La numérisation et l’archivage des articles

Le Service de documentation

La conservation et le traitement de l’information concernant les champs d’activités et d’intérêts du Conseil Général du Nord sont assurés par un service de documentation. Celui-ci se trouve à Lille, dans les bâtiments de l’Hôtel du Conseil Général (2, rue Jacquemars Giélée). Le Service de Documentation accueille le public du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30 et de 14h à 17h30. La Direction de la Documentation Centrale, dirigée par Madame Véronique Jamin, est rattachée hiérarchiquement au Directeur de Cabinet. Neuf personnes travaillent dans ce service. On peut y trouver les principales revues nationales et régionales, des revues spécialisées, des rapports, les journaux officiels, des dossiers de presse thématiques mis à jour régulièrement par les documentalistes ainsi qu’environ 4000 ouvrages. Les documents réunissent des informations sur les domaines suivants : fonctionnement et action du Conseil Général du Nord.
-généralités et domaines de compétence des collectivités locales et territoriales action sociale enseignement et culture finances locales développement économique infrastructures et transports agriculture et aménagement rural environnement tourisme et sports questions juridiques Europe Différents produits, consultables sur place, sont réalisés par le Service de Documentation. Ils sont également envoyés à certains élus et au personnel du Conseil Général.

La revue de presse quotidienne

Pourquoi une informatisation ? Le système actuel n’offre-t-il pas toutes les satisfactions escomptées ? Pourrait-on améliorer la qualité de l’information proposée par le Centre de Documentation ?
Autant de questions que je me suis posées et auxquelles je me suis efforcée de répondre à la suite d’une étude précise de la revue de presse quotidienne telle qu’elle est réalisée par les documentalistes de la Documentation Centrale du Cabinet.
Il m’a en effet paru essentiel d’évaluer à la fois les conditions pratiques de réalisation, le coût de la revue papier, et l’utilisation qui en était faite dans et à l’extérieur du Service.

Aspects pratiques

Présentation générale

La revue de presse quotidienne s’effectue tous les matins à partir du dépouillement de la presse régionale et nationale : le Figaro, Libération, le Monde, les Echos, la Voix du Nord, Nord Eclair.
Dès lors qu’ils sont intéressants des articles provenants d’autres publications sont sélectionnés et diffusés par la revue de presse le lendemain. Il en va de même pour les articles extraits des éditions locales des deux quotidiens régionaux (14 pour la Voix du Nord et 3 pour Nord Eclair), dépouillées dans la matinée.
Un article important est immédiatement faxé aux principaux intéressés. Ce cas de figure peut se présenter lorsque l’article critique les actions du Conseil Général. Il peut par exemple s’agir d’un article annonçant la fermeture d’une association faute de subventions suffisantes de la part du Conseil Général. Les élus concernés devront être prévenus au plus vite.
Les articles sont réunis sous le titre «Revue de Presse du (date du jour) », et sont classés par rubriques :
-articles signalés (citation du Conseil Général ou d’un élu) manifestation du Président vie politique régionale, ou vie politique, économique, sociale et culturelle vie politique nationale collectivités locales et administration Europe Lu pour vous (signalement d’articles intéressants).
L’article est toujours pris dans son intégralité. Seules les photos d’élus sont retenues pour la mise en page.
Chaque page mentionne en entête l’origine de l’article, sa date de parution et le cachet de la Direction de la Documentation. Les articles sont découpés et mis en page sur des feuilles de format A4, uniquement sur le recto. Un même article peut comporter plusieurs pages.
La revue de presse compte en moyenne 50 pages. Ce nombre peut néanmoins varier en fonction de l’actualité. Lors des campagnes pour les élections cantonales de mars 1998 par exemple, la revue de presse pouvait comporter jusqu’à 100 pages. Durant ces mêmes élections certains élus ne recevant pas habituellement la revue en ont fait la demande.

Organisation de la revue de presse

Afin d’évaluer correctement les points forts et les points faibles de la revue papier, il m’a semblé judicieux d’en examiner les différentes étapes de réalisation.

L’archivage des articles

Après la réalisation de la revue de presse, les articles sont repris et archivés dans les différents fichiers du Service de Documentation. Ce dernier offre la consultation de plus de 200 dossiers thématiques sur des sujets divers, d’une centaine de dossiers sur le secteur Europe et de dossiers classés par nom de commune. Ces fichiers sont indépendants les uns des autres. Si un article concerne à la fois un thème précis (enseignement par exemple) et une commune, il sera dupliqué et placé dans chacun de ces fichiers.
Les articles qui ne constituent pas d’intérêt pour les fichiers sont jetés.
Chaque article est indexé manuellement par une documentaliste.
A l’intérieur des six rubriques, les documentalistes s’efforcent d’établir une cohérence dans l’organisation des articles. Toutefois un classement plus détaillé permettrait au lecteur d’aller directement à l’information qui l’intéresse.

