La veille en PME

La veille en PME

Pôle R&D et cellule de veille prospective

En juin 2019, le Conseil de Fondation valide la création d’un Pôle de recherche et développement appelé Pôle R&D, au sein duquel se trouvera une cellule de veille prospective. Cette cellule devra être mise en œuvre au cours de l’année 2020 (Fondation Qualife 2019). Selon Mme J. Mathey, ce pôle se trouvera également au service des autres pôles pour mener différents projets.
Les buts de la cellule de veille sont les suivants (Fondation Qualife 2019) :
Anticiper les évolutions de l’écosystème « Insertion professionnelle » ;
Comprendre et s’adapter aux tendances du domaine, aux besoins émergeant des publics cibles et des entreprises ;
Proposer une stratégie formalisée au Conseil.
Afin de répondre à l’objectif de création de la cellule de veille au cours de l’année 2020, la Fondation Qualife a fait appel à la filière Information documentaire de la Haute école de gestion de Genève, en la personne de Mme H. Madinier. Cette dernière a proposé que ce projet soit mis en place sous la forme d’un travail de Master. Il comporterait non seulement la mise en place de la cellule de veille prospective, mais permettrait également d’évaluer les pratiques de gestion de l’information au sein de la Fondation et d’émettre des recommandations en la matière (Thévoz 2020).

La veille

Selon la norme AFNOR XP X 50-053, la veille est « une activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc. pour anticiper les évolutions » (AFNOR 1998, p. 6). La veille est donc un processus qui se répète dans le temps et qui a pour but de surveiller un environnement afin d’en détecter les changements. Le Petit Robert de la langue française (2009) donne une définition de la veille similaire, où elle est décrite comme une « recherche ou [un] traitement d’informations pouvant intéresser une entreprise, un organisme, une profession dans une optique stratégique et prospective ». Nous nous rapprochons ici davantage d’une définition de la veille pour une entreprise, avec la dimension de soutien à la stratégie.

Processus de veille

Le processus de veille décrit les étapes de sa réalisation. Comme indiqué dans la définition de la veille, ce processus est itératif. Cette itération permet de l’améliorer en continu. Dans la norme AFNOR XP X 50-053 (1998, p.8), le processus de veille est représenté sous la forme d’un schéma vertical. Dans ce travail et afin de faire davantage ressortir l’aspect itératif du processus, Ce processus permet au veilleur de mettre en place une veille en suivant des étapes claires et bien définies.
Les étapes 1 et 2 permettent au veilleur de poser le cadre intellectuel de la veille. Elles servent aussi à définir précisément les sujets à surveiller ainsi que les types de données à récolter (statistiques, articles, etc.) (AFNOR 1998, p. 8).
L’étape 3 consiste en une recherche d’information permettant d’identifier, de sélectionner et de répertorier les sources utiles (AFNOR 1998, p.8).

Les PME

Selon l’Office fédéral de la statistique (OFS) (2019), une PME est une petite à moyenne entreprise comprenant moins de 250 emplois. Une entreprise ayant un nombre d’employés supérieur sera considérée comme une grande entreprise. Le site de l’OFS distingue également trois catégories de PME : les microentreprises (1-9 emplois), les petites entreprises (10-49 emplois) et les moyennes entreprises (50-249 emplois) (Office fédéral de la statistique 2019). Qualife, même si son statut officiel est celui d’une fondation, peut être comparée à une petite entreprise car elle comprend une vingtaine d’employés (Fondation Qualife 2019).
Une veille en PME est donc, schématiquement, une surveillance de l’information utile à une entreprise de petite taille dans le but de l’aider à poursuivre sa stratégie.

Outils pour la veille en PME

Les outils à disposition pour la veille en PME sont nombreux et variés. Si les outils professionnels permettant d’agréger des sources diverses, de les traiter et de les diffuser sont généralement payants, il est possible de mettre en place une veille sur internet avec de nombreux outils gratuits.
Parmi eux, les agrégateurs de flux RSS, mais également les méta-moteurs, les logiciels de surveillance de pages web, les alertes et les forums. (Bisson 2013, p. 93).
Ces logiciels, accompagnés de conseils et de formations, ainsi que d’un audit pour dresser un état des lieux de la veille et de la gestion de l’information dans l’entreprise, permettent de mettre en place à moindre coût un dispositif d’intelligence économique efficace et viable (Bisson 2013, p. 93).

