La passation et la mise en œuvre des marchés publics

Appel d’offre avec concours

                Lorsque le maitre d’ouvrage le juge opportun pour des raisons d’ordre technique, esthétique ou financier, il peut être procédé à un appel d’offres en vue de la participation à un concours technique. Ce concours à lieu sur la base d’un programme et de critères établis par le maître d’ouvrage qui indique les besoins auxquels doit répondre la prestation et fixe, le cas échéant, le maximum de la dépense prévu pour l’exécution du projet. En outre les dispositions suivantes s’appliquent :
• le programme peut prévoir l’attribution de primes aux propositions des mieux classés. Ces primes sont spécifiées dans le programme et attribuées aux auteurs de ces propositions selon l’ordre établi par le maître d’ouvrage. Le maître d’ouvrage peut ne pas accorder en tout ou partie de primes si les propositions ne sont pas jugée satisfaisantes ;
• sauf dispositions contraires de l’appel d’offres, les droits d’auteur qui s’attachent aux propositions soumises appartiennent aux concurrents. Toutefois, le maître d’ouvrage peut, avec l’accord des concurrents, se servir des propositions aux fins de nouveaux développements. Le maître d’ouvrage peut, par ailleurs, lancer un appel d’offres :
• en vue d’un complémente de recherche, d’étude et de travail de conception éventuellement nécessité par la mise au point du projet ;
• aux fins de l’élaboration détaillée du projet d’un concurrent et de l’établissement de documents préparatoires pour la phase de lacement éventuel de l’appel d’offres de fournitures ou de construction ;
• aux fins de propositions de conception et de construction de projets clé en main. Les sous missions présentées seront de type forfaitaire ; elles seront appréciées en fonction de valeur esthétique, pratique, technique et économique. Il n’est pas attribué de primes. Le concurrent peut porter :
-soit sur l’établissement d’un projet ;
-soit sur l’exécution d’un projet préalablement établi ;
-soit à la fois sur l’établissement d’un projet et son exécution.

Marché de gré à gré

               Les marchés sont dits gré à gré lorsque l’Administration engage des discussions selon la procédure qui lui paraît la plus expédiente et librement le marché à l’entrepreneur ou au fournisseur qu’elle a retenu. L’administration reste néanmoins tenue de mettre en compétitions, dans toute la mesure du possible et par tous les moyens appropriés, les entrepreneurs ou fournisseurs susceptibles de réaliser la prestation recherchée et de traiter au juste prix notamment par comparaison à des prix obtenus récemment par appel d’offres pour des prestations analogues. Toutefois, il ne peut être passé de marché de gré à gré que dans les cas limitativement énumérés ci après sur décision motivée de l’autorité contractante :
• pour les prestations qui, dans le cas d’urgence impérieuse motivée par des circonstances imprévisibles, ne peuvent subir les délais d’une procédure d’appel à la concurrence. La mise en place des crédits ne constitue pas une circonstance imprévisible.
• pour les prestations qui doivent être tenues secrètes en raison de circonstances dûment justifiées.
• pour les prestations dont l’exécution peut être avantageusement confiées par l’administration à une association ou coopérative régulièrement agréées pour des considérations d’ordre économique ou social dûment motivées.
• pour les prestations dont l’exécution ne peut, en raison de nécessités techniques, être confiées qu’à un entrepreneur ou fournisseur déterminé.
• en cas de défaillance du titulaire d’un marché passé sur l’appel d’offres, après consultation des autres soumissionnaires dans l’ordre décroissant de leur classement lors du dépouillement.
• après un appel d’offres infructueux
• sur décision du Gouvernement pour des raisons d’opportunité perçues collégialement.

Achat De Service, Entretien, Maintenance (prestation de service)

