L’analyse des besoins du centre de documentation et la création d’un nouveau système de classement

La réponse d’autres organismes, possédant un fonds similaire à celui de l’écomusée. face à la demande du public

Afin de répondre au mieux à toutes les questions qu’un tel fonds implique, nous sommes entrés en contact avec des organismes susceptibles de rencontrer les mêmes problèmes que nous. Un courrier, dont vous trouverez un exemplaire en annexe n°5, a donc été adressé aux centres de documentation suivants : la Bibliothèque des arts décoratifs, la Bibliothèque historique de Paris, la Bibliothèque Fomey, le CEDIAS, le Conservatoire national des arts et métiers, l’Ecole nationale des Ponts et chaussées, l’Ecole nationale supérieure des mines et la Médiathèque d’histoire des sciences de la Villette.Tous ces organismes possèdent effectivement un fonds sur l’histoire des sciences et des techniques et plus particulièrement des documents concernant les expositions universelles.
Le Conservatoire National des Arts et Métiers ainsi que l’Ecole Nationale des Ponts et Chaussées ne nous ont pas donné de renseignements sur l’organisation interne au fichier des expositions universelles mais sur l’organisation du fichier-matière en général : c’est ainsi que nous avons constaté la similitude entre la classification du catalogue matière de l’Ecole des ponts et chaussées et celle de l’écomusée. Le Centre d’études, de documentation, d’information et d’action sociale (CEDIAS), qui nous avait été suggéré dans l’une des réponses à notre questionnaire, possède une collection sur les expositions universelles depuis 1855 : la bibliothèque a été ouverte en 1895 afin de poursuivre les efforts des organisateurs des pavillons d’économie sociale des expositions. Toutefois, le classement du fonds offre peu d’intérêt, comme c’est le cas à la Bibliothèque historique de la ville de Paris. Les réponses de la Bibliothèque Fomey et de la Bibliothèque des arts décoratifs, quant à elles, ont confirmé le fait que le classement du fichier sur les expositions universelles n’a jamais été revu depuis sa création et qu’il est par conséquent semblable à celui de la Bibliothèque des Ingénieurs Civils de France. Le classement des expositions se fait par lieu, c’est-à-dire par ordre alphabétique de ville, puis par date, par ordre chronologique pour chaque ville. Le système de fiches d’indexation-matière intégrées au fichier matière général utilisé à la Bibliothèque Fomey rappelle aussi l’organisation du fichier de l’écomusée. Cette bibliothèque a quand même intégré un sous-classement selon la nature des publications : plans, guides, rapports, bilans…Le mélange des expositions universelles aux autres expositions se retrouve à la Bibliothèque des arts décoratifs. Cependant, le fichier de cette dernière distingue les expositions qui ont eu lieu en France de celle s’étant déroulées à l’étranger, ce qui n’est pas le cas de notre fichier. Les réponses de toutes ces bibliothèques sont consultables en annexe n°6. Aucun des organismes contactés n’a donc élaboré de classement thématique au sein de son fichier consacré aux expositions universelles, ni n’a encore informatisé ce fonds spécifique. On remarque, par ailleurs, que les demandes des usagers de ces bibliothèques se rapportent essentiellement aux exposants, aux fabricants, aux artistes, aux récompenses distribuées et non à des sujets particuliers.
L’analyse des besoins du centre de documentation et la création d’un nouveau système de classement. de rendre possible une recherche par mot-matière, l’informatisation du fichier sur les expositions universelles permettra également le questionnement de tous les champs de la notice, donnant ainsi accès aux informations concernant la date et le lieu de l’exposition (France/Etranger), la nature du document (guide, rapport) ou les exposants. L’usager aura toujours la possibilité de consulter tous les documents possédés par le centre de documentation concernant une exposition en particulier : une telle vue d’ensemble offre un intérêt souligné par de nombreux organismes, dont l’Ecole des Mines de Paris.
L’abonnement à la liste de diffusion biblio-ff4 m’a permis de soumettre le problème à d’autres professionnels de l’information : j’ai ainsi eu des réponses de la Bibliothèque Nationale de France et de l’Institut National de Recherche Pédagogique (voir en annexe n°6). La BNF possède un fonds de catalogues d’expositions universelles, dont les notices de catalogage sont consultables en ligne depuis peu sur BN-Opale plus : on ne trouve toutefois pas d’entrée sujet plus précise. Quant au classement par date et par nom d’auteur utilisé à l’INRP, il présente peu d’intérêt dans le cas présent.

