LA PRATIQUE DU CONTROLE INTERNE DE L’ENTREPRISE

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LA THEORIE GENERALE SUR LE CONTROLE INTERNE

Pour mieux comprendre notre approche, nous allons apporter dans ce chapitre la définition du contrôle interne, puis les objectifs et les aspects du contrôle interne et enfin, nous essayons de dégager les éléments qui le constituent tels que le plan d’organisation, le contrôle comptable, la protection matérielle et l’audit interne.

La place et finalité du contrôle interne

Définitions

Le contrôle interne a été défini comme« l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise… il a pour but d’assurer :
-d’un côté, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information
-de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances ».
Le contrôle interne recouvre alors la notion de vérification et de maîtrise. Cette notion est complétée par quelques définitions évoluées aufil des ans, données par de experts comptables des grands cabinets.
1948 : Elle se limite à la comptabilité BERTRANT Fain et VICTOR Fauve a défini que « le contrôle interne consiste dans l’organisation rationnelle de la comptabilité et du service comptable, visant à prévenir ou, tout au moins, à d écouvrir sans retard les erreurs et les fraudes ».
1977 : Le mot contrôle interne ne se limite pas à son rôle de vérification selon les ordres des Experts Comptables : « le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise » . Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de l’entreprisepour maintenir la pérennité de celle-ci.
1981: IFAC (International Federation of Accounting). Le contrôle interne est constitué de l’organigramme et l’ensemble des méthodes et procédures adoptées par la direction d’une entité lui permettant d’assurer autant que possible :
-la conduite ordonnée et efficace de ses activités -l’application de sa politique générale
-la protection de son patrimoine
-la prévention et la détection de fraudes et erreurs
-l’exactitude et l’exhaustivité des enregistrements comptables
-la préparation dans des délais satisfaisants d’uneinformation fiable » 1987 : CNCC (Compagnie National des Commissaires aux Compte)
« Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle comptable ou autre que la direction définit, applique et surveille sous sa responsabilité et la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en découlent ».
1992 : La commission Treadway « Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par le conseil d’administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable
-à la réalisation et à l’optimisation des opérations -la fiabilité des informations financières
-la conformité aux lois et aux réglementations en vigueur

Le role du controle interne

Ces définitions consistent la mise en place de moyen de contrôle permettant :
-d’une part aux dirigeants :
· de mieux connaître les activités de l’entreprise,les renseignements financiers
· de faciliter la compréhension des circuits d’informations
· de prendre de décision, de détecter les risques afectant les comptes annuels
-d’autre part aux employés de se conformer à une norme qui servira de ligne de conduite à suivre.

Les objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne a pour finalité de :
-prévenir les erreurs et les fraudes
-protéger et de faire fructifier le patrimoine et l’Entreprise
-assurer l’enregistrement correct et complet des opérations comptables.
La qualité du contrôle interne engendre la présomption de la qualité et de la fiabilité des comptes et apporte une preuve indirecte de l’enregistrement correct de toutes les opérations.
Ils constituent également une présomption de la coïncidence entre les données comptables et la réalité.
Le contrôle d’une écriture comptable permet de vérifier la régularité de l’enregistrement comptable.
Un contrôle interne appliqué devrait permettre à lacomptabilité d’être complète.
A l’inverse, un système de contrôle interne insuffisant ou mal appliqué et a fortiori à l’absence de tout contrôle interne peut légitimemen laisser craindre soit que :
-les comptes ne reflètent pas l’intégralité de l’activité de l’entreprise
-Tel élément du patrimoine social a pu être utilisé de façon non-conforme à l’intérêt social