Double diffusion

Une information urgente est directement faxée à la personne concernée. Le lendemain, cette même personne recevra par le biais de sa revue de presse une nouvelle fois l’article en question.

Double archivage, double indexation

Les articles sont classés à la fois dans un fichier thématique et dans un fichier commune. Ces deux fichiers ont été mis en place afin de satisfaire les recherches documentaires. En effet, il peut arriver qu’un élu demande à consulter tous les articles qui sont parus dans la presse sur sa commune. D’autres fichiers pourraient ainsi être mis en place : un fichier personnalité par exemple. Il regrouperait tous les articles sur tel député ou sénateur du Nord. Mais la place et le temps que demande un tel archivage (photocopies, indexation, classement), freine l’élaboration de ces nouveaux fichiers. Un article concernant les aménagements routiers de la commune de Comines sera dupliqué et classé à la fois dans le fichier thématique et dans le fichier commune. Ce problème ne se poserait plus si les articles étaient numérisés et archivés dans la base de données documentaire. Une seule saisie serait nécessaire et l’interrogation porterait sur les différents champs possibles(commune, thèmes,…).

Retraitement de l’information

La revue de presse quotidienne ne peut pas être envoyée à tous les acteurs du Conseil Général (4 100 personnes). Toutes les semaines le Service de Documentation effectue donc, à partir des articles des différentes revues de presse de la semaine une sélection des articles les plus importants. Cette sélection est présentée sous forme de liste.

Redevance photocopie (cf. chapitre «Aspects juridiques»)

D’après les tarifs 1998, parus dans le numéro d ‘ Archimag du mois de mai 1998, le montant de la redevance varie selon la publication (cf. Annexe 3). D’après les journaux utilisés pour réaliser la revue de presse on peut compter qu’en moyenne un article photocopié entraîne le paiement d’une redevance d’un montant de 0,30 F.
Pour calculer cette moyenne nous avons considérer que la Voix du Nord et Nord Eclair étaient des publications «grand public», et que les autres journaux étaient des publications « grand public, grande diffusion ». Abonnements
On peut en effet considérer que la diffusion informatique de la revue de presse éviterait le découpage des journaux quotidiens. L’exemplaire mis aux archives pourrait être le même que celui utilisé pour la revue de presse. Nous avons donc, dans le calcul du coût inclut le prix d’un abonnement à chacun des journaux.

Temps et besoins humains

Le temps de travail et les personnes impliquées dans celui-ci sont également des paramètres à prendre en compte pour une étude complète du coût de la revue papier.
Dans la précédente description, nous avons vu que la préparation prenait en moyenne une heure par semaine et que la réalisation et l’envoi mobilisaient 4 personnes durant une heure par jour.

L’informatisation

Objectifs respecter un délai de diffusion approprié aux répercussions que peut occasionner un article de presse. Il est par exemple important que la personne chargée des travaux d’aménagements de la voirie soit mise rapidement au courant qu’un accident a eut lieu sur une route départementale. Si la route en question manque de signalisation et que l’article en fait mention, le Conseil Général doit de suite prendre les mesures adéquates.
Un élu qui a participé à une inauguration souhaite lire dans la matinée les retombées médiatiques de cet événement.
-Améliorer le système d’archivage.
-Insérer la revue de presse quotidienne dans le travail documentaire et limiter le temps pour l’envoi ainsi que pour la préparation de celui-ci.
-Elargissement du champ de diffusion de la revue de presse. Toutes les personnes connectées au réseau auraient accès à la consultation des articles de la revue de presse.
-Trouver des moyens de sensibilisation du public aux différents produits réalisés par les documentalistes.
-Etablir un échange entre les documentalistes et l’usager qui permette à la fois de faire connaître les multiples ressources documentaires du service et d’inciter les personnes à utiliser l’information qui leur est proposée.
-Réduire le coût de réalisation de la revue de presse actuelle.