La mise en place d’un nouveau classement

Les limites du classement élaboré au dix-neuvième siècle

Le classement du fichier-matière de la Bibliothèque des Ingénieurs Civils de France nécessite d’être réactualisé : en effet, ni sa logique, ni le vocabulaire employé ne sont familiers aux utilisateurs actuels. Les trois parties intitulées chemins de fer à voie large, chemins de fer et chemins de fer économiques et d’intérêt local-tramways, nécessiteraient d’être regroupées sous le terme unique de chemin de fer (voir page 9). Il en est de même pour tout ce qui concerne la navigation : navigation maritime, navigation intérieure-canaux (pagelO). Il convient également de s’interroger sur la catégorie des sciences morales, laquelle semble englober tout ce qui n’est pas purement technique ou scientifique (pagell). L’intitulé « Voies et moyens de communication et de transport » pourrait, quant à lui, s’appliquer aussi bien au chemin de fer et à la navigation en général. Les fiches sur les expositions universelles comportant un numéro de renvoi au reste du fichier-matière, c’est l’ensemble du classement que nous remettons en cause. Par ailleurs, ce système de renvois n’est aucunement pratique, plusieurs fiches possédant le même numéro : il ne peut donc ni permettre une évaluation du contenu du fonds, ni faciliter la recherche du doublon dans le fichier-matière. Dans le cas présent, il ne nous est utile que pour nous donner une idée du thème traité par tel ou tel ouvrage du fonds sur les expositions universelles. Après avoir consulté des documents comprenant les classifications utilisées lors des expositions elles-mêmes6, puis établi la liste des mots-clés caractérisant l’ensemble du contenu du fonds.L’analyse des besoins du centre de documentation et ta création d’un nouveau système de classement.
un premier classement très subjectif a pris forme. L’idée de s’inspirer de la classification Dewey m’ayant été suggérée, j’ai tenté de l’appliquer à ce fonds très particulier. Toutefois, il était clair qu’il fallait uniquement s’inspirer des domaines retenus dans cette classification, ces derniers étant bien connus du public, et non attribuer de nouvelles cotes aux documents. S’agissant d’un fonds ancien, le regroupement physique des ouvrages pouvait difficilement être remis en cause, pour les problèmes de conservation déjà évoqués.