La portée et limite du contrôle interne

Le contrôle interne se heurte à différent obstacles qui sont liés aux comportements des Dirigeants et aux problèmes humains tel que la résistance aux changements et l’ aspect négatif que comporte le mot « contrôle » qui pour beaucoup, implique une manque de confiance. Par ailleurs :
-La mise en place de contrôle dépend du rapport qui existe entre le coût de contrôle et l’ampleur du risque qu’il est supposé imiterl ;
-Quelque soit la qualité du contrôle, la collusion peut lui faire perdre toute efficacité ;
-La taille de l’Entreprise, dans la mesure où elle limite les moyens disponibles, impose également des limites à la qualité du contrôle interne.
Comportement des dirigeants et problèmes humains
Il n’est pas rare que les dirigeants aient, ou pensent avoir, une connaissance suffisante de leur Entreprise pour la contrôler sans avoir recours à des systèmes qui pourraient à l’efficacité et à l’esprit d’initiatives. Il est clair que si les Dirigeants ne sont pas convaincus de l’utilité du contrôle interne, ils imprègnent toute l’Entreprise de cet état d’esprit et deviennent alors un obstacle du contrôle interne.
Les individus, quels que soient, sont en général réfractaires au changement et ont tendance à ne pas accepter facilement des modifications dans leur habitudes, leur méthode de travail ou répartition des taches.
Il n’est pas rare non plus, que les Dirigeants et employés, considéraient que la mise de moyens de contrôle est une manifestation de défiance envers les personnes, réagissent de façon négative à des propositions de mise en place de contrôles. Il est important alors de les convaincre que le contrôle interne est avant tout un moyen de maîtrise de l’activité et de sécurité pour tous, et non pas un outil de contrôledes individus.
Certains considèrent également la séparation des taches entraîne une parcellisation des travaux qui démotive le personnel et qu’il est donc préférable de rendre chacun responsable d’une opération du début jusqu’à la fin. Or, en exprimant cet aspect fondamental du contrôle interne, il devient nécessaire de multiplier les contrôles à posteriori (détection) qui sont plus onéreux et contraignants que les contrôles à priori (prévention).
Coût de contrôle
Le coût de contrôle est souvent un argument pour en diffère la mise en place.
La plupart du temps, il s’agit d’un mauvais prétexte, car la sécurité obtenue compense souvent le coût.
Ex : une simple répartition des taches peut améliorer sensiblement la qualité d’un système sans nécessiter une augmentation des effectifs.
Toutefois, il est effectivement important d’éviter de mettre en place, ou de suggérer la mise en place, de contrôle dont le coût est disproportionné par rapport au risque encouru. Ex : acheter un coffre fort important pour ranger la petite caisse.
Il n’est pas rare que, dans les Entreprises ou les risques sont mal mesurés, les sécurités élémentaires soient négligées.
Collusion :
Quelque soit la qualité d’un contrôle, il peut toujours être contourné s’il y a collusion entre plusieurs personnes.
Toutefois, un bon contrôle interne, s’il ne peut totalement empêcher la collusion, peut la rendre plus difficile : répartissant efficacement les taches, il nécessite, pour passer outre les contrôle réciproques la collusion d’un nombre tropimportant de personnes, ce qui est en soi un obstacle généralement suffisant.
Petit Entreprise
L ‘affirmation fréquente selon laquelle lecontrôle interne est inexistant dans la petit entreprise n’est pas totalement juste.
S’il est évident que, en raison du faible nombre de personnes employées, la séparation de fonction ne pourra exceptionnellement respecter les principes énoncé ci-dessus, la présence du chef d’Entreprise, sa connaissance des opérations (limitée en nombre) peut, en grande partie, combler cette défaillance.
Pour que ce contrôle produise ses effets, il est important que le chef d’Entreprise :
-se dote de support d’information et de synthèse adapté à ses besoins, mais respectant les principes généraux de simplicité, clarté, pré numérotation, …
-exerce une supervision étroite sur l’ouverture et envoi du courrier ;
-examine régulièrement les opérations de trésorerieet les rapprochements bancaires ; -dispose d’information sur l’encours fournisseurs, les stocks et les clients ; -approuve le journal de paie
-signe les chèques et avis de paiement ;
-autorise les commandes des clients
A l’opposé, il est clair que cette haute main sur les opérations de l’Entreprise permet au chef de l’Entreprise qui désire de passer outre le contrôle qu’il a lui même en place.
Type de contrôle :
Une organisation doit non seulement avoir identifié les points essentiels susceptibles de permettre une bonne maîtrise de son organisation mais elle doit également assurer leur contrôle réel.
1° Le contrôle formel
Lorsque le contrôle est prévu par le manuel de procédure, il arrive fréquemment qu’il soit devenu inadapté, ne soit plus pratiqué.
Ex : le contrôle à manuel
2° Le contrôle informel
Lorsque le contrôle formalisé est devenu inopérant ou inadapté

