La Technologie de l’Information et de la Communication à la bibliothèque Universitaire 

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Diagnostic de l’utilisation des NTIC à la Bibliothèque Universitaire

Depuis sa création jusqu’en 1998, la Bibliothèque Universitaire a utilisé la machine à écrire pour les traitements documentaires et l’élaboration de ses fiches catalographiques. Cependant, l’émergence de la NTIC a conduit à la logique d’informatisation de la bibliothèque. Effectivement, la NTIC a changé le mode de fonctionnement des systèmes d’information documentaires, notamment le traitement des documents.
En ce troisième millénaire, la modernisation de la gestion de la bibliothèque universitaire est inéluctable. Cette modernisation implique la formation et l’engagement du personnel, en particulier à l’utilisation des nouvelles technologies permettant la numérisation des fonds documentaires et conduisant à l’automatisation des recherches bibliographiques relatives aux fonds nationaux et internationaux.
De plus, la recherche d’informations et de documents, ainsi que l’activité des enseignants chercheurs ne peuvent se concevoir sans ressources documentaires pertinentes et actualisées. A noter que les documents disponibles à la Bibliothèque Universitaire se présentent sur divers supports : livres, journaux, revues, cédéroms, cassettes audiovisuelles. Dans cette deuxième partie, nous allons apprécier et évaluer l’utilisation de la NTIC au sein de la Bibliothèque Universitaire en déterminant les points forts et les points faibles. Ainsi, le premier chapitre sera consacré à l’application de la TIC à la Bibliothèque Universitaire d’Antananarivo et dans le deuxième volet, nous aborderons le comportement du personnel face à la technologie de l’information et de la communication.

Présentation générale de La technologie de l’Information et de la Communication à la Bibliothèque Universitaire

En tant que support pédagogique et de recherche, la Bibliothèque Universitaire est concernée par la NTIC. Des innovations ont été réalisées et d’autres sont encore en cours. LaBibliothèque Universitaire utilise les technologies nouvelles aussi bien dans l’administration que dans les techniques documentaires.

La bureautique

La bureautique est constituée de toutes les applications qui permettent de procéder au traitement de texte, les tableurs, les bases de données, mais aussi de la communication en particulier Internet. La Bibliothèque Universitaire traitait auparavant ses courriers en utilisant une machine à écrire mécanique. En 2000, elle a eu l’occasion de se doter d’un ordinateur avec lequel les courriers sont traités. Les logiciels les plus utilisés sont le Microsoft word pour le traitement de texte et le Microsoft excel pour le tableur.

Les travaux de secrétariat

· Traitement des courriers et des correspondances, à l’arrivée, les courriers sont enregistrés et reçoit un numéro d’enregistrement. Après lecture par le Directeur, ils sont traités par les services compétents et les réponses y afférentes sont envoyées avec un bordereau d’envoi. La Bibliothèque Universitaire garde toujours un exemplaire des documents pour le suivi et le contrôle. Elle les classe dans le « chrono départ » . Ces numéros permettent le repérage facile des documents au moment des investigations.
Ce système d’archivage n’est pas fiable dans la mesure où des courriers peuvent toujours s’égarer. Et cela crée un problème au moment de la recherche. Or, si on crée un fichier dans lequel tous les courriers départs sont enregistrés, il serait plus facile de repérer le document soit en se référant à la date mentionnée, soit en se basant sur le nom attribué (classement alphabétique).
· Organisation de réunions et déplacements et élaboration des comptes-rendus grâce à l’outil informatique. Ces différentes tâch es dont la majeure partie sont le traitement de texte sont moins harassantes.
· Gestion administrative du personnel, le personnel de la Bibliothèque Universitaire, dès son recrutement, doit avoir un dossier individuel déposé auprès du service administratif. Ce dossier individuel, classé dans une chemise cartonnée, contient toutes les informations et données concernant la situation de l’agent. Il gère, en effet, les congés, le repos médical, les reclassements, les distributions honorifiques, les formations. Ces pointages sont effectués manuellement.
Tout au long de ces années d’exercice, tout agent peut bénéficier d’une promotion, d’un avancement en classe ou en échelon tous les deux ans. Ces mouvements sont enregistrés dans le dossier individuel. Ainsi, le service administratif est amené à voir un à un chaque dossier pour qu’aucun nom ne soit omis. A la Bibliothèque Universitaire, les dossiers individuels à gérer comptent actuellement 78. L’on est amené à consulter un à un chaque dossier pour vérifier si telle personne devrait bénéficier une telle promotion ou non. Vu le nombre de dossiers à consulter, beaucoup de temps est consacré pour la réalisation de cette activité .Cela empire, par ailleurs, au cas où le dossier en question est mal classé.
Cependant, la gestion du personnel peut être infor matisée pour pallier les problèmes cités et pour accélérer les echerches. Le logiciel peut, entre autres, contribuer à la répartition des activités du personnel administratif,
La mise en place de procédure de recrutement, le suivi des conventions, la réponse aux appels d’offres.

