La réalisation du produit et méthodologie de la mission 

Les communautés urbaines

Historique

Parue au journal officiel du 4 janvier 1967, la loi n°66-1069 du 31 décembre 1966 relative aux communautés urbaines, stipule que «la communauté urbaine est un établissement public administratif » qui peut être crée dans une agglomération de plus de 50000 habitants.
L’objectif de la communauté urbaine est de créer, au – dessus des communes qui continuent d’exister, une entité forte de compétences multiples et dotée d’une autonomie maximale dans les domaines de la fiscalité, de la finance et du personnel. En d’autres termes, une superstructure de gestion pluri-communale dont les prérogatives se sont vues renforcées par la loi de décentralisation du 6 février 1992.
Cette organisation permet ainsi aux communes membres de partager les compétences et les moyens de les assumer, en vue d’une meilleure gestion.

Fonctionnement

Entre respect de la personnalité des communes et conception communautaire, cette collectivité territoriale calque sa structure sur celle communale.
Elle est administrée par un conseil de délégués élus par chaque conseil municipal.
Ce conseil comprend entre cinquante et cent cinquante cinq membres et élit son bureau composé d’un président et de vice-présidents. Il règle, par ses délibérations, les affaires qui sont de la compétence de la communauté.

Analyse de l’existant

Le président et son cabinet représente l’organe exécutif de cette organisation représentante de la fonction publique territoriale.

Evaluation et sélection des périodiques

Il s’agit ici de compléter les phases de la chaîne documentaire, développée par Jacques CHAUMIER. Après l’analyse des besoins, la recherche des sources et leurs acquisition, vient la phase de sélection des documents avant le catalogage et l’analyse.
La phase de sélection et la plus délicate selon CHAUMIER car le documentaliste ne peut pas traiter la totalité de la documentation de son service, il faut donc choisir les documents qui feront l’objet d’une analyse. Il s’agit des documents les plus pertinents et utiles pour le service de documentation. La phase d’analyse consiste en deux opérations, celle de condensation qui consiste à extraire l’information utile que contient chaque document et à la sélectionnée, puis celle de l’indexation qui est une description du contenu du document à l’aide de mots clés de façon à produire un ensemble cohérent d’informations.
J’ai donc appliqué cette méthode et j’ai, dans un premier temps, établis d’une fiche analytique pour chaque périodique. Ces fiches comprenant les différentes matières traitées, les grandes divisions et les idées clés développées en général pour chaque revue. J’ai ensuite réalisé un résumé sur ces grandes tendances, grâce à un échantillon représentatif de plusieurs années.
Plusieurs observations et analyses ont été utile pour établir l’originalité de certains périodiques, car de nombreuses revues du fond du service se ressemblent beaucoup au premier abord, une étude plus profonde s’impose alors pour définir leurs différences de propos et d’objectif.
Ces fiches établies, j’ai traduit les concepts retenus par rapport aux plan de classement.

Les ouvrages et les CD ROM

Le choix des CD ROM ne m’a pas posé de problème car leur nombre restreint permettait une consultation complète et attentive de leur contenu. Il a donc s’agit ici de les répartir selon les thèmes qu’ils pouvaient concerner.

Les étapes nécessaires à la réalisation de la mission

Les monographies peuvent sembler peu intéressantes pour qui a l’obligation de fournir des données récentes et de faire le point sur un problème d’actualité car les données utilisées par l’auteur sont généralement antérieur à l’année d’édition, mais elles peuvent s’avérer être d’un grand secours car les problèmes peuvent être traités sous différents aspects, toutes les conséquences et les implications peuvent être mentionnées.
Cette exhaustivité peut être précieuse pour le documentaliste car elle permet de compléter les piste de recherche et d’envisager le problème de manière plus globale. J’ai sélectionné les livres selon des critères de pertinence par rapport aux thèmes concernés en relevant systématiquement les références bibliographiques de chacun et en réalisant une analyse de contenu. J’ai privilégié les ouvrages de législation et de jurisprudence. J’ai évalué dans un premier temps, grâce au sommaire, le contenu thématique des ouvrages, puis par une analyse plus poussée à considérer le type de public visé et le discours proposé par l’auteur.
J’ai ensuite, par comparaison du contenu, choisi les ouvrages les plus complets et les plus représentatifs des thèmes du plan de classement des dossiers documentaires.