L’application de la Dewev et les problèmes rencontrés

Travailler sur la classification Dewey m’a permis d’évaluer les différences qui s’étaient installées, depuis leur création, avec la Classification Décimale Universelle, utilisée pour le fonds scientifique et technique général du centre de documentation : ces dernières ne différaient au départ que par leurs cotes, la CDU ayant repris les grands domaines de la Dewey. Pour ce qui est de la classification Dewey en particulier, et bien que je n’ai pas eu à attribuer de cotes aux ouvrages, la connaissance de ces dernières m’était toutefois nécessaire. Je me suis appuyée, pour cela, sur la dernière version de la classification Dewey signalée en bibliographie.
La nécessité d’utiliser une classe « Généralités » s’est rapidement imposée. Les classes de la Dewey étaient toutes utilisables à l’exception de celles réservées aux langues (400) et à la littérature (800). En ce qui concerne le vocabulaire employé, quelques entorses à la classification de 1998 ont été faites puisque les termes de droit artistique et littéraire en sciences sociales proviennent de la Classification Décimale Universelle de 1994. Nous avons également préféré conserver les termes plus savants de botanique, zoologie et ornithologie en sciences, ainsi que celui de sériciculture dans les techniques. Ayant à faire à un fonds technique, ce vocabulaire, utilisé dans les anciennes versions de la Dewey, semble être plus approprié : la version actuelle retient effectivement les termes plus simples de plantes, animaux, oiseaux et vers à soie. La classification Dewey se devant d’être très générale, certaines appellations pouvaient être modifiées. Ainsi, l’imprimerie et les instruments de précision ont-ils été placés sous le terme de mécanique et non de « Fabrication de produits à usage spécifique ». Pour simplifier la recherche, nous avons créé la classe «Transports» concernant quelques aspects spécifiques du Génie civil et hydraulique. L’intégration de la sous-classe « Industrie agroalimentaire », selon le vocabulaire actuel, nous a permis de regrouper des éléments disséminés en chimie et en agriculture. Il nous a semblé aussi plus logique de chercher dans « Industrie militaire », en technique, plutôt que dans « Art militaire » , en sciences sociales, les documents traitant des techniques d’armement.
Le nouveau classement remédie à l’organisation du fichier-matière datant du dix-neuvième siècle (pages 9, 10, 11) en proposant une logique plus adaptée à notre époque. Les grandes différences observées sont les suivantes : une sous-classe des techniques regroupe différentes industries évitant ainsi la confusion entre les produits issus de l’industrie chimique et la chimie en tant que science et intégrant la rubrique « Filature et tissage » sous le terme global d’industrie textile ; une sous-classe «Transports » a été créée, toujours dans les techniques, pour rassembler aussi bien ce qui concerne les chemins de fer que la navigation.L’analyse des besoins du centre de documentation et ta création d’un nouveau système de classement. maritime, intérieure et aérienne (réactualisée sous l’appellation d’aéronautique) ; les mathématiques, la physique, la géologie, l’astronomie et la météorologie ont été inclues dans la classe « Sciences » ; la rubrique « Construction des machines » a laissé la place à la sous-classe mécanique, dans les techniques, beaucoup plus précise ; tout ce qui appartenait aux catégories « Economie politique », « Economie sociale », « Législation » et « Enseignement » s’intègre à la classe des sciences sociales ; les « Sciences morales » s’avéraient désigner l’histoire et la géographie ; la catégorie des « Travaux publics », quant à elle, a été dispersée entre les arts avec l’architecture et les techniques avec le génie civil ( puisque le terme est toujours de mise). Les « Routes » ont également intégré le Génie civil.
Finalement, le fonds des expositions universelles s’est révélé aborder des sujets très divers et pas seulement techniques. On y trouve des interrogations sur de nombreux aspects de la société, ce qui nous a permis d’utiliser la classification Dewey afin d’offrir aux usagers la possibilité d’une recherche dans le fichier par mot-matière.

Proposition finale de classement

Le classement proposé pour le fichier des expositions universelles, permettant enfin aux usagers de mener une recherche par sujet et non plus seulement par lieu et par date, vous est présenté aux pages 25 à 31.
Quant au fonds réservé aux congrès, le dépouillement du fichier et la sélection des congrès ayant eu lieu lors d’expositions demandant un travail long, je n’ai pu qu’en donner une ébauche, insérée en annexe n°7. J’ai tout de même pris le temps de vérifier la correspondance des thèmes de ces congrès avec le classement élaboré pour les ouvrages traitant des expositions universelles. Ainsi, certains comptes rendus de congrès pourront être intégrés au fichier sur les expositions, offrant alors aux chercheurs un panorama plus complet pour chaque sujet traité lors de ces grandes manifestations.

LE TRAITEMENT DOCUMENTAIRE D’UN FONDS ANCIEN

Les outils documentaires

La création d’une base de données bibliographique.