La Comptabilité

Au niveau de la Bibliothèque Universitaire, la comptabilisation se fait d’une manière classique (utilisation de registre et de format). C’est valable aussi bien pour la comptabilité publique que pour la comptabilité matière. De ce fait, les travaux d’enregistrement s’avèrent assez lents afin d’éviter les risques d’erreurs élevés. Le suivi financier est assez difficile et demande beaucoup de temps. Des logiciels de comptabilité peuvent être mis en place à ce sujet pour résoudre le problème.
Mais encore, la Bibliothèque Universitaire encaisse des recettes assez importantes à partir de cette année étant donné que l’objectif de l’Université actuel est l’autonomie financière.Le versement de ces recettes auprès du service de la comptabilité prend énormément de temps. En effet, il faut vérifier un à un les reçus et voir si le montant total enregistré dans le cahier des recettes correspond réellement à la somme versée. Les ratures sont en effet formellement interdites.

Communication

· Elaboration de supports de communication : plaquette, brochure, logos.
L’unique support de communication éditée par la Bibliothèque Universitaire est le guide du lecteur. Il comprend les informations sur les conditions d’accès et les modalités de prêts, ainsi que les sanctions app liquées aux étudiants qui ne respectent pas les règlements. Cette plaquette est distribuée aux étudiants membres de la Bibliothèque Universitaire. L’organisation des affiches est également intéressante pour faire connaître à la population universitaire les prestations de service offertes par la Bibliothèque Universitaire, ainsi que la liste des nouvelles acquisitions.
· Création et mise à jour de sites web : le site de la Bibliothèque Universitaire est visible sous l’URL : www.refer.mg/mbeoi.index.cgi créé en juin 1996 ou sous l’URL www.bu.univ-antananarivo.mg mis en place en 2003. Beaucoup de nouveautés doivent maintenant figurer sur le site de la Bibliothèque Universitaire. Le fonds documentaire a connu une réelle augmentation car il s’élève actuellement à 138528 contre 101 886 en 2003. La mise en place des deux divisions « infothèques » et « recherche docum entaire » qui travaillent toutes les deux au service des étudiants, notamment ceux du troisième cycle. Cela fait partie des informations relatives au service client. Les informations insérées sur le site favorisent par ailleurs la naissance et la création du partenariat avec les établissements locaux ou étrangers.
On peut alors affirmer que la Bibliothèque Universitaire constitue l’une des structures qui adopte et met en pratique les NTIC.
· Accueil, information et orientation : l’accueil et l’information des étudiants aussi bien que la formation du personnel à l’outil bureautique font intervenir les NTIC.
· Formation du personnel à l’outil bureautique . Une séance de formation a été déjà organisée en octobre 2003. Cinq agents ont participé à cette formation mais le reste en bénéficiera également. Le problème se fait sentir dans la mesure où les formations reçues n’ont pas pu être pratiquées faute de matériels et ce, à cause de l’insuffisance des crédits.
· Maintenance des matériels informatiques, installation de logiciels. L’entretien des matériels informatiques doit se faire une fois dans l’année mais faute de budget, cette activité n’a pas pu être réalisé.