Contenu du compte Ce compte enregistre les dépenses relatives :
• à l’entretien des bâtiments ;
• à l’entretien des autres infrastructures ;
• à l’entretien des véhicules ;
• à l’entretien de matériel technique ;
• à l’entretien et réparation des matériels et mobiliers de bureau ;
• à l’entretien et réparation des matériels et mobiliers de logement ;
• à l’entretien et réparation des matériels et mobiliers scolaires ;
• à la maintenance du matériel informatique.
Actes préalables à chaque opération Avant chaque engagement, l’ordonnateur secondaire doit suivre les procédures relatives aux Marché publics. Il se réfère au montant du crédit alloué (qui défit le seuil de passation des marchés publics) au gestionnaire d’activités relatif à la nature des concernés (entretien des bâtiments; entretien des véhicules; etc.…). Lorsque le montant est inferieur à Ar 30 millions :
• l’ordonnateur secondaire effectue une consultation de prix auprès de 3 prestataires de service ;
• il leur demande de lui fournir des devis ;
• Le prestataire retenu doit présenter sa situation fiscale dont la validité ne doit pas excéder 3 mois.
Engagement des dépenses L’ordonnateur secondaire remplit ensemble les 3 copies de l’imprimé bon de commende, appose son cachet, paraphe en haut et les signe en bas. Il doit veiller à ce que :
• il y ait conformité de l’imputation à la nature de la dépense et à celle du TEF ;
• le bon de commande soit numéroté et daté (date provisoire à porter au crayon pour mémoire, la date définitif doit concorder avec celle du TEF ou être postérieur à elle) ;
• la nature, la quantité, le prix unitaire et le montant prévisionnel de la commande doivent y figurer ;
• le bon de commande soit signé.
Il remplit ensemble les imprimés de DEF (1 copie) et de DEF (3 copies) :1 copie destinée au comptable public ; 1copie destinée au prestataire retenu (titulaire) ; 1 copie destinée à l’ordonnateur secondaire). Remarque très importent : l’ordonnateur secondaire ne doit remplir la dernière case de chacun des 3 TEF située à gauche de l’imprimé relative à la signature et au timbre de l’ordonnateur et n’appose son cachet qu’après le visa du Contrôleur des Dépenses engagées (dernière case située à droite de l’imprimé) .Par contre il doit signer la DEF Le remplissage des imprimés se fait avec l’aide du logiciel ORACLE : saisie des DEF, impression des DEFs, impression des bordereaux. L’ordonnateur secondaire enregistre provisoirement au crayon l’engagement en attendant le retour des TEF visés par le CF. Il envoie au CF le dossier d’engagement constitué par :
• 1 DEF et 3 TEF remplis ;
• 1 état de comparaison des devis ;
• le devis de l’offre retenue ;
• la situation fiscale du prestataire dont la validité ne doit pas excéder 3mois ;
• Le support informatique contenant les fichiers des DEFs.
Le CF vérifie la DEF, l’accomplissement des formalités antérieures notamment de comparaison des devis ou d’appels d’offres et la disponibilité de crédits. Le contrôle effectué par le CF se fait avec le système informatisé Le CF vise, la date et enregistre les formulaires établis par l’ordonnateur secondaire, retient le DEF et lui retourne l’ensemble de la liasse. Au retour des TFE visés par le CF, l’ordonnateur secondaire porte la date du visa du CF en bas à gauche des TFE, signe et propose son cachet. Il envoie au prestataire les 2 copies du bon de commande et le TFE qui porte en haut à droit l’inscription : exemplaire destiné au Titulaire afin que les prestations puissent être exécutées. Sans cette notification du TEF au titulaire, aucun engagement ne lie l’Etat vis-à-vis d’un tiers prestataire. L’ordonnateur secondaire enregistre définitivement l’engagement accepté par le CF sur le Registre de Comptabilité des Engagements par ligne budgétaire de chaque indicateur d’objectif opérationnel relevant d’un engagement d’activités. Son attention est le fait qu’il doit comptabiliser en priorité les dépenses engagées de l’exercice précédent qui n’ont pu être liquidées, ordonnancée et payées avant la date limite de clôture des opérations d’ordonnancement et de paiement.
Liquidation des dépenses Quand le prestataire a terminé se travaux, il remet au dépositaire comptable l’original du bon de commande dont il y a :
• rempli la partie exécution ;
• rempli et signé l’attestation de livraison qui sera détachée et collée dans le cahier des bons de l’ordonnateur secondaire (en bas de la copie bleu du bon de commande).
Le dépositaire comptable établit le procès verbal de réception à l’issue de la réception effectuée par la commission de réception. Le gestionnaire d’activités signe la facture définitive remise par le prestataire et y porte mention des services faits. L’ordonnateur secondaire procède à la liquidation qui a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense. La liquidation est effectuée après « service fait », c’est-à-dire qu’elle doit constater qu’un créancier a réellement exécuté les prestations qui lui incombaient. C’est une règle fondamentale de la comptabilité publique en vertu de laquelle le paiement doit être postérieur à l’exécution de travaux ou à la livraison des fournitures. Le dossier de liquidation est constitué par :
• le TEF visé par le CF et signé par l’ordonnateur secondaire et qui porte en haut à droite la mention « exemplaire destiné au comptable » ;
• le devis ;
• la facture définitive portant mention des services faits par le gestionnaire d’activités ;
• le bon de commande original ;
• le bon de livraison signé par le gestionnaire d’activités ;
• le bordereau des pièces justificatives de la dépense.
Il vérifie la facture :
• les éléments de décompte doit être conformes à ceux du bon de commande ; pour cela, il faut se référer au bon de commande, colonne exécution ;
• décompte avec prix unitaire et qualité, prix forfaitaire non admis ;
• montant total arrêté en lettres ;
• signature par griffes non admise ;
• date identique ou postérieure à celle du bon de commande ;
• rectification, gommage, rature doit être approuvées par le titulaire ;
• le nom du titulaire doit être identique à celui porté sur le bon de commande et sur les TEF.
L’ordonnateur secondaire remplit soigneusement en double exemplaire le bordereau des pièces en y inscrivant l’ensemble des pièces justificatives de la dépense cidessus (qui doivent être établis en 2 exemplaires), inscrit le montant total liquidé et le signe. De cette façon, il atteste la conformité et l’exactitude des faits énoncés par les pièces. Il enregistre la liquidation sur le registre de comptabilité des liquidations. La saisie de la liquidation est effectuée au niveau du système informatique.
Mandatement des dépenses L’ordonnateur secondaire préparé le dossier de mandatement qui est constitué par :
• le TEF exemplaire destiné au comptable ;
• la proforma visée par le CF ;
• le bon de commande original ;
• la facture définitive portant mention des services faits par le gestionnaire d’activités ;
• le bordereau des pièces justificatives de la dépense ;
• le Mandat de Paiement rempli ;
• Avis de Crédit en cas de virement bancaire ou bon de caisse si le paiement se fait auprès de la Trésorerie ;
• Bordereau d’émission.
Ces imprimés qui constituent le projet de mandat sont signés par l’ordonnateur secondaire après vérification en veillant notamment aux aspects ci après : le nom du prestataire sur la facture est identique à celui porté sur le bon de commande, le TEF, le mandat de paiement, l’Avis de crédit, le bon de caisse ; le mandat de paiement, l’Avis de crédit, le bon de caisse doivent être rempli correctement, arrêtés en chiffres et en lettres ; le montant et l’objet de la dépense doivent être identiques à ceux du bordereau des pièces justificatives de la dépense. Le dossier de mandatement est établi sur le système informatique en effectuant la saisie et l’impression des mandats et titres de règlements (Avis de Crédit, bon de caisse…). L’ordonnateur secondaire transmet le dossier de mandatement au bureau d’émission. Le bureau d’émission :
• enregistre l’ordonnancement effectué dans le registre de comptabilité des ordonnancements ;
• calcule le crédit disponible après chaque enregistrement.
Après vérification de la disponibilité des crédits, le bureau d’émission : établit le bordereau d’émission (BE) en 7 exemplaires ; attribue les numéros aux mandats et aux BE en veillant à ce que les numéros des mandats se suivent dans le bordereau d’émission ; porte ces numéros sur le registre de comptabilité des ordonnancements ; transmet 6 exemplaires du BE à l’ordonnateur secondaire ; garde 1 exemplaire pour son chrono. L’ordonnateur secondaire signe les BE ; transmet 5 exemplaires du BE accompagnés du dossier de mandatement au comptable public et garde 1 exemplaire pour son chrono. Le dossier transmis au comptable est accompagné obligatoirement du fichier sur informatique contenant les mandats et les titres de règlement.