La numérisation et l’archivage des articles

Matériel requis

Le Service de Documentation utilise le logiciel Alexandrie pour toutes les activités de gestion documentaire (indexation, recherche, emprunts, commandes, … ). Ce logiciel pourrait être utilisé pour la numérisation et l’archivage des articles de presse. De plus, la société GB Concept (concepteur du logiciel) annonce que la nouvelle version inclura un module spécialement conçu pour la revue de presse.
Les réponses techniques m’ont été fournies par Monsieur Demis de la société Axiome, qui se charge de la commercialisation du logiciel Alexandrie dans la région. Bien entendu, afin de réduire au maximum les coûts de mise en place de l’informatisation, il serait souhaitable de pouvoir bénéficier du parc informatique déjà existant à la Documentation. Le Service de Documentation possède 9 ordinateurs Macintosh et 2 PC (cf. Annexe 4).
Pour la numérisation :

Le scanner

Afin de numériser les articles de journaux, il est nécessaire de posséder un scanner traitant des documents A4 et A3.
On peut opter par exemple pour le scanner Fujitsu M3096GX, capable de scanner  pages par minute et qui est équipé d’une alimentation automatique des documents.
Le scanner est piloté à partir du logiciel Adobe Photoshop, lequel permettra d’assembler facilement les articles.

Déroulement de la numérisation

Le dépouillement des journaux s’effectuerait toujours de la même façon. Une fois l’article coché, il serait numérisé et entré dans la base de données.
L’intérêt de la numérisation se rencontre dès les premières étapes de réalisation. En effet, le découpage et la mise en page des articles sur des feuilles de format A4 seraient supprimés. Le journal serait simplement posé à plat sur la vitre du scanner et il serait numérisé.
Comme pour la revue de presse papier, nous pouvons établir un schéma de déroulement qui nous permettra de mieux visualiser les différentes phases de constitution de la revue de presse.
N.B : Le sommaire est établit au fil de la numérisation. La personne qui numérise les articles devra simplement encadrer les principaux éléments descriptifs qu’elle souhaite voir figurer sur le sommaire ( titre, date de parution, édition) et celui-ci se constituera automatiquement.
Toute la revue de presse s’élabore à partir du poste informatique et du scanner. Une fois les mécanismes de mise en page à l’écran maîtrisés par les documentalistes, le délai de réalisation sera optimum.
C’est avec le logiciel Adobe Acrobat que les articles scannés seront transformés en document PDF
(Portable Document Format). Tous les articles de la revue de presse seront assemblés en un document PDF unique. Ce document pourra ainsi être diffusé via la messagerie. Pour le visualiser, il faudra passer par le logiciel Adobe Acrobat Reader (fourni gratuitement avec le logiciel Adobe Acrobat ).
Comme nous l’avons déjà précisé, ce document pourra être accompagné d’un sommaire.
La taille de chaque article scanné, représentera entre 50 et 150 Ko en fonction de la complexité du document (présence de photos par exemple). Cela veut dire qu’une revue de presse d’environ 40 pages devrait représenter entre 2000 et 6000 Ko.

Le mode de diffusion, la consultation et la recherche documentaire

La diffusion de la revue de presse quotidienne s’effectuerait par le biais d’une messagerie électronique. Le document « revue de presse » serait envoyé à toutes les personnes qui le souhaitent. La liste des personnes devra avoir été préalablement établie afin que les documentalistes puissent, au moment de l’envoi, y accéder directement.
En ouvrant leur messagerie, les personnes seront averties de l’arrivée du document « revue de presse ». Elels pourront alors visionner chacun des articles. Peut être peut on avoir peur qu’une consultation à l’écran freine l’enthousiasme de quelque uns et les incitent à imprimer toute la revue de presse afin d’en posséder un exemplaire papier ? Ce sera peut être le cas au début, mais je pense que rapidement les personnes apprendront et apprécieront les modalités de la consultation informatique.
En ce qui concerne le rapport des usagers à la messagerie électronique, il est important de signaler qu’actuellement les membres du Conseil Général ont plus ou moins l’habitude de correspondre par e – mail. Toutefois, 1 ‘ Hôtel du Département sera d’ici la fin de Tannée doté d’une messagerie interne (Groupwise).
Du fait du nombre important des articles, l’envoi d’un sommaire serait recommandé.
Cela permettrait de sélectionner d’un seul coup d’oeil, les articles que Ton souhaite lire.
Au delà d’un délai de quinze jours, la notice de l’article serait créée dans la base Alexandrie. Toutes personnes ayant accès au réseau pourra interroger la base. Il effectuera alors une recherche identique à celle effectuée pour trouver un ouvrage.
Pour lire l’article correspondant, il utilisera le lien GED. Ce lien permet d’accéder à un document à partir de sa notice Alexandrie.
Pour qu’il n’y ait pas de problème d’encombrement, il sera nécessaire de chiffrer sur le serveur le nombre d’utilisateurs éventuels.
L’interrogation pourrait se faire sur tous les champs habituels : date, mots clés, édition, …
Au niveau des usagers, il est important de signaler les changements qu’occasionnerait cette informatisation. La lecture et la consultation à l’écran ne sont pas encore entrés dans les mentalités. Dans un article d ‘ Archimag des mois de juillet et d’août 1997, sont repris les propos de Catherine Leloup, consultante en Ged.