La base de données bibliographiques

Une base de données se définit comme un ensemble structuré d’informations. Elle est conçue pour permettre une consultation et une modification aisée de son contenu. D’une manière plus générale, on parle aussi de base de données pour tout ensemble d’informations. La seule base de données existante à la Bibliothèque Universitaire est celle qui contient des références bibliographiques et des résumés issus des publications dans divers domaines. L’utilisation adéquate de bases de données permet de :
– Créer des catalogues en ligne permettant à l’Internaute de naviguer dans une base de données en effectuant une recherche sur des critères précis.
– Effectuer une gestion du site en procédant à la mise à jour régulière des données
– Rendre accessible l’information pour les usagers, de façon immédiate et transparente. Les utilisateurs, membres ou non, de la BU peuvent avoir facilement accès de l’extérieur aux différentes données. La base de données de la Bibliothèque Universitaire est visible sur www.refer.mg/mbeoi/index.cgi ou sur www.bu.univ-antananarivo.mg.
Cependant, cette base de données contient surtout les données sur et produits par l’Océan Indien. Ces données ont été informatisées dans le cadre du projet Médiathèque et Bibliothèque Electronique sur l’Océan Indien (M.B.E.O.I.). Deux divisions ont réalisées la saisie des données car elles constituent les seules divisions dotées d’ordinateurs en 2000 et qui ont reçu des formations sur l’utilisation du logiciel de documentation WINISIS. Cette réalité est due à la contrainte budgétaire.

Le bordereau Iarivo

Le bordereau de saisie Iarivo est le document utilisé par la Bibliothèque Universitaire pour enregistrer les informations concernant la description bibliographique et la description du contenu.
La description bibliographique comprend les éléments d’informations sur la partie physique de l’ouvrage (auteurs, éditeur, collation, bibliographie, le nombre de pages,…). Quand à la de scription du contenu, cette activité vise la partie intellectuelle de l’œ uvre dans la mesure où l’on est amené à dégager les vedettes-matières ou les descripteurs d’une part et faire le résumé du livre d’autre part. Ces mots-clés sont obtenus à partir du thésaurus.
Le remplissage des bordereaux demande la maîtrise des normes appliquées au traitement d’une monographie, d’un article de périodique, d’un document numérique.
Le bordereau Iarivo (voir annexe 3) est conçu selon le format Babinat version 1.2 développé par le Centre de coopération internationale en recherche agronomique pour le développement (C.I.R.A.D.), l’Institut français de recherche scientifique pour le développement en coopération (O.R.S.T.O.M.) et le système d’informations pour les pays en voie de développement (IBISCUS) en 1992.

Intranet

Au minimum, un réseau est composé de deux ordinateurs qui peuvent se communiquer. Cela demande des matériels pour les connexions et des logiciels pour gérer la communication.
Un réseau local est un système de communication destiné à relier des équipements informatiques variés pour rendre le partage des ressources possibles.
Le réseau local permet d’échanger et de transmettre des informations entre chaque utilisateur d’une même i nstitution. L’Université met en fonction actuellement ce réseau Intranet. La mise en place de l’Intranet universitaire est importante pour la Bibliothèque Universitaire dans la mesure où avec un espace de 2 758 m², elle ne peut accueillir que 800 étudiants/jour en moyenne. Or, pour une année, le nombre d’étudiants inscrits s’élève à 17 000 environ. Ce problème d’espace pose un problème pour les étudiants car la consultation d’ouvrages et la recherche d’informations ne sont pas faites dans les meilleures conditions. Cependant, la mise en place de ce nouveau système a permis à la Bibliothèque Universitaire de résoudre une partie de ce problème. La consultation à distance est maintenant faisable. Actuellement, 25 000 références sont déjà informatisées et peuvent être consultées en ligne. Les notices catalographiques présentées dans la base sont complètes. Elles comportent d’une part la description bibliographique et d’une autre part, la description du contenu. Ces éléments permettent aux utilisateurs d’identifier davantage les informations et les données qui répondent à leurs besoins. Les notices comprennent également les côtes ou le numéro d’identification propre à chaque document, ce qui facilite la localisation des documents demandés. De plus, certains ouvrages sont déjà numérisés intégralement.
A partir de l’an 2000, aucun document n’a été numérisé. En fait, la Bibliothèque Universitaire ne dispose que de documents anciens. Depuis 25 ans, aucune politique d’acquisition n’a été adoptée faute de budget. Cependant parmi ces documents, il existe des livres très intéressants qui méritent d’être bien entretenus car bon nombre de pages sont déchirées, ainsi que la couverture. Il faut donc prendre des mesures pour que ces informations puissent être toujours mises à la disp osition du public afin de mieux le satisfaire jusqu’à ce que la Bibliothèque Universitaire dispose d’édition nouvelle et récente.