Définition d’une régie d’avances

                    Une régie d’avances est un mécanisme financier qui permet à un agent de l’administration dénommé « régisseur d’avance » de recevoir des fonds d’un comptable qualifié de « comptable assignataire », et de les utiliser directement en vue de paiement de certaines dépenses justifiées sur présentation des pièces réglementaires qui sont exigées par le comptable, à charge de rendre compte périodiquement au comptable du détail des opérations effectuées. Une régie d’avances est instituée par arrêté conjoint du ministre chargé de l’économie, des finances et du budget et du détail des opérations effectuées. Le texte institutif de la régie détermine le montant maximum des avances et des dépenses qui peuvent être acquittées. La régularisation des dépenses reconnues régulière a lieu au moins 1 mois à partir du déblocage de l’avance ou au maximum 3 mois et obligatoirement le 31 décembre de l’année. Les dépenses une fois justifiées peuvent être renouvelées.

Déblocage de l’avance de fond

              L’ordonnateur secondaire effectue les formalités d’ouverture d’un compte au nom du régisseur au trésor ou CCP. Il remplit une demande d’avance de fonds en 5 exemplaires qui est signée par le régisseur et lui-même et visée par le CF. Le traitement se fait au niveau du système informatique, comme pour les DEFs : saisie et impression. L’ordonnateur secondaire établit un certificat d’engagement en 4 exemplaires et les signe ; Il fait une photocopie certifiée du TEF comptable (exemplaire du TEF destiné au comptable) ; et établit un projet d’ordre de paiement et d’avis de crédit au nom du régisseur ; L’établissement de l’ordre de paiement se fait au niveau du système informatique. Les dossiers transmis au comptable sont accompagnés du support informatique contenant les fichiers d’ordres de paiement.