La recherche de sites Internet

J’ai abordé la sélection de sites web en m’appuyant sur la liste des sites utiles répertoriés par les membres de l’équipe, (voir annexe 5 : liste des sites Internet utiles)
Cette liste se compose essentiellement de sites institutionnels, car l’information y est fiable et contrôlée, et correspond aux besoins d’information du service qui relèvent souvent du législatif et de l’information institutionnelle.
Afin de compléter cette liste, j’ai visité ces sites institutionnels, qui souvent comportent des liens qui renvoient à d’autres sites intéressants pour le service. Puis j’ai utilisé les moteurs de recherche (Yahoo et Alta vista) pour compléter la collecte de sites concernant les thèmes.
Si le réseau Internet a fourni une information importante, ses apports son inégaux en fonction des thèmes. Toutefois Internet pose en général le problème de la fiabilité des sources, mais j’ai fait face à ce problème en privilégiant les sites institutionnels et les sites d’organismes contrôlés.

La mise en phase des sources documentaires du service

Les sources retenues lors de la sélection sont ensuite rassemblées par thème, une source pouvant concerner plusieurs thèmes.
Après avoir sélectionné les sources à retenir, l’ordre de classement s’étudie selon des critères de pertinence et par l’établissement d’un indice de pondération calculable pour chaque source.

Analyse de la valeur d’usage de chaque source et indice de pondération pour les livres et les périodiques

Jacques CHAUMIER évoque cette question. Pour lui, «l’objectif du service de documentation est de procurer à l’utilisateur, en réponse à une question, tous les documents pertinents et seulement les documents pertinents. ». Il faudrait ainsi trouver, à côté des sources répertoriées autour d’un thème, une marque qui les différencie et qui évoque leur valeur d’usage pour le documentaliste, leur degré de pertinence par rapport au thème.
La création d’un indice capable d’indiquer la pondération, d’un ouvrage ou d’un périodique par rapport à un thème donné est une opération complexe. D’abord, parce qu’il existe peu ou pas d’ouvrages de référence sur ce sujet, et qu’il s’agit d’un cas particulier d’application, la pondération exprimant ici l’importance d’un document sur un thème, sa qualité, son adéquation.
Cette pondération qui permet d’augmenter le taux de pertinence, est, dans la plupart des cas, comme sur Internet, un calcul de la fréquence des termes dans les documents. Si dans un document on retrouve dix fois le terme «voirie», alors ce document sera pertinent et aura un fort indice de pondération pour le thème «voirie».
Or dans le cas présent ce système de calcul ne convient pas car on ne peut pas comptabiliser les récurrences des termes dans les différentes sources de manière manuelle, il ne s’agit pas d’un système informatique capable de comptabiliser les occurrences d’un terme dans un document, de plus certains termes peuvent être polysémiques.
Il s’agit davantage ici de calculer le degré de proximité, ou de similitude entre un document et un thème, d’évaluer le degré d’expertise du document : Est – ce que tel thème est évoqué de manière significative dans tel livre ? Lui est – il entièrement consacré ? Est – ce que sur tel thème, les documentalistes peuvent se fier à cet ouvrage ou se référer à tel périodique, sans que cela occasionne du bruit dans leur recherche. Se sont ces questions qu’il faut avoir en tête pour établir l’indice de pondération.
Dans ce cas l’analyse de la valeur d’usage d’une source se fait lors de la sélection, si l’on retient un ouvrage ou un périodique c’est qu’il correspond alors de manière significative au thème et que son usage sera important en cas de recherche.
D’autres critères sont à prendre en compte dans la réalisation d’un indice, outre la correspondance entre une source et un thème, il faut s’intéresser aux sources elles – mêmes.
En effet, il faut prendre en considération la date de parution du périodique ou la date d’édition du livre, car ce critère est important pour connaître le crédit à accorder à la source. Qu’il s’agisse d’un exemplaire récent ou ancien influe sur la validité de l’information, car les techniques évoluent. La nature de l’ouvrage est également un critère, dans ce service de documentation la réglementation sera privilégiée. La collection disponible dans le service est aussi un critère qui permet d’évaluer les sources.