Internet

Trouver une information pertinente s’apparente rapidement à un parcours du combattant, le plus souvent sans aucun résultat. Heureusement, des outils informatiques (annuaires, moteurs de recherche et logiciels dédiés) permettent une investigation moins aléatoire. Leur rôle est de nous proposer une sélection d’adresses sur un thème donné ou de rechercher des sites contenant un certain nombre de mots-clé.
En général, la pratique de ce nouveau système d’information et de communication n’est pas très compliquée dans la mesure où une institution ou un établissement quelconque dispose d’un micro-ordinateur muni de modem et que l’utilisateur possède certaines notions sur le mode d’utilisation et le mode de fonctionnement d’Internet.
Cette recherche documentaire est surtout entreprise par les étudiants qui arrivent en phase de préparation de eurl mémoire ou thèse. Pour les non initiés en Informatique, il est indispensable d’obtenir des formations minimales adéquates en matière d’informatique.
La Bibliothèque Universitaire dispose d’un point d’accès à Internet mis en place en 2000. Ce point d’accès s’adresse aux étudiants, aux enseignants et chercheurs et au personnel administratif et technique. L’accès est soumis à des conditions comme la présentation de la carte d’étudiant ou de la carte de service.
Une autre division recherche documentaire a été créée au mois de janvier 2004 afin de permettre aux étudiants de se connecter à Internet pour recueillir des informations dans le but de réaliser leurs travaux de recherche. Le Centre d’Accès à l’Information (C.A.I.) reçoit les étudiants du premier cycle et du second cycle. Il est doté de 7 ordinateurs dont 1 serveur et 4 ordinateurs au service des étudiants. Ces machines ne suffisent pas : on constate une longue file d’attente. En moyenne, un ordinateur est connecté pendant 4 heures en moyenne, soit 72000 fmg de recettes moyennes journalières par machine à raison de 75 fmg la minute. C’est avec ses propres recettes que le C.A.I. assure la maintenance et l’entretien des ordinateurs, l’achat de l’encre ainsi que des papiers pour l’impression. Si l’on se base sur les statistiques présentées dans le tableau 6, on a pu remarquer l’effectif des étudiants qui ne cesse de s’accroître malgré les contraintes qui s’imposent. Ce nombre croissant est dû à la sensibilisation entreprise il y a trois ans auprès de chaque faculté et école. L’effectif de l’année 2002 s’explique par la fermeture de l’Université due à la crise économique et politique de 2002.