Pour réellement mettre en valeur le fonds des expositions universelles, il convenait d’effectuer une conversion rétrospective de ce dernier, c’est-à-dire de cataloguer de nouveau les ouvrages sur un support informatique. En effet, même si le centre de documentation n’est pas encore muni de postes de consultation, cela devrait se faire dans les années à venir. Il est en cours d’informatisation et a pour projet la création d’une base de données générale pour tout l’écomusée, répertoriant aussi bien les documents papiers que les objets. Pour l’instant, ce que le fichier informatisé contient d’informations est utilisé par la documentaliste, qui effectue les recherches à la demande des usagers.
Pour l’élaboration du fichier informatisé, nous avons utilisé le logiciel Filemaker, qui, s’il n’est pas purement documentaire, a au moins le mérite d’être clair et pratique d’utilisation. Il semble d’ailleurs qu’il soit employé dans d’autres centres de documentation, puisqu’il en était souvent question, ces derniers temps, sur la liste de diffusion Biblio-ff. Après quelques explications concernant le fonctionnement du logiciel, j’étais en mesure de créer une grille de saisie adaptée à notre fonds. Après avoir défini les rubriques, leurs caractéristiques c’est-à-dire l’emploi du mode texte ou nombre, puis la taille des zones en fonction du nombre d’éléments à insérer, nous avons obtenu la notice de catalogage telle qu’elle vous est présentée à la page suivante. Le numéro d’inventaire, qui devait figurer au départ, a été remplacé par le numéro-matière correspondant à la position de la fiche dans le catalogue matière du dix-neuvième siècle. Il pouvait donc y avoir deux numéros matières selon que la fiche apparaissait uniquement dans le fichier papier correspondant aux expositions ou qu’elle possédait un doublon dans le reste du catalogue. C’est pourquoi, il a fallu que le numéro matière soit intégré en mode texte et non en tant que nombre : le logiciel refusait deux numéros dans cette rubrique. Nous avons également préféré ne pas limiter le champs des mots-clés, afin d’affiner au mieux l’indexation. Une rubrique « Langue » a été insérée pour permettre à l’utilisateur de sélectionner ou d’éliminer d’emblée les documents en fonction de ce critère. Le fonds sur les expositions universelles comporte effectivement des ouvrages en anglais, en allemand, en italien, en espagnol, en portugais, en danois, en russe et en yougoslave. Tous les ouvrages en langue étrangère ont donc été spécifiés, mais nous n’avons pas jugé utile de remplir la rubrique « Langue » lorsque nous avions à faire à un document en français. Après avoir effectué le catalogage, le champs réservé à la collection s’est avéré inutile pour les documents traités. Le logiciel Filemaker possède une fonction de tri selon les champs de la notice. Il s’agit de choisir des clés de tri par ordre d’importance et de définir si ce dernier se fera de manière croissante ou décroissante. Dans le cas présent, cette fonction n’était pas très pertinente et nous n’avons pas jugé bon de l’utiliser.

Le passage du catalogue manuel au catalogue informatisé

Le logiciel Filemaker offre une sélection entre les trois modes suivants : utilisation, recherche et modèle. Le mode modèle permet de créer un clone de fiche ou d’opérer des transformations sur une notice déjà établie. On opère avec le mode utilisation lors du catalogage, c’est-à-dire de l’insertion des données dans les rubriques. Quant au mode recherche, c’est celui que l’utilisateur peut atteindre afin d’interroger le contenu du catalogue informatisé. Il m’a semblé intéressant de m’y attarder, pour être en mesure de comprendre les possibilités de recherche proposées par le logiciel. L’informatisation du catalogue a pour but d’optimiser l’efficacité de la recherche qui se faisait jusque là à partir du fichier papier. Dans le cas de Filemaker, cette dernière s’effectue sur tous les champs de la notice : il s’agit d’une recherche Uniterme, c’est-à-dire que le mot entré par l’usager peut se trouver à n’importe quelle place au sein de la zone sélectionnée. Les équations de recherche à l’aide des opérateurs booléens et, ou sont impossibles, mais il est vrai que Filemaker n’est pas un véritable logiciel documentaire. Par contre, la proposition « Exclure », que l’on peut sélectionner ou non, remplace en quelque sorte l’opérateur « Sauf ». Les symboles traditionnels comme inférieur à (<), inférieur ou égal à (<), supérieur à (>), supérieur ou égal à (>) ainsi que égal à (=) sont acceptés : ils sont utiles lors de l’interrogation des champs «numéro matière» et «date d’édition».
Quant à la troncature, le signe @ et non le point d’interrogation, comme on le voit couramment, remplace un seul caractère et le signe * remplace zéro, un ou plusieurs caractères.