Archivage

La revue de presse restera telle quelle durant environ quinze jours. Ensuite, les documentalistes effectueront un tri. Les articles qui ne suscitaient de l’intérêt que dans l’immédiat de leur parution seront supprimés. Pour les autres, une notice dans la base Alexandrie sera créée. Cette notice sera reliée au document PDF via un lien GED. La notice comportera tous les éléments nécessaires à la recherche documentaire ( date, édition, mots clés).
En fait, l’ensemble des articles sera stocké sur un serveur, accessible à partir de tout poste Alexandrie connectée au réseau. Si l’on considère qu’un article a une taille de 100 Ko, il faudra une capacité de 4 Mo par jour pour stocker une revue de presse d’une quarantaine d’articles. Cela représente 1 Go de données par an.
Sur le long terme, une numérisation des fichiers papiers actuels serait à prévoir. Pour l’avenir, il faudra également se tourner vers les produits du commerce, tels que les CDRom, qui peuvent apporter de nombreux avantages au niveau documentaire.
Le Service de Documentation a fait dernièrement l’acquisition du CDRom « le Monde ». Il réunit les articles parus entre le 1er avril 1996 et le 31 mars 1998. De nombreux autres quotidiens se lanceront sans doute dans ce nouveau marché. L’archivage des articles dans la base ou éventuellement sur un support de type CDRom, serait alors inutile. La notice Alexandrie devrait juste indiquer le numéro du CDRom auquel se reporter.
Avant de se lancer dans un projet d’informatisation, il faut être sûr que l’informatique permettra d’améliorer le système actuel. Il est notamment essentiel de voir comment le multimédia pourra trouver sa place au sein du centre de documentation et comment il devra être utilisé par chacun afin d’offrir toutes les satisfactions escomptées.
L’étude détaillée du mode de fonctionnement actuel a permis de révéler les principaux points faibles de l’utilisation du papier. Nous pouvons par exemple citer le coût de réalisation, mais aussi le système d’archivage qui ne peut satisfaire toutes les ambitions du Service de Documentation (la constitution de fichiers par exemple). Il est clair que la numérisation des articles et leur archivage informatique permettrait d’effectuer la revue de presse dans de meilleures conditions. Sur le simple critère du coût, les chiffres parlent d’eux-mêmes : environ 530 000 F TTC par an pour la réalisation de la revue papier, alors que la réalisation d’une revue de presse informatique entraînerait un investissement d’environ 95 000 F TTC. Toutefois, comme toutes activités d’un centre de documentation, cela devra aboutir à un meilleur échange ainsi qu’à une meilleure satisfaction des usagers. Seront-ils satisfaits du nouveau mode de diffusion de la revue de presse ? Prendront-ils l’habitude d’utiliser le multimédia comme relais d’information et de communication ?
Les réponses à ces questions doivent venir du centre de Documentation. C’est aux documentalistes de montrer et de valoriser les capacités des nouvelles technologies de l’information.
Au sein même du Service de Documentation, il faudrait envisager une formation pour que les documentalistes maîtrisent parfaitement l’outil informatique. La maîtrise des outils et leurs moyens d’utilisation ira de pair avec la satisfaction du public.

Table des matières

Introduction 
Présentation du lieu de stage
Quelques mots sur le Département du Nord
A propos du Conseil Général du Nord
Le Service de Documentation
La revue de presse quotidienne
Aspects pratiques
Présentation générale
Organisation de la revue de presse
L’archivage des articles
Avantages et inconvénients de la revue «papier »
Coût annuel de la revue «papier »
Aspects juridiques
L’informatisation
Objectifs
La numérisation et l’archivage des articles
Matériel requis
Déroulement de la numérisation
Le mode de diffusion, la consultation et la recherche documentaire
Archivage
Avantages et inconvénients de l’informatisation
Coût de l’informatisation
Conclusion 
Bibliographie

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