque rencontre a durée entre 30 et 60 minutes. À la fin de chaque entrevue, les propos du répondant étaient retranscrits. Nous avons préparé un guide d’entrevue (annexe 4) qui comporte une quinzaine de questions. Les questions posées étaient dans l’objectif de connaître le mode de classement des documents (physiques et électroniques), les problèmes rencontrés afin de trouver les documents, savoir si les employés utilisent le guide de classement, s’ils respectent le calendrier de conservation des documents, s’ils ont besoin d’aide pour classer et numériser leurs documents et enfin de savoir si l’espace de conservation des documents est suffisant. Étant donné que « la taille de l’échantillon dans les études qualitatives est rarement prédéterminée » (Fortin et Gagnon, 2016, p. 278), la norme qui détermine la taille de notre échantillon est la « saturation » des données (Fortin et Gagnon, 2016). Nous avons décidé alors d’arrêter les entrevues lorsqu’on a atteint la saturation et les réponses commencent à se répéter.

Le focus group

Afin de vérifier nos données collectées suite aux entrevues et à l’analyse documentaire, nous avons également organisé un focus group. À cet effet, nous avons invité tous les participants (déjà rencontré individuellement) à une discussion en groupe. Le jour de la rencontre, nous avons présenté les résultats préliminaires aux participants pour provoquer la discussion et s’assurer que les données collectées sont fiables. Cette technique peut émerger de nouvelles idées qui n’étaient pas citées lors des entrevues individuelles.

Table des matières

INTRODUCTION 
1- Présentation de l’organisation
2- Présentation de la direction 
3- Description du mandat 
4- Recension des écrits
4.1- La gestion du changement et la culture de l’organisation publique 
4.2- L’apprentissage organisationnel et la résistance au changement 
4.3- L’amélioration continue
5- Méthodologie de recherche et d’intervention 
6- Résultats et analyse
7- Recommandations suggérées 
CONCLUSION 
RÉFÉRENCES
Annexe 1 : Organigramme abrégé du Ministère
Annexe 2 : Partie de l’organigramme du Ministère
Annexe 3 : Organigramme de la DGPRMM
Annexe 4 : Guide d’entretien
Annexe 5: Cartographie du processus de la gestion documentaire
Annexe 6 : Explication des étapes du processus de la gestion documentaire
Annexe 7: Cycle de vie d’un document
Annexe 8: Le cycle de vie amélioré d’un document
Annexe 9: Liste des tâches du CGID
Annexe 10 : Liste des tâches d’un agent de bureau en gestion documentaire
Annexe 11: Règle de conservation – Loi sur les archives
Annexe 12 : Exemple d’une fiche d’audit
Notes

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