Les techniques documentaires

Le catalogage

Le catalogage s’est effectué sur un portable, ce qui me permettait de consulter aussi bien les fiches du catalogue matière que les documents eux-mêmes, bien que la seconde solution ait été peu mise à profit, faute de temps. Le catalogage implique le respect des normes de l’ISBD (International Standard Bibliographie Description) et il était intéressant de noter le décalage avec la présentation des fiches au dixneuvième siècle. Pour mieux en prendre conscience, vous pouvez comparer le modèle de fiche présenté en début de page suivante avec la notice de la page 33.
Les données de catalogage et leur présentation ont évolué depuis le dix-neuvième siècle et l’on peut montrer en quoi elles diffèrent, aussi bien pour la description matérielle que pour la description bibliographique des documents. Il n’y a pas, par exemple, d’éditeur, mais on trouve le nom du libraire ou de l’imprimeur. La zone format correspond aux données matérielles de la zone actuelle de collation, c’est-à-dire au nombre de volumes, aux mentions de pagination, d’illustration et de format. Toutefois, les éléments ne sont pas dans le même ordre, ni ne sont séparés par des règles de ponctuation strictes. Par ailleurs, le format est exprimé en millimètres et non en centimètres : je n’ai pas pris le soin d’effectuer la conversion, mais je pense à présent qu’il serait bon de le faire afin d’être entièrement fidèle aux normes actuelles. Les termes de in-plano pour les grands volumes, in folio (la feuille est pliée en deux), in-quarto (elle est pliée en quatre), in-octavo (elle est pliée en huit), in-douze, in-seize et in-dix-huit étaient aussi très employés et nous les avons conservés. Il a fallu rétablir le titre, ce dernier étant tronqué pour faire ressortir le thème principal. Ce fonds étant très particulier, les auteurs étaient rarement déterminés, ce qui ne veut pas dire qu’il s’agissait d’ouvrages anonymes : dans ce cas, le champs « Auteur » a été laissé vide. Quant à la vedette de forme créée pour notre notice informatisée, elle permet de conserver l’approche lieu, date qui régissait le classement interne au fichier sur les expositions universelles, tout en distinguant les congrès de celles-ci. Finalement, 1235 documents appartenant au fonds sur les expositions universelles, et comprenant les grandes manifestations de Paris 1889 et Paris 1900, ont été catalogués.

L’indexation

La tâche suivante était d’instaurer une indexation, rendant possible une entrée sujet. L’intérêt de l’indexation étant d’accéder à une notice par plusieurs entrées, il m’a fallu être aussi précise que possible.
Afin de sélectionner au mieux les mots-clés, je me suis appuyée sur l’ouvrage de référence en bibliothèque, le Choix de vedettes matières à l’intention des bibliothèques, qui vous est signalé en bibliographie, mais qui n’était pas tout-à-fait adapté à un tel fonds. La liste d’autorité Rameau n’a pas été utilisée, car elle aurait été elle aussi trop générale pour le fonds spécial des expositions universelles. Ayant une formation littéraire, j’ai éprouvé quelques difficultés à me placer du point de vue de l’utilisateur, chercheur ou étudiant dans le domaine des sciences et techniques et maîtrisant par là-même un vocabulaire très spécifique. Il a donc fallu conserver en tant que descripteurs certains termes techniques et réadapter le vocabulaire employé au dixneuvième siècle sans trop s’en éloigner. L’ordre tête de vedette, sous-vedette de point de vue, sous-vedette de lieu et sous vedette de forme, ces deux dernières indications étant parfois nécessaires, a été respecté.
Les pages 37 et 38 offrent quatre exemples de notices informatisées, telles qu’elles peuvent être consultées actuellement. L’une d’entre elles comporte une cote particulière, dont je n’avais pas fait mention auparavant, qui débute par des chiffres romains : ce type de cote désigne des fascicules entreposés dans des boîtes et non placés en rayon.