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Table des matières

1. Introduction
2. Contexte institutionnel
2.1 La Fondation Qualife
2.1.1 Mission
2.1.2 Structure
2.1.3 Organisation managériale
2.1.4 Pôle R&D et cellule de veille prospective
3. Projet de veille
3.1 La veille en PME
3.1.1 Définition des concepts-clés
3.1.1.1 La veille
3.1.1.2 Processus de veille
3.1.1.3 Les PME
3.1.2 Caractéristiques d’une veille en PME
3.1.3 Freins à la mise en place d’une veille en PME
3.1.4 Bonnes pratiques de mise en place d’une veille en PME
3.1.4.1 Outils pour la veille en PME
4. Dispositif de veille
4.1 Méthodologie de réalisation du projet
4.2 Audit d’évaluation des besoins
4.2.1 Besoins en information et pratiques de veille chez Qualife
4.2.1.1 Méthodologie des entretiens
4.2.1.2 Résultats
4.3 Organisation de la veille
4.3.1 Organisation interne de la Fondation
4.3.1.1 Les quatre modèles d’organisation de la veille
4.3.1.2 Ressources humaines pour la cellule de veille
4.3.2 Planification de la veille
4.3.2.1 Plan de veille
4.3.2.2 Plan de recherche
4.4 Outils de veille
4.4.1 Types d’architecture
4.4.2 Modèles économiques
4.4.3 Types d’outils
4.4.3.1 Choix du type d’outil pour la Fondation Qualife
4.4.4 Digimind Intelligence
4.4.5 Sindup
4.4.6 WebSO+
4.4.6.1 Test de WebSO+
4.4.7 Méthodologie d’évaluation des outils
4.4.8 Outil retenu
4.4.9 Diffusion de la veille
4.5 Mise en place de la cellule de veille prospective
4.5.1 Responsabilités liées aux rôles des utilisateurs
4.5.1.1 Répartition des rôles
4.5.2 Paramétrage de l’outil
4.5.3 Formation des équipes
4.5.4 Communication sur le projet
4.6 Accompagnement au changement
4.7 Recommandations pour la suite du projet
4.7.1 Continuer à communiquer autour du projet
4.7.2 Gestion et formation de l’équipe de veille
4.7.3 Gestion de l’outil de veille
4.7.4 Remise à niveau en recherche d’information.
5. Projet de gestion des connaissances
5.1 Définitions
5.1.1 Données, informations et connaissances
5.1.2 Gestion des connaissances
5.2 La gestion des connaissances en PME
5.3 Méthodologie de réalisation du projet
5.4 Evaluation de la gestion des connaissances
5.4.1 Etat des lieux de la gestion des connaissances chez Qualife
5.4.1.1 Méthodologie des entretiens
5.4.1.2 Résultats
5.4.1.3 Précisions concernant les besoins de la Fondation
5.4.2 Cartographie des flux d’information.
5.4.3 Méthodes de capitalisation de l’information
5.5 Outils de gestion de l’information
5.5.1 Le Content Management System (CMS)
5.5.2 L’intranet et le portail d’entreprise
5.5.3 Le logiciel collaboratif
5.5.4 La base de données
5.5.5 Le plan de classement
5.6 Outils de gestion des connaissances
5.6.1 Retours d’expériences (REX)
5.6.2 Le Wiki
5.7 Principaux problèmes et propositions de solutions
5.7.1 Solutions envisagées pour les canaux de communication
5.7.1.1 Cartographie des flux d’information avec Mattermost THÉVOZ Louise-Anne vii
5.7.2 Solutions envisagées pour le stockage de l’information
5.7.3 Projet Mattermost
5.7.4 La plateforme Mattermost
5.7.4.1 Architecture de la plateforme et organisation de l’information
5.7.4.2 Rôle de la plateforme chez Qualife
5.7.4.3 Organisation de la plateforme chez Qualife
5.7.4.4 Accompagnement à l’utilisation de la plateforme
5.7.5 Accompagnement au changement
5.8 Recommandations
5.8.1 Continuer à utiliser Mattermost
5.8.2 Mise en place d’un plan de classement
5.8.3 Adopter des bonnes pratiques
5.8.3.1 Savoir choisir le canal idoine pour transmettre une information
5.8.3.2 Ne pas répéter l’information
5.8.3.3 Trier l’information reçue
5.8.3.4 Suivre le plan de classement
5.8.3.5 Capitaliser les compétences et favoriser les retours d’expérience
5.8.4 Recommandations choisies pour un développement
5.8.4.1 Développement de Mattermost
5.8.4.2 Création d’un plan de classement
6. Conclusion