Les problèmes rencontrés

L’indice de pondération

La création d’un indice de pondération révélateur de la pertinence de chaque source par rapport à un thème apparaît dans un premier temps efficace et rapide pour le documentaliste en phase de recherche.
Mais, dans un service de documentation comme celui de la communauté urbaine de Lille, compte tenu de la segmentation de la demande, il nous semble nécessaire de questionner la pertinence d’un indice de pondération.
En effet, le principe de l’analyse du public repose sur une des hypothèses centrales du marketing : les besoins et les usages de la population sont variés, il est donc inadéquat de présenter le même produit à tout le monde.
L’indice de pondération ne peut alors s’appliquer en général mais lors de recherches particulières, c’est au documentaliste déjuger de la pertinence ou non de tel document par rapport aux attentes de l’usager. L’objectif du documentaliste est de trouver la meilleure articulation contenu/support pour satisfaire les besoins du public.
Comme les besoins des usagers sont divers, la pertinence d’un document se calcule donc en fonction de ce que l’usager peut y trouver d’intéressant pour satisfaire son besoin d’information.

L’évaluation des périodiques

Classer des périodiques en fonction de grands thèmes est simple quand ils sont thématiques et ne traitent que d’un sujet et des techniques et recherches liés à ce sujet. Il s’agit alors d’évaluer le type de discours proposé par le périodique par le biais d’une analyse discursive et de contenu.
La plupart des périodiques du service documentation de la communauté urbaine de Lille ne sont pas des périodiques thématiques, bien que leurs domaines soient liés aux compétences de la communauté, ils peuvent traiter de sujets très divers, comme nous l’avons observé lors des parties précédentes.
La difficulté réside alors dans le niveau d’expertise du documentaliste du service. Le documentaliste « profane » du secteur d’activité et des domaines de savoir de son entreprise peut évaluer les sources documentaires qu’il gère. Il peut évaluer la fiabilité d’une source par la connaissance de l’éditeur ou de l’auteur d’un article, mais il est difficile, pour lui, d’évaluer le niveau d’expertise des articles.
La question de la formation initiale du documentaliste est essentielle, en effet, comment un documentaliste qui a suivi une formation d’historien peut-il évaluer la pertinence de documents concernant la physique nucléaire ?
C’est pourquoi le documentaliste novice doit travailler en collaboration constante avec ses usagers et évaluer avec lui la pertinence des documents pour après acquérir seul un niveau d’expertise suffisant pour lui permettre de fournir de manière autonome l’information dont a besoin ses usagers.

Veille documentaire et révision du fonds

La révision du fonds

Le projet élaboré peut servir de base à une révision du fonds. En effet, la phase d’évaluation des périodiques a permis de mettre en évidence le caractère inutile de certains abonnements. Comme nous l’avons évoqué plus haut un grand nombre de périodiques évoquent les mêmes thèmes, renvoient aux même références, il est serait donc intéressant, dans un souci de rentabilité de procéder à un désherbage à partir des conclusions de l’évaluation. De plus certains périodiques sont apparus comme décalés par rapport aux domaines de compétence de la communauté urbaine et aux demandes du service. Certaines revues, bien que paraissant concerner les compétences communautaires, traitent davantage de sujets concernant les petites collectivités territoriales comme les mairies ou les collectivités de milieu rural.
Il est donc nécessaire de repenser le fonds dans une optique en phase avec les demandes effectives du service. En réalité, seulement cinq périodiques sont nécessaires pour fournir l’essentiel de l’information demandée par les usagers du service.
Néanmoins les revues de complément, qui traitent les sujets de manière thématique, sont également un atout du service, qui peut alors fournir de l’information plus spécialisée sur certains sujets.
En supprimant certains abonnements inexploitables par l’équipe, le service pourra alors investir dans d’autres périodiques plus adaptés ou plus spécialisés dans ses compétences.
Mais face à une diversité et à une hétérogénéité des gisements documentaires, le documentaliste doit trouver l’aide qui lui permettra de valider les sources, d’évaluer la qualité et de sélectionner les seules informations qui lui sont nécessaires.
Cette aide le documentaliste peut la trouver dans les banques de données professionnelles qui permettent d’obtenir des documents ou des références à un coût relativement faible et d’avoir accès aux revues spécialisées et professionnelles.
Il est important pour le documentaliste de bien connaître ses bases de données et d’être conscient de leurs atouts et de leurs faiblesses car l’offre en la matière est vaste et il faut pouvoir jauger ces bases et discerner celles qui sont en adéquation avec les besoins de celles qui ne le sont pas.
Ces bases ont l’avantage d’être mises à jour régulièrement et d’être en contact permanent avec les serveurs, à des enquêtes périodiques auprès de l’ensemble des producteurs, au dépouillement de la presse professionnelle. Les informations recueillies sont validées, complétées et enrichies par des groupes de professionnels. Ces banques de données orientent leurs efforts sur une démarche qualité des productions.
Ce genre de produits paraît bien adapté aux besoins d’un service de documentation comme celui de la communauté urbaine de Lille, qui recherche la satisfaction de ces usagers en lui proposant l’information pertinente dont il a besoin.
Grâce à ces banques de données le fonds documentaire du service pourra être complété dans une optique de rentabilité et de satisfaction des besoins.

Veille documentaire

La sélection de l’information réalisée pour coordonner les sources documentaires permet de comprendre que non seulement l’information contenue dans les documents doit être utile pour les usagers mais aussi il faut aussi qu’elle soit rentable, c’est à dire qu’il n’y ait pas d’autres moyens plus performants ou moins onéreux de la signifier. De plus, le rôle du documentaliste ne doit pas se borner à donner accès aux documents, il doit adopter une attitude active en devançant les besoins. C’est l’objectif de la veille documentaire.

La recherche multisupports sur l’intranet communautaire

L’évolution récente du service documentation – archives de la communauté urbaine de Lille tend à mettre à disposition des agents communautaires, parfois décentralisés, l’information sur l’intranet communautaire.
Le projet de mettre sur le réseau interne de la communauté les ouvrages de la bibliothèque administrative pour en facilité l’accès et faire connaître aux agents les livres disponibles du service peut servir de base pour intégrer dans ce réseau les autres sources documentaires du service.
La mise en réseau de la bibliothèque grâce au logiciel LOTUS permet aux utilisateurs de faire une recherche par titre, auteur et thème pour obtenir une liste d’ouvrages correspondant à leur recherche d’information. Nous pourrions donc imaginer l’utilisation de la même technique pour des recherches sur les périodiques et les CD ROM, par l’utilisation des thèmes communs issus des mots – thèmes des dossiers documentaires.
La mise en réseau des CD ROM est un projet du service qui devrait bientôt aboutir grâce à l’achat des licences d’exploitation des CD ROM. Il serait alors possible de mettre ces sources d’information sur la même base de recherche que les ouvrages de la bibliothèque administrative, et permettre aux utilisateurs de réaliser des recherches multisupports sur l’intranet communautaire.
L’intégration du fonds de périodiques sur cette base peut être réalisée par un dépouillement systématique des exemplaires dès leur réception dans le service et un classement des articles par thèmes dans la base.

Table des matières

INTRODUCTION 
1ére PARTIE : ANALYSE DE L’EXISTANT 
1.1. Présentation de l’entreprise
1.1.1. Les communautés urbaines
♦ Historique
♦ Fonctionnement
♦ Compétences
1.1.2. La communauté urbaine de Lille
♦ Présentation
♦ Organisation
1.2. Le service documentation – archives de la communauté urbaine de Lille :un centre de documentation d’entreprise
1.2.1. Les missions du service
1.2.2. Les profils d’usages et les usagers du service
1.2.3. Les prestations du service
♦ Les panoramas de presse
♦ Les bases de données
♦ Les dossiers documentaire
1.3. Définition de la mission et analyse de la problématique
1.3.1. Définition de la mission
1.3.2. Analyse de la problématique
2ème PARTIE :LES ETAPES NECESSAIRES A LA REALISATION DE LA MISSION 
2.1. Analyse des sources documentaires du service
2.1.1. Les dossiers documentaires
2.1.2. Les autres sources documentaires du service
♦ Les périodiques
♦ La bibliothèque
♦ Le multimédia
♦ Les sources d’information en ligne
2.2. La réalisation du produit et méthodologie de la mission
2.2.1. L’évaluation des sources
♦ Aménagement du plan de classement
♦ Evaluation et sélection des périodiques
♦ Les ouvrages et les CD ROM
♦ La recherche de sites Internet
♦ La mise en phase des sources documentaires du service
2.2.2. Analyse de la valeur d’usage de chaque source et indice de pondération pour les livres et les périodiques
♦ Méthode appliquée aux livres
♦ Méthode appliquée aux périodiques
2.2.3. Du papier à la base de données
♦ La formalisation sous forme de tableaux
♦ Le produitfini :la base de données
3ème PARTIE :BILAN ET PERSPECTIVES DU PROJET 
3.1. Les problèmes rencontrés
3.1.1. L’indice de pondération
3.1.2. L’évaluation des périodiques
3.2. Perspective du projet
3.2.1. Veille documentaire et révision du fonds
♦ La révision du fonds
♦ Veille documentaire
3.2.2. La recherche multisupports sur l’intranet communautaire
CONCLUSION 
BIBLIOGRAPHIE 
ANNEXES

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