La particularité d’un centre de documentation en écomusée

Le produit final répond-il bien à la problématique ?

L’intitulé du programme fixé au départ était le suivant : « Réflexion sur le traitement d’un fonds documentaire concernant les expositions universelles : il s’agit en particulier d’opérer un classement facilitant son accès par l’adéquation avec les besoins des utilisateurs au quotidien mais aussi avec la demande rencontrée lors de la mise en place d’expositions en rapport avec l’histoire des techniques. » La problématique initiale laissait entendre des divergences possibles dans les demandes faites à l’écomusée sur le fonds concernant les expositions universelles. Or, il s’est avéré que la majorité des recherches nécessitaient la création d’une nouvelle organisation du fichier, par mot-matière et non plus par lieu et par date. Ce classement premier pouvait toutefois être encore utile, mais le problème ne se posait plus guère à partir du moment où nous avions décidé d’informatiser le fonds et par là-même de rendre possible une recherche sur tous les champs de la notice. Il fallait, par contre, que la consultation du catalogue manuel puisse toujours avoir lieu, le centre de documentation ne permettant pas encore aux usagers d’interroger eux mêmes la base de données, peu de postes étant disponibles, et le fichier informatisé n’étant pas complet.
L’étude des besoins du public n’a donc pas nécessité d’être approfondie, comme on aurait pu le croire, mais des questions de mise en place d’une base de données et de création d’une notice de catalogage ont été soulevées. Il est vrai que cela demeurait dans l’optique consistant à offrir aux usagers un accès plus simple au fonds des expositions et que cela a permis de réellement valoriser le contenu de ce fonds. Avec le fichier informatisé, l’intérêt de l’indexation permettant des entrées diverses pour une même fiche a pris le pas sur le classement du fichier-papier.

Table des matières

Introduction 
I. Un centre de documentation en écomusée 
1.1. Le château de la Verrerie
1.1.1. Historique
1.1.2. L’écomusée
1.1.3. Le personnel
1.2. Le centre de documentation
1.2.1. Description générale du fonds courant et des archives
1.2.2. La Bibliothèque des Ingénieurs Civils de France
1.2.3. Le fonds sur les expositions universelles et les congrès
II. L’analyse des besoins du centre de documentation et la création d’un nouveau système de classement
II. 1. Le public du centre de documentation de l’écomusée
II. 1.1. Descriptif des usagers
II. 1.2. L’élaboration d’un questionnaire destiné aux usagers et son dépouillement
II. 1.3. La réponse d’autres organismes, possédant un fonds similaire à celui de l’écomusée,face à la demande du public
II.2. La mise en place d’un nouveau classement
11.2.1. Les limites du classement élaboré au dix-neuvième siècle
11.2.2. L’application de la Dewey et les problèmes rencontrés
11.2.3. Proposition finale de classement
III. Le traitement documentaire d’un fonds ancien
III. 1. Les outils documentaires
III. 1.1. La création d’une base de données bibliographique
III. 1.2. Le passage du catalogue manuel au catalogue informatisé
III. 2. Les techniques documentaires
111.2.1. Le catalogage
111.2.2. L’indexation
III.3. La particularité d’un centre de documentation en écomusée
III.3.1. Le produit final répond-il bien à la problématique ?
II.3.2. La spécificité du stage et les perspectives qui en découlent
Conclusion 
UE7 : Conduite d’une action de recherche en sciences de l’information
Bibliographie
Annexes

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