Table des matières

Remerciement
Dédicace
Liste des abréviations
Liste des tableaux
Liste des figures
Introduction Générale
Première partie : Environnement et cadre de la mise en œuvre du C.H.U 
Chapitre I : Généralité sur le C.H.U de Mahajanga 
Section 1 : Historique
Section 2 : Situation géographique
Section 3 : Mission et objectif
Chapitre II : Organisation interne de la direction du C.H.U de Mahajanga
Section 1 : Organigramme de la direction
Section 2 : Différentes fonctions des services au sein du C.H.U
A. La direction de l’établissement
A.1 Le Directeur
A.2 Le Directeur Adjoint Technique
A.3 Le Directeur Adjoint Administratif et Financier
A.4 Direction de Soin et Infirmiers
A.5 Le service statistique
A.6 Le secrétaire de direction
B. La Direction administrative et ses services rattachés
B.1 Le service financier
a-Cession
b-Comptabilité
c-Magasin
B.2 Le service infrastructure et logistique
a-division atelier
b-division maintenance biomédicale
c-Buanderie
d-Garage
e-Standard
f-surveillance et sécurité
B.3 Service du personnel
Section 3 : Activités et moyens
3.1 Les activités du CHU
a- Moyens matériels
b- Moyens financiers
Chapitre III : Bases théoriques 
Section 1 : Typologie des marchés publics
1.1 Marchés de fournitures
1.2 Marché de prestation de service
1.3 Marché à la fois de fournitures et de prestations de service
1.4 Marché de travaux
1.5 Marché de prestations intellectuelles
Section 2 : Formes des marchés publics
2.1 A forfait
2.2 A prix unitaire
2.3 En dépenses contrôlées
2.4 Mixte
2.5 A prix provisoire :
Section 3 : Seuils de passations des marches publics
3.1 Marche en lots
3.2 Personne Responsable des Marchés Publics(PRMP)
3.3 Appel d’offre ouvert
3.4 Appel d’offre restreint
3.5 Appel d’offre avec concours
3.6 Marché de gré à gré
3.7 Appel d’offre sur performance
Deuxième partie : Mise en œuvre des marchés publics au C.H.U de Mahajanga
Chapitre I : Organisation du service responsable 
Section 1 : Organigramme du service
Section 2 : Missions du service
Section 3 : Rôles
3.1. DAAF (Directeur des Affaires Administratifs et Financiers)
3.2. Chef Service Financier
3.3. Chef de division comptable
3.4. Dépositaire comptable matière
3.5. Dépositaire comptable en chèque carburant et lubrifiant
3.6. Régisseur de la Régie de caisse d’avance
Chapitre II : Exécution des dépenses au C.H.U de Mahajanga 
Section 1 : Attribution des différents responsables charges des la passation des marchés publics
Section 2 : Exécution partie activité
2.1 Tableau de répartition des tâches
2.2 Description des tâches
2.3 Les documents utilisés
2.4 Les autres documents de travail
2.5 Le rapport d’activité
Section 3 : Exécution partie budget
Chapitre III : Procédures d’achat sur le budget de fonctionnement au C.H.U de Mahajanga 
Section 1 : Achat de bien et achat de service, entretien, maintenance
A-Étapes de l’achat
B-Achat de bien (fourniture)
B.1-Contenu du compte
B.2-Actes préalables à chaque opération
B.3-Engagement des dépenses
B.4-Liquidation des dépenses
B.5-Mandatement des dépenses
C-Achât De Service, Entretien, Maintenance (prestation de service)
C.1-Contenu du compte
C.2-Actes préalables à chaque opération
C.3-Engagement des dépenses
C.4-liquidation des dépenses
C.5-Mandatement des dépenses
Section 2 : Chèques carburants/lubrifiants
2.1- Formulation des besoins du gestionnaire d’activités
2.2- Engagement des dépenses
2.3- Liquidation des dépenses
2.4- Mandatement
Section 3 : Caisse d’avances
3.1 Définition d’une régie d’avances
3.2. Arrêté de création de la régie d’avances et arrêté de nomination du régisseur
3.3. Déblocage de l’avance de fond
3.4. Paiement des dépenses
Troisième partie : Analyse de la mise en œuvre des marchés publics au C.H.U
Chapitre I: analyse de l’exécution du budget au C.H.U de Mahajanga 
Section 1 : Points forts
Section 2 : Points faibles
Section 3 : Suggestions
Chapitre II : analyse des structures de la réalisation des marchés publics au C.H.U de Mahajanga 
Section 1 : Points forts
Section 2 : Points faibles
Section 3 : Suggestions
Chapitre III : Analyse des procédures de passation du marché public au C.H.U de Mahajanga 
Section 1 : Points forts
Section 2 : Points faibles
Section 3 : Suggestions
Conclusion Générale
Bibliographie
Webographie
Annexes

Télécharger le rapport complet