Table des matières

PREMIERE PARTIE : L’ENVIRONNEMENT DE LA BIBLIOTHEQUE UNIVERSITAIRE D’ANTANANARIVO
CHAPITRE I : Présentation de la Bibliothèque Universitaire 
1.1 – Historique et rôle de la Bibliothèque Universitaire d’Antananarivo
1.2 – L’organisation de la Bibliothèque Universitaire
1.2.1 – Le Service technique
1.2.1.1 – L’acquisition
1.2.1.2 – La recherche documentaire
1.2.1.3 – La gestion des prêt
1.2.1.4 – Les formations
1.2.2 – Le service administratif
CHAPITRE II : Les moyens 
2.1 – Les moyens matériels
2.1.1 – Les infrastructures
2.1.2 – Le fonds documentaire
2.1.3 – Les matériels informatiques
2.2 – Les moyens humains
2.2.1 – L’effectif et les qualifications du personnel
2.3 – Les moyens financiers
DEUXIEME PARTIE : DIAGNOSTIC DE L’UTILISATION DES T.I.C. A LA BIBLIOTHEQUE UNIVERSITAIRE
CHAPITRE I : La Technologie de l’Information et de la Communication à la bibliothèque Universitaire 
1.1 – Le bureautique
1.1.1 – Les travaux de secrétariat
1.1.2 – La comptabilité
1.1.3 – La communication
1.2 – Les bases de données
1.2.1 – Le bordereau Iarivo
1.2.2 –Le contenu du bordereau Iarivo
1.2.3 – Le bordereau Iarivo informatisé sous WINISIS
1.2.4 – La recherche des données
1.3 – L’Intranet/Internet
1.3.1 – L’intranet
1.3.2 – L’internet
CHAPITRE II : Les techniques documentaires et les technologies de l’Information et de la Communication 
2.1 – La collecte des données
2.1.1 – La sélection
2.1.2 – La commande ou l’acquisition
2.2 – L’enregistrement
2.3 – L’estampillage
2.4 – La cotation
2.5 – Le traitement documentaire
2.5.1 – Le catalogage
2.5.2 – L’indexation
2.6 – Le classement
2.6.1 – Le classement par ordre d’entrée
2.6.2 – Le classement systématique
2.7 – Le stockage
2.8 – La communication ou le prêt
2.8.1 – Le prêt à domicile
2.8.2 – La consultation sur place
CHAPITRE III : Le comportement du personnel face à l’utilisation de la technologie de l’Information et de la Communication 
3.1 – La valorisation des compétences du personnel
3.2 – L’interprétation des résultats de l’enquête
TROISIEME PARTIE : LES POSSIBILITES D’APPLICATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION
CHAPITRE I : L’intérêt de l’utilisation de la T.I.C 
1.1 – Les enjeux de la modernisation
1.2 – L’informatisation d’une bibliothèque
CHAPITRE II : Les techniques documentaires et les T.I.C. 
2.1 – La politique d’acquisition
2.1.1 – L’environnement documentaire
2.1.2 – Le public cible
2.1.3 – Les procédures d’acquisition
2.1.3.1 – L’identification des besoins
2.1.3.2 – Les acquisitions par le biais d’internet
2.1.3.3 – La gestion rationnelle des dons et échanges
2.1.3.4 – La gestion informatisée des documents
2.2 – Le traitement informatisé des documents
2.2.1 – Le logiciel documentaire
2.2.1.1 – Le catalogage
2.2.2 – Les codes à barre
2.2.2.1 – Les cartes d’‘adhérents
2.2.2.2 – Le code d’identification d’un document
2.3 – La recherche de l’information documentaire
2.3.1 – L’exploitation de la recherche sur le Net
2.3.2 – La recherche sous WINISIS
2.3.3 – La mise en place d’un réseau documentaire
2.3.3.1 – L’intérêt du réseau documentaire
2.3.3.2 – Les caractéristiques du réseau
2.3.3.3 – Les conditions matérielles préalables
2.3.3.4 – Les exigences techniques
2.4 – La communication
2.4.1 – La gestion des prêts
2.4.2 – La gestion des emprunteurs
2.4.3 – Le prêt entre bibliothèques
2.5 – L’informatisation de la comptabilité
chapitre III : La mise en place d’une politique de formation du personnel 
3.1 – Les qualités d’un bibliothécaires
3.2 – L’organisation de la formation
3.3 – La réorganisation de la bibliothèque universitaire
CONCLUSION 
ANNEXES

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