Aspects du contrôle interne :

Le contrôle interne avec incidence sur les comptes

Il s’agit de protéger les actifs et d’assurer la fiabilité et la qualité d’information financière.
La protection consiste à mettre en œuvre tout moyen pour assurer la bonne conservation physique de biens (suivi et contrôle des actifs, protection matériel…) et pour assurer la pérennité de l’organisation (contrôle deprotection contre les doubles paiements …)
Il s’agit alors de mettre en place un système permettant de mettre l’organisation à l’abri de toute action portant atteinte à ses ressources telles que : erreur, négligence, fraude et vols.
La régularité et la sincérité résident dans :
-autorisation des opérations : désignation des personnes responsables
-Réalité des opérations : les opérations concernantbien le compte d’organisation
-Intégralité des opérations : toutes les opérationssont enregistrées
-Evaluation des opérations : les opérations sont évaluées à juste valeur
-Exactitude des opérations : toutes les opérations ne contiennent pas d’erreur
-Comptabilisation des opérations : toutes les opérations sont comptabilisées

Le contrôle interne sans incidence sur les comptes

L’objectif est d’assurer le respect de la politique et le contrôle de l’application des instructions de la direction, l’amélioration des performances et de l’efficacité opérationnelle. Il exige alors :
· une parfaite transmission des instructions à leur destinataire : toutes ambiguïtés est à éviter
· une diffusion d’informations suffisamment claire pour éviter toute mauvaise interprétation par leur destinataire
· une adéquation des instructions données et moyens mis à la disposition de ceux qui sont chargés de les appliquer
· des procédures de compte rendu d’exécution
Il s’agit d’améliorer le rapport coût et efficacité par :
· des analyses statistiques sur des résultats obtenus précédemment
· analyse des temps et opérations
· le rapport de gestion : les documents de synthèse
· les programmes de formation du personnel
· les contrôles de qualité dans le but d’améliorer ’efficacitél en respectant un degré de qualité.
D’après ce que nous avons vu, il y a des normes à suivre en matière de contrôle interne. Le non-respect de ces normes conduit à faire naître des problèmes.

Les composantes du contrôle interne

Le contrôle interne comporte trois éléments : le plan d’organisation, le contrôle comptable, la protection matérielle et l’audit interne. Ces éléments rendent efficace le contrôle interne.

Le plan d’organisation

Le contrôle interne concerne l’entreprise entière. Il est nécessaire d’établir un plan d’organisation. Il s’agit alors de contrôle interne:
· dans la préservation des actifs
· dans les enregistrements
· dans la réalisation des opérations
La mise en place d’un contrôle interne efficace dans l’entreprise repose sur la réalisation simultanée de trois conditions :

une organisation rigoureuse et systématique :

Celle-ci doit notamment par :
· une définition des taches de chacun
· une définition des pouvoir et responsabilités
· une circulation des documents
Une organisation suppose donc des « procédure » par faitement définies.

Un personnel compétent :

La compétence et la formation du personnel sont des éléments fondamentaux de la qualité d’un contrôle interne.

Une documentation satisfaisante

La documentation doit être satisfaisante :
-tant sur le plan de la production de l’information pour les besoins des différents services concernés que sur le plan de conservation de l’information qui permet a posteriori de tirer des conclusions sur la qualité du contrôle interne.

Le contrôle comptable

Les contrôles sur les enregistrements comptables

Ces contrôles ont un triple objectif :
a) s’assurer que toutes les opérations ont fait l’objet d’un enregistrement comptable : contrôle d’exhaustivité qui consiste en :
· respect de la chronologie par la mise en place de séquences numériques
· suivi d’une même opération en rapprochant les documents afférents à cette opération
· mise en place d’un système d’archivage
b) d’assurer que toutes les enregistrements comptables correspondent à une opération : contrôle réalité
· contrôle physique : stocks, immobilisation
· contrôle par le recoupement externe : circulation des clients, des fournisseurs, des tiers, rapprochement de banques …
c) s’assurer que les montants comptabilisés ne sont pas erronés : contrôle exactitude
· contrôle global
· contrôle unitaire

Les contrôles portant sur le personnel compt able

a) Contrôle hiérarchique
Autorisation de signature de cheque, autorisation d’engagement de dépenses, autorisation d’embauche et de licenciement
b) Contrôle de séparation des taches
Il s’agit là d’une règle fondamentale de contrôle nternei. Une même opération doit impliquer au moins 3 personnes :
· celui qui « engage » la dépense (service destinata ire)
· celui qui « paie » la dépense (le service trésorer ie)
· celui qui « constate » la dépense (le service comp table)

Table des matières

INTRODUCTION
Première partie : CONCEPT GENERALE DE L’ETUDE
Chapitre I : Présentation de la société
Section 1 : Indentification de la société
1.1 Historique
1.2 Les activités et missions
1.3 Les objectifs
Section 2 : Organisation interne
2.1 Les Départements et fonctions
2.2 Les Directions
2.3 L’organigramme
Chapitre II : THEORIE GENERALE SUR LE CONTROLE INTERNE
Section 1 : La place et finalité du contrôle interne
1.1 Définitions
1.2 Rôle du contrôle interne
1.3 Objectifs du contrôle interne
Section 2 : La portée et limite du contrôle interne
2.1 Les aspect du contrôle interne
2.1.1 Le contrôle interne ayant incidence sur les comptes
2.1.2 Le contrôle interne sans incidence sur les comptes
2.2 Les composantes du contrôle interne
2.2.1 Le plan d’organisation
2.2.2 Le contrôle comptable
2.2.2.1 Le contrôle sur les enregistrements comptables
2.2.2.2 Les contrôles portant sur les personnel comptable
2.2.3 La protection matérielle
2.2.4 L’audit interne
Deuxième partie : LA PRATIQUE DU CONTROLE INTERNE DE L’ENTREPRISE
Chapitre I : Les analyses des forces et faiblesses du contrôle interne
Section 1 : L’analyse critique sur l’aspect organisationnel
1.1 Existence de fluctuation de personnel
1.2 Organigramme en vigueur non satisfaisant
Section 2 : L’analyse critique sur l’organisation comptable
2.1 Absence de procédure écrite
2.2 Insuffisance de contrôle interne
Chapitre II : Les impactes des forces du contrôle interne limités sur le cycle achat
Section 1 : Description du processus d’achat
1.1 L’expression d’un besoin
1.2 La sélection du fournisseurs
1.3 Le lancement de la commande
1.4 La réception de marchandises
1.5 Le contrôle facture
Section 2 : Evaluation de la procédure de contrôle par la technique d’échantillonnage
2.1 L’analyse sur la demande d’achat
2.2 Contrôle sur le rapprochement
2.3 Contrôle sur la mise en concurrence fournisseurs
2.4 Contrôle sur le mode de règlement
2.5 Contrôle sur les inventaires physique
Section 3 : Les forces théoriques du contrôle interne sur achat
Troisième partie : LES PROPOSITIONS ET RECOMMANDATIONS
Chapitre I : LES RECOMMANDATIONS
Section 1 : Objectifs
1.1 Objectifs générales
1.2 Objectifs particuliers
Section 2 : Les recommandations en matière d’organisation
2.1Les recommandations par rapport aux faiblesses de conceptions
2.2 Les recommandations par rapport aux faiblesses d’applications
Section 3 : Les recommandations en matière des moyens
3.1 Les moyens matériels
3. 2 Les moyens humains
Section 4 : Les recommandations sur les critères et procédures du cycle achat
4.1 Critère sur achat
4.2 Partenariats et concurrences
Chapitre II : LES PROPOSITIONS
Section 1 : Les propositions d’améliorations de l’organisation
1.1Définition des responsabilités
1.2Séparation des taches et fonctions
1.3 Description des fonctions
Section 2 : Les propositions d’améliorations sur le système de documentation et d’informations
2.1 La procédure écrite
2.2 Les documents de support d’information
2.3 Les rapports d’ordre financier ou de Gestion
2.4 Le manuel de procédure
Section 3 : Les propositions circuits : Le diagramme de circulation de document (DCD